プロジェクト管理の体制でキーマンとなる役職

ここでは、プロジェクト管理の体制でキーマンとなる役職として、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

PM

役職の1つ目は、PM（プロジェクトマネージャー）です。PMの役割は、進捗状況確認や成果物のフィードバックなど、プロジェクト全体の管理です。

プロジェクトの進捗に問題があれば、即座に対策を立案します。また、プロジェクトメンバーに加えてクライアントなど外部を含めたすべてのステークホルダーと関わり、それぞれが良好な関係を築けるよう働きかけなければなりません。また、プロジェクト計画の最終的な成果についても、責任者となっています。

PL

役職の2つ目は、PL（プロジェクトリーダー）です。PLの役割は、PMの立案した計画を実際に実行するチームのリーダーです。

チームメンバーに関わり、プロジェクトメンバー全員を束ねる現場監督として確実な業務遂行を図ります。メンバーのタスク進捗状況や全体の進捗をチェックし、それらを問題なく進めることが重要な役割です。ただし、基本的に関わるステークホルダーはプロジェクトメンバーのみであることがPMとの違いです。

PMO

役職の3つ目は、PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）です。PMOの役割は、PMをサポートして客観的に評価することです。

プロジェクト全体のうち、PM1人では対応しきれない部分をサポートすることで、プロジェクトの進行を促進します。PMOには一定の権限を与え、PMの支援を十分に行えるようにしましょう。

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プロジェクト体制図を作成・管理するメリット

プロジェクト管理の体制を機能させるためには、プロジェクト体制図が大いに役立ちます。プロジェクト体制図は、プロジェクトにおけるステークホルダー同士の責任と役割について、わかりやすく階層構造で示した図です。

ここでは、プロジェクト体制図を作成・管理するメリットとして、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

メンバー間の意思統一促進

メリットの1つ目は、メンバー間の意思統一促進です。

プロジェクト体制図を作成することで、各タスクの担当者や責任者、相談先などが明確になります。また、メンバーがそれらを忘れてしまっても、プロジェクト体制図を参照すれば、メンバーはすぐに思い出せるでしょう。

指揮系統の明確化

メリットの2つ目は、指揮系統の明確化です。

大きなプロジェクトになると、プロジェクトメンバーが増えて指揮系統が複雑になりがちです。指揮系統がわかりづらいと、報告や相談の遅れが生じ、プロジェクト全体の進行にも影響が出かねません。しかし、プロジェクト体制図で指揮系統を明確化すれば、指示を出す側と受ける側双方が、すぐに指揮系統を把握できるため、速やかに報告や相談ができるようになるでしょう。

プロジェクトの全体像把握

メリットの3つ目は、プロジェクトの全体像把握です。

プロジェクト開始前にプロジェクト体制図を作成し、メンバー同士で共有しましょう。これにより、メンバーはチーム編成やメンバー、指揮系統などが一目で理解できます。また、クライアントなど外部に対してプロジェクトを説明するときにも、プロジェクト体制図を活用すればプロジェクト体制がわかりやすくなるでしょう。

プロジェクトの変更点を把握

メリットの4つ目は、プロジェクトの変更点を把握できることです。

プロジェクトを進行していく過程で、チームメンバーや工程などを変更することも珍しくありません。しかし、プロジェクト体制図をこまめに更新しておくことで、プロジェクトの変更点を速やかに把握でき、プロジェクトの変更が原因で混乱が生じることも予防できます。

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プロジェクト体制図を作成・管理するポイント

ここでは、プロジェクト体制図を作成・管理するポイントとして、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

指揮系統の一本化

ポイントの1つ目は、指揮系統の一本化です。

1人のメンバーに、複数のリーダーから別々の指示がまとめて出ると、そのメンバーは混乱してタスク遂行に悪影響を与えかねません。そのため、1人のメンバーには1人のリーダーからしか指示を出さないようにして、メンバーを迷わせないようにしましょう。また、トラブルが発生したときも、指揮系統の一本化をしてトラブルの報告先を決めておけば、おのずと速やかに報告できるようになります。

各メンバーの役割分担の明確化

ポイントの2つ目は、各メンバーの役割分担の明確化です。

プロジェクト体制図を一目見ただけで、チームの役割や構成メンバー、さらにはメンバーそれぞれの役割がわかるように、プロジェクト体制図を整理しましょう。これにより、どのチームの誰とやり取りすればよいか明確になり、プロジェクトの関係者同士でコミュニケーションを取りやすくなります。特に、お互いよく知らない他事務所や他社同士でプロジェクトを推進する場合には、より重要なポイントとなるでしょう。

常に最新の体制を反映

ポイントの3つ目は、常に最新の体制を反映することです。

プロジェクトの進行中、メンバー変更や役割分担変更など、体制が変化することは珍しくありません。それらの変更を速やかに行うことで、情報漏えいや情報伝達の遅れを防止できます。このことは、プロジェクトの円滑な進行にも欠かせません。体制が変化することが決まったら、PMやPLが、速やかに最新の体制を反映したプロジェクト体制図を作成しましょう。

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プロジェクト管理体制をRACIチャートで明確に

プロジェクト管理体制を明確に示すために有効なモデルの1つが、RACIチャートです。ここでは、RACIチャートを構成する要素として、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

R：Responsible（実行責任）

1つ目は、R：Responsible（実行責任）です。

直接タスクを実行して、責任を負う役割です。実行責任者を複数設定する場合もありますが、報告先や質問先がわかりづらくなるため、1つのタスクに1人設定する方がベターです。

A：Accountable（説明責任）

2つ目は、A：Accountable（説明責任）です。

タスク完了を総括して責任を担う役割ですが、必ずしも実際にタスクを実行するメンバーから選ばれるとは限りません。PMか管理職、もしくは役員が務めることもあります。1つのタスクに1名のみ説明責任者を任命することで責任の所在を明確にすることが通例です。

C：Consulted（協業先）

3つ目は、C：Consulted（協業先）です。

実行責任者からタスクについて相談を受け、アドバイスする役割です。協業先は複数置かれることも珍しくなく、マイルストーンや成果品ごとに置かれることもあります。

I：Informed（報告先）

4つ目は、I：Informed（報告先）です。

タスクの進捗状況・完了報告のみを受ける役割で、タスクを進めるときには一方的にそれらの報告を受けることとなります。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理の体制でキーマンとなる役職や、プロジェクト管理に大いに役立つプロジェクト体制図、さらにはRACIチャートを解説しました。

プロジェクトで重要な役割を担うキーマンには、PMやPL、PMOがあります。また、彼らを含めたプロジェクト体制図を作ると、役割分担や指揮系統が明確になるので、よりプロジェクト管理が容易になるでしょう。またRACIチャートを用いると、よりプロジェクト管理体制が明確になるのでおすすめです。