プロジェクト管理に必要な能力とは？

はじめに、プロジェクト管理に必要な能力を、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

スケジュール管理能力

プロジェクト管理に必要な能力の1つ目は、スケジュール管理能力です。

プロジェクトにおいてのスケジュール管理では、プロジェクト完了までに必要な作業を割り出し、タスクにします。そして、各タスクが完了するための作業時間を正確に算定し、メンバーにどのように割り当てるかを考え、期日を設定しタスク管理を行う必要があります。スケジュール管理では、高い精度で最適かつ正確なアサインができるかでスケジュール管理能力の有無を判断される傾向があります。適切なバッファを考慮し調整しながら円滑なプロジェクト進行に必要なスケジュール管理能力が求められます。

リスク管理能力

プロジェクト管理に必要な能力の2つ目は、リスク管理能力です。

プロジェクトを進めるうえで、さまざまなリスクが想定されます。たとえば、「仕様変更」「メンバーの長期離脱」「システム障害」などが考えられるでしょう。リスク管理では、計画段階であらかじめ考えられるリスクを洗い出し、受容可能なリスクの範囲・受容できないリスクに対する対応策を事前に検討しておく必要があります。リスク管理能力は、発生の可能性のあるリスクを把握・分析し、リスクにともなって発生する損害をできる限り回避する能力といえます。

人材育成能力

プロジェクト管理に必要な能力の3つ目は、人材育成能力です。

プロジェクトチーム内には、多くのメンバーや関係者が参加します。1つのプロジェクトを成功させることで、メンバーは今後の仕事の自信へとつなげていくでしょう。プロジェクトは人を成長させる場になります。メンバーに対して、必要に応じて褒めたり叱ったりしながら、モチベーションを高め、課題解決を促すことが大切です。「リーダーが指示を出してその通りにメンバーが動く」だけでは得られない体験をさせることができるのが、プロジェクトともいえます。

リーダーシップ

プロジェクト管理に必要な能力の4つ目は、リーダーシップです。

プロジェクト管理を行うリーダーという役割は、「ステークホルダーに対して影響を与える」ことが求められます。リーダーには、プロジェクト成功のための執念・プロジェクトのゴールとそのプロセスをメンバーに語れること・メンバーをゴールまでけん引すること・常に自分が成長しながら日々チームの成長に情熱を持つことなど、さまざまな要素が要求されます。これらを実践し、あらゆる相手に対して影響を与え続けることで、プロジェクトを達成することができるのです。

関連記事：プロジェクト管理ではリスク管理表が重要！作成のステップをわかりやすく解説

プロジェクト管理の能力と同時に身に付けたい知識とスキル

プロジェクト管理にはさまざまな能力が必要です。また、能力だけではなく、知識・スキルを身に付けて管理を行えば、よりスムーズなプロジェクト管理の実現が可能です。

ここでは、プロジェクト管理の能力と同時に身に付けたい知識とスキルを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

管理を行うプロジェクトの専門知識

プロジェクト管理の能力と同時に身に付けたい知識とスキルの1つ目は、管理を行うプロジェクトの専門知識です。

プロジェクト管理で必要なことは、プロジェクトの全体像の把握とプロジェクトに関連する専門知識です。プロジェクト管理をする人に専門知識がないことは、プロジェクトの流れや進め方が把握できても、計画段階で各フェーズにおいて達成すべきマイルストーンの設定ができなかったり、必要なタスクを落としたりすることにつながります。

プロジェクトに関する専門知識や技術力を身に付けることで、競合他社・業界の動向などの情報に敏感に反応できたり、自社と他社との差別化を図ることもできるようになるため、確実に理解しておく必要があります。

コミュニケーションをスムーズにするためのスキル

プロジェクト管理の能力と同時に身に付けたい知識とスキルの2つ目は、コミュニケーションをスムーズにするためのスキルです。

プロジェクト管理を行うためのスキルの1つとして、「コミュニケーション能力（コミュニケーションスキル）」が挙げられます。コミュニケーション能力とは、良好な人間関係を築くための「伝える力」とも言い換えることができます。プロジェクトを進める上で重要でありながら、身に付けるのが難しいスキルともいえるでしょう。コミュニケーション能力が高ければ、リーダー自身の言葉で、メンバーやクライアントを納得させることができます。リーダーの言葉で人を動かし、共感を持ってプロジェクトを推進していくことで、プロジェクトの成功に近づいていくといえます。

状況把握・トラブル対応力

プロジェクト管理の能力と同時に身に付けたい知識とスキルの3つ目は、状況把握・トラブル対応力です。

プロジェクト管理を行ううえで、常に最新の状況を把握し、タスクを進めるうえで起こったトラブルに適切に対応していく力が必要です。そのためには、リーダーはメンバーに対して進捗が把握できるよう指示を出す必要があり、さらに、コミュニケーションを取りながら問題が発生していないかに気づくことが求められます。これらのリーダーの能力だけに依存することは危険ともいえ、能力をカバーするためのツールを導入することは、スムーズに状況の把握とトラブルの発生が感知・可視化できるような環境を整えるために効果的といえます。

関連記事：プロジェクト管理を行うプロジェクトマネージャーの仕事・必要な能力・スキルを徹底解説

プロジェクト管理を行うために必要な能力以外の要素

プロジェクト管理の能力・知識・スキルを身に付けてプロジェクトを進めるうえで、他にも必要な要素があります。

ここでは、プロジェクト管理を行うために必要な能力以外の要素を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

明確な目標

プロジェクト管理を行うために必要な能力以外の要素の1つ目は、明確な目標です。

プロジェクトにおいて、成果物を定めることが重要です。しかし、成果物を設定するだけでは、その過程の途中でメンバーに迷いが生じることが懸念されます。プロジェクトを進めるときは、成果物以外に、各フェーズごとに目標を定めると良いでしょう。メンバーはフェーズごとのマイルストーンを達成することで、確実に成果物へ近づいている実感を持ってプロジェクトに参加できます。

また、プロジェクト憲章を作成すれば、プロジェクトの存在が正式に承認され、顧客のニーズ・要件・制約・顧客ニーズの理解範囲などが明確に示され、より目標を明確にとらえながらプロジェクトを進め、目標達成に繋げることができます。

プロジェクトの理解

プロジェクト管理を行うために必要な能力以外の要素の2つ目は、プロジェクトの理解です。

プロジェクト管理を行うリーダーは、「何のためのプロジェクトなのか」という目的と「何をすればいいのか」という方法を明確に理解しておく必要があります。プロジェクトリーダーが明確に理解していないものをメンバーに正確に伝えることはできません。また、チームメンバーをけん引することも難しいでしょう。リーダーは一貫性を持ってプロジェクトを進め、変更に対して柔軟かつ慎重に判断できるよう、プロジェクトを理解しておく必要があります。

冷静な判断

プロジェクト管理を行うために必要な能力以外の要素の3つ目は、冷静な判断です。

リーダーはチームメンバーをけん引する立場として、日頃から自身の感情に流されないようにすることが求められます。プロジェクトを行う中では、突発的なトラブルの発生もあるでしょう。そのようなときでも冷静さを保ち、柔軟に対処することが必要です。そのためにも、考えられるリスクを想定し、優先順位を設定しながら解決策を検討するというリスクマネジメントをおこなっておくことがおすすめです。

関連記事：プロジェクト管理に欠かせない目的の設定を徹底解説

プロジェクト管理の能力を伸ばす方法

プロジェクト管理に必要な能力は鍛えることが可能です。ここでは、プロジェクト管理の能力を伸ばす方法を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジを蓄積していく

プロジェクト管理の能力を伸ばす方法の1つ目は、ナレッジを蓄積していくことです。

プロジェクトは1度だけではなく、何度も同じようなプロジェクトを担当することがあります。そのような場合に備えて、ナレッジと呼ばれる知識・経験を蓄積していくことが必要不可欠です。ナレッジを参考に、似たようなプロジェクトに活かすことができます。また、誰がリーダーになっても、ナレッジを確認することで、プロジェクト管理を実施することができ、リーダー業務のスキルアップに繋げることができます。

サポートしてくれるツールを導入する

プロジェクト管理の能力を伸ばす方法の2つ目は、サポートしてくれるツールを導入することです。

プロジェクト管理といっても「人材管理」「スケジュール管理」「予算管理」などさまざまな管理を行う必要があります。これらの管理を一元化する機能を提供しているのが、プロジェクト管理ツールになります。プロジェクト管理ツールがあれば、複数のプロジェクトを1つのツールで管理できるメリットもあります。

また、参加するメンバーの誰もがガントチャートなどでひと目でプロジェクトの進捗がわかるようになるので、遅れが生じていることや問題の発生に気づくことができます。リーダーが行う進捗管理だけでなくメンバー全員の目で進捗が確認できるため、チームの一体感も高まります。

資格を取得する

プロジェクト管理の能力を伸ばす方法の3つ目は、資格を取得することです。

プロジェクト管理の能力を数値化するためには、資格の取得もおすすめです。具体的な資格としては、独立行政法人情報処理推進機構（IPA）による国家資格「プロジェクトマネージャー試験（PM）」、PMI日本支部が管轄する「PMI®」などがあり、プロジェクトマネジメントに関する知識を習得できます。難易度が高く取得するために労力が必要ですが、リーダーとしての信頼につながるためおすすめといえます。

関連記事：【2023年版】プロジェクト管理ツールおすすめ15選を徹底比較！5つの確認ポイントも紹介

まとめ

今回は、プロジェクト管理に必要な能力・身に付けたい知識とスキル・その他の要素を解説し、プロジェクト管理に必要な能力を伸ばす方法を紹介しました。

プロジェクト管理を行うためには、スケジュール管理能力・リスク管理能力・人材育成能力・リーダーシップなど、さまざまな能力が求められます。また、能力以外にも、専門知識・トラブル対応などのスキルも必要です。これらを伸ばすためには、ナレッジを蓄積し、次のプロジェクトにナレッジを活用していくこと・資格を取得して知識を得ることが有効といえます。

また、プロジェクト管理ツールを導入することもおすすめです。プロジェクト管理ツールがあれば、複数のプロジェクトをスムーズに一元管理できます。自社に合うプロジェクト管理ツールの導入の検討をすると良いでしょう。