タスク管理ができないことによる弊害

タスク管理ができないことが及ぼす影響として、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、タスク管理ができないことによる弊害について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

スケジュールの管理ができない

タスク管理ができないことによる弊害の1つ目は、スケジュールの管理ができないことです。

自らやチームが行うべきタスクを把握しなければ、計画が立てられずに納期が遅れてしまう可能性があります。例えば、全てのタスクを把握していない場合、スケジュールの漏れや優先順位がつけられないなどの問題が起こり、対応に遅れが生じてしまいます。

要領よく業務をこなせない

タスク管理ができないことによる弊害の2つ目は、要領よく業務をこなせないことです。

要領よく業務を進められないことで、納期に間に合わない恐れがあります。また、予想外の出来事が起こった場合に、対応できる余力が無くなるでしょう。

例えば、複数のプロジェクトを並行している場合、どちらかの業務が遅れてしまうと双方に影響を及ぼしてしまうことがあります。タスク管理を行うことは、円滑に業務をこなすために重要です。

タスク管理ができないときのよくある5つの原因

タスク管理ができないときには、何かしらの原因があります。ここでは、タスク管理ができないときのよくある原因として、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクを大まかに捉えている

タスク管理ができないときの1つ目の原因は、タスクを大まかに捉えているためです。やるべきことを大まかに捉えていると、業務の抜けや漏れが発生する恐れがあります。

例えば、宣伝用のポスターを作成するというタスクは、企画書の作成からデザインの選定、キャッチコピーの作成、印刷会社への発注などさまざまなタスクの集合体だと言えます。1つずつの業務を細分化しておくことで、行うべき作業が把握できるようになります。タスクを細分化していなかった結果、仕事の遅れや納期に間に合わないなどのトラブルが起こることもあるでしょう。

一人で抱え込みすぎる

タスク管理ができないときの2つ目の原因は、一人で抱え込みすぎるためです。一人で業務を抱え込んでしまうと非効率になり、納期に間に合わない可能性があります。

タスクが一人で行える業務量を超えていた場合、業務に遅れが生じ、結果的に納期が遅れて取引先に迷惑をかけてしまうことも起こりえます。プロジェクトのチームだけでなく、会社に迷惑をかけてしまわないように、自分の業務量を適切に管理していくことが大切です。

タスクを書き出さない

タスク管理ができないときの3つ目の原因は、タスクを書き出さないためです。全てのタスクを書き出さなければ、重要な業務が抜け漏れてしまうことがあります。

例えば、複数の業務を並行して進めていく場合、全てのタスクを管理していないと進捗状況を正確に把握できません。場合によっては行うべき業務ができておらず、支障をきたすこともあるでしょう。全てのタスクを書き出し、抜け漏れなどのトラブルを未然に防ぐことが大切です。

優先順位が把握できていない

タスク管理ができないときの4つ目の原因は、優先順位が把握できていないためです。仕事に取り組むときには、各タスクの優先順位を明確にしないと、どの仕事を最初に行うべきかが判別できません。

優先順位が把握できていないと、優先度が低いタスクを先に進め、急ぎで取り組むべき重要なタスクを後回しにしてしまうこともあるでしょう。また、タスクを先延ばしにすると、それが忘れ去られる可能性もあるので、注意が必要です。

タスクの見積もりができない

タスク管理ができないときの5つ目の原因は、タスクの見積もりができていないためです。一日の労働時間全体を具体的なタスク実行に費やせるわけではないことを理解する必要があります。

メールの返信や日報の作成など、ルーティンタスクも仕事時間内に含まれるからです。個々の作業はそれほど時間を取らないかもしれませんが、すべてを合計するとかなりの時間が必要だということが分かります。

しかし、タスク管理が得意でない人たちは、タスク実行以外にかかる時間を忘れてしまうことも少なくありません。全ての時間をタスクに割り当ててしまい、その結果、時間が足りずスケジュールが狂ってしまうことがあります。

タスク管理ができないときの5つの対策方法

ここまで、タスク管理ができないときのよくある原因を解説しました。では、タスク管理を円滑に行うにはどのような対策をすればよいのでしょうか。

ここからは、タスク管理ができないときの対策方法について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクを細分化する

タスク管理ができないときの1つ目の対策方法は、タスクを細分化することです。タスクを細分化することで抜け漏れを防げます。

また、プロジェクトを遂行する上で必要なタスクを細分化しておけば、他のメンバーに振り分けることも容易に行えます。タスクを細分化して抜け漏れを防ぎ、期限内に完了していきましょう。

タスクのスケジュール・優先度を確認する

タスク管理ができないときの2つ目の対策方法は、タスクのスケジュール・優先度を確認することです。重要なタスクを把握し業務を遂行することで、納期が遅れる心配はありません。例えば、タスクの優先順位を決定するためには「優先度と重要度のマトリクス」を使うと便利です。

具体的には、縦軸にタスクの重要性、横軸にタスクの緊急性を配置し、タスクを4つのカテゴリに分けていきます。タスクを緊急性と重要性の観点から分類し、それを明確に示すことで、タスクの優先順位がはっきりし、タスク管理がより容易になります。「優先度と重要度のマトリクス」のフレームワークを使うことで、緊急でないタスクを先に進めてしまう、あるいは重要なタスクを遅らせてしまうといった事態が防げるでしょう。

タスクの調整をする

タスク管理ができないときの3つ目の対策方法は、タスクの調整をすることです。各タスクの調整を行うことで、無理なく業務を遂行できます。例えば、各タスクの日程が短い場合、納期から計算し直すことでゆとりを持ちながら進められます。

また、各担当者の進捗状況によっては再度タスクの振り分けを行い、業務に支障が生じないように対応していくことが可能です。タスクの調整を行いながら、効率的に業務を進めていきましょう。

リマインドの仕組みを作る

タスク管理ができないときの4つ目の対策方法は、リマインドの仕組みを作ることです。リマインドの仕組みを作ることにより、抜け漏れを防げます。例えば、複数のタスクがある場合、ホワイトボードやアプリにスケジュールを記入し、常に最新情報をメンバーで共有できるようにします。

メンバー内で情報を共有できる仕組みを作っておくと、ミスを防ぎやすくなるでしょう。

ツールを活用する

タスク管理ができないときの5つ目の対策方法は、ツールを活用することです。タスク管理ツールを活用することで、進行中のプロジェクトの進捗状況が整理され、ひと目で確認できるようになります。また、チームメンバー間のコミュニケーションが円滑化するといったメリットもあります。

また、タスクの優先順位や期限を明確にして、効率的な業務遂行が可能になるとともに、作業履歴の保存により、後から確認や振り返りが容易になります。予算や規模に応じた機能がそろっているか確認をして、自社に適したツールの導入を検討しましょう。

まとめ

今回は、タスク管理ができない原因と対策法を詳しく解説しました。タスク管理ができない場合は、効率的に業務を遂行できずに会社や取引先に迷惑をかける恐れがあります。プロジェクトを成功させるためには日頃からタスクの管理を行うことが大切です。

本記事を参考に、状況に合った対策を取りながら、プロジェクトを成功に導いていきましょう。