タスクマネジメントとは？管理手順とコツを解説！管理方法やおすすめツールも紹介

タスクマネジメントとは？

タスクマネジメントとは、目標を達成するために必要な業務を細かく洗い出し、それぞれの担当者や期限を設定して進捗を管理する手法のことです。
ここでは、タスクマネジメントについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクとToDoの違い

タスクとToDoは混同されがちですが、期限の有無に明確な違いがあります。

タスクは「いつまでに終わらせるべきか」という具体的な期日が設定されている業務を指します。
一方、ToDoは「いつかやらなければならないこと」であり、明確な期限が設定されていない作業です。

タスクマネジメントを行う際は、この2つを明確に区別し、優先順位をつけて取り組むことが重要になります。
期限のあるタスクを優先して処理することで、重要な仕事の抜け漏れを防ぐことにつながります。

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タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理と似た言葉にプロジェクト管理がありますが、管理する対象の規模が異なります。

タスク管理は、個別の業務の期限や進捗状況を管理することに焦点を当てています。
それに対しプロジェクト管理は、複数のタスクを束ねた全体的な計画や進行を統括するものです。

プロジェクトを成功に導くためには、個々のタスク管理が不可欠な要素となります。
これらを適切に行うことで、限られた時間やリソースを有効に活用しながら、チーム全体の目標を達成しやすくなります。

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タスクのマネジメント・管理が重要な理由

チームやプロジェクトをマネジメントする上で、タスク管理は欠かせません。
ここでは、タスクのマネジメント・管理が重要な理由について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクの進捗の可視化ができる

タスクのマネジメント・管理が重要な理由の1つ目は、タスクの進捗の可視化ができるためです。

タスク単位で進捗状況を入力することで、進行中のチームメンバー全体の作業が明確に可視化されると、仕事を進める上で多くのメリットがあります。
チームでタスクを共有しておけば、「誰がどの作業をどの程度進めているのか」が簡単に一目で分かるため、確認作業の手間が減り効率化できます。
全体が把握できると、一部のメンバーにタスクの漏れや遅れが発生したり、未完了であった場合でも早めに発見でき、優先して適切な対処を行えるでしょう。
チームでタスクを管理していくことで、各メンバーの業務の進捗状況を把握し、プロジェクトを完遂できる可能性が高まります。

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納期を守れるようになる

タスクのマネジメント・管理が重要な理由の2つ目は、納期を守れるようになるためです。

タスクをチームや部署・組織全体で共有すると、「他人に見られている」という意識が強まり、責任感や緊張感を持ちやすくなります。
反対に、個人のみでタスク管理をしているケースでは、誰からも注意されず、タスクの後回しや期限間際まで延長してしまう、タスクが消化できないといった問題が生じやすくなるデメリットがあります。
タスクをチームや部署全体で共有することで、期限遵守がしやすくなり、プロジェクトを目標通りに進行できるでしょう。

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タスクの偏りを防止できる

タスクのマネジメント・管理が重要な理由の3つ目は、タスクの偏りを防止できるためです。

タスクを複数のメンバーに均等に分配したつもりに見えても、予想と違い作業負荷のアンバランスが生じてしまうことは往々にしてあります。
計画通りに実行に移したところ、タスクの処理に予想以上の時間がかかり、タスクが不均等になったという経験をお持ちの方もいるかもしれません。
そこで、各メンバーのタスク進行度のデータが共有されていれば、作業時間の見積もりの誤りや作業負荷のアンバランスが発生した場合でもリアルタイムに把握できます。

タスクの再分配や追加人員による体制の見直しなど、即時対応が可能となり、スケジュールへの影響を最小限に抑えつつ作業を進行できるようになります。

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チームの連帯感が生まれる

タスクのマネジメント・管理が重要な理由の4つ目は、チームの連帯感が生まれるためです。

メンバー全員が他の人々のタスクやその進行状況を理解できる場合、チーム全体の連携が深まり、全体としての生産性が向上します。
タスクや進捗を共有することで、他のメンバーの業務成果が可視化されます。
高いスキルを持つメンバーの仕事のこなし方を見たりコミュニケーションを取ることは、他のメンバーにとって刺激となるはずです。
自分自身のパフォーマンスを向上させようという気持ちと、モチベーションを高める効果が期待できます。

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タスクマネジメントに失敗すると起こるトラブル

ここでは、タスクマネジメントに失敗すると起こるトラブルについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目標達成への遅れや生産性の低下

タスクマネジメントに失敗すると起こるトラブルの1つ目は、目標達成への遅れや生産性の低下です。

タスク管理が不十分な場合、チーム全体の作業効率が下がり、生産性の低下につながります。
全体のタスク量が把握できていないと、どの業務から着手すべきか優先順位が不明確になり、本来急ぐべき作業が後回しになってしまいます。
その結果、全体のスケジュールに遅れが生じ、あらかじめ設定した目標の達成が困難になるリスクが高まります。

無駄な作業時間が増えることで、チームメンバーの負担も大きくなってしまうでしょう。

作業の抜け漏れなどのミス発生

タスクマネジメントに失敗すると起こるトラブルの2つ目は、作業の抜け漏れなどのミス発生です。

タスクの管理が行き届いていないと、誰がどの作業を担当しているのか、どこまで進んでいるのかが曖昧になります。その結果、重要な作業の抜け漏れといった重大なミスが発生しやすくなります。
また、特定のメンバーに業務が過度に偏っていることにも気づきにくくなるでしょう。
こうしたミスやスケジュールの遅延が重なると、最終的には納期の遅れや取引先とのトラブルといった大きな問題に発展する可能性もあるため注意が必要です。

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タスクマネジメントの上手な管理手順

マネージャーがタスク管理を行うときには、どのような手順を踏めばよいのでしょうか。
ここでは、タスクマネジメントの上手な管理手順について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

必要なタスクを洗い出す

タスクマネジメントの上手な管理手順の1つ目は、必要なタスクを洗い出すことです。

はじめに、プロジェクトを成功させるために必要な全タスクを洗い出していきましょう。このとき、極力タスクを具体的かつ細かく分割することが重要です。
タスクを分解し細分化すると、見過ごされがちな小タスクも把握でき、また、そのタスクを遂行するのに最適なメンバーの検討や選定もしやすくなります。
さらに、ゴール達成に向けた全タスクを洗い出すことにより、スケジューリングの精度も上がります。

タスクをすべて洗い出して作成しておくことで、トラブルにも対応できる余裕を確保したスケジュール作りが可能になるでしょう。

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メンバーにタスクを割り振る

タスクマネジメントの上手な管理手順の2つ目は、メンバーにタスクを割り振ることです。

全てのタスクが明らかになった段階で、メンバーへの割り当てを行います。
タスクは主に「個々のタスク」と「チームで取り組むタスク」の2つに分類できます。
チームで取り組むタスクは、メンバーと一緒にプロジェクト全体の進行状況を踏まえ、スケジュールの調整を行っていきます。

タスクに着手するときには、チーム全員が定期的にプロジェクトの期限を随時確認し、各自のタスクが順調に進行しているかを確認しておくことが大切です。
遅延が発生しているメンバーがいれば、人的リソースの再配置やその他の対策を講じながら、タスクの再配分を行っていきましょう。

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進捗管理を行う

タスクマネジメントの上手な管理手順の3つ目は、進捗管理を行うことです。

日常の進捗状況の管理とスケジュールの再調整は、チームのタスク管理において非常に重要な要素です。
チーム全体として業務をスムーズに遂行するためには、毎日の業務進行状況を予定と比較してできるだけ詳細に把握していきましょう。
タスクによっては、遅延が生じることも珍しくありません。日々の業務進行状況を管理し、遅延が深刻化する前に対策を整理し講じていきましょう。

また、スケジュールは状況に応じて再構築していく必要があります。
進行方向が変化したり、トラブルや緊急対応が発生したりするなど、プロジェクトには予期せぬ事態が付きものです。
初期の計画に縛られず、優先順位を設定しスケジュールの再調整を行いながら、滞りなく進行していくためにも進捗管理が欠かせません。

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振り返りをして改善点を共有する

タスクマネジメントの上手な管理手順の4つ目は、振り返りをして改善点を共有することです。

プロジェクトが終了したら、全員で反省会を実施しましょう。
プロジェクトを達成したチームの経験と知識は、貴重な財産となるため、情報をストックしチームで共有することが大切です。
メンバー全員で振り返りを行うことで、自分の業務領域を超えた知見を獲得したり、改善していったりすることが可能です。
チーム全体の能力向上に寄与するため、改善点をチーム内で情報共有し、次のプロジェクトへとつなげていきましょう。

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タスクマネジメントするときの管理のコツ

タスク管理をマネジメントするときには、何に気をつければよいのでしょうか。
ここでは、タスクマネジメントするときの管理のコツについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクを細分化する

タスクマネジメントするときの管理のコツの1つ目は、タスクを細分化することです。

大きなタスクをそのまま放置すると、完了までに必要な時間や工程が見えにくく、心理的なハードルも上がります。そのため、まずは一つの業務を最小単位の作業まで切り分けることが重要です。
作業を細かく分けることで、具体的な着手手順が明確になり、見積もりの精度が向上します。

また、進捗状況をパーセンテージではなく完了した数で把握できるため、管理の正確性が増します。
細分化によって各工程の難易度が可視化されれば、適切なメンバーへの割り振りも容易になります。

短時間で終わる単位にまで分解し、着実な達成感を積み重ねることが、チーム全体の円滑な業務遂行につながります。

チーム内で情報共有する

タスクマネジメントするときの管理のコツの2つ目は、チーム内で情報共有することです。

タスクマネジメントを円滑に進めるためには、チーム全体でリアルタイムに情報を共有することが不可欠です。
個々のメンバーが抱えるタスクの内容や進捗状況が可視化されることで、業務の重複や漏れを防ぎ、チーム内での認識のズレを最小限に抑えられます。
情報共有が活発な環境では、業務上の悩みを早期に相談しやすくなり、トラブルの芽を未然に摘み取ることが可能です。

また、お互いの状況が分かれば、負荷の高いメンバーを周囲が自然にサポートする体制が整い、チームの連帯感も高まります。
メンバーが主体的に動きやすい職場環境を築くためにも、常に最新の状況を共有し合い、風通しの良いコミュニケーションを維持しましょう。

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進捗状況を定期的に確認する

タスクマネジメントするときの管理のコツの3つ目は、進捗状況を定期的に確認することです。

タスクマネジメントを成功させるためには、一度計画を立てて満足するのではなく、進捗状況を定期的に確認する習慣が欠かせません。
日々の業務の中で、当初の予定と実際の進行に乖離が生じていないかをこまめにチェックすることで、遅延の兆候を早期に察知できます。

また、部下のタスク管理を円滑に進めるためには、期限が近いタスクに対して適切なタイミングでリマインドを行うことが大切です。
完了報告が必要な重要案件はカレンダーに登録するほか、ツールの自動通知機能を活用して、担当者が確実にタスクを思い出せる仕組みを整えましょう。
定期的な確認とリマインドの徹底が、納期遵守とチームの信頼維持に直結します。

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タスクマネジメントを実践する具体的な管理方法

ここでは、タスクマネジメントを実践する具体的な管理方法について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

エクセルやスプレッドシートの活用

タスクマネジメントを実践する具体的な管理方法の1つ目は、エクセルやスプレッドシートの活用です。

手軽に始められる方法として、一般的な表計算ソフトであるエクセルやGoogleスプレッドシートを活用する手法があります。
担当者、期限、優先順位、進捗状況などの項目を列に設定し、タスクを行ごとにリスト化して管理します。
フィルター機能を活用すれば、緊急度の高いタスクだけを抽出することも容易です。

オンライン上で共同編集できるスプレッドシートであれば、チーム全体でリアルタイムに最新の情報を共有でき、外出先からでも確認しやすいというメリットがあります。

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タスク管理アプリ・ツールの活用

タスクマネジメントを実践する具体的な管理方法の2つ目は、タスク管理アプリ・ツールの活用です。

ツールを使えば、直感的な操作でタスクのステータスを変更できたり、期限が近づくと自動でリマインド通知をしてくれたりする機能が備わっています。
チーム全体で利用することで、各メンバーの進捗状況がガントチャートなどで視覚的に把握しやすくなり、タスクの偏りも防げます。

パソコンだけでなくスマートフォンからもアクセスできるため、多様な働き方にも対応しやすいのが特徴です。

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タスクマネジメントにおすすめのツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・タスク管理・プロジェクト管理・Web会議などを統合したオールインワンのビジネスコミュニケーションツールです。

タスク管理では、やるべきことを見える化し、タスクの見逃しを防止します。また、タスクの更新履歴・タスクに関するチャットの会話・タスクやチャットに添付したファイルが一画面で確認でき、誰でもタスク完了までの流れを把握でき、コミュニケーションとナレッジ共有を一元化することに特化しています。

新しいタスクに取り組む際、過去の類似プロジェクトで使用したファイルや関連するチャットのやり取りをAIが横断的に探し出し、ボタン一つで提示します。これにより、資料を探し回るという無駄な時間を徹底的に排除し、実務に集中できる環境を構築できます。

CrewWorksの特長

1. 全員でタスクを把握し抜け漏れ・スケジュール遅延を防止
2. ボタン1つで、AIがタスクに関する関連情報を提示
3. 50ユーザーまで無料のフリープランあり

詳細はこちら:https://crewworks.net/

タスクマネジメントするときによくある質問

ここでは、タスクマネジメントするときによくある質問について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクマネジメントが得意なマネージャーとそうでないマネージャーの違いは何ですか？

得意なマネージャーはタスクを細分化し、チーム全体の負荷をリアルタイムで把握して柔軟に再配分を行います。
一方で不得意な場合は、進捗把握が曖昧で特定の個人に負担が偏り、納期遅延を招く傾向があります。信頼関係を基盤に、干渉しすぎず適切なリマインドができるかどうかも大きな差となります。

タスクマネジメントが機能しないときの主な原因は何ですか？

主な原因は、タスクの洗い出し不足や優先順位の不明確さにあります。作業が細分化されていないと進捗把握が難しくなり、優先度が曖昧なままでは重要業務の停滞を招きます。
また、チーム内での共有不足や、特定のメンバーへの過度な負荷も機能不全を引き起こす要因です。

リモートワーク環境でもチームのタスク管理はできますか？

リモートワーク環境でも、クラウド型のタスク管理ツールを活用することで円滑な管理が可能です。
リアルタイムで進捗を共有できるツールを使えば、対面でなくても各メンバーの稼働状況を可視化できます。
チャット機能やリマインド機能を併用し、こまめにコミュニケーションを取ることが成功の鍵となります。

タスク管理ツールはエクセルと何が違いますか？

タスク管理ツールは、進捗状況の可視化や通知機能に特化している点がエクセルと異なります。
エクセルは手動更新が基本ですが、ツールはガントチャートの自動生成や期限前のリマインド機能を備えており、管理工数を大幅に削減できます。
情報のリアルタイム共有にも優れ、チームでの利用に最適です。

まとめ

今回は、プロジェクトチーム・企業・部署などのマネジメントをする側が、タスク管理をする手順とコツを解説しました。

チーム全体でタスク管理を行うことで、進捗状況が把握でき、プロジェクトの成功率を高めることができます。
業務上で起こるトラブルを早期発見し、適切に人員を再配分していくためにも、タスク管理を適切に行っていくことが大切です。
本記事で紹介した手順とコツを参考に、あなたのチームのタスク達成率を高めていきましょう。

チームで効率的なタスク管理の方法を知りたいプロジェクトマネージャーの方は、ぜひ「チームのタスク管理を成功させるには？おすすめのサービス12選も紹介」を参考にしてみてください。