メリット・デメリットの理解がプロジェクト管理の効果を上げる

1900年代初頭に生まれたプロジェクト管理は、1950年頃にツールや技術が認識されはじめました。その後、1969年にプロジェクトマネジメント協会 （PMI）が 正式に設立され、プロジェクト管理の定義と、その後の体制強化において大きな役割を果たしました。

このような歴史を経て、体系化されてきたプロジェクト管理は、「いつの時点でどのクオリティでの完成度が必要か」を明確にし、その目標から逆算してプロセスの構築を可能にするという強みがあります。プロジェクト管理を行うことで、プロジェクトの遂行に必要なタスクの整理が可能になるのです。一方で、デジタル化されていないと逐一進捗報告を書き留める必要がある というようなデメリットもあります。

便利になると同時に手間が増える懸念がありますが、メリット・デメリットを理解し、デメリットを最小限に抑えられればメリットを活かしたプロジェクト管理が可能です。

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プロジェクト管理のメリット・デメリット

プロジェクト管理を行うとき、メリット・デメリットを理解しておくことが必要です。ここでは、プロジェクト管理のメリット・デメリットをそれぞれ詳しく解説します。

メリット

プロジェクト管理のメリットは、以下の3つです。

1つずつ見ていきましょう。

チームの状況把握がスムーズになる

プロジェクト管理のメリットの1つ目は、チームの状況把握がスムーズになることです。

プロジェクト管理では、チームメンバーそれぞれが抱えるタスク量・進捗状況・工数が共有されるので簡単に状況を把握できます。共有されていない場合、業務終了時に報告を行ったり、毎日日報を提出したりすることでしか状況がわからず不便です。また、定例の進捗会議などを行う必要がなくなるため、ムダな工数削減につながります。

マネジメントを効率的に行うことができる

プロジェクト管理のメリットの2つ目は、マネジメントを効率的に行うことができることです。

プロジェクト管理を行うことで、情報の一元化が可能です。そのため、責任者が全体を俯瞰して把握できるため、チームメンバーの管理を効率的に行えます。また、「忙しいメンバー」「手が空いているメンバー」もすぐにわかるため、タスクの振り分けなど再検討がスムーズにできます。納期に向けてのマネジメントの効率化が期待できます。

業務効率が向上する

プロジェクト管理のメリットの3つ目は、業務効率が向上することです。

プロジェクト管理を行うことで、チームメンバー各自の最新状況が把握できます。万が一タスクに遅れが生じていた場合、すぐに発見でき原因の究明と対策を講じることが可能です。また、タスクを行っている本人では気づかないミスを他のメンバーが気づくこともできます。そのためムダを省いて業務効率を向上させることが期待できます。

デメリット

プロジェクト管理のデメリットは、以下の2つです。

1つずつ見ていきましょう。

リアルタイムで状況を伝えるための手間がかかる

プロジェクト管理のデメリットの1つ目は、リアルタイムで状況を伝えるための手間がかかることです。

チームメンバーの状況を常に最新の状態にするためには、各自のこまめな状況更新が必要になります。チームメンバーは、タスクのステータスが変わるごとに報告することになるため、その都度タスクを進める手を止めることになります。

デジタル化されていないとオフィス勤務が必要になる

プロジェクト管理のデメリットの2つ目は、デジタル化されていないとオフィス勤務が必要になることです。

チームメンバーと進捗状況を共有する手段が社内のホワイトボードの場合、メンバーはオフィス勤務が必須となります。そのため、テレワークなどを導入しづらく、働き方の多様性が認められにくくなります。

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プロジェクト管理のメリットを活かすために押さえておきたいポイント

プロジェクト管理では、デメリットを最小限に抑えメリットを最大に活かすことが重要です。ここでは、プロジェクト管理のメリットを活かすために押さえておきたいポイントを、以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

常に最新の状態にする

ポイントの1つ目は、常に最新の状態にすることです。

せっかくプロジェクト管理を行っていても、メンバーが共有する情報が最新でなければプロジェクト管理で得られるメリットが少なくなります。状況に変化があればすぐにステータスを更新するようルール化することがおすすめです。

ツールを活用する

ポイントの2つ目は、ツールを活用することです。

プロジェクト管理では、Excel・Googleスプレッドシートなどで管理することもできますが、専用のプロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。プロジェクト管理ツールがあれば、複数のプロジェクトを一元管理することができ、ガントチャートなどで一目見てプロジェクトの状況を把握できます。　また、ステータスの更新も簡単に行えるため、メンバーの負担を軽減できます。

プロジェクト管理ツールの導入で、プロジェクト管理のメリットが最大化されることが期待できます。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理で期待できる効果・メリット・デメリット・メリットを活かすためのポイントを解説しました。プロジェクト管理を行うことで、マネジメントや業務が効率化されます。一方で、タスクの進捗状況を共有するためのステータス更新が必要だったり、管理を行うためのツールがデジタル化されていないと、メンバー全員の出勤が必要になったりします。

プロジェクト管理を行うときには、テレワークなどにも対応可能なように、ツールを活用することがおすすめです。ツールがあれば時間や場所を問わず、いつでもプロジェクトの状況を確認でき、さらにガントチャートなどの機能があれば、直感的な状況把握も可能です。プロジェクト管理のメリットを最大限に活かすためにも、ツールなどを効果的に導入することがおすすめです。