リマインダーとは？

ここでは、リマインダーについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

リマインダーとは

リマインダーとは、忘れてはならないものを思い出させることや、注意喚起のための通知のことを指します。また、スマートフォンやPCのアプリケーションで、リマインダーの機能を持つアプリやソフトも「リマインダー」と呼ばれることがあります。

リマインダーを使えば、会議や予定の時間前にアラートを出す、日常のタスクを忘れないように通知するといったことが可能です。

リマインドとの違いは

「リマインダー」と「リマインド」は、どちらも思い出させるという意味がありますが、文脈での使われ方やニュアンスが異なります。

前述の通り「リマインダー」とは、何かを思い出させる通知や警告のことを指します。一方、「リマインド」は、動作や行為そのものを指し、誰かに何かを思い出させることを意味します。

例えば、「彼に会議の時間をリマインドする」という使い方をします。つまり、「リマインダー」は警告や通知といった具体的な手段で、「リマインド」は思い出させる行為を意味します。

リマインダーの5つの活用法とは？ビジネスでおすすめの使い方

ここでは、アプリやソフトのリマインダーの活用法について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

スケジュール管理

リマインダーの活用法の1つ目は、スケジュール管理です。

スケジュール管理のためにリマインダーを活用すると、忘れ物やダブルブッキング、予定の見落とし等のミス対策ができます。スケジュール管理の基本は、予定やタスクを的確に実行することです。

スマートフォンやPCのカレンダーアプリに予定を入力する時点で通知を設定しておくと、リマインダーが設定した時刻に通知を行ってくれます。重要な会議の30分前や出張の1日前など、自分にとって適切なタイミングでアラートを設定可能です。

他の作業に集中していても、リマインダーの通知がくれば必要な行動へとスムーズに移行できるでしょう。

関連記事：スケジューラーとは？便利な管理ツール5選を紹介！タスク管理をして業務のムダを削減しよう！

作業タスクの管理

リマインダーの活用法の2つ目は、作業タスクの管理です。

作業タスクの管理におけるリマインダーは、タスクの見落としを防ぎ、効率的に作業を進めるための非常に有用なツールです。仕事上では、大小さまざまなタスクが関連していて、タスクの完了が一つ遅れると、全体の進行に影響を及ぼしてしまうことも珍しくありません。

そこで、リマインダーを活用すれば、特定のタスクの開始時期や締め切りにアラートを設定できます。例えば、プロジェクトの中間報告の提出日が近づいてきたときにリマインダーを設定しておけば、提出を忘れるリスクを低減できるでしょう。

関連記事：タスク管理とは？効率的な実施方法からおすすめのツール8選をまとめて比較・解説

優先順位の設定

リマインダーの活用法の3つ目は、優先順位の設定です。

複数のタスクがあったときには、どれを先に取り組むか優先順位をつけていく必要があります。

例えば、Aタスクは締め切りが近いが、Bタスクは重要度が高いといった場合、リマインダーを使ってそれぞれのタスクにあった通知を設定できます。

Aタスクの締め切り前にはリマインダーでアラートを受け取り、その後、Bタスクに取り組むためのリマインダーを設定することも可能です。

このように、リマインダーを活用することで「何かを思い出す」だけでなく、タスクの重要度や緊急度に基づいて優先順位を把握できるようになります。効率よく作業を進めるためにも、リマインダーの設定をおすすめします。

ルーティンワークの管理

リマインダーの活用法の4つ目は、ルーティンワークの管理です。

ルーティンワークとは、定期的に繰り返される業務や日常的なタスクのことを指します。

ルーティンワークは、継続していくことが非常に重要です。例えば、毎週月曜日の朝に行う業務の確認や月1回の集計作業、といったルーティンワークにリマインダーを設定することで、忘れずに実行できるようになります。

特に、継続的な取り組みが求められるタスクにおいて、リマインダーは効果を発揮します。定期的に通知が表れることで、何かを忘れてしまったり、怠ってしまったりするリスクを減少させ、ルーティンワークの品質と効果を最大化できるでしょう。

電話のかけ直し管理

リマインダーの活用法の5つ目は、電話のかけ直し管理です。

特にビジネスの場面で、取引先や顧客、同僚とコミュニケーションを取ることは重要です。会議中や商談中、運転中などで電話に出られず、その後もかけ直しを忘れてしまうことも珍しくありません。

電話のかけ直しには、スマートフォンやPCのリマインダー機能をおすすめします。また、電話をかけるタイミングが決まっている場合は、その時間帯に合わせてリマインダーを設定することも可能です。

電話のし忘れを防ぐことで、コミュニケーションロスを軽減でき、関係者との信頼関係を築くことにもつながります。

特に、ビジネスシーンで迅速に対応することは、業務効率の向上に直結するため、電話のかけ直し管理のためのリマインダーは、非常に価値のあるツールと言えるでしょう。

リマインダーを使う3つのメリット

ここでは、リマインダーを使うメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

予定の失念を防げる

リマインダーを使うメリットの1つ目は、予定の失念を防げることです。

予定やタスクを失念してしまうと、場合によっては大きなトラブルを引き起こす恐れがあります。そこで、設定した日時や条件でリマインダーを設定することで、予定やタスクの失念を未然に防げます。

例えば、大切な会議の1時間前や、タスクの締め切りの前日にリマインダーで通知が来るようにしておけば、予定を確実に実行できるでしょう。

タスクの段取りがしやすくなる

リマインダーを使うメリットの2つ目は、タスクの段取りがしやすくなることです。

ビジネス上では、複数のタスクやプロジェクトを同時進行で管理しなければならないことも珍しくありません。段取りよく業務をこなしていくためには、どのタスクをいつ、どの順番で行うかを判断し、計画的に進めていくことが重要です。

各々のタスクの期限や重要度など、多様な情報を一元的に管理するには、リマインダーの活用が有効です。

関連記事：マルチタスクとは？うまく行う5つのコツやメリット・デメリットを解説

外出中でも予定を把握できる

リマインダーを使うメリットの3つ目は、外出中でも予定を把握できることです。

現代では、多くの人々がスマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスを携帯しています。手持ちのデバイスに、リマインダーアプリや関連ツールを導入すれば、場所にとらわれずにリアルタイムで予定やタスクの確認ができます。

例えば、移動中やミーティングの合間、出張先などでスケジュールが急に変更されたり、追加の予定が発生したときも、リマインダーで即座に情報を受け取ることが可能です。遠隔地からでもスケジュールや翌日の準備を確認できるため、時間を効率的に使えるでしょう。

リマインダーおすすめツール＆アプリ5選+αを徹底比較

リマインダーには、どのツールやアプリを使えばよいのか迷ってしまうこともあるでしょう。ここでは、リマインダーおすすめツール＆アプリについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

iPhone

iPhoneには最初からリマインダーアプリが搭載されています。

リマインダーを設定しておくことで、タスクを作成したときや設定した期限が来たときに通知が受け取れます。 また、iPhoneの基本機能である音声アシスタント「Siri」が使えるため、音声のみでタスクの作成が容易にできるのも魅力です。

iCloudを活用して、他のデバイスと情報を同期できるため、外出や移動が多い人にもおすすめします。

iPhoneの特長

1. 使いやすく直感的なインターフェース
2. Siriを利用して、音声でリマインダーの追加や確認が可能
3. iCloudを使用して他のAppleデバイスとリマインダー情報を同期可能

詳細はこちら: https://apps.apple.com/jp/app/リマインダー/id1108187841

Android / Google Keep

Google Keepは、Googleが提供するメモおよびリマインダーのアプリです。メモ形式で複数のタスクを記録でき、画像付きリストや音声リマインダー付きの音声メモも作成できます。

AndroidだけでなくWebブラウザやiOSデバイスからもアクセスできるため、ビジネス利用にも適しています。

Android / Google Keepの特長

1. メモを色分けすることで、識別しやすく整理
2. 写真やスクリーンショットをメモに追加が可能
3. Googleアカウントを通じて、複数のデバイス間でメモとリマインダーを同期可能

詳細はこちら: https://www.google.com/intl/ja/keep/

Google ToDo リスト

Google ToDoリストは、Googleが提供するタスク管理ツールです。各々のタスクには、期日や時間で、通知や繰り返し通知設定が行えます。

また、Gmailをドラッグ&ドロップするだけでメールをそのままタスクに変換できるのも魅力です。次に紹介するGoogleカレンダーとも連携できるため、Googleのツールを普段から使っている人にもおすすめします。

Google ToDo リストの特長

1. クリアで洗練されたユーザーインターフェース
2. タスクに期日や時間を設定し、リマインダーを受け取ることが可能
3. GmailやGoogleカレンダーとシームレスに統合されており、メールからタスクの作成やカレンダーとの同期が可能

詳細はこちら: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=ja&gl=US

Google カレンダー

Google カレンダーは、Googleが提供するオンラインカレンダーサービスで、リマインダー機能も備えています。各々の日付や時間に、通知を設定することが可能です。

ビジネスの会議や商談の予定を記載することもでき、他のユーザーとの共有も容易に行えるため、グループでの利用にも向いています。

Google カレンダーの特長

1. Googleアカウントと連携し、GmailやGoogleタスクとのシームレスな統合が可能
2. イベントの日時に合わせて通知やメールでのリマインダーを設定可能
3. スマートフォンやタブレット、PCなど、さまざまなデバイスからアクセス可能

詳細はこちら: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja&gl=US

Evernote

Evernoteは、ノートや情報の保存に特化したアプリですが、リマインダー機能も備えています。作業に必要なドキュメントやPDFを保存しておくと同時に通知を設定しておけば、タスクの期日を伝えるリマインダーとして使えます。

また、共有ノートブックでもアラートを表示できるため、複数人宛のリマインダーとしても活用できるでしょう。

Evernoteの特長

1. 特定のノートに期日や通知を設定し、重要な情報やタスクを忘れないよう通知を受け取ることが可能
2. PC・スマートフォン・タブレットなど複数のデバイスで利用でき、全ての情報がリアルタイムで同期
3. さまざまなサードパーティアプリとの統合が可能で、更に多機能にカスタマイズ可能

詳細はこちら: https://evernote.com/ja-jp

番外編：Instagram

Instagramは主に写真や動画の共有を目的としたSNSですが、ストーリーズにはリマインダーの機能があります。

Instagramのリマインダー機能は、タグ付けされたイベントが近づくと、ユーザーへの通知が行えます。例えば、開催予定のセミナーやインスタライブの情報を投稿に追加すると、設定したユーザーにイベントの前日や開始15分前に、自動でリマインドが届きます。

フォローしていない人もリマインダー機能が利用でき、通知を受け取れるのも特筆すべき点です。

Instagramの特長

1. 24時間限定のストーリーズ投稿機能を活用し、短期的なリマインダーとして使うことが可能
2. お気に入りの投稿や見返したい情報を、保存・閲覧可能
3. ビジネスアカウントを使用して、投稿のパフォーマンスやフォロワーの統計を確認可能

詳細はこちら: https://www.instagram.com/

まとめ

今回は、リマインダーの意味、ビジネスでの活用法とリマインダーにおすすめのツール5選を解説しました。リマインダーは、私たちの日常やビジネスシーンにおいて、タスクや予定を忘れないために活用できるツールです。

適切にリマインダーを活用することで、スケジュール管理や作業の効率化、優先順位の設定が容易となり、仕事の生産性を向上させられるでしょう。本記事を参考に、リマインダーツールを使ってみてはいかがでしょうか。