タスクのマネジメント・管理が重要な理由

チームやプロジェクトをマネジメントする上で、タスク管理は欠かせません。ここでは、タスクのマネジメント・管理が重要な理由について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクの進捗の可視化ができる

タスクのマネジメント・管理が重要な理由の1つ目は、タスクの進捗の可視化ができるためです。

タスク単位で進捗状況を入力することで、進行中のチームメンバー全体の作業が明確に可視化されると、仕事を進める上で多くのメリットがあります。チームでタスクを共有しておけば、「誰がどの作業をどの程度進めているのか」が簡単に一目で分かるため、確認作業の手間が減り効率化できます。

全体が把握できると、一部のメンバーにタスクの漏れや遅れが発生したり、未完了であった場合でも早めに発見でき、優先して適切な対処を行えるでしょう。チームでタスクを管理していくことで、各メンバーの業務の進捗状況を把握し、プロジェクトを完遂できる可能性が高まります。

納期を守れるようになる

タスクのマネジメント・管理が重要な理由の2つ目は、納期を守れるようになるためです。

タスクをチームや部署・組織全体で共有すると、「他人に見られている」という意識が強まり、責任感や緊張感を持ちやすくなります。反対に、個人のみでタスク管理をしているケースでは、誰からも注意されず、タスクの後回しや期限間際まで延長してしまう、タスクが消化できないといった問題が生じやすくなるデメリットがあります。タスクをチームや部署全体で共有することで、期限遵守がしやすくなり、プロジェクトを目標通りに進行できるでしょう。

タスクの偏りを防止できる

タスクのマネジメント・管理が重要な理由の3つ目は、タスクの偏りを防止できるためです。

タスクを複数のメンバーに均等に分配したつもりに見えても、予想と違い作業負荷のアンバランスが生じてしまうことは往々にしてあります。計画通りに実行に移したところ、タスクの処理に予想以上の時間がかかり、タスクが不均等になったという経験をお持ちの方もいるかもしれません。

そこで、各メンバーのタスク進行度のデータが共有されていれば、作業時間の見積もりの誤りや作業負荷のアンバランスが発生した場合でもリアルタイムに把握できます。タスクの再分配や追加人員による体制の見直しなど、即時対応が可能となり、スケジュールへの影響を最小限に抑えつつ作業を進行できるようになります。

チームの連帯感が生まれる

タスクのマネジメント・管理が重要な理由の4つ目は、チームの連帯感が生まれるためです。

メンバー全員が他の人々のタスクやその進行状況を理解できる場合、チーム全体の連携が深まり、全体としての生産性が向上します。

タスクや進捗を共有することで、他のメンバーの業務成果が可視化されます。高いスキルを持つメンバーの仕事のこなし方を見たりコミュニケーションを取ることは、他のメンバーにとって刺激となるはずです。自分自身のパフォーマンスを向上させようという気持ちと、モチベーションを高める効果が期待できます。

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タスクマネジメントの上手な管理手順

マネージャーがタスク管理を行うときには、どのような手順を踏めばよいのでしょうか。ここでは、タスクマネジメントの上手な管理手順について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

必要なタスクを洗い出す

タスクマネジメントの上手な管理手順の1つ目は、必要なタスクを洗い出すことです。はじめに、プロジェクトを成功させるために必要な全タスクを洗い出していきましょう。このとき、極力タスクを具体的かつ細かく分割することが重要です。

タスクを分解し細分化すると、見過ごされがちな小タスクも把握でき、また、そのタスクを遂行するのに最適なメンバーの検討や選定もしやすくなります。さらに、ゴール達成に向けた全タスクを洗い出すことにより、スケジューリングの精度も上がります。タスクをすべて洗い出して作成しておくことで、トラブルにも対応できる余裕を確保したスケジュール作りが可能になるでしょう。

メンバーにタスクを割り振る

タスクマネジメントの上手な管理手順の2つ目は、メンバーにタスクを割り振ることです。全てのタスクが明らかになった段階で、メンバーへの割り当てを行います。タスクは主に「個々のタスク」と「チームで取り組むタスク」の2つに分類できます。チームで取り組むタスクは、メンバーと一緒にプロジェクト全体の進行状況を踏まえ、スケジュールの調整を行っていきます。

タスクに着手するときには、チーム全員が定期的にプロジェクトの期限を随時確認し、各自のタスクが順調に進行しているかを確認しておくことが大切です。遅延が発生しているメンバーがいれば、人的リソースの再配置やその他の対策を講じながら、タスクの再配分を行っていきましょう。

進捗管理を行う

タスクマネジメントの上手な管理手順の3つ目は、進捗管理を行うことです。日常の進捗状況の管理とスケジュールの再調整は、チームのタスク管理において非常に重要な要素です。チーム全体として業務をスムーズに遂行するためには、毎日の業務進行状況を予定と比較してできるだけ詳細に把握していきましょう。

タスクによっては、遅延が生じることも珍しくありません。日々の業務進行状況を管理し、遅延が深刻化する前に対策を整理し講じていきましょう。また、スケジュールは状況に応じて再構築していく必要があります。進行方向が変化したり、トラブルや緊急対応が発生したりするなど、プロジェクトには予期せぬ事態が付きものです。初期の計画に縛られず、優先順位を設定しスケジュールの再調整を行いながら、滞りなく進行していくためにも進捗管理が欠かせません。

振り返りをして改善点を共有する

タスクマネジメントの上手な管理手順の4つ目は、振り返りをして改善点を共有することです。プロジェクトが終了したら、全員で反省会を実施しましょう。プロジェクトを達成したチームの経験と知識は、貴重な財産となるため、情報をストックしチームで共有することが大切です。メンバー全員で振り返りを行うことで、自分の業務領域を超えた知見を獲得したり、改善していったりすることが可能です。

チーム全体の能力向上に寄与するため、改善点をチーム内で情報共有し、次のプロジェクトへとつなげていきましょう。

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タスクマネジメントするときの管理のコツ

タスク管理をマネジメントするときには、何に気をつければよいのでしょうか。ここでは、タスクマネジメントするときの管理のコツについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

メンバーに干渉しすぎない

タスクマネジメントするときの管理のコツの1つ目は、メンバーに干渉しすぎないことです。

タスク管理が苦手なメンバーがいる場合、どうしてもその進捗を細かく把握したくなるかもしれません。しかし、上司が細部まで口出ししすぎるマネジメントスタイルはおすすめしません。過度に監視されているとメンバーが抑圧を感じ、常に指示や依頼を待つ状態が習慣化して自己判断能力が低下してしまう恐れがあるためです。

タスクの進行状況が気になるとしても、過度な介入は避け、信頼して個人の裁量に任せるようなマネジメントを心掛けましょう。

メンバーと信頼関係を築く

タスクマネジメントするときの管理のコツの2つ目は、メンバーと信頼関係を築くことです。チーム内での信頼が深まると、以下のような恩恵を享受できます。

メンバーと信頼関係を構築し、快適な職場環境づくりを目指しましょう。

リマインドをする

タスクマネジメントするときの管理のコツの3つ目は、リマインドをすることです。

部下のタスク管理を円滑に進めるためには、期日が近いタスクについてはリマインドを行っていくことが大切です。期限が設定されているタスクで、特に完了報告を必要とするものについては、カレンダーに記入しておく方法をおすすめします。また、ツールのリマインダー機能を活用して自動で前日や当日にメールやスマホアプリに通知が届くように登録しておけば、納期が迫っても担当者は確実にタスクを思い出すことができるでしょう。

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まとめ

今回は、プロジェクトチーム・企業・部署などのマネジメントをする側が、タスク管理をする手順とコツを解説しました。チーム全体でタスク管理を行うことで、進捗状況が把握でき、プロジェクトの成功率を高めることができます。業務上で起こるトラブルを早期発見し、適切に人員を再配分していくためにも、タスク管理を適切に行っていくことが大切です。

本記事で紹介した手順とコツを参考に、あなたのチームのタスク達成率を高めていきましょう。チームで効率的なタスク管理の方法を知りたいプロジェクトマネージャーの方は、ぜひ「チームのタスク管理を成功させるには？おすすめのサービス12選も紹介」を参考にしてみてください。