タスク管理における時間管理の必要性

業務でのタスク管理において時間管理は非常に重要な要素です。働く時間が限られている以上、時間の管理は欠かせません。タスクがこなせず勤務時間を超えて仕事をしてしまうと、余裕がなくなり他のスタッフに悪影響を及ぼしてしまう可能性があります。また、残業が増えることで身体的・精神的な負担が大きくなる恐れがあります。

そのため、時間の使い方を熟考し、効率的に行動することが大切です。うまく時間管理をすることで、業務の生産性を上げると共に、働き方の改善が見込めるでしょう。

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時間管理・タスク管理の手順

では、実際に時間管理・タスク管理はどのような手順で行えばよいのでしょうか。ここでは、時間管理・タスク管理の手順について、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクをリスト化する

時間管理・タスク管理の手順の1つ目は、タスクをリスト化することです。タスクをリスト化すると重要な業務の抜け漏れが削減でき、トラブルに発展するリスクを抑えることができます。

全てのタスクをリスト化しておくことで、業務量や時間の配分などスケジュールが立てやすくなります。さらに、細かい業務まで把握でき、綿密な計画を立てた上で業務に取り組むことが可能です。業務に取りかかる前に、タスクをリスト化しておきましょう。

タスクの優先順位を付ける

時間管理・タスク管理の手順の2つ目は、タスクの優先順位を付けることです。タスクによって、重要度・緊急度は異なります。優先度は、「緊急度」と「重要度」を基準に設定することをおすすめします。

例えば、以下のようにタスクを分類しましょう。

優先度を設定することで、どのタスクから行うべきかが明確になります。もし優先度の設定に迷う場合には、上司に助言を求めてみるのも良いでしょう。

タスクの所要時間・期限を決める

時間管理・タスク管理の手順の3つ目は、タスクの所要時間・期限を決めることです。タスクごとに業務の内容や量が異なり、要する時間に差が生じます。

例えば、今までに経験のない業務に取りかかる場合、1から準備をする必要があるため、ある程度時間を費やす可能性があります。新たな業務や業務量がある時は、時間を多めに配分しておきましょう。

スケジュールに落とし込む

時間管理・タスク管理の手順の4つ目は、スケジュールに落とし込むことです。タスクをスケジュールに組み込んでいくことで、どのタイミングでいつまでにタスクを終わらせればよいのかが把握しやすくなります。また、重要でない業務を見極め、効率よく業務を終わらせることにもつながります。

例えば、短納期のプロジェクトがあった場合、優先順位の低い業務をスケジュールから外し、効率的に進めることも可能です。タスクの進捗状況を確認しながら、その都度スケジュール調整を行いましょう。

時間管理・タスク管理のコツ

時間管理・タスク管理を円滑に行うには、何に注意すればよいのでしょうか。ここでは、時間管理・タスク管理のコツについて、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

実現可能な予定を立てる

時間管理・タスク管理のコツの1つ目は、実現可能な予定を立てることです。実現できない予定を立ててしまうと、タスクを確実に終わらせることができません。

例えば、資料の収集や作成が苦手な方の場合、他の方よりも時間を費やすことを見越してスケジューリングする必要があります。また、予期せぬトラブルが起こるとさらに時間がかかったり、作業の質が落ちてしまったりする可能性があります。自分の能力を判断した上で、現実的な予定を立てましょう。

1時間・30分単位で立てる

時間管理・タスク管理の2つ目のコツは、1時間・30分単位で立てることです。時間をコントロールするときには、5分や10分といった細かい単位で設定すると、目標の時間内にタスクを完了するのが難しくなる可能性があり、管理自体が複雑になってしまいます。そのため、初期段階では30分から1時間程度の時間枠で時間を管理する方が、適切で持続可能であると言えます。

30分もしくは1時間ごとに分割しておくことで、スケジュールが立てやすく、業務を進めやすくなるでしょう。

情報は一箇所にまとめる

時間管理・タスク管理の3つ目のコツは、情報を一箇所にまとめることです。複数の場所で情報を管理していると、必要なときに欲しい情報が見つからないといった事態を招いてしまいます。「依頼するタスクはカレンダー、取引先との打ち合わせの予定はメール、仕事のスケジュールは会社のスケジュール帳」といった情報が分散している状態はおすすめできません。

情報がいくつもの場所に散在していると、必要な時にどこを確認すれば良いのかが把握できなくなってしまいます。情報の見落としを増加させ、誤りを引き起こす可能性が高まるため、情報は1箇所にまとめた上で管理していきましょう。

ツールを使う

時間管理・タスク管理の4つ目のコツは、ツールを使うことです。職務における時間管理では、ツールの活用がおすすめです。

今日では、時間管理を助ける多くのツールが存在しています。ツールをうまく活用することで、時間管理をより容易に行えるようになります。タスク管理アプリ・時間トラッキングツール・カレンダーシェアリングツールなどは、ビジネスで一般的に用いられています。自分のニーズに適したツールを見つけ、日々の業務に組み込んでいきましょう。

時間管理・タスク管理のおすすめツール7選

時間管理・タスク管理を効率的に行うには、ツールの活用をおすすめします。ここでは、時間管理・タスク管理のおすすめツールとして、以下の7つを紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

Timesheet

Timesheetはカレンダーを使用し、作業時間を管理できるタスクの時間管理アプリです。シンプルなデザインかつ素早く簡単に記録でき、タスクが予定通り進んでいるのかを把握できます。アプリ内で時間追跡のデータを視覚的に確認でき、作業時間のデータのエクスポートもできるため、タスクにかかった時間の分析をしたいときにも便利に使えるでしょう。

Timesheetの特長

1. カレンダー形式の作業時間記録アプリ
2. ストップウォッチ機能・繰り返しアラーム機能付き
3. 合計時間を日数・作業名・タグなどの単位で確認可能

詳細はこちら: https://apps.apple.com/jp/app/timesheet-時間記録/id870644777

TimeCrowd

TimeCrowdは、簡単な操作で社員の稼働時間を可視化できるタスクの時間管理ツールです。ブラウザやChromeの拡張、アプリを通じて記録でき、自動でレポート集計を行う機能も備えています。リアルタイムで担当者がどのタスクを行っているかが確認できるため、リモートワークの環境下でも便利に使えるでしょう。シンプルな設計で使いやすく、記録したデータを可視化するための機能が揃っている時間管理アプリです。

TimeCrowdの特長

1. リアルタイムで業務の進捗状況を可視化できる
2. プロジェクトの工数・稼働時間を管理できる
3. カレンダーやチャットツールなどさまざまなアプリと連携して使える

詳細はこちら: https://timecrowd.net/

Time Doctor

Time Doctorは、チームでの時間管理に適したタスクの時間管理ツールです。自動時間追跡があり、秒単位で自分と従業員の時間を追跡して個々のプロジェクトやタスクに費やした時間を計測できます。メールでレポートを受け取ることもできるため、作業時間を分析し、無駄な時間の短縮や生産性を向上させたい企業に向くツールと言えるでしょう。

Time Doctorの特長

1. ユーザーがどのタスクにどれだけの時間を使ったかをつぶさに計測可能
2. 在宅勤務やテレワーク環境下で社員の時間管理が可能
3. 14日間無料で試せる

詳細はこちら: https://www.timedoctor.com/

Toggl Track

Toggl Trackは、チーム全体の時間を追跡できるタスクの時間管理ツールです。シンプルな操作性でボタン1つをクリックするだけで時間追跡の開始と終了が行えます。また、レポート機能があるため、どのタスクやプロジェクトにどれだけの時間がかかったのかを把握することも可能です。複数の業務を同時に追跡できるため、チーム全体の作業負担を管理することに役立つでしょう。

Toggl Trackの特長

1. 作業時間の内訳を確認できるレポート機能付き
2. ボタン1つクリックするだけというシンプルな操作で時間追跡の開始と終了が可能
3. SlackやGoogleカレンダーなど連携できるアプリが豊富

詳細はこちら: https://toggl.com/track/

Timetodo

Timetodoは、さまざまな機能が搭載された業務をサポートしてくれるタスクの時間管理アプリです。次にやるべきことが分かりやすく、後にやることも通知できる機能が備わっています。日時が近いタスクを上に表示することや、緊急度によって色を変えることなども可能です。複数のタスクをグループ化して管理できるのも特徴のひとつです。1日に多くのタスクがあっても今やることを瞬時に把握したい人に向いています。

Timetodoの特長

1. 複数のタスクをグループ化して管理可能
2. 次にやることが一目でわかるシンプルな表示
3. 繰り返し設定やサブタスクの作成など多岐に渡る設定が可能

詳細はこちら: https://apps.apple.com/jp/app/timetodo/id400891469

Be Focused

Be Focusedは、世界の500万人以上のユーザーから信頼されているタスクの時間管理アプリです。直感的な操作でタスクにタイマーを設定することができます。個々のタスクにはメモと納期を追加できるため、情報の一元化にも役立ちます。短い時間で集中して、確実にタスクをこなしていきたいときに向くアプリと言えるでしょう。

Be Focusedの特長

1. タスクにタイマーを設定でき、時間管理が可能
2. 複数のタスクをアプリ内で並行して管理可能
3. 無料でMacにも対応しiPhone・Apple Watchなどでも使用可能

詳細はこちら: https://apps.apple.com/jp/app/be-focused-focus-timer/id973130201

Jooto

Jootoは、約1,900社の企業が導入し、40万以上のユーザーが利用しているタスクの時間管理ツールです。直感的に利用できるレイアウトで、タスクやプロジェクトの管理がしやすいのが特徴です。パソコンだけではなく、スマホやタブレットからも利用できます。また、タスクの納期を設定するだけで簡単にガントチャートを作成できるため、スケジューリングがしやすくなるでしょう。

Jootoの特長

1. 未着手・完了・進行中などタスクのステータスが一目で把握できる
2. 基本操作がドラック＆ドロップで直感的に操作できる
3. 4名まで追加でき、組織あたり100MBまで試用できる無料プランがある

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

まとめ

今回は、時間管理・タスク管理に役立つツール7選に加え、手順やコツも詳しく解説しました。効率的に業務を進めるには、ツールなどを利用して時間やタスクの管理をしていくことをおすすめします。また、日頃から複数の作業を並行している場合はツールを導入することで、生産性の向上や無駄な作業の削減などが見込めます。自分にあったツールを導入し、無駄を省きながら業務を遂行していきましょう。