プロジェクト管理におけるリスク管理表とは

プロジェクト管理ではプロジェクトが抱えているリスクを整理し、トラブルに対して適切に対応するための事前準備をしておく必要があります。

リスク管理表には、プロジェクトが抱えているリスクが明文化されており、その影響度合いや対応方法が記載されているのが一般的です。リスクを事前に明確にし、チームのメンバーがそれらの原因や対応方法を認識しておくことで、トラブルに発展したときにも、その影響を最小限にとどめる効果もあります。

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プロジェクト管理におけるリスク管理表の重要性

ここでは、プロジェクト管理におけるリスク管理表の重要性について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

リスクの複雑化

リスク管理表の重要性、1つ目はリスクの複雑化です。

現代のビジネス環境では、プロジェクト管理において発生するリスクが複雑化しています。これは、グローバル化やデジタル化、法的要件の変化などの要因によって引き起こされています。例えば、プロジェクトのグローバル化により、文化的な違いや言語の壁や通貨の変動などのリスクが発生する可能性があります。また、デジタル化によって、サイバーセキュリティの脅威やデータの紛失、クラウドサービスの障害などのリスクが生じます。

このように多種多様なリスクが相互に関係し、複雑化しています。そのため、リスクを適切に管理・対応するためにもリスク管理表は重要性を増しています。

業務体制の変化

リスク管理表の重要性、2つ目は業務体制の変化です。

近年、ビジネスシーンにおける業務体制は急激に変化しました。コロナの感染爆発以後のフレキシブルワークスタイルでは、従来のオフィスに縛られない働き方が可能になり、テレワークやフレックスタイムなどが一般化しました。また、デジタル化によって業務プロセスが変化し、クラウドサービスやAIなどの導入によって業務の自動化が進んでいます。

従来の手作業や紙ベースの業務が効率化され、生産性や品質が向上することが期待される一方、さまざまなワークスタイルを持つ人間が関わることで生じる新たなセキュリティ課題も多くなりました。これらに対処するためには、情報セキュリティの強化はもちろん、リスク管理表の導入をはじめとした適切なリスクマネジメントが必要だといえるでしょう。

リスク対応の迅速化

リスク管理表の重要性、3つ目はリスク対応の迅速化です。

ビジネス環境が急速に変化する中でビジネスリスクが複雑化・多様化していることから、リスク対応の迅速化が求められています。また、近年では自然災害やサイバーセキュリティリスクなどの発生頻度や影響範囲が拡大していることもあり、迅速なリスク対応の重要性が高まっています。

そのため、多くの企業がリスクマネジメントに注力し、リスク対応の迅速化を図っています。リスク管理表はリスク対応の迅速化を実現していくうえで特に重要な役割を担っていると考えられます。

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プロジェクト管理のためのリスク管理表作成の5つのステップ

ここでは、プロジェクト管理に必要なリスク管理表を作成するための具体的なステップについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

記載項目の選定

リスク管理表作成の5つのステップ、1つ目は記載項目の選定です。

リスク管理表を作成する前に、表にはどのような情報をまとめる必要があるかを明確にしておかなければなりません。例えば、リスクの内容・影響度・発生確率・対応策などが挙げられます。必要な情報を選定し、表のフォーマットを決めます。余分な手間を避けるためにも、プロジェクト進行中にリスク管理表のフォーマットを変更することは極力避けたいため、慎重に選定する必要があるでしょう。

リスクの洗い出し

リスク管理表作成の5つのステップ、2つ目はリスクの洗い出しです。

記載項目の選定を終えたら、プロジェクトや業務に潜むリスクを洗い出しましょう。リスクを洗い出す作業は、プロジェクトや業務に詳しい人々から情報を集め、様々な角度からリスクを考えながらチームでブレーンストーミングを実施するなどして行いましょう。リスクの大小に関わらず、過不足なくできるだけ沢山のリスクを出しておくことは、リスク管理表の質を左右する重要な作業です。

リスクの分析

リスク管理表作成の5つのステップ、3つ目はリスクの分析です。

リスクを洗い出したら、そのリスクがどのような要因で発生するのかを分析します。リスクの発生原因を明確にしておき、さらにプロジェクトのどの段階・どの要素でそれが発生するかをカテゴライズしておくことで、トラブルを構造化し、発生リスクの軽減をはかったり、対策の効果を高めたりできます。

リスクの評価

リスク管理表作成の5つのステップ、4つ目はリスクの評価です。

リスクの発生確率や影響度などを評価します。評価基準は企業によって異なりますが、一般的には、リスクの発生確率や影響度に高・中・低などの評価を与えます。すべてのリスクを未然に防げることがベストですが、プロジェクトによってはリスクのある道を選択しなければならないケースも出てくるでしょう。そのときに、リスク評価が適切にされていれば、迷うことなく迅速かつ正確に意思決定をはかることができます。

リスクの対応策決定

リスク管理表作成の5つのステップ、5つ目はリスクの対応策決定です。

リスクを回避するための方策やリスクが発生した場合の対応策を丁寧に検討し、実施可能な対策を事前に決定しておきます。決定した対策をリスク管理表に記載し管理することで、リスクによる影響を最小限にとどめることが可能です。また、トラブル発生時の意思決定フローを明確にしておくことも重要です。

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プロジェクト管理でリスク管理表を運用する3つのポイント

ここでは、リスク管理表を運用するために注意すべきポイントについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

担当者の決定

リスク管理表を運用するための3つのポイント、1つ目は担当者の決定です。

リスク管理表を適切に運用するためには、リスク管理担当者を決定し役割を明確に与えておく必要があります。担当者はリスク管理表の更新や対応策の実行などを行い、プロジェクト全体のリスクマネジメントに寄与します。また、担当者にはリスク管理に関する知識や経験が必要であり、専門的なトレーニングを受けることが重要です。

チェックスケジュールの決定

リスク管理表を運用するための3つのポイント、2つ目はチェックスケジュールの決定です。

リスク管理表の質を向上させるためにも定期的なチェックが必要です。チェックスケジュールを決定し、定期的にリスク管理表を見直すことで、リスクの変化や対応策の実行状況を把握できます。

リスク管理表の更新方法決定

リスク管理表を運用するための3つのポイント、3つ目はリスク管理表の更新方法決定です。

リスク管理表はプロジェクトの進捗状況や外部環境の変化に合わせて、定期的に更新する必要があります。リスクの発生確率や影響度・対応策の効果などを再評価し、必要に応じてリスク管理表を更新し、リスクマネジメントの精度を向上させましょう。リスク管理表の更新スケジュールをある程度決めておくことで、対症療法的な更新を避けられ、体系的にリスク管理表の品質を高めていくことができます。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理におけるリスク管理表について、その重要性と運用におけるポイントを中心に解説しました。急速な変化を見せる昨今のビジネスシーンにおいて、適切なリスクマネジメントは必要不可欠だと言えるでしょう。そのなかでも特に重要なのが、リスクを明確に洗い出し、その影響度合いや対応策を事前にまとめたリスク管理表です。

これからプロジェクトマネジメントを始めようとする方にとって、質の高いリスク管理表を作成することは、何かがあった時の自身の防衛策にもつながります。リスク管理表作成に困ったときには、ぜひこの記事を参考にしてみてください。