タスク管理とは？類語との違いとともに解説

ここでは、タスク管理の基礎知識として、以下の2つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスク管理の意味

基礎知識の1つ目は、タスク管理の意味です。タスク（Task）とは、「仕事」や「課題」を意味する英単語です。ビジネス上では、小さい単位の作業や仕事を意味します。ここで、タスクをまとめて1つの大きな仕事としているものが、プロジェクトです。プロジェクトを適切に遂行するには、プロジェクトを構成するタスクを整理して、抜け漏れや遅延なくタスクを行っていかなければなりません。

そのため、タスク管理とは「プロジェクトを適切に遂行できるよう、各タスクを整理して抜け漏れや遅延なく実施できるよう管理すること」を意味します。

類語との違い

基礎知識の2つ目は、類語との違いです。以下に3つ、類語に関する意味を表にまとめます。

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タスク管理の効率的なやり方

ここでは、タスク管理の効率的なやり方として、以下の2つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクの細分化

1つ目はタスクの細分化です。タスクをできる限り細かく設定します。これにより、具体的にどのように仕事を行えばいいか明確になります。その際には、下記の例のように、タスク完了状態も明確にしておきましょう。

【タスク例】

優先順位の決定

2つ目は優先順位の決定です。重要度と緊急度から、細分化したタスクの優先順位を決定します。タスクの優先順位を決定することで、どのタスクから着手すればいいか明確になります。その際には、それぞれのタスクの所要時間も把握するとよいでしょう。急な仕事依頼がきた場合に、受けるか否か判断する基準になります。

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タスク管理にはツールがおすすめ！主な機能を解説

ここまで、タスク管理の基礎知識と効率的なやり方を解説してきました。タスク管理は、紙のノートやExcelでも可能ですが、タスク管理ツールを用いる方がおすすめです。

以下に、タスク管理ツールの主な機能をまとめました。

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タスク管理にツールを活用するメリット

ここでは、タスク管理にツールを活用するメリットとして、以下の5つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務進捗状況を簡単に管理

ツール活用のメリットの1つ目は、業務進捗状況を簡単に管理できることです。

Excelや紙のノートなど既存の方法では、複数のページやシートを並行して管理することは困難です。しかし、タスク管理ツールであれば複数の業務進捗状況を1つのツールで管理できるので、業務進捗状況を簡単に管理できます。

タスクの円滑な進行を促進

ツール活用のメリットの2つ目は、タスクの円滑な進行を促進できることです。

タスク全体の進捗状況を把握できることで、遅れている部分があっても早めに気づいて対処しやすくなります。また、通知機能を設定しておくことで、タスクの抜け漏れ防止も容易になります。

社内コミュニケーションを活性化

ツール活用のメリットの3つ目は、社内コミュニケーションを活性化できることです。

タスク管理ツールの中には、チャット機能やWeb会議機能など、社内コミュニケーションに活用できる機能を備えたツールも存在します。それらの機能を用いることで、社内コミュニケーションの活性化を期待できます。

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素早い情報共有

ツール活用のメリットの4つ目は、素早い情報共有を可能にできることです。

タスク管理ツールに記載した内容は、リアルタイムで共有することが容易です。素早い情報共有を行うことで、手戻り防止が可能になります。

情報管理を容易に

ツール活用のメリットの5つ目は、情報管理を容易にできることです。

タスク管理ツールでは、検索機能を用いて簡単にタスクを検索できます。また、タスク管理画面をすぐに開けるので、タスク管理データを探す手間もかかりません。

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タスク管理ツールのおすすめ8選

ここでは、おすすめのタスク管理ツールとして、以下の8つを紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。タスク管理もカレンダー形式やかんばん形式など好みの表示形式で進捗状況を確認できます。また、フォロー機能によるプッシュ通知やタイムライン一元管理は抜け漏れ防止対策にも効果的です。

CrewWorksの特長

1. シンプルな画面構成で直感的な操作が可能
2. 外部ユーザー招待は無料
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Backlog

Backlogは、日本の株式会社ヌーラボが提供しているタスク・プロジェクト管理ツールで、タスク管理にも使えます。ガントチャートでタスクを見える化できる上に、作業担当者や期限を設定して完了時には通知を行うことも可能です。また、キャラクターアイコンやいいね機能など、楽しく社内コミュニケーションを取れる機能も有しています。

Backlogの特長

1. AndroidとAppleのスマートフォンアプリも利用可能
2. 親子課題を設定することで、全体像を見失わずにタスク管理
3. 30日間無料トライアル可能！まずはスモールスタート

詳細はこちら:https://backlog.com/ja/

Trello

Trelloは、オーストラリアのアトラシアン社が提供しているタスク管理ツールです。トヨタのカンバン方式を手本に作られており、作業を整理するカードを用いることで、タスクの役割分担や進捗状況が簡単に見える化できます。また、作業の自動化設定も可能で、ルーティーンワークでは作業の手間を削減できます。

Trelloの特長

1. 全世界で200万以上ものチームで導入実績
2. AndroidとAppleのスマートフォンアプリも利用可能
3. 無料プランあり！無料トライアル可能なコースも

詳細はこちら:https://trello.com/ja

Asana

Asanaは、アメリカのAsana社が提供しているワークマネジメントツールです。創業者は、社員としてFacebook社の生産向上に携わった経験があり、そのノウハウを存分に詰め込んだツールです。Asanaは、業務の全体像を直感的に理解できるUIになっています。また、ワークフローを自在にカスタマイズして、効率的な業務遂行に役立ちます。

Asanaの特長

1. 世界中で10万社以上の導入実績！国内有名企業の採用事例も豊富
2. 非営利団体の場合、有料プランを50%オフで利用可能
3. 無料プランあり！無料プランでも最大15人とコラボレーション可能

詳細はこちら:https://asana.com/ja

Notion

Notionは、アメリカのNotion Labs Incが提供しているオールインワンワークスペースで、タスク管理にも使えます。タスク管理に便利なガントチャート機能だけでなく、社内Wiki作成やドキュメント管理などの役割も果たします。また、ホームページで国内外の導入事例を紹介しているので、導入する際には参考にしましょう。

Notionの特長

1. ドラック&ドロップで手軽にダッシュボードなどをカスタマイズ
2. 無料で数千種類ものテンプレートを利用可能！
3. 無料プランあり！有料プランにも無料トライアル可なプランが

詳細はこちら:https://www.notion.so/ja-jp

Wrike

Wrikeは、アメリカのWrike Incが提供しているワークマネジメントツールです。自社の業務プロセスに柔軟に合わせてカスタマイズできる上に、400個以上の外部ツールとも連携できるので、今の業務に無理なく導入できるでしょう。また、導入コンサルタントやメール、チャットなどによるサポートもあるので、安心して導入できます。

Wrikeの特長

1. 世界中の2万社以上で導入実績！世界的有名企業でも導入実績
2. 有料のアドオン機能を追加することで、より機能を充実
3. フリープランあり！有料プランも14日間の無料トライアル

詳細はこちら:https://www.wrike.com/ja/

Jooto

Jootoは、日本の株式会社PR TIMESが提供しているタスク・プロジェクト管理ツールです。有料プランの導入実績は、1,800社以上に上ります。操作のほとんどはドラック&ドロップだけで行えるので、ITリテラシーに自信がなくてもすぐに使えるはずです。また、ガントチャートを無料で使えるので、業務の進捗状況を簡単に見える化できます。

Jootoの特長

1. デモ動画で使用方法が直感的に理解できる
2. 活用シーンなどに合わせた活用ガイドが充実
3. 無料プランあり！無料プランでも基本機能は全て使える

詳細はこちら:https://www.jooto.com/

Chatwork

Chatworkは、日本のChatwork株式会社が提供しているビジネスチャットツールで、タスク管理ツールとしても使えます。作成したタスクが完了すると、チャットに通知してタスク完了を通知可能です。また、使いやすさを重視しており、ITリテラシーが高くない社員が多い会社でも、無理なく導入できるでしょう。

Chatworkの特長

1. 導入実績は354,000社以上！あなたの会社でもきっと役立つ
2. お役立ち資料が豊富！Chatwork導入や業務改善に役立てよう
3. フリープランあり！まずは無料登録で始めてみよう

詳細はこちら:https://go.chatwork.com/ja/

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まとめ

今回は、タスク管理の意味や効率的な実施方法などを解説した上で、おすすめのタスク管理ツールを8つ紹介しました。プロジェクトの全体像を把握した上で、より細かい単位であるタスクに細分化して優先順位をつけましょう。これにより、手戻りや遅延を防いで適切に業務を遂行できます。

また、タスク管理ツールは数多く存在しますが、導入目的や利用シーンを明確にし、そこから必要な機能や使い勝手などを考慮して選ぶことが必要です。