プロジェクト管理の見える化がなぜ必要なのか？

プロジェクト管理においての「見える化」とは、トラブルを回避してスムーズに進めるために、チームメンバーのタスクの進捗状況を共有することをいいます。文字やガントチャートに落として、パッと見たときに直感的にわかる状態が理想です。

プロジェクト管理に見える化が必要な理由は、見える化することで進捗状況の遅れや、タスクを進めるにあたって直面する課題を、いち早く発見し、常に業務を把握しながらスムーズなプロジェクトの完遂を目指すためです。

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プロジェクト管理で見える化するべきこと

プロジェクト管理は見える化することで、簡単にプロジェクトの状況を確認できます。ここでは、プロジェクト管理で見える化するべきことを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスク

プロジェクト管理で見える化するべきことの1つ目は、タスクです。

プロジェクトの工程を確認すると、達成までに必要な「やるべきこと」が明確になります。これがタスクです。プロジェクトを行うチームメンバーのタスクを共有することで、どのメンバーが何を担当しているかが明確にできます。そのため、タスクの抜け漏れ・ダブりを防ぐことができます。

進捗状況

プロジェクト管理で見える化するべきことの2つ目は、進捗状況です。

見える化では、常に最新の進捗状況の確認が可能です。タスクは順調に遂行しているか・遅れが生じていないかが 、すぐにわかります。また、遅れていた場合、原因を特定して解決策を打ち出すことが可能です。

工数

プロジェクト管理で見える化するべきことの3つ目は、工数です。

プロジェクトを始めるときには、計画の時点で必要な工数の洗い出しを行います。また、プロジェクトの進行において、予想されている工数から大きくかけ離れていることがないかを常に確認する必要があります。計画段階での工数と確認時の工数を比べて、必要以上に工数が取られている場合は対処を検討しましょう。

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プロジェクト管理を見える化する効果

プロジェクト管理では、タスク・進捗状況・工数を見える化します。これらを見える化するとどのような効果が得られるのでしょうか。

ここでは、プロジェクト管理を見える化する効果を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率が向上する

プロジェクト管理を見える化する効果の1つ目は、業務効率が向上することです。

プロジェクト管理の見える化では、タスクやその進捗状況が可視化されると同時に、その中に潜むムリ・ムダ・ムラに気づくことが可能になります。タスクを進行するうえでのムリ・ムダ・ムラを排除すれば、業務効率の向上が期待できます。

また、業務全体が俯瞰できることから、プロジェクトメンバーにかかっている負担も把握できます。あるメンバーに過剰な負担がかかって「ムリ」をしている状態では、業務効率の低下を招くことが懸念されます。そのため、プロジェクトを管理するときには、常に進捗状況が見えるようにし、個々の負担を分散させるための調整が必要といえます。

業務改善ができる

プロジェクト管理を見える化する効果の2つ目は、業務改善ができることです。

見える化を行っていない場合、タスクの内容・進め方は担当者にしかわかりません。万が一ミスをしていても誰も気づかないままとなり、プロジェクトの完遂に支障をきたす懸念もあります。

プロジェクトの見える化をすることで、プロジェクト完遂に必要のないタスク以外を把握することができ、「ムダ」なのか判断できるようになります。ムダと考えられる場合は、積極的に排除することでスムーズなプロジェクトの遂行が可能となるでしょう。他にも品質のバラつきという「ムラ」の発見や改善にもつながります。

業務を標準化することができる

プロジェクト管理を見える化する効果の3つ目は、業務を標準化することができることです。

業務の標準化とは、業務のナレッジを属人化させず、誰にでもできるような状態にすることをいいます。

見える化による標準化が行われていない場合、そのタスクはすでに経験のある精通したメンバーにしか任せられないという状況になります。しかし、見える化がされていれば、精通したメンバー以外が担当でき、さらに急遽休んでしまった場合にフォローに入ることができます。

プロジェクト管理を見える化することで、万が一の場合、タスクの代行・引継ぎをスムーズに進めることができ、業務負担の偏り が生じにくくなります。

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プロジェクト管理を見える化するまでの手順

プロジェクト管理において見える化を実現することで、得られる効果は業務に与える影響が大きいといえます。

ここでは、プロジェクト管理を見える化するまでの手順を、以下の5つのステップから解説します。

1つずつ見ていきましょう。

現状把握

プロジェクト管理を見える化するまでの手順の1つ目のステップは、現状把握です。

プロジェクトがスケジュール通りに進んでいるかを把握し、プロジェクトが完遂するまでに必要な残りのタスクを確認します。タスクから予想される課題・遅延する可能性などを予想し、阻害する要因があればあらかじめ対策を考える必要があります。

タスクの洗い出し

プロジェクト管理を見える化するまでの手順の2つ目のステップは、タスクの洗い出しです。

プロジェクトの工程を確認し、達成に必要なタスクを洗い出します。タスクが確定したら、進捗予定を策定します。進捗予定は、タスクを担当するチームメンバーが作成し、作成した内容を基に 全体のイメージを明確にします。

担当者の決定

プロジェクト管理を見える化するまでの手順の3つ目のステップは、担当者の決定です。

プロジェクト完遂に必要なタスクに対して、経験・知識の有無や時短などの勤務状況を考慮し担当者を決めましょう。また、メンバー同士でタスクの遂行がカバーできるように、メイン担当・サブ担当を決めてフォロー可能な体制にすることがおすすめです。

工数の見積もり

プロジェクト管理を見える化するまでの手順の4つ目のステップは、工数の見積もりです。

必要なタスクが確定したら、タスクを達成するために必要な工数を見積もります。このときに重要なのは、プロジェクトのメンバーやタスク内容の特性を良く理解したうえで、工数を割り出すことです。メンバーの仕事のスピードには、各個人の経験・知識・能力・勤務状況などによって差が出ます。そのため、これらの要素を含めたうえで見積もると、より正確な工数の割り出しが可能といえます。

また、プロジェクト開始時には予想されていなかった、メンバーの体調不良など不確定要素が発生する場合もあります。プロジェクト開始時だけではなく、開始後も常に進捗状況に併せて、タスクの洗い出し・工数の見積もりの修正を続けることが重要です。

進捗状況の可視化

プロジェクト管理を見える化するまでの手順の最後は、進捗状況の可視化です。

進捗状況は、具体的かつパッと見て直感的に理解できる状態にしましょう。たとえば、ツールを使って進捗状況をガントチャートで見せたり、現状と計画を突合して現時点で何パーセントが完了しているのかをグラフ化したりするなど、誰が見てもすぐわかる状態が理想です。

プロジェクト管理を見える化すると、プロジェクトの進行を阻む要因を早期に発見できます。スムーズなプロジェクトの進行のためには、いつでもすぐに進捗状況がわかるようにすることが重要です。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理に見える化が必要な理由・見える化すべきこと・効果・見える化を行う手順を解説しました。プロジェクト管理の見える化は、プロジェクトのスムーズな進行と完遂が目的です。メンバーが抱えているタスク・進捗状況・工数を正確かつ直感的に把握できれば、進行を阻む要因の特定・改善が可能になり、納期などのスケジュール調整の必要がありません。

プロジェクト管理の見える化で、チームメンバーと協力しながらスムーズなプロジェクト完遂を目指しましょう。