【導入事例】メンバーの主体性を引き出すタスク管理を実現！　-YMH株式会社

メンバーの主体性を引き出すタスク管理を実現

事業概要を教えてください。

山口様：SEOを中心としたWebマーケティングのコンサルティングおよび記事制作代行を行なっています。また、社内人材をマーケターとして戦力化する人材育成サービスを提供しています。

CrewWorks導入の経緯や背景について教えてください。

山口様：私たちの会社では新型コロナウイルスの問題が発生する以前からすべての業務プロセスをオンラインで完結させてきました。採用段階から業務の実施に至るまでオンラインで行うため、2〜3年一緒に仕事しているメンバーでも対面では会ったことがないという人もいます。
そういったチームおいてオンラインでの業務コミュニケーションツールの活用は重要なポイントであり、新しいサービスがあれば比較的柔軟に取り入れて、トライアルから運用をしていくといったことをしています。CrewWorksもそういった流れの中で社内での活用をテスト的に始めました。

他のサービスと比較はされましたか？

山口様：業務の特性上、クライアント様が使うビジネスチャットツールに合わせてコミュニケーションをするため、大手のサービスはほとんど導入しています。そのため、ツールごとの特徴も理解をしていましたし、自社で試すということにおいて特に改めて比較するということはしていません。

自社の抱えていた課題感とツール選定のポイント

どういったことに課題を感じていましたか？

山口様：私たちは社内でSEOを意識した記事を制作するため、制作物を作ることを目的としたコミュニケーションを行います。そういった意味では、意見交換や情報共有よりもタスク管理がコミュニケーションの中心にあります。
多くのビジネスチャットツールは、コミュニケーションを中心に設計した上で、タスク管理もできるようになっているといった印象があります。そういったツールでは、スレッド上でコミュニケーションが進むとタスクそのもの自体がどんどん流されてしまったりします。
また、ツールによっては特定のタスクについての投稿にコメントをしていくことでチームでの制作を進めていきますが、1ヶ月程度かけて制作していくため、日付がかなり前の投稿に戻ってコメントを確認するといったことが発生したりしていました。

ツール選定でどういったことを重視していましたか？

山口様：今回は、選ぶというよりまず使ってみる、という感覚の方が近かったと思います。タスク管理を中心におきつつ、コミュニケーションの履歴が追いやすいという点は大事だと思っていました。またタスクに対して現在すでに着手が進んでいるのか、完了しているのか、わざわざ誰かに聞いたり、過去にさかのぼって確認するといったことをしなくても、ステータスがすぐにわかることも大切だと考えていました。

CrewWorksの使い方や良い点

CrewWorksをどのように活用されていますか？

山口様：ステータス管理や担当の指定ができることで、そのタスクが誰の管理のもとどういった状況にあるのか、すぐにわかるようにしています。また、タスクごとのスレッドにおいて、次の作業行程の担当メンバーへの依頼をしています。そうすることで、後から参加したメンバーも現状がすぐにわかるようにしています。

CrewWorksの良い点を教えてください。

山口様：オンライン上だけのコミュニケーションだと、どうしても冷たく感じることがあります。CrewWorksでは、タスク管理においてもチャット的なコミュニケーションを行えるため、次の作業行程の担当へ機械的な依頼ではなく、会話的な雰囲気での依頼ができる点が良いと感じています。

CrewWorksに期待すること

CrewWorksにあったら便利だなと思う機能を教えてください。

山口様：特定の機能が思いつかないのですが、スマホだけでどれだけ簡単に業務を行えるか、をどんどん突き詰めて進化してほしいと個人的には思っています。移動時などのちょっとした隙間時間を使って確認や指示を行えることによって、全社の業務スピードが速くなると考えています。