プロジェクト管理の仕事「プロジェクトマネジメント」とは？

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの成功に向けた全体的な戦略立案から、目標を達成するための計画立案、そしてそれらを実行するための統括的な管理までの、一連の業務を指します。これには、プロジェクトのスコープ・スケジュール・コスト・リソース・品質・リスク・コミュニケーションなどの管理が含まれます。

プロジェクトマネジメントには、プロジェクトの目的を達成するために必要なタスクを分析・計画し、必要なリソースの調達からはじまり、実際に計画通り進んでいるかを監視・制御することも含まれます。プロジェクトのステータスを監視し、問題を発見したら早期に対応し、プロジェクトのスケジュールやコストなどの見通しを改善することも求められているのです。

なお、プロジェクトマネジメントにはさまざまなアプローチがあります。アメリカの民間団体が提供するPMBOK（Project Management Body of Knowledge）や、イギリス政府が推奨するPRINCE2（PRojects IN Controlled Environments 2nd edition）などが有名です。これらのアプローチは、プロジェクトマネジメントにおいて重要な要素をカバーしており、適切に管理するためのガイドラインがあります。

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プロジェクト管理におけるプロジェクトマネージャーの仕事

プロジェクト管理におけるプロジェクトマネージャーの仕事には、さまざまな種類があります。ここでは、プロジェクトマネージャーの仕事を、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

現状把握

プロジェクトマネージャーの仕事の1つ目は、現状把握です。現状把握では、プロジェクトの進捗状況やスケジュール・費用などを把握したうえで、適切な対応を行うことが求められます。これには、スケジュール管理・費用管理・リスク管理などが含まれます。スケジュール管理では、プロジェクトの進捗状況を可視化し、スケジュールの遅延・計画と実行の差異を確認します。費用管理では、予算と実績を比較し、予算を超えた場合は対策を講じます。また、リスクに対処する計画を立てておき、トラブルが起きたときには実行する必要もあります。

目標設定

プロジェクトマネージャーの仕事の2つ目は、目標設定です。目標設定は、プロジェクトの成功に向けた戦略を立てるために必要です。目標設定には、SMARTと呼ばれる原則があります。SMARTとは、Specific（具体的）・Measurable（計測可能）・Achievable（達成可能）・Relevant（関連性のある）・Time-bound（期限のある）の5つの要素のことです。これらの要素を満たした目標設定をすることで、プロジェクトの成功に向けての戦略を立てることが可能になるのです。

計画策定

プロジェクトマネージャーの仕事の3つ目は、計画策定です。計画策定は、目標達成に向けての具体的な手順を立てるために必要です。計画策定には、ワークブレイクダウン・ストラクチャー（WBS）と呼ばれる手法があります。WBSは、プロジェクト全体を複数のサブプロジェクトに分解し、それぞれのサブプロジェクトをさらにタスクに分解することで、具体的な手順を立てる手法のことです。

まず、プロジェクト全体を大きな枠組みとして設定します。そして、それぞれの大きな枠組みをサブプロジェクトに分解します。サブプロジェクトは、プロジェクト全体を構成する要素で、それぞれが独立したプロジェクトとしても成立するものです。次に、それぞれのサブプロジェクトをさらにタスクに分解します。タスクは、サブプロジェクトを構成する要素で、それぞれが独立した作業としても成立します。

WBSを使うことで、プロジェクト全体を大きな枠組みから小さな枠組みに分解し、具体的な手順を立てることができます。また、タスクごとにリソースやスケジュールを見積もり、管理することで、プロジェクトの進捗を管理できます。

予算管理

プロジェクトマネージャーの仕事の4つ目は、予算管理です。予算管理は、プロジェクトにかかる費用を予測し、それに沿って予算を管理することです。これによって、プロジェクトを費用対効果の高いものにするために必要な措置を講じることができます。予算管理では、予算見積もりを行います。予算見積もりは、プロジェクトにかかる費用を予測するために使用され、プロジェクトのスコープ・スケジュール・リソースなどに基づいて行われます。

まず、プロジェクトのスコープを明確に定義します。スコープをもとに、リソース・スケジュールを決定し、プロジェクトにかかる費用を予測します。予算見積もりを行った後には、実際の費用と比較しながら、予算を管理していく必要があります。プロジェクトの進行状況に応じて予算を調整していくことで、費用対効果の高いプロジェクトのための管理が行えます。

進行管理

プロジェクトマネージャーの仕事の5つ目は、進行管理です。進行管理は、プロジェクトをスケジュール通りに進め、スコープ・コスト・品質・リソースなどの要件を満たすために必要な管理を行うことを指します。進行管理には、計画的なアプローチが必要です。まず、プロジェクトのスケジュールを作成し、それに沿ってタスクを割り当て、リソースを管理します。そして、定期的に進捗状況を監視し、問題が発生した場合は早急に対処します。

進行管理には、ガントチャートやWBS（Work Breakdown Structure）などのツールが役に立ちます。ガントチャートを使えば、タスクの開始日と終了日をグラフィカルに表示でき、タスクの関係性の把握や、スケジュールの可視化が可能です。WBSは、大きなプロジェクトを小さなサブプロジェクトに分解し、それぞれのサブプロジェクトを管理することで、プロジェクト全体を管理することができます。

進行管理では、タスクやリソースを適切に管理し、定期的に進捗状況を監視することで、プロジェクトをスムーズに進めることが可能になります。

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プロジェクト管理を仕事とするプロジェクトマネージャーに必要な能力

プロジェクト管理を仕事とするプロジェクトマネージャーには、プロジェクトを成功させるために、さまざまな能力が求められます。ここではプロジェクトマネージャーに必要な能力を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

交渉力

プロジェクトマネージャーに必要な能力の1つ目は、交渉力です。交渉力は、相手との調整や協力を得るために必要な能力といえます。プロジェクトマネージャーが、ステークホルダー・チームメンバー・サプライヤーなどとの調整や協力を得るためには、交渉が欠かせません。スコープ・スケジュール・コスト・品質などの要件を満たすために行います。

交渉力を高めるためには、リスニング力・説明力・創造力なども同時に求められます。そして相手の立場を理解し、その立場からのニーズを把握することも重要です。同時に、相手と共に解決策を見つける創造力も求められます。

また、プロジェクトマネージャーは、交渉において自己主張をすることも大切です。プロジェクトの成功に必要なことを主張し、ステークホルダーやチームメンバー、サプライヤーなどとの調整を行うことで、周囲の協力を得ることができます。

マネジメント能力

プロジェクトマネージャーに必要な能力の2つ目は、マネジメント能力です。マネジメント能力は、プロジェクトを遂行するためには欠かせません。プロジェクトマネージャーは、チームメンバーを最大限に活用し、適切なタスクを割り当てる必要があります。チームメンバーの能力やスキルを理解し、適切な業務の割り振りを行うことが重要です。

コミュニケーション能力

プロジェクトマネージャーに必要な能力の3つ目は、コミュニケーション能力です。コミュニケーション能力は、プロジェクトマネージャーが、上司・部下・ステークホルダー、そしてチームメンバーとの間で有効なコミュニケーションを行うために必要な能力です。プロジェクトマネージャーは、上司やステークホルダーに対して、プロジェクトの進捗状況や問題点を説明し、解決策の提示を行います。また、部下やチームメンバーに対しては、タスクの割り当てや明確な課題指示を行います。

プロジェクトマネージャーは、複数のステークホルダーやチームメンバーがいる場合には、それぞれのニーズや意見を理解し、それに基づいてコミュニケーションを行う必要があります。また、異なるバックグラウンドや文化を持つメンバーがいる場合には、それらを理解し、適切なコミュニケーションスタイルを選択することが求められます。チームメンバーとのコミュニケーションをうまく図り、相互の信頼関係を築くことが大切です。

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プロジェクト管理を仕事とするプロジェクトマネージャーに求められる具体的なスキル

最後に、プロジェクト管理を仕事とするプロジェクトマネージャーに求められる具体的なスキルを、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

管理スキル

プロジェクトマネージャーに求められる具体的なスキルの1つ目は、管理スキルです。管理スキルとは、プロジェクトのスケジュールや予算、リソースなどを管理するために必要なタスクを計画・実行・監視・制御する能力のことです。これには、プロジェクト管理のフレームワークやツールを使用し、タスクのスケジュールや予算、リソースの配分などを管理する必要があります。また、プロジェクトマネージャーは、チームのパフォーマンスを管理し、問題が発生した場合には、早急な対応が求められます。

プロジェクトマネージャーには、チームメンバーのタスクの進捗状況や問題点を監視し、必要に応じて調整や調整を行う管理スキルが必要です。

テクニカルスキル

プロジェクトマネージャーに求められる具体的なスキルの2つ目は、テクニカルスキルです。テクニカルスキルとは、プロジェクトを遂行するために必要な、専門的な知識や技能のことをいいます。たとえば、プロジェクトマネージャーが担当しているプロジェクトが、ソフトウェア開発だった場合、プログラミングやデータベース技術に関する知識が必要です。また、建設業や製造業などの場合は、それぞれの専門分野に関する知識が求められます。

テクニカルスキルは、プロジェクトマネージャーがチームメンバーやステークホルダーとのコミュニケーションをスムーズに行うためにも重要です。プロジェクトマネージャーは、チームメンバーやステークホルダーが持っている専門的な知識を理解し、それに基づいて計画や決定を行うことができるようになる必要があります。プロジェクトマネージャーにテクニカルスキルがあることで、プロジェクトの質の向上への寄与も期待できます。

分析・問題解決スキル

プロジェクトマネージャーに求められる具体的なスキルの3つ目は、分析・問題解決スキルです。分析力は、プロジェクトの要件や目標を明確に理解し、最適なソリューションを見つけるために必要です。これには、データの収集や分析、そしてその結果をもとに決定を下す能力が含まれます。また、リスクマネジメントにおいても重要な役割を担うことになります。

問題解決スキルは、プロジェクトの過程で発生する問題を迅速かつ効率的に解決するために必要です。これには、問題の発見、根本原因の分析、解決策の選定、実行、そして効果の検証までの一連のプロセスを経験し、熟練していることが求められます。

分析力と問題解決スキルは、プロジェクトマネージャーが持つべき基本的なスキルの一つであり、それらを磨くことで、プロジェクトの運営においてより質の高い決定を下せるようになります。

コミュニケーションスキル

プロジェクトマネージャーに求められる具体的なスキルの4つ目は、コミュニケーションスキルです。コミュニケーションスキルは、プロジェクトの成功に向けて、多様なステークホルダーとの調整・説明を行う上で不可欠なスキルです。プロジェクトマネージャーは、上司・部下、そして関連する部署や関係者とのコミュニケーションを行う必要があります。良好なコミュニケーションを行うために、次のような能力を持つ必要があります。

・相手との適切なコミュニケーション方法が選べる
・相手に対して明確かつ正確な情報を伝えられる
・相手の意見や要望を理解し、それに応じたアクションが起こせる
・相手とのコミュニケーションを円滑に運営し、トラブルを最小限に抑えられる

プロジェクトチームやステークホルダーに対しての意思決定の説明や、プロジェクトの進捗状況の報告においても、コミュニケーションスキルは重要な役割を担うことになります。

ビジネススキル

プロジェクトマネージャーに求められる具体的なスキルの5つ目は、ビジネススキルです。ビジネススキルは、プロジェクトを遂行するために必要な経営的な視点や知識を持つことが求められます。たとえばプロジェクトマネージャーは、プロジェクトの戦略的な目的を明確に理解し、それに合ったタスクやアクティビティを選択し、実行できる必要があります。たとえば市場動向・競合環境・顧客ニーズなどを理解し、それらを考慮した戦略を立てることが求められます。また、プロジェクトのリソースを効率的に管理し、最大限の効果を発揮するように調整できる必要があります。これには、人員や費用、スケジュール管理のためのツールや手法を熟知し、それを適切に運用することが求められているのです。

プロジェクトマネージャーにビジネススキルがあることで、プロジェクト管理における幅広い仕事に対しても、柔軟でスピーディーな対応が可能になります。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理の仕事であるプロジェクトマネジメントの基本概要・実際の仕事・必要な能力とスキルを解説しました。プロジェクトマネジメントは、プロジェクトの成功に向けて、タイムリーかつ効率的・効果的に目標を達成するために重要です。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの計画・実行・監視・制御・終了までのすべてのプロセスを統括することが求められ、そのためには、能力とスキルが必要です。

これらの能力やスキルを持っていることで、プロジェクトを適切に管理し、スムーズに遂行できるでしょう。