タスク管理能力とは

タスク管理能力とは、自分自身やチームの作業を整理、優先順位付け、スケジューリング、そして完了するためのスキルのことです。プロジェクト管理においても重要な役割を担います。

タスク管理では、まず、実施すべき全てのタスクを洗い出すスキルが求められます。具体的には大きな単位のタスクを小さなタスクに分解するなど、粒度を合わせていきます。

タスクに、それぞれ優先順位を設定する能力も重要です。優先順位を決定するときには、期限・タスクの重要性・タスクの緊急性などを考慮していきます。その後は、いつまでに何をすべきか、全体のスケジュールに組み込んでいきます。完了後には、完了したタスクを見直し、必要に応じて調整を行うことも重要です。

タスク管理では、上記スキルを身につけ、適切にタスク管理を行うことが大切です。タスク管理能力を高められれば、効率的にタスクを進め、プロジェクト全体の生産性を向上できるでしょう。

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タスク管理能力を構成する主なスキル

主なタスク管理能力を構成するスキルについて、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

時間管理能力

主なタスク管理能力を構成するスキルの1つ目は、時間管理能力です。

時間管理能力とは、タスク開始から完了まで、自分の時間を効率的に使う能力のことです。時間管理能力が高い人は、自分のリソースを最大限に活用し、より多くの仕事をより少ない時間で完了できます。

たとえば、日々のタスクをリストアップし、それらに優先順位をつけ、いつ実行するかを決定することで、タスク全体の流れをスムーズにし最適化を図れるでしょう。

時間管理能力を高めれば、全体的なタスク管理能力を向上できます。

コミュニケーション能力

主なタスク管理能力を構成するスキルの2つ目は、コミュニケーション能力です。

コミュニケーション能力は、プロジェクト管理のメンバーなど複数人と一緒に仕事をするときに特に役立ちます。

たとえば、タスクを他のメンバーに依頼するとき、明確に指示することが重要です。単に依頼するのではなく、期待する結果・期限・進め方など、タスクを実行する上で必要な情報を伝えることが大切です。また、タスク管理に複数メンバーが関与して、それぞれアプローチ方法が違うことにより、意見が対立することもあります。これに対応するために、問題解決などのコミュニケーションが必要となるでしょう。

コミュニケーション能力が高いことで、複数メンバーのタスクの進行状況を共有・管理し、問題発生時にも原因をすぐに特定し、解決策を見つけることが可能です。

自発性

主なタスク管理能力を構成するスキルの3つ目は、自発性です。

自発性とは、自分自身で行動を起こして問題解決し、タスクを完了する意欲と能力を指します。

プロジェクト管理において自発的なメンバーは、自分たちの業務に責任を持っています。タスクが遅れている場合や問題が発生した場合、他人の対応を待つのではなく、自分で解決策を見つけようと自ら行動します。

自発性は、自分自身でタスクを管理・調整・問題解決できるため、タスク管理において重要な能力です。

分析力

主なタスク管理能力を構成するスキルの4つ目は、分析力です。

分析力とは、複数のタスクから、その特性・関連性を理解して整理できる能力です。タスクに優先順位を付けて、効率的に達成するためには何をすべきか戦略を立てます。また、タスクを遂行する上で問題が発生した場合、問題を分析してその原因を特定し、適切な解決策を見つけることも分析力に含まれます。

分析力はタスク管理を円滑に進めるためにも重要なスキルの一つです。

プランニング力

主なタスク管理能力を構成するスキルの5つ目は、プランニング力です。

プランニング力とは、複数のタスクをどのように進めるのかスケジュールを立てる能力のことです。複数のタスクから、それぞれの優先順位を付け、期限を設定していきます。一部のタスクには、他のタスクが完了するまで待たなければならないものもあります。タスクの適切な順序を決定し、それを計画に反映することは、効果的なプランニングの一部です。

プランニング力は、プロジェクトの目標達成に向けてタスクを効率的に管理するためにも必要なスキルです。

タスク管理能力が問われる場面

タスク管理能力が問われる場面を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

複数業務の進行

タスク管理能力が問われる場面の1つ目は、複数業務の進行です。

一人のメンバーが一度に多くのタスクを抱えることもあります。複数のタスクを全て納期までに完遂するためには、重要性や緊急度を的確に理解し、優先順位を決定し適切に対応するタスク管理能力が必須です。

プロジェクトマネージャーは、複数のプロジェクトを同時に管理することもあるでしょう。 優れたタスク管理能力を持つプロジェクトマネージャーは、各プロジェクトの状況を把握し、優先度を設定し、必要なリソースを適切に割り当て、全てのプロジェクトが計画通りに進行するように対応できます。

複数の業務の特性を理解し、効率的に進めるためにも、タスク管理能力が必要です。

コミュニケーション

タスク管理能力が問われる場面の2つ目は、コミュニケーションです。

タスクを適切に管理するためには、タスクに関与する関連部署やチームメンバー、クライアントとの明確なコミュニケーションが不可欠です。また、タスクが進行するにつれて、タスクの状況を他の人々に伝える能力、タスクに問題が発生した時に内容を的確に伝えて対処する能力も重要でしょう。

タスク管理能力は、社内外のさまざまな関係者と効果的にコミュニケーションをとるときに重要なスキルです。

プロジェクト管理

タスク管理能力が問われる場面の3つ目は、プロジェクト管理です。

プロジェクトは一連のタスクから成り立っています。各タスクの目的・期限・重要性・優先順位の理解、人員などのリソース配置、問題発生時の対応力が、プロジェクト全体を目標達成へと導きます。

プロジェクト管理においては、タスク管理能力が不可欠であり、これがプロジェクト全体の成功に大いに貢献します。

タスク管理能力が高い人の特徴

タスク管理能力が高い人の特徴を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

自己管理が可能

タスク管理能力が高い人の1つ目の特徴は、自己管理が可能であることです。

タスク管理能力が高い人は、自分の時間の調整・体力の調整など、自己管理ができていることが多いでしょう。自己管理ができる人は、個々のタスクに必要な時間を把握し、一日の作業時間を計画できます。また、自分の体力や集中力のピークを理解して、それに基づいて作業スケジュールの調整も可能です。

緊急度・重要度の把握が容易

タスク管理能力が高い人の2つ目の特徴は、緊急度・重要度の把握が容易であることです。

複数のタスクを実行する必要がある場合、全てのタスクに対して重要度・緊急度を把握し、優先順位をつけて、それぞれに対してスムーズに対応する必要があります。

タスク管理能力が高い人は、タスクがいつまでに完了しなければならないかという「緊急度」、タスクが全体の目標に対してどれほど重要であるかという「重要度」を認識しているため、効率的にタスクを進めることが可能です。

並行対応が可能

タスク管理能力が高い人の3つ目の特徴は、並行対応が可能であることです。

複数のタスクがある場合、できる時間は限られています。それぞれの優先順位を設定し、最も重要で緊急度の高いタスクから効率的にとりかかることが大切です。

タスク管理能力が高い人は、タスクにどれくらい時間がかかるかを把握しています。一つひとつのタスクに集中しながらも、関連する他のタスクに対しても、並行しながら処理することが可能です。

タスク管理能力を高めるメリット

タスク管理能力を高めるメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

トラブル予防

タスク管理能力を高めるメリットの1つ目は、トラブル予防です。

タスク管理能力が不十分だと、必要なタスクを忘れてしまい、業務の遅延やミスが発生する可能性もあります。そのため、業務の締切日時などをタスク化して、業務を見える形で把握しやすい工夫を取り入れることで、タスク管理能力を高めていくことが大切です。

タスク管理能力を向上させることは、トラブル予防にも役立ち、スムーズにプロジェクトを遂行することに役立ちます。

納期内対応

タスク管理能力を高めるメリットの2つ目は、納期内対応です。

納期を守り、業務やプロジェクトを滞りなく進めるためにも、タスク管理能力を高めることが重要です。なぜなら、タスク管理能力が高ければ緊急度・重要度を考慮することで、納期が迫っているタスクを最優先に対応できるためです。タスク管理能力を高める方法として、まず、自身が行うべき全てのタスクに対して優先順位をつけていくようにしましょう。

組織全体の生産性向上

タスク管理能力を高めるメリットの3つ目は、組織全体の生産性向上です。

タスク管理能力を身につければ、所属している部署全体のプロジェクト調整役として、各プロジェクトの目標達成に向けて、何をいつまでに対応すべきか、必要なタスクをまとめることができます。そうすることで、各プロジェクトに対して、目標達成する上でどこに問題があるかを特定でき、対策を打つことが可能であることはもちろん、組織全体の生産性向上につながります。

タスク管理能力を高める方法

タスク管理能力を高める方法を、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

記録

タスク管理能力を高める方法の1つ目は、記録です。

すでに完了したタスクと、これから取り掛かるタスクをそれぞれ明確に記録しておくことが重要です。タスクを記録する上では、どのようなタスクがあるのか、いつまでに実施するべきかを正しく整理することも必要です。

タスクを記録すれば、各タスクの実行状況を把握でき、途中で問題が発生した場合や計画の調整が必要な場合においても、必要に応じて対策を講じることが可能です。

スケジュール設定

タスク管理能力を高める方法の2つ目は、スケジュール設定です。

タスクの優先度を基に各タスクに時間枠を決めるなど、スケジュールを設定し、記録することで、タスクの進行状況を一目で確認できます。また、過去のスケジュールと比較することで、タスクの達成速度や作業効率を評価することも可能です。

コミュニケーション改善

タスク管理能力を高める方法の3つ目は、コミュニケーション改善です。

タスク管理では、プロジェクトの目標・各タスク実施目標を関係者と共有して、全員が同じ意識を持って取り組めるようなコミュニケーション改善が必要です。コミュニケーション改善が進めば、タスクの役割分担や期限、必要なリソースなどを明確に伝えることで、誤解や混乱を防ぎ、スムーズな実行を促すことができます。

また、タスクを進める上で、タスクの進捗共有や問題の報告、意見の交換など、頻繁かつ適切なコミュニケーションが求められることがあります。そのタイミングで、コミュニケーションが適切に行われると、問題が早期に発見され、迅速な対策が可能となるでしょう。

ツールを導入する

タスク管理能力を高める方法の4つ目は、ツールを導入することです。

プロジェクトには、さまざまなメンバーがいます。タスク管理能力が高い人もいれば、不十分と感じている人もいるでしょう。そのようなときは、メンバー全体のタスク管理能力を効率的に高められるツールを導入することがおすすめです。

ツールを導入すれば、タスクの関連性やフローも明確になり、抜け漏れなく管理が可能です。また、期限が近づいてきたら担当者にアラート通知し、対応を促すこともできます。タスク管理ツールを使って、全体のタスク管理能力を高めながらタスクの効率的な対応が可能です。

まとめ

今回は、タスク管理能力について、必要なスキル・能力が問われる場面・能力が高い人の特徴・高める方法について解説しました。タスク管理能力は主に、時間管理・コミュニケーション・自発性・分析力・プランニングなどから構成されています。これらの能力を高めることで、タスク管理能力も向上し、プロジェクトを円滑に進めることにも役立つでしょう。

タスク管理能力を効率的に高めるためには、ツールの導入がおすすめです。プロジェクトメンバーにタスク管理に不得意な方がいても、通知機能により期限のお知らせ、対応を促すことが可能です。