プロジェクト管理の手法と5つのフェーズ

はじめに、プロジェクト管理の手法と5つのフェーズを、以下2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プロジェクト管理の手法とは？

プロジェクト管理の手法とは、プロジェクトが成功するように、プロジェクトの計画から納品までの過程を適正かつ効率的に行うための実施方法であり、プロジェクトに参加する人が、進め方の規律とする原則・テクニック・手順でもあります。

プロジェクト管理では、プロジェクトの立ち上げから成果物の引き渡しまでをすべてコントロールします。プロジェクトは、計画・要件定義・進捗状況の確認・工数・スケジュール・実行のフェーズから成り立っています。計画段階で、それぞれのフェーズのタスクを詳細に洗い出して実行に移しても、管理ができていないと計画倒れになってしまう可能性があります。プロジェクトの成功のためには、適切なプロジェクト管理の手法を活用することが欠かせません。

プロジェクト管理では、他部門にまたがって複数のメンバーによって運営されることが少なくありません。たとえばその中で、各メンバーが送ってきたレポートを確認したり、リアルタイムで進捗状況を把握したりする必要が出てくるでしょう。

プロジェクト1つを管理することは、相当な工数を必要とします。プロジェクト管理には、さまざまな手法があります。プロジェクト管理手法を知り、より効率的なプロジェクト管理を進めましょう。

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プロジェクト管理の5つのフェーズ

プロジェクト管理には、以下の5つのフェーズがあります。

これらのフェーズは、全世界共通のプロジェクトマネジメント協会 (PMI) が出版している、プロジェクト管理に関するガイドブックに定義されています。これらのフェーズは、プロジェクトの成功に向けて、通過する必要があるものです。フェーズを実施することで受けられるメリットを最大化するためにも、プロジェクト管理は欠かせないといえます。

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プロジェクト管理を成功に導く手法11選

プロジェクト管理を成功に導く手法には、さまざまな手法があります。ここでは、プロジェクト管理を成功に導く手法11選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

アジャイル

プロジェクト管理を成功に導く手法の1選目は、アジャイルです。アジャイルとは、1〜4週間の単位で、プロジェクトの全工程を繰り返し行う手法で、近年一般的に使われている手法の1つです。

時代や環境の変化が激しく、顧客ニーズの変遷が早い現代では、柔軟性の高いこの手法が役立ちます。

ウォーターフォール

プロジェクト管理を成功に導く手法の2選目は、ウォーターフォールです。要件定義・分析・設計・コーディング・テスト・運用というフェーズを滝が落ちるように進めていく手法です。

たとえば、システム開発など、長い期間をかけてプロジェクトを進める場合などに役立ちます。長期間のプロジェクトであっても、プロジェクト全体を見失うことなく進めることができます。

スクラム

プロジェクト管理を成功に導く手法の3選目は、スクラムです。スクラムは、1〜 2週間ほどの単位でプロジェクトの全工程を繰り返します。

部署・組織を超えたコラボレーション、インパクトの大きなプロジェクトに活用されます。スクラムでは「スクラムマスター」を立ててプロジェクト管理を行います。スクラムマスターは、日々のタスクの進行の仕切り役を務めます。プロジェクトの関係者をつないで、タスクを予定通りに完了させていくことを目的としています。

かんばん

プロジェクト管理を成功に導く手法の4選目は、かんばんです。かんばんとは、難解な理論を使わず、簡単なボード（紙・板）を使ってタスクを管理する手法です。

プロジェクトにおいて発生するバックログ（積み残した作業）を見える化して、必要な作業を必要なだけ進められるよう管理します。トヨタ自動車株式会社の製造ラインにおいて取り入れられた「かんばん方式」がはじまりとされており、日本特有の手法ともいえます。

スクラムばん

プロジェクト管理を成功に導く手法の5選目は、スクラムばんです。スクラムばんとは、スクラムとかんばんの要素を併せて、 短いサイクルの中で継続的に行う作業を重点的に対応する手法です。スクラムばんは、スクラムからかんばん 、もしくはかんばんからスクラムへの移行をサポートする手法です。

スクラムばんは、スクラム・かんばんの手法の経験があるチームに向いています。スクラムばんは、作業方法としてはスクラムを採用し、作業の把握・プロセスの継続的な改善をする方法としては、かんばんが有効です。

PRINCE2

プロジェクト管理を成功に導く手法の6選目は、PRINCE2です。PRINCE2は、英国商務局によって策定されたプロジェクトマネジメント手法です。

よく似た手法として、米国PMIが策定したPMBOKが広く知られています。PMBOKは、プロジェクトマネジメントのナレッジ・技法が中心で、PRINCE2は、手順・プロセスが中心になるという違いがあります。IT向けに開発された手法ですが、フレキシブルな手法であることから、ロンドンオリンピックなどを中心としてヨーロッパでの様々なプロジェクトで幅広く活用されています。

シックスシグマ

プロジェクト管理を成功に導く手法の7選目は、シックスシグマです。シックスシグマとは、製品・サービスのクオリティを高く、安定して保つことで顧客満足度を高めるための手法です。

1980年代にアメリカのMotorola, Inc.によって開発されました。当時のCEOだったジャック・ウェルチの推進によりその有効性が世界に認められた手法です。シックスシグマを取り入れる目的は、業務プロセスの改善、製品・サービスの品質の安定です。統計学を用いて分析をし、データドリブンでプロジェクトを進めます。顧客の声を反映してトップダウンで進めるという特徴があります。

クリティカルパス法

プロジェクト管理を成功に導く手法の8選目は、クリティカルパスです。クリティカルパスとは、プロジェクトの各工程を「前工程が終わったら次の工程をはじめる」と定義してタスクを結びつけていったときに、所要時間が最長になる経路のことをいいます。

プロジェクトを進めるにあたり、納期の短縮・遅れの取り戻しをしたい場合、クリティカルパスの工程を改善する必要があります。また、クリティカルパスにある工程が1つでも遅れると、プロジェクト全体の遅延につながるため、遅延が起こらないよう注視する必要があります。

クリティカルチェーンプロジェクト管理 (CCPM)

プロジェクト管理を成功に導く手法の9選目は、クリティカルチェーンプロジェクト管理 (以下、CCPM)です。CCPMとは、プロジェクトの先を見通しながら、タスクの納期を可能な範囲で短縮しつつも、バッファを設ける手法です。

CCPMでは、各タスクに付加するバッファを一元管理します。たとえば、プロジェクト期間が30日・3つのフェーズに対するタスクが必要とした場合に、10日ずつ均等に配分せず、7日ずつで終わらせるよう計画を作成し、バッファとなった9日を遅延しているタスクなどに割り当てて利用します。そのため、タスクの進行に遅れが生じても、余裕を持って対応が可能になります。

リーン

プロジェクト管理を成功に導く手法の10選目は、リーンです。リーンとは、「トヨタ生産方式」をもとにした米国マサチューセッツ工科大学で提唱された「Lean Production System」のことです。リーンでは、生産ライン上に生じる「ムダ」を予防的に排除する手法です。

リーンでは、「ヒト・モノ・カネ」というリソースを可能な限り削減し、顧客に提供する価値を最大限に高めることを目的とします。リーンを継続的に見直しながら、市場・顧客ニーズの変化を取り入れ、より効果的な経営に向けて、改善を繰り返していきます。

エクストリームプログラミング (XP)

プロジェクト管理を成功に導く手法の11選目は、エクストリームプログラミング (以下、XP)です。XPとは、アジャイル手法の1つで、顧客の要望を取り入れた要件定義から計画・開発・テストの工程を「イテレーション」という短い単位で繰り返し行い品質を高めていく手法です。

顧客とのコミュニケーションも重視しており、最初の設計をシンプルにすることで、顧客のニーズ・フィードバックに迅速に対応できるようにします。

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プロジェクト管理手法を活かすためのツール

生産性向上に役立つプロジェクト管理の手法にはさまざまな手法があり、その中で有効的に活用できるツールも多くあります。ここではプロジェクト管理手法を活かすためのツールを、8つ紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

ガントチャート

プロジェクト管理手法を活かすためのツールの1つ目は、ガントチャートです。ガントチャートとは、プロジェクトの作業工程・進捗状況を見える化して管理するための図表です。縦軸に、タスク・担当者・開始終了日を置き、横軸に日にちと進捗率を表示させます。

各メンバーが抱えるタスクを「ガントバー」と呼ばれる横棒で表すことで、一目でタイムラインを把握できます。業界・業種問わず活用され、プロジェクト管理には欠かせないツールの1つといえます。

PERT

プロジェクト管理手法を活かすためのツールの2つ目は、PERTです。PERTとは、プロジェクトにおける工程管理を行うツールの1つです。

PERTでは全行程において「前の工程が終わらないかぎり次の工程が始められない」という「依存関係」にあります。工程同士を矢印でつなぎ、それぞれの工程に所要時間を記入します。これを「ネットワーク図（アローダイアグラム・PERT図）」と呼び、プロジェクト開始から終了までいくつか現れた経路をたどります。そして、各工程の所要時間を足していくことで、それぞれ経路の所要時間が求められます。その中でも最大のものを、プロジェクト全体の工期の見積りにします。

カレンダー

プロジェクト管理手法を活かすためのツールの3つ目は、カレンダーです。

カレンダーは、誰にでも簡単に理解ができるスケジュール管理ツールです。プロジェクトの進行をタイムスケジュールに落とし、カレンダーでリストして管理を行います。カレンダーにはタスクの他、マイルストーン・メンバーの休暇予定なども入れておきます。週単位で作業目標を立てて、変更があれば都度管理者に報告し、全体に遅れが出ないよう調整をするのに役立ちます。

プロジェクトタイムライン

プロジェクト管理手法を活かすためのツールの4つ目は、プロジェクトタイムラインです。プロジェクトタイムラインとは、プロジェクトを進めるにあたっての詳細なスケジュールです。

プロジェクトタイムラインでは、プロジェクトの全体をタスク・マイルストーンで分割し、各タスクの締め切りを決めます。プロジェクトの中で実行されるすべてのタスク・締め切りの詳細が共有されるため、メンバーのタスクがいつから始まりいつ終わるかを、チーム全体で把握できます。

WBS

プロジェクト管理手法を活かすためのツールの5つ目は、WBSです。WBSとは、Work Breakdown Structureのそれぞれの単語の頭文字を取った略語で、日本語で「作業分解構成図」といいます。

プロジェクトの各工程におけるタスクを細分化し、表で示します。そして、タスクに分解してツリー構造にすることで、タスク同士の関係・タスクを進めるにあたり必要なリソースの把握を可能にします。プロジェクト全体を把握したうえでタスクの細分化を行うため、タスクの抜け・漏れが起こりにくく、タスク同士の関係性も把握しやすくなります。

マインドマップ

プロジェクト管理手法を活かすためのツールの6つ目は、マインドマップです。マインドマップとは、思考・アイデア・情報を洗い出し、その流れを、中心に置いたキーワードから分岐させながら描写していく図をいいます。

プロジェクト管理においてマインドマップを活用することで、プロジェクト全体を俯瞰して見ることができます。階層ごとに分類・整理することができるため、作業をイメージしやすくなります。

進捗管理

プロジェクト管理手法を活かすためのツールの7つ目は、進捗管理です。進捗管理とは、プロジェクト計画と実際の作業実績に生じる「ズレ」を把握しながら、プロジェクトの進行を確認し、円滑に進んでいるかを判断しながら、必要に応じた対処を行うことです。

プロジェクト管理における進捗管理は、納期を守り利益を最大化するために重要なものです。プロジェクトの参加者が進捗管理を意識して情報共有を行うことで、効率的なプロジェクト進行につながります。

品質機能展開

プロジェクト管理手法を活かすためのツールの8つ目は、品質機能展開です。品質機能展開は「QFD（Quality Function Deployment）」と呼ばれ、顧客のニーズを起点とした開発が進められるよう、顧客の要望を正しく反映させるための品質管理を行うことができます。

QFDを取り入れることで、手戻りが起こらない効率的な開発・魅力的な商品企画の実現が期待できます。最終目標を「顧客満足」に設定し、その意図を各工程に展開することを目的としています。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理の概要・手法・ツールを解説しました。ビジネスで実践的に使えるプロジェクト管理にはさまざまな手法があります。そのため、自社が行うプロジェクトにより最適な手法を選ぶことで、効率化と利益の最大化が期待できます。また、どのプロジェクト管理手法においても有効なツールも多くあります。適正な手法を選択し、必要なツールを活用して進めることで、スムーズなプロジェクト進行を実現させましょう。