プロジェクト管理の極意【1】概念を知る

プロジェクト管理をする上で、まずは「プロジェクト管理とは何か」という概念を知ることが大切です。プロジェクト管理の「プロジェクト」とは、特定の期間内に計画に従って実行される一連の業務のことを指します。通常、プロジェクトには複数のメンバーが携わり、多くのタスクが相互に関連しながら目標達成に向かって進んでいきます。

複数のタスクを管理・進行し、プロジェクトを滞りなくゴールまで導く業務が「プロジェクト管理」です。一般的には、統括役としてプロジェクトマネージャーが配置され、プロジェクト管理を遂行していきます。

プロジェクトの目的は、事前に定義された品質・コスト・納期に関する要件を満たすことです。プロジェクト管理がうまく機能すると、計画通りのコストやリソースで目標を達成でき、顧客満足度が向上し、企業に利益をもたらすことができます。

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プロジェクト管理の極意【2】実施手段を選ぶ

プロジェクトを成功させるためには、進行するプロジェクトの管理方法を選ぶことが大切です。どんなに複雑なプロジェクトでも、適切な実施手段を選ぶことで進行状況を把握することができ、効率的にプロジェクト管理が行えるようになります。

ここでは、プロジェクト管理の実施手段について、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ガントチャート

プロジェクト管理の実施手段の1つ目は、ガントチャートです。ガントチャートとは、タスクや作業の進捗状況を視覚的に把握できる表のことです。横軸にはプロジェクトやタスクの開始日・終了日・期間を記載し、縦軸にはタスク名や担当者を記載していきます。プロジェクトの要素をガントチャートに表すことで、ひと目で全体像を可視化でき、タスクの割り振りや各メンバーの作業状況が把握しやすくなります。

ガントチャートを使用する最大の利点は、プロジェクトのスケジュール全体を俯瞰できることです。プロジェクトの遅れといったリスクを早期発見でき、トラブルが生じたときにも、全体を考慮してリソースの再配分やバッファ期間の有効活用ができるでしょう。

PMBOK

プロジェクト管理の実施手段の2つ目は、PMBOK（Project Management Body of Knowledge）です。PMBOKは、プロジェクトマネジメント分野の知識体系を包括的にまとめたものです。米国の非営利団体（PMI）によって作られました。PMBOKはプロジェクトマネジメントに関するノウハウや実施手段を体系的にまとめたもので、プロジェクト管理のガイドラインとして広く採用されています。

PMBOKでは、プロジェクト管理の業務を、10の知識エリアと5つのプロセスグループに分類します。PMBOKを活用することで、プロジェクト管理の標準化が可能です。ただし、PMBOKはあくまでガイドラインであり、実務に落とし込むときには、組織やプロジェクトの特性に合わせて柔軟にカスタマイズしていく必要があります。

WBS

プロジェクト管理の実施手段の3つ目は、WBS（Work Breakdown Structure）です。WBSは、プロジェクト全体を小単位のタスクに分解し、構造化していくプロジェクト管理実施手段です。WBSでは、プロジェクトに必要な工程を階層的に分解していくことで、タスクの関係性や相互関係が把握しやすくなります。また、各タスクに対する責任者やリソースの割り当てを確認できるのもメリットです。

また、WBSはプロジェクトにかかる時間やコストを見積もるときにも有効です。プロジェクトは、大規模であればあるほど納期と予算を予測するのは困難を極めます。しかし、WBSを利用してタスクを細分化し、それぞれにかかる予算を合算していくことで、精度の高い見積が行えるでしょう。

PERT

プロジェクト管理の実施手段の4つ目は、PERT（Program Evaluation and Review Technique）です。PERTは、タスクやプロジェクトの業務を順序立てて表し、期間や進捗を管理するための実施手段です。PERTは、複数の企業やチームが参加するといった、大規模で複雑なプロジェクトの管理に適しています。

PERTでは、プロジェクトを構成するタスクをノードとして表現し、相互関係を矢印で結んでネットワーク図を作成していきます。各タスクにどれだけの日数が必要で、どのような順序で進行すれば良いのかが整理されるため、プロジェクトの段取りがつけやすくなります。また、各タスクの最短・最長期間を推定し、必要な日程を割り出すことも可能です。

マインドマップ

プロジェクト管理の実施手段の5つ目は、マインドマップです。マインドマップは、視覚的な表現を用いて情報を整理し、アイデアを拡散・収束させるための実施手段です。マインドマップでは、中心にプロジェクトの主題を配置し、その周囲に関連するサブトピックやキーワードと呼ばれる要素を放射線状に描いていきます。

複数のタスクを1つのマインドマップにまとめることで相互関係を把握でき、プロジェクトの全体を俯瞰して見ることが可能です。マインドマップを見れば全体像が理解できるような状態が作れるため、リソースの配分やスケジュール管理が円滑に行えます。

プロジェクトタイムライン

プロジェクト管理の実施手段の6つ目は、プロジェクトタイムラインです。プロジェクトの開始から終了までの期間を横軸に、タスク・イベント・マイルストーンを縦軸に配置して可視化していったものが、プロジェクトタイムラインです。

プロジェクトタイムラインでは、プロジェクトの全体的な進捗状況を時系列で表現できるため、チームメンバーがプロジェクト全体の進行状況や期限を把握しやすくなります。また、達成すべき目標や期限が目に見えて確認でき、チームのモチベーション向上効果が期待できます。

プロジェクトタイムラインを作成するときには、各タスクの開始日・終了日・担当者・相互関係を明確にしていくことが重要です。また、タスクの相互関係が整理されることで、優先順位がつけやすくなり、プロジェクト進行の効率化が見込めます。

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プロジェクト管理の極意【3】コツを知る

プロジェクト管理をうまく進行させていくには、どのようなことに留意すれば良いのでしょうか。ここでは、プロジェクト管理のコツについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目標を明確化する

プロジェクト管理のコツの1つ目は、目的を明確化することです。

まず、プロジェクトの目標を見失わないことが大切です。チーム内で目標が周知されていない場合、認識のズレが生じて、プロジェクトの進行に混乱をきたす恐れがあります。

「3月までに新商品を発売し、売上〇〇万円を達成する」など、出来るだけ具体的な数値目標を設定し、それに基づいてタスクを逆算して進めていくことが重要です。また、最終的な目標だけでなく「1週間で〇〇を10個制作する」といった短期の目標を設定しておくことをおすすめします。メンバーがそのために何をすれば良いかが把握しやすくなるため、タスクの達成率が高まる効果が期待できます。

進捗状況を可視化する

プロジェクト管理のコツの2つ目は、進捗状況を可視化することです。

進捗状況を可視化するときには、個々のタスクだけでなく、プロジェクト全体、あるいは複数のプロジェクトがある場合には全てのプロジェクトのスケジュールをまとめたものを用意しましょう。そうすることで一目で状況が把握でき、チェック漏れを防ぐことができます。

そして、可視化した進捗状況を、メンバーに周知しておくことも大切です。メンバーがタスクの納期を把握しやすくなり、適切なタイミングで業務を行うことができるでしょう。

マルチタスクを避ける

プロジェクト管理のコツの3つ目は、マルチタスクを避けることです。

プロジェクトを効率的に進めるためには、メンバーの能力を最大限に活用できる環境を整えるために、シングルタスクで依頼しましょう。

理由としては、マルチタスクは複数のタスクを同時に行うことで集中力や生産性が低下してしまう恐れがあるためです。同じメンバーが複数のプロジェクトに関与する場合は、タスクの重複を避けるようにスケジュールを調整します。

コミュニケーションを活性化する

プロジェクト管理のコツの4つ目は、コミュニケーションを活性化することです。

プロジェクトの進捗管理には、メンバーとの連携が必要不可欠です。日々のコミュニケーションを通じて業務に関する情報を共有して、共通認識を持つことを目指しましょう。

もし、メンバーに業務を依頼する場合には、具体性を心掛けてください。自分では具体的に指示をしたつもりでも、相手には十分に伝わっていないことがあります。依頼内容を明確にし、求める結果を省略せず伝えることが大切です。

リスク管理をする

プロジェクト管理のコツの5つ目は、リスク管理をすることです。

プロジェクト管理において、ボトルネックの把握も重要な要素です。ボトルネックとは、進捗に影響を及ぼす可能性のあるリスク要因のことを指します。

プロジェクトを開始する前に、ボトルネックを特定し、スケジュールに余裕を持たせ、改善策を講じる必要があります。また、進行中のプロジェクトでもボトルネックが生じる場合があることを理解しておきましょう。

情報を一元管理する

プロジェクト管理のコツの6つ目は、情報を一元管理することです。

プロジェクトを管理するときには、業務フローを可視化できるプロジェクト管理ツールを利用するのが効果的です。ツールにもよりますが、多くの場合、ガントチャート・カレンダー・カンバン方式などを使って進捗状況を可視化できるため、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。

Excelやメールなどアナログな手法でプロジェクト管理を行うと、情報共有がしにくく、最新の状況が確認できないことも少なくありません。リアルタイムで全メンバーと情報共有ができるように、ITツールを導入すると良いでしょう。プロジェクト管理ツールの中でもチャット機能が搭載されているツールを利用すれば、コミュニケーションを強化することにもつながります。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理の極意3つとして、基本概念・プロジェクト管理の実施手段・コツを解説しました。プロジェクトを成功させるためには、適切な実施手段を選び、ポイントを押さえて進行していくことが大切です。本記事で紹介した実施手段やコツを確認し、あなたの担当するプロジェクトを円滑に進行していきましょう。