プロジェクト管理とタスク管理の違いとは

ここでは、プロジェクト管理とタスク管理の違いについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プロジェクトの定義

プロジェクトとは、特定の目的を達成するためのまとまった業務のことを指します。また、多くの場合、プロジェクトには複数人が関わり、プロジェクトを進行していくメンバーをプロジェクトメンバー、業務を遂行していくチームをプロジェクトチームと呼びます。プロジェクトの例には、システム開発や新商品イベントの開催などがあります。目的達成のために、適切な期間・予算・品質・リスクなどが設定され、計画的に進行していく一連の業務が、プロジェクトです。

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タスクの定義

タスクとは、目標や成果物に向けて達成すべき作業や活動のことを指します。業務全般を指すのではなく、仕事を構成する小さな単位の作業が、タスクです。具体的には、「スケジュール進捗表を作成する」「◯時にクライアントへ電話をする」といった作業が該当します。

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プロジェクト管理とタスク管理の違い

プロジェクト管理とタスク管理は、どちらも目標達成を目指して行うものですが、実施者と範囲に相違点があります。プロジェクトは、プロジェクトマネージャーやリーダーが、全体的な進捗を監視・管理していくものです。そして、特定の目的（プロジェクト）を達成するための一連の業務を統括するための手法が、プロジェクト管理と呼ばれます。

一方で、タスクは個々のメンバーもしくは小人数のチームが、それぞれ責任を持って遂行していくもので、個々のタスクを効率的に管理していく手法が、タスク管理です。プロジェクトという大きな枠組みの中に、複数のタスクがあるという関係性をイメージすると分かりやすいでしょう。

そのため、プロジェクト管理とタスク管理の両者は、相互補完的な関係にあります。プロジェクトを遂行するためには、プロジェクト管理もタスク管理も必要不可欠です。

プロジェクト管理とタスク管理の手順の違い

プロジェクト管理とタスク管理では、手順が異なります。ここでは、プロジェクト管理とタスク管理の手順の違いについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プロジェクト管理の手順

プロジェクト管理の手順は、大きく分けて以下の2つに分けられます。

目標と計画の策定

プロジェクト管理の手順の1つ目は、目標と計画の策定です。

プロジェクトを遂行するためには、具体的な数値や期限などの目標を設定し、実現可能な状態にしていかなければなりません。はじめに、プロジェクトの目的・範囲・期間・成果物を定義し、リソースと予算を配分していきます。そして、定められた期間内で達成するためのスケジュールを立て、時間やタスク、予算を割り当てる作業へ移ります。

進行管理と監督

プロジェクト管理の手順の2つ目は、進行管理と監督です。策定した計画に基づき、タスクの実行と管理を行っていきます。このとき、チームメンバーにタスクを割り当て、進捗を確認し、コミュニケーションを維持しながら監督を行うことも業務の1つです。

そして、プロジェクト進行中にトラブルやスケジュール遅延、コスト超過といったリスクが見つかれば、速やかに対処していきます。適宜、品質チェックや評価を実施し、成果物が基準を満たしているかを確認することも重要な業務です。プロジェクトマネージャーは、適切に進行管理と監督を続けながら、プロジェクトの達成や成功を目指していきます。

タスク管理の手順

タスク管理の手順は、大きく分けて以下4つに分けられます。

作業のリスト化

タスク管理の手順の1つ目は、作業のリスト化です。タスクの達成に必要なすべての作業を洗い出し、リストアップしていきます。

作業を具体的に細かく書き出すことで、作業の全体量の把握に役立ちます。このとき、1つ1つの作業を付箋などに書き出しておくと、スケジュール策定や並び替えも容易に行えるでしょう。

優先順位の決定

タスク管理の手順の2つ目は、優先順位の決定です。タスクの緊急性・重要性・期限などを考慮して、タスクに優先順位を割り当てていきます。

優先順位をつけるときには、重要度と緊急度が高い業務から先行していくことが大切です。タスクの優先度が決まることで、どこからどの順番で作業をするべきかが明確になり、効率的にタスクを遂行できるようになるでしょう。

スケジュール策定

タスク管理の手順の3つ目は、スケジュール策定です。個々のタスクに対して必要な時間を割り当て、全体のタイムラインを明確にします。

それぞれのタスクの開始・終了時期を決定し、全体のスケジュールに組み込んでいきます。このとき、スケジュールに変更や遅れが出た場合にも、対応できる柔軟性を確保しておくことが重要です。

実行・進捗管理

タスク管理の手順の4つ目は、実行・進捗管理です。スケジュールが決定したら、タスクを遂行し、進捗状況を把握して、管理していきます。

早めに遅延に気付いて対策が行えるように、こまめに確認していくことが大切です。

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違いを踏まえた上でのプロジェクト管理とタスク管理のポイント

プロジェクト管理を進めるには、個々のメンバーのタスク管理が欠かせません。そのため、プロジェクト管理とタスク管理の違いを踏まえた上で、進行していく必要があります。

ここでは、プロジェクト管理とタスク管理のポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

進捗状況を共有する

プロジェクト管理とタスク管理のポイントの1つ目は、進捗状況を共有することです。

プロジェクト全体のタスク状況や進行状況を可視化することで、チームメンバーは自身の業務がプロジェクト全体にどのような影響を与えるかを理解できます。また、進捗状況が把握できれば、スケジュールの遅延や問題点を早期に発見しやすくなり、適切な対策が行えるでしょう。

タスク管理の責任者を配置する

プロジェクト管理とタスク管理のポイントの2つ目は、タスク管理の責任者を配置することです。

タスク管理責任者がいることで、タスクの割り当てや優先順位付けが明確になり、プロジェクトメンバー全体の効率化が期待できます。

また、タスク管理の責任者を配置したのち、プロジェクトメンバーに周知していくことも重要です。管理の責任者が明確になることで、業務上のトラブルや遅延などのリスクが生じたときにも、担当者は迷わず責任者に適切な報告を行えます。また、タスク管理の責任者が進捗を総合的に把握することでタスクの配分調整がしやすくなり、プロジェクト全体の品質向上が見込めます。

メンバー間のコミュニケーションを強化する

プロジェクト管理とタスク管理のポイントの3つ目は、メンバー間のコミュニケーションを強化することです。

特に、規模が大きなプロジェクトチームで情報共有が遅れると、進捗に大きな影響を与えてしまうことも少なくありません。

例えば、あるタスクの進捗確認が週に1回しか行われなかった場合、プロジェクトリーダーがスケジュールの遅延に気付いたときには手遅れだったというトラブルが起こる可能性があります。トラブルを未然に防ぐためにも、コミュニケーションをこまめに取り、タスクの進捗状況を共有していくことが大切です。

また、コミュニケーションが活発なチームでは、メンバー同士で業務遂行のために協力し、フィードバックを行うこともあるため、業務品質の向上も期待できます。

管理ツールを一元化する

プロジェクト管理とタスク管理のポイントの4つ目は、管理ツールを一元化することです。

1つの管理ツールの中で、プロジェクトやタスクの配分や進捗状況が分かることで、目標達成に向けた取り組みがしやすくなります。

また、ITツールを使って管理していくこともポイントです。紙面やExcelの報告書といったアナログツールで管理していると、担当者の不在時には、確認したい情報の在処が分からないなどの問題が起こる恐れがあります。プロジェクトに関わるメンバー全員が、ITツール上で適切にタスク管理を行っていくことで、情報共有の時間や手間が短縮できるでしょう。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理とタスク管理の違い、それぞれの手順と重要なポイントを解説しました。プロジェクト管理は、複数のタスクを達成しながら、期限内に目的を達成するための手法です。一方、タスク管理は、個々の作業を完了させる手法であり、プロジェクト管理の一部という位置付けです。

プロジェクト管理とタスク管理は、どちらもプロジェクトの成功のためには欠かせません。プロジェクト管理とタスク管理の理解を深め、プロジェクトの達成率を向上させましょう。