プロジェクト管理と目的

はじめに、プロジェクト管理とは何か、プロジェクト管理に目的が必要な理由を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プロジェクト管理とは？

プロジェクト管理とは、プロジェクトの計画を立て納期に向けて実行することをいいます。その中で、人材・時間・費用など必要なリソースを適切にコントロールします。顧客からの依頼には、納期・予算などの要件が決められており、それらを満たした状態で納品するためにプロジェクトを立ち上げて管理をする必要があります。プロジェクトの中心となる「プロジェクトマネージャー（PM）」を選任し、適切な方法でコントロールしなければなりません。

プロジェクト管理では、従業員の配置・スケジュール・経費・品質などプロジェクトに関わるすべてのことを理解し、さらに細分化した状態で把握することが重要です。プロジェクトにおける各フェーズが計画通り進むよう、常に最新の状況を知る必要があるのです。

プロジェクト管理に目的が必要な理由

プロジェクト管理のそもそもの目的は、「決められた期限・予算の中でプロジェクトが成功できるよう適切な管理を行う」ことです。プロジェクトは「Quality（品質・仕様）」「Cost（コスト・予算）」「Delivery（納期）」という単語のそれぞれの頭文字を取った「QCD」を守る必要があります。プロジェクトを失敗してしまう理由の1つには、計画の不適切さだけでなく、スタート段階での目的・目標の設定が甘いことが挙げられます。

万が一、計画通りに進んでいない場合、メンバーに振り分けたタスクを見直し再度振り分けたり、遂行を妨げる課題を解決したりして、必ず納期が守れるよう管理する必要があります。また、予算内で達成するだけではなくムダを省いてコストの削減をすることも求められます。

プロジェクトを成功に導くには、目的を定めてプロジェクトを定義し、そのうえで計画通りに確実に実行することが重要です。

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プロジェクト管理で目的が果たす役割

プロジェクト管理では「目的」を設定したうえで進めることが重要です。ここでは、プロジェクト管理で目的が果たす役割を、以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

納期厳守

プロジェクト管理で目的が果たす役割の1つ目は、納期厳守です。

プロジェクトを遂行するにあたって管理する目的を徹底すれば、スケジュール・進め方を修正しながら納期を守ることが可能です。あらかじめ設定した納期を守るためには、プロジェクトの各フェーズごとの管理を徹底する必要があります。プロジェクトマネージャーは、状況に応じてタスクの再振り分けを行い、納期を厳守した遂行をします。

利益最大化

プロジェクト管理で目的が果たす役割の2つ目は、利益最大化です。

プロジェクト管理では、品質・予算・納期を守ることが必須条件です。これらを達成したうえで利益の最大化が求められます。スケジュール通りに進まない場合、そこには問題だけではなく「ムダ」が存在している可能性があります。ムダを見つけて排除していくことでコスト削減が実現可能になります。

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プロジェクト管理の目的設定後の流れ

プロジェクト管理における目的を設定したら、プロジェクトの計画を立てていきます。ここでは、プロジェクト管理の目的設定後の流れを、以下の4つの手順から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プロジェクトのスコープを決定する

プロジェクト管理の目的設定後の流れの1つ目は、プロジェクトのスコープを決定することです。

プロジェクトにおけるスコープとは、プロジェクト目標・成果物の定義・期限のほか、プロジェクトの範囲を明確に定めたものをいいます。納期を確実に守って利益を最大化させるためには、まずスタート時点での計画が重要です。メンバー全員が共通認識を持って進められるよう詳細まで詰めていきます。

要件定義をする

プロジェクト管理の目的設定後の流れの2つ目は、要件定義をすることです。

プロジェクトのスコープが決定したら、「何をもってプロジェクトを成功とするのか」というプロジェクトの要件をまとめてその内容を定義します。要件定義は、プロジェクト管理を行ううえで重要な項目です。フェーズごとのマイルストーンを設定し、プロジェクトメンバーの認識合わせを行うことが重要といえます。

プロジェクトを進める

プロジェクト管理の目的設定後の流れの3つ目は、プロジェクトを進めることです。

プロジェクトの要件定義を行ったら、プロジェクトを実行していきます。プロジェクトの多くの時間は、このフェーズになります。そのため、メンバーそれぞれが抱えるタスクを適切に管理したり、スケジュール通り進められるよう時間を管理したりして、効率的にプロジェクトを進めていきます。

レポートを行う

プロジェクト管理の目的設定後の流れの4つ目は、レポートを行うことです。

プロジェクトでは最初に定義した通り「1週間に1回」「2週間に1回」など依頼者にレポートを行います。プロジェクトを進めている最中のレポートでは、すり合わせを行い必要に応じた修正を行います。また、プロジェクト完了後のレポートにおいては評価を行い、今後のプロジェクトに活かしていきます。

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プロジェクト管理の目的を達成するためにやるべきこと

目的を設定したプロジェクト管理であれば、進行はぶれることはないといえますが、よりスマートに目的達成のためにできることがあります。

ここでは、プロジェクト管理の目的を達成するためにやるべきことを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

見える化

プロジェクト管理の目的を達成するためにやるべきことの1つ目は、見える化です。

プロジェクトでは、計画通りに進行すれば、最初に設定した目的・目標・成果物にたどり着くことができます。計画通り進んでいるかどうかを確認するためには、工程を透明化する必要があります。そのため、タスクとプロセスの見える化と標準化を進めます。

プロジェクト管理では、すべてのフェーズにおいて「今、誰が何をしているか」を明確にしておく必要があります。そのためにメンバーは、こまめに進捗を報告したり、課題を共有したりすることが重要です。プロジェクトマネージャーはメンバーからの報告をもとに、対策を検討し計画通り進むようサポートをしましょう。

管理スキルの向上

プロジェクト管理の目的を達成するためにやるべきことの2つ目は、管理スキルの向上です。

プロジェクトマネージャーに求められる管理スキルとは、プロジェクト全体の状況を把握し、適切に調整することです。人材の配置・タスクの割り振りだけでなく、メンバーのメンタル管理も重要な役割といえます。

「管理スキル」を求められるのは、プロジェクト全体を管理するプロジェクトマネージャーだけではありません。実際にプロジェクトを進めるメンバーに求められる管理スキルとは、「タスク管理」「時間管理」「リスク管理」などがあります。各人が管理スキルを向上させることで、よりスムーズなプロジェクトの進行が可能になるといえます。

便利なツール導入を検討

プロジェクト管理の目的を達成するためにやるべきことの3つ目は、便利なツール導入を検討することです。

プロジェクト管理ツールを導入することで、管理がラクになります。プロジェクト管理ツールがあれば、進捗を管理するうえで、「ガントチャート」を利用し進捗状況の可視化が可能です。また、リアルタイムでの進捗状況の共有が可能なため、課題を発見しやすく、迅速な対処ができます。また、いくつものプロジェクトにまたがっていても1つのツールで一元管理が可能です。

プロジェクトはExcelシートでも管理が可能ですが、ツールを導入することで管理工数を削減しスムーズな管理を可能にしてくれます。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理の目的の基本概要・果たす役割・目的設定後の流れを解説しました。

プロジェクト管理に目的の設定は欠かせません。目的を設定したうえで、目標・成果物の定義・期限、要件定義を進めます。目的を達成していくためには、プロジェクトの見える化をして「今、誰がどのタスクを進めているのか」「タスクを進めるにあたって問題はないか」を把握しておくことが重要です。プロジェクトマネージャーに管理スキルが求められるのはもちろんのことですが、メンバーそれぞれもタスク管理スキル・時間管理スキルなどさまざまなスキルを身に付ける必要があります。

プロジェクト管理を目的に沿って進めるために、ツールを導入して管理をラクにすることも可能です。ツールを導入することで一元管理が可能になり、プロジェクトの見える化もスムーズに進むでしょう。自社の目的に合うプロジェクト管理ツールを検討していくことをおすすめします。