スケジューラーとは？

スケジューラー（スケジューラ）とは、スケジュール管理をするための仕組みのことを指します。仕事でスケジューリングするうえで大切なポイントは、「予定・タスクの洗い出しと整理」「期限を決める」ことです。仕事を進めるうえで、タスクが1つだけでなくいくつかが同時期に重なることは少なくありません。

複数ある処理すべきタスクに対して優先度を設定し、管理する仕組みをスケジューラーと言います。この仕組みにはスケジュール管理ツールを活用することがおすすめです。スケジュール管理ツールはタスクの状況を見える化するだけではなく、重なった予定を自動的に調整することも可能です。「予定を管理する」というタスクから解放されることから、業務効率の向上が期待できます。

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スケジューラーの種類

スケジューラーと呼ばれるものには、以下の3種類があります。

1つずつ見ていきましょう。

TODO管理

スケジューラーの1つ目は、TODO管理です。TODO管理をするには、まず仕事を完遂するうえで必要なタスクを洗い出します。そして「社員がやるべきこと＝TODO」にまで細分化し、優先順位を付けて管理していきます。

TODO管理の目的は、やるべき順序を明確にし、忘れないようにすることです。TODO管理をすることで、作業の抜け漏れを防ぐことができ、しなくてもよいムダな作業を省くことにつながります。

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タスクスケジューラー

スケジューラーの2つ目は、タスクスケジューラーです。タスクスケジューラーとは、Windows系のOSに附属するプログラムで、「この時間帯にこのプログラムを実施する」と指示することで、指定の時間になるとプログラムが実行される仕組みを指します。例えばファイルのバックアップや溜まったゴミ箱からのファイルの抜去など、定期的に行う必要があるものに設定します。

これらは社員に任せると後回しになったり忘れたりしがちな作業ですが、タスクスケジューラーで設定することにより確実に実施され、社員の管理工数も削減できます。

生産スケジューラー

スケジューラーの3つ目は、生産スケジューラーです。生産スケジューラーとは、生産工場において生産活動のシュミレートを適切に行い、臨機応変な対応を可能にする仕組みを指します。生産スケジューラーを導入することで、高い精度の生産計画の立案が可能になり、リードタイムの短縮・適切な在庫保持・生産効率の向上が実現できます。

これまで生産スケジューラーにはExcelなどが活用されていましたが、IT化による情報量の増加にともない、最近ではツールを活用する会社が多くなっています。

スケジューラーを導入するメリット

スケジューラーと呼ばれるものには多くの意味がありますが、ここでは主に、TODO管理のスケジューラーを導入するメリットについて、以下の3つの観点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスク漏れ防止

スケジューラーを導入するメリットの1つ目は、タスク漏れ防止です。

仕事を進めるうえで、複数のタスクを同時進行させるとき、優先順位を明確に付けることが求められます。必ず納期を確認し、納期から逆算してスケジューリングしないと、タスクが漏れたり納期に遅れたりして会社としての信頼を落とすことにもつながる懸念があります。

特に複数人でタスクを分担する場合、誰がどのタスクを担当し、いつまでに何をすべきか、を明らかにしたうえで共有すると良いでしょう。タスク漏れを防止するためには、タスクを可視化しておくことが重要です。

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タイムマネジメントが可能

スケジューラーを導入するメリットの2つ目は、タイムマネジメントが可能であることです。

タイムマネジメントとは、限られた時間を有効活用するために、タスクに必要な時間の短縮化を目指すことを指します。TODO管理をすることでタスクの可視化が可能です。必要なタスクを洗い出し優先順位を付けたら、多少のバッファを見積もった最低限の工数を算出します。この時点でムダな時間が発生しないよう管理することが重要です。

タイムマネジメントでは、定期的な振り返りの時間を設定し、納期までのスケジュールと常にマッチした状態に保つことをおすすめします。

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予定に合う最適な行動を起こすことが可能

スケジューラーを導入するメリットの3つ目は、予定に合う最適な行動を起こすことが可能であることです。

明確なスケジュールを把握できていれば、スムーズにタスクを消化していくことができます。今すべきことがスケジュール化されているので、必要のないタスクに手を付けてしまうことはありません。仮に急ぎの案件が入った場合でも、すぐにスケジュールを見直して、スケジュール通り進めることが可能かを正確に判断できます。 また、万が一遅延が発生した場合でも原因を突き止めやすくなります。

タスクを整理し優先順位を明確にしたうえでスケジュールに落とし込めば、期日までに必要なアクションを明確にすることが可能です。

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おすすめのスケジューラーツール5選を紹介

TODO管理を行うには、適切なスケジューラーツールを選ぶことが大切です。ここでは、おすすめのスケジューラーツール5選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

Asana

Asanaは、個人の小さなタスクから企業におけるビジネス活動の全体像まで、幅広くスケジュール管理が可能なツールです。チームのプロジェクトを1つの場所で共有し、見やすいビューになるよう個人での設定が可能です。リストビューでは社員個人に割り当てられたTODOが可視化されます。また、タイムラインビューを使えば、月をまたいだ年単位の予定が確認できます。

Asanaの特長

1. タスクの状況が一目でわかり誰にでもわかりやすく管理可能
2. 計画の変更に対する調整が柔軟にでき、軌道修正が簡単
3. 綿密な計画によるキャンペーンの実施が可能

詳細はこちら: https://asana.com/ja

Time Crowd

Time Crowdは、タスクにかかる時間を記録して見える化することに特化したツールです。Chrome拡張を使うことで、今開いているWebページの名前をタスク名に変更できるため、文字入力の作業が減らせます。また、チームのメンバーが記録している時間を共有できるため、メンバーの動きを把握することも可能です。そして、レポート機能を活用すれば、チーム全体の工数と人件費などを管理できます。

Time Crowdの特長

1. Googleアカウントでのログインが可能
2. 現在稼働しているメンバーの確認が可能
3. 単価を設定することでタスクごとにかかる費用の算出が可能

詳細はこちら: https://timecrowd.net/

Trello

Trelloは、タスク管理の他、プロジェクト・ワークフローの管理まで幅広く対応できるツールです。チームの働き方に合わせたカスタマイズも可能です。登録してサインアップしたらすぐに使い始められるため、大企業から個人まで気軽に活用することができます。実際にクレジットカード大手や世界最高峰の検索エンジンを運営する企業が導入しているツールです。シンプルで「やるべきこと」と「達成した結果」が明確にわかります。

Trelloの特長

1. 世界中で200万を超えるチームが導入
2. 無料で利用することが可能
3. ビジネスチャットなどの他のツールとの連携が可能

詳細はこちら: https://trello.com/ja

ジョルテ

ジョルテは、カレンダー＆システム手帳アプリで仕事用だけに留まらず家族やパートナーとのスケジュール管理も可能な無料ツールです。「世界で一番たくさんの機能を持つカレンダーアプリ」であり、予定を入れるカレンダー機能・TODO管理機能・写真貼り付け機能などがあります。背景やフォントなども自由に設定できるため、使いやすいようにカスタマイズすることが可能です。

ジョルテの特長

1. 日本で1,200万人がダウンロードしている手帳アプリ
2. 紙の手帳のような使いやすさが特徴的
3. ビジネスの予定から子どもの行事予定まで一括管理が可能

詳細はこちら: https://www.jorte.com/

EssentialPIM Free

EssentialPIM Freeは、Officeに搭載されているOutlookのようなデザインでスケジュール管理・TODO管理からメールの送受信までを行うことができるツールです。PCだけではなくスマートフォンにも対応しているため、いつ・どこからでもスケジュールの確認が可能です。無料プランもありますが、ビジネスプランの場合は費用を支払う必要があります。

EssentialPIM Freeの特長

1. GoogleやOutlookとの連携が可能
2. 英語でのダウンロードだが使用言語として日本語の選択が可能
3. 無料で利用できる機能もあるがビジネス用は年間9,000円の支払いが必要

詳細はこちら: https://www.essentialpim.com/

まとめ

今回は、スケジューラーの基本概要やスケジューラーの種類・スケジューラーを導入するメリットをはじめ、管理がラクになるためのスケジューラーツールを解説しました。スケジュール管理を正確に行うことで、社員個人のTODO管理をはじめプロジェクト全体の管理まで簡単に把握できます。

スケジューリングを行うにあたっては、スケジューラーの導入がおすすめです。自社の目的・使い勝手の良さなどを確認し、最適なスケジューラーの導入を検討しましょう。