議事録作成は録画で効率化！メリット・注意点・おすすめツール6選も紹介

議事録を録画で作成することのメリット

ここでは、議事録を録画で作成することのメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

聞き逃し・記録漏れ防止

議事録を録画で作成することのメリットの1つ目は、聞き逃し・記録漏れ防止です。

会議中は、発言速度や会話内容の複雑さによって、どうしても聞き逃しやメモの取りこぼしが発生しがちです。

しかしながら、会議を録画しておけば後から何度でも見返すことができるため、会議中に記録しきれなかった内容や聞き逃した発言を確実に確認できます。

特に重要なポイントを見落とすリスクを減らせるため、正確で網羅的な議事録作成が可能です。

また、参加者全員で録画を共有すれば、情報の共有漏れも防げる点も大きな利点です。

関連記事：議事録を作成しているときにメモが追いつかない！その要因と対処法を解説

業務効率化

議事録を録画で作成することのメリットの2つ目は、業務効率化です。

会議後に録画を見直しながら議事録を作成すれば、リアルタイムでメモを取る必要がなくなり、メモの整理や聞き直しといった手間を大幅に削減できます。

特に会議中に重要な発言を逃さないよう神経を使うことなく、後から正確に内容を確認しながら議事録を作成できるため、作業の精度も向上します。

録画データを自動で文字起こしするツールを活用すれば、さらに効率的に議事録を仕上げられます。

関連記事：議事録作成にかかる時間は平均320時間/年！？時間がかかる要因と改善策を解説

欠席者への情報共有

議事録を録画で作成することのメリットの3つ目は、欠席者への情報共有です。

会議にリアルタイムで参加できなかったメンバーがいても、録画データを元に議事録を作成すれば、少ない工数で簡単に正確な内容を伝えられます。

欠席者が議事録で概要を理解し、会議のニュアンスやトーンも含めて知りたい場合は、録画データを視聴すれば把握できるため、情報のズレや伝達ミスを防げるでしょう。

議事録を録画で作成できるようになれば、出席者の負担も少なく、欠席者への情報共有を行えます。

関連記事：情報共有がチームワークを高める！具体的な手段やコツを解説

トラブル予防

議事録を録画で作成することのメリットの4つ目は、トラブル予防です。

会議の発言内容が録画されていることで、「言った・言わない」といったトラブルを回避することができます。

特にプロジェクトの進行や契約内容の確認など、重要な事項について後から意見の食い違いが生じた場合でも、録画データを見返すことで正確な記録を確認できます。

録画は記録としての証拠にもなるため、責任の所在を明確にできる点でも有効です。これにより、誤解や認識のズレを未然に防ぎ、円滑な業務運営をサポートできます。

▼自動作成された議事録の内容も、ナレッジとして活用する方法は、以下の記事をご覧ください。
　情報のサイロ化を解決する「オールインワンツール」とは？ツール連携と比較・徹底解説

録画データを活用した議事録作成の手順

ここでは、録画データを活用した議事録作成の手順について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

録画

録画データを活用した議事録作成の手順の1つ目は、録画です。

まずは会議の様子を録画して、発言内容や議論の流れを正確に記録していきます。

録画データは、次のステップである文字起こしや内容整理の基礎となるため、画質や音質がクリアな状態で録画することが重要です。

適切なツールを使用し、録画設定を事前に確認するなど、効率的に議事録を作成しましょう。

文字起こし

録画データを活用した議事録作成の手順の2つ目は、文字起こしです。

録画した会議データをもとに、発言内容を正確に文字に起こすことで、後の整理や要約がしやすくなります。

録画を見直しながら手動で文字起こしを行う方法もありますが、自動文字起こしツールの活用で大幅に効率化できます。

ツールを使用すれば、発言内容をリアルタイムでテキスト化したり、特定のキーワードを素早く検索したりすることも可能です。

また、文字起こししたデータを保存しておけば、後から修正や見直しを行う時にも便利です。

録画データを正確に文字起こしし、議事録作成の精度とスピードを大幅に向上させましょう。

関連記事：議事録作成時には文字起こし！意義や手順に加え役立つおすすめツール4選も紹介

編集

録画データを活用した議事録作成の手順の3つ目は、編集です。

文字起こしによって得られた内容をそのまま使用するのではなく、必要に応じて整理・編集することで、読みやすく分かりやすい議事録に仕上げていきます。

具体的には、会話の中から重要なポイントを抽出して要点をまとめ、脱線した話題や不要な発言をカットすることで、議事録の内容をコンパクトに整理します。

さらに、見出しや箇条書きを活用することで視認性を高める工夫も有効です。こうして編集することで、議事録を読む側が短時間で内容を把握できるようになります。

効率的な編集作業は、録画データを活用した議事録作成の質を向上させる重要なプロセスです。

共有

録画データを活用した議事録作成の手順の4つ目は、共有です。

編集を終えて完成した議事録は、チームメンバーや関係者に共有しましょう。適切な方に共有することで効果を最大化できます。

共有の方法としては、メールや社内チャットツール、クラウドストレージなどが挙げられます。

特にクラウド上で共有することで、誰でもいつでもアクセス可能になり、情報の伝達漏れを防げます。

また、共有時に録画データ自体を添付するか、リンクとして提供すれば、詳細な確認や再確認が必要な時にも便利です。

関係者全員が同じ情報を正確に把握でき、プロジェクトの進行や意思決定のスピードも向上します。

関連記事：【保存版】議事録を共有する手段5選！おすすめツールと注意点も解説

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議事録を録画で作成する時の注意点

ここでは、議事録を録画で作成する時の注意点について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

事前告知

議事録を録画で作成する時の注意点の1つ目は、事前告知です。

会議を録画する場合は、参加者全員にあらかじめ録画を行う旨を伝え同意を得ることが、プライバシー保護やコンプライアンスの観点からも重要です。

特に個人情報や機密情報を含む会議の場合、録画することで不適切な取り扱いが行われるリスクも考慮しなければなりません。

録画を行う旨を事前に告知することで、参加者が安心して発言できる環境を整えられます。

また、同意を得ずに録画を行った場合、後にトラブルや法的な問題に発展する可能性もあります。 録画の告知方法としては、会議の招待メールに録画の実施を記載する、会議開始時に口頭で案内するなどが挙げられます。

特にオンラインミーティングでは、ツールによって録画中であることを通知する機能の利用も有効です。

適切な事前告知を徹底することで、録画を活用した議事録作成をスムーズかつ安全に進められます。

関連記事：Web会議で議事録を取る方法6選！おすすめツール5選と作成のコツも解説

データ管理

議事録を録画で作成する時の注意点の2つ目は、データ管理です。

録画データには会議中の発言内容がすべて含まれているため、機密情報や個人情報が含まれることも少なくありません。そのため、録画データを適切に保存し、アクセス権限を明確に制限する必要があります。

クラウドストレージを利用する場合、アクセス権限を必要なメンバーのみに限定する設定を行い、パスワード保護や暗号化などのセキュリティ対策を施すことが重要です。

また、録画データは必要に応じて適切に管理し、不要になったデータは定期的に削除することも欠かせません。

不要なデータを放置しておくと、情報漏えいのリスクが高まるため、データのライフサイクルを管理するポリシーを明確に定めておくことが大切です。

社内ルールとして録画データの保管期間や削除手順を明確にし、全員に徹底させることも重要です。

適切なデータ管理を行うことで、録画を活用した議事録作成の利便性を享受しつつ、安全性を確保できます。

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議事録を録画で作成できるおすすめツール6選

ここでは、議事録を録画で作成できるおすすめツールについて、以下の6選を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・タスク管理・Web会議・プロジェクト管理・ファイル共有機能が揃ったオールインワンツールです。最新の生成AI技術を使った「AIアシスタント」「AI議事録」を新たに搭載し、Web会議の議事録を簡単に作成できます。蓄積された膨大な情報を元に、AIが瞬時に必要な情報を見つけ出し、最適な答えを提供してくれるでしょう。

CrewWorksの特長

1. AI議事録機能により高精度なテキスト化が可能
2. ビジネスに必要な機能が揃ったオールインワンツール
3. 30日間全機能をお試し可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Zoom

Zoomは、世界中で利用されているオンライン会議ツールです。録画機能を備えており、会議内容をクラウドまたはローカルに保存できます。文字起こし機能にも対応しており、議事録作成を効率的に行えます。特にクラウド録画を利用することで、録画データを簡単に共有することも可能です。高品質な映像と音声により、発言内容を正確に記録できる点もメリットです。

Zoomの特長

1. 文字起こし対応により迅速なテキスト化が可能
2. 高品質な映像と音声対応
3. 無料でローカルレコーディング機能利用可能

詳細はこちら: https://www.zoom.com/ja/products/virtual-meetings/

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するビジネス向けのコミュニケーションツールです。会議の録画機能も搭載しています。録画データはクラウド上（OneDrive）に自動的に保存されます。文字起こし機能にも対応しており、録画データをもとに迅速に議事録を作成することが可能です。MS365の他サービスとシームレスに連携でき、特に企業内での情報共有やプロジェクト管理に適しています。

Microsoft Teamsの特長

1. MS365のサービス内でシームレス接続
2. OneDriveやSharePointなどのクラウド環境に保存
3. 30日間の無料トライアル有

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/

Google Meet

Google Meetは、Googleが提供するオンラインビデオ会議ツールです。録画機能を活用して会議内容を保存できます。録画データはGoogleドライブに自動保存されるため、アクセス管理や共有も簡単に行えます。また、Google Workspaceとの連携により、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートと組み合わせて効率的に議事録を作成できます。さらに、文字起こし機能もあるため、録画データをテキスト化し、要点を素早く整理でき、シンプルな操作性も魅力です。

Google Meetの特長

1. 録画を自動でGoogleドライブに保存管理
2. Google Workspace連携により効率的に連携
3. 14日間無料試用可能

詳細はこちら: https://workspace.google.com/intl/ja/products/meet/

Webex Meetings

Webex Meetingsは、Ciscoが提供するビジネス向けオンライン会議ツールです。高品質な映像と音声を提供することはもちろん、録画機能も搭載しています。録画データはクラウドまたはローカルに保存が可能です。また、文字起こし機能にも対応しており、録画内容をテキスト化することで効率的な議事録作成をサポートします。リアルタイムでの字幕表示機能も備えているため、会議内容をスムーズに把握できるでしょう。

Webex Meetingsの特長

1. 高品質な映像音声により安定した通信が可能
2. Ciscoの高度な多層セキュリティを搭載
3. 最大90日間無料でお試し可能

詳細はこちら: https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html

Live on Meet

Live on Meetは、「オンプレミス型Web会議システム シェアNo.1」を達成したツールです。独自データ圧縮技術により、低帯域な環境においてもスムーズな通信ができることを強みとしています。完全自社開発にこだわり、進化を続けています。顧客からも日本製であることへの信頼を得ており、コストを抑えたいというニーズにも対応しています。

Live on Meetの特長

1. 8,500社以上の顧客が導入済
2. 圧倒的に少ないデータ通信量を実現
3. 14日間の無料お試し有

詳細はこちら: https://web.liveon.ne.jp/product/liveon/

関連記事：議事録自動作成ツールのおすすめ8選を紹介！選定のポイントや自動で作成するメリットを解説

まとめ

今回は、録画を活用した議事録作成のメリットや注意点の解説に加え、おすすめのツールを紹介しました。

録画を活用した議事録作成は、聞き逃しや記録漏れを防ぎ、効率的に正確な議事録を作成できる方法です。

録画データをもとに文字起こしを行い、要点を整理して編集すれば、質の高い議事録を作成できます。ただし、事前に録画する旨を参加者に伝え同意を得ることや、保存データの適切な管理が重要です。

本記事で紹介したツール「CrewWorks（クルーワークス）」には、最新の生成AI技術を活用した「AIアシスタント」と「AI議事録」が新たに搭載されています。Web会議の録画からワンクリックで議事録を自動作成し、内容の編集や再生成も可能です。

これにより、議事録作成の時間を最大90%削減できるため、煩雑な作業から解放され、本来の業務に集中できるでしょう。

さらに、音声データをテキスト化することで、AIアシスタントが会議内容を参照し、過去の議論や決定事項を組織全体の知識として活用可能です。

録画を活用した効率的な議事録作成を検討している方は、ぜひCrewWorksをお試しください。

▼自動作成された議事録の内容も、ナレッジとして活用する方法は、以下の記事をご覧ください。
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