チームでのタスク管理が重要な理由

まずはじめに、チームでのタスク管理が重要な理由を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

そもそもタスク管理とは？

タスク管理とは、従業員個人が抱える業務内容を細分化し、着手のタイミングに対して優先順位をつけて仕事の効率を高めるための方法です。

たとえば、チームで行うプロジェクトでは、タスクの内容・担当者・優先順位を決めて、進め方・納期を調整します。その後は定期的に進捗確認を行うことで達成度を確認します。そのときに本来進めるべき期限までにタスクが完了していない場合、なんらかの問題があることが考えられます。そのような場合は、問題の原因を突き止め改善し、さらにタスクの修正・​解決を行うことでプロジェクトの完遂に努めます。

タスク管理を行うことで、今最優先でやるべきことが明確になり、さらに決められた納期までにタスクを完遂することで、プロジェクトのスムーズな進行につながります。

タスク管理とプロジェクト管理の違いは？

タスク管理と似た言葉にプロジェクト管理があります。タスク管理は、プロジェクトを成功させるために必要な「作業のマネジメント」であることに対して、プロジェクト管理は、「チーム全体のマネジメント」を意味します。どちらもプロジェクトを成功させるために必要な管理です。

上司は、タスク管理を通して部下の進捗を把握しながら、成果物の品質・原価計算・納期の遵守を遂行する必要があるため、チームで仕事をするにあたり、タスク管理・プロジェクト管理は欠かせないといえます。

タスク管理が注目されている理由とは？

タスク管理が注目されている理由は、チーム内で多様な働き方をしても業務を滞りなく進めることができるためです。

新型コロナウイルス感染症拡大の影響から、テレワークが浸透している企業も少なくありません。また、テレワークとオフィス勤務のハイブリッド型での働き方もあるでしょう。かつては多くの企業でオフィス勤務が通常に行われ、チームのリーダー・メンバーはお互いの仕事を直接確認しながら、プロジェクトを進めることができました。しかし、働き方が多様化したことにより、「誰が今どの業務をどのように進めているのか」が共有されにくいという課題が出てきました。

そのため、直接顔を合わせなくても、プロジェクトの進捗をいつでも確かめられることが求められるようになっています。これらの理由から今、タスク管理の重要性に注目が集まっているのです。

チームにタスク管理を導入するメリット

チームマネジメントをするうえで注目度の高いタスク管理ですが、チームにタスク管理を導入するメリットにはどのような点があるのでしょうか。ここでは、導入するメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクの可視化が可能になる

チームにタスク管理を導入するメリットの1つ目は、タスクの可視化が可能になることです。タスク管理を導入することで、チームのメンバーが今着手している作業を一元管理でき、生産性を高めることができます。

チームで声を掛け合いながら作業を進めることができるため、タスクを忘れていたり、ミスをしたりしてもチームメンバーでフォローすることが可能です。また、作業の進捗に遅れが生じても、再度業務の振り分けなどを行ったり、原因を追究し改善したりすることで、プロジェクト自体への影響を防ぐことができます。

業務効率が向上する

チームにタスク管理を導入するメリットの2つ目は、業務効率が向上することです。タスク管理では、業務を細分化し実際の作業をタスクとして可視化します。そのうえで優先順位をつけるため、やるべきことが明確になりさらに次のアクションをシュミレートしやすくなります。そのため、ムダな時間を削減することができ、業務効率が向上するといえます。

チーム全体の進捗を一覧できる

チームにタスク管理を導入するメリットの3つ目は、チーム全体の進捗を一覧できることです。タスク管理では、チームメンバーがそれぞれ抱えるタスクを共有します。そのため、誰が何を進めているのかが明確になり全体としてどこまでプロジェクトが進んでいるかを一覧で把握することができます。そのため、メンバー同士がお互い協力して作業を進めることができます。

チーム全体の進捗を把握することで、プロジェクトメンバー同士で成功させるためのイメージを共有しやすくなったり、ミスやトラブル時にも協力し合うことが可能になります。 タスク管理をすることで、結果としてチームワークを高める効果にもつながります。

チームのタスク管理に便利な3つの方法

チームマネジメントにタスク管理を導入することで、さまざまなメリットを享受することが可能です。タスク管理方法にはどのようなものがあるのでしょうか。

ここでは、チームのタスク管理に便利な3つの方法を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ノート・手帳・ホワイトボード

チームのタスク管理に便利な3つの方法の1つ目は、ノート・手帳・ホワイトボードです。

アナログな方法ではありますが、年齢層を問わず誰にでもすぐに始められ、PCの知識を必要としないため特別な教育を必要としません。ただし、各自が管理をするためスケジュールに変更があった場合、全員に周知し全員が書き直す必要があるため、微修正に対しての工数が重なる傾向があります。また、メンバーの1人に修正の指示が漏れてしまった場合、誰も気づけない可能性があります。

メンバー全員がオフィス勤務の場合は活用できますが、多様な働き方を推奨している企業の場合、抜け漏れが発生する可能性が高まります。

Excel・Googleスプレッドシート

チームのタスク管理に便利な3つの方法の2つ目は、Excel・Googleスプレッドシートです。

セルを活かして、「タスク名」「担当者」「優先順位」「開始日」「完了日」などの項目をシンプルに管理することが可能です。また、タスクと担当者を縦軸とし日時を横軸にしたガントチャートを作成して、タスクと工程管理を同時に行うこともできます。

進捗状況がわかるようにセルを色分けし、入力することがおすすめですが、手作業をしたり条件付き書式などで設定をする必要があるため、Excel・Googleスプレッドシートに関する知識が必要です。

タスク管理ツール

チームのタスク管理に便利な3つの方法の3つ目は、タスク管理ツールです。

タスク管理ツールでは、従業員が参加するさまざまなプロジェクトをツール1つで一元管理できます。操作に慣れるまでに時間を要する可能性はありますが、ツールによっては直感的な操作が可能な場合もあり、従業員がすぐに使いこなせるようになります。タスク管理以外にも、ファイルの共有・チャット機能・Web会議システムが附属していることがあるため、チームマネジメントがよりスムーズになることが期待できます。

チームのタスク管理に役立つサービス12選

チームでのタスク管理をより効率的に行うためには、タスク管理ツールの導入がおすすめです。ExcelやGoogleスプレッドシートも活用できますが、参加するプロジェクトは2つ以上にまたがる場合もあります。そのようなときに、タスク管理ツールが全社に導入されていれば、1つのツールで多数のプロジェクトにおけるタスク管理が可能です。

タスク管理ツールには多くの種類がありますが、自社が導入する目的を明確にした上で、必要な機能が搭載され、かつ従業員の誰もが簡単に使いこなせるツールを選択しましょう。

ここでは、チームのタスク管理に役立つサービス12選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。タスクの進捗管理はもちろん、タスクごとにチャットルームが常設されているため、チーム内での議論を活発に行うことができます。カレンダー形式やかんばん形式など好みの表示形式でタスクの進捗状況を確認できます。

CrewWorksの特長

1. すべての情報（タスク・ファイルなど）にチャットルームが常設
2. フォロー機能により抜け漏れ防止が可能
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Chatwork

Chatworkは、チャット機能・ビデオや音声通話機能・タスク管理・ファイル管理が可能な多機能ツールです。業種・職種に限定されず働くすべての人のコミュニケーションを円滑化してくれます。また、便利な機能が多く搭載されていることから業務の効率化にも役立ちます。シンプルな機能のため、誰にでも簡単に使いこなすことができます。

Chatworkの特長

1. 国内利用者数No1のビジネスチャット
2. 導入企業が365,000社を突破している
3. 利用制限があるが無料での利用が可能

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Backlog

Backlogは、開発・マーケティング・人事・総務などさまざまな職種で活用されているツールです。円滑なプロジェクト進行のために、36種類のキャラクターアイコン・いいね機能などがあり、チーム内のコラボレーションを促進してくれます。また、プロジェクトの計画をガントチャートで見える化できるため、作業に遅延が生じた場合もすぐに発見でき対応することが可能です。

backlogの特長

1. Backlog Wikiで個人メモから手順書・マニュアルまで管理可能
2. 4つの料金プランから組織に合ったプランを選択できる
3. 30日間無料での利用が可能

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Brabio!

Brabio!は、進捗管理の他、チャート作成・マイルストーン管理が可能なツールです。ガントチャートで可視化するため、誰が今どのタスクを抱えているのか・誰が忙しいのかを一覧から把握できます。また、Excelファイルでのレポートの出力が可能です。メールアドレスを登録したら1分後には利用開始できます。

Brabio!の特長

1. 導入企業が200,000社を突破している
2. Facebook・Googleからログインが可能
3. 5人までであれば無料で利用できる

詳細はこちら: https://brabio.jp/

Redmine

Redmineは、Webをベースとしたプロジェクト管理ツールです。課題管理をはじめ、ガントチャート・Wiki、フォーラムなどプロジェクトを進めるにあたって欠かせない機能が搭載されています。また、複数プロジェクトを作成できるうえに、さらにそれぞれを細分化して複数のサブプロジェクトにわけて管理できます。

Redmineの特長

1. 日本語だけでなく多言語に対応している
2. フリーで提供されている機能の他、有償のプラグインがある
3. テーマの設定を行うことで、外観・インタフェースをカスタマイズできる

詳細はこちら: https://redmine.jp/

Jooto

Jootoは、カンバン方式のプロジェクト・タスク管理ツールです。日英両言語に対応しています。ドラッグ&ドロップの簡単な操作でプロジェクト管理を実現できます。アプリ・プログラムのインストールは不要で、マルチデバイス対応のWebアプリです。アカウントを購入していない企業に対しても閲覧者として招待をすることでアサインされたプロジェクトを閲覧できます。

Jootoの特長

1. ガントチャートに開始日・締切日が設定されたタスクを反映できる
2. アップロード・削除したファイルはメンバーとリアルタイムで共有可能
3. 4名までであれば無料で利用できる

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Wrike

Wrikeは、オンラインで活用できるプロジェクト管理・コラボレーションツールです。プロジェクトの調整・タスクの優先順位の確認・進捗管理やチームメンバーとのコラボレーションを実現できます。必要な機能が1ヶ所に集まっていることから、迅速な情報共有が可能で不測の事態を防ぎ常にスケジュールを守ることができるような進行が可能です。

Wrikeの特長

1. 世界で20,000社以上が活用している
2. 有料プランはすべて無料でトライアルできる
3. ユーザー数無制限の無料を提供している

詳細はこちら: https://www.wrike.com/ja/

Jira Software

Jira Softwareは、アジャイル開発を実現し、ビジネス環境の変化に迅速に対応することを可能にするプロジェクト管理ツールです。Jira Softwareには、開発期間を定義するスプリント・作業の進捗状況を可視化するためのバーンダウンチャート・チームの平均的な作業量を可視化するためのベロシティチャートなど、アジャイル開発を実現するための機能が装備されています。

Jira Softwareの特長

1. 開発ツール・Slackなどのコミュニケーションツールとの連携が可能
2. 世界中で65,000社を超える企業が導入している
3. 制限があるが無料での利用が可能

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/jira

Asana

Asanaは、プロジェクト管理に関するさまざまな機能が搭載されているツールです。海外産のツールですが、日本語版も提供されています。プロジェクト管理をはじめ、メンバーのタスクの進捗管理も把握できます。また定型業務は、オートメーション機能を活用することで自動化が可能です。Trello、Slackなどさまざまなツールと連携して活用できます。

Asanaの特長

1. チーム・業務の特性に合わせたテンプレートが用意されている
2. チームのタスクを一元管理できる
3. 個人的なタスク管理であればいつでも無料で利用できる

詳細はこちら: https://asana.com/ja

Stock

Stockは、クラウド型の情報共有ツールです。フォルダごとに、テキスト・ファイルをノート形式で保存できます。また、ノートには、タスク管理・メッセージ機能が付属しています。タスク一覧の画面があり、チームメンバーのタスクを閲覧できます。有料プランの契約で、誤削除防止機能・編集履歴機能など、ファイルの紛失・改ざんの防止をする機能を利用できます。

Stockの特長

1. シンプルな操作でチームの情報共有が可能
2. 利用に関する質問を1営業日以内で回答してくれる
3. 無料でのトライアルが可能

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

My Redmine

My Redmineは、クラウド版の「Redmine」です。Redmineとの整合性が高くデータの引き継ぎが可能です。また、My Redmineにある「RedMica」では、Redmineの最新機能を先行利用できます。二要素認証を採用しているためセキュアな環境でのタスク管理が可能です。

My Redmineの特長

1. CSSとJavaScriptを埋め込むことで画面をカスタマイズできる
2. 申し込みから10分後には利用開始が可能
3. 登録月の翌月まで無料で利用可能

詳細はこちら: https://hosting.redmine.jp/

Trello

Trelloは、見た目が付箋で表示されるタスクを掲示する方式のタスク管理ツールです。オフィス勤務・テレワークなど働く場所・時間に関係なくタスク管理を簡単に行うことができます。独自の「ボード」「リスト」「カード」を使ってシンプルな進捗共有が可能です。ビュー機能を活用することで、複数のボードにあるさまざまなチームのタスクをわかりやすく表示し、次のアクションにつながりやすくしてくれます。

Trelloの特長

1. ワークフローの自動化ができる
2. 世界中で200万社以上が導入している
3. Slack・GitHub・Salesforceなど外部サービスとの連携が可能

詳細はこちら: https://trello.com/ja

まとめ

今回は、チームマネジメントにタスク管理が必要な理由・タスク管理を導入するメリット・タスク管理ツールがおすすめな理由を解説し、チームマネジメントで使えるタスク管理ツール12選を紹介しました。タスク管理ツールを導入することで、チームマネジメントをより簡単に行うことができます。現代の働き方としてオフィス勤務だけでなく在宅勤務・サテライトオフィスなどでの勤務もあることから、いつでもどこからでもアクセスできるタスク管理ツールがあると便利です。

導入するときは、目的を明確にして自社に最適なツールを検討しましょう。