社内コミュニケーションのメリット

ここでは、社内コミュニケーションのメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内の情報共有を促進する

社内コミュニケーションのメリットの1つ目は、社内の情報共有を促進することです。社内コミュニケーションを円滑化することで、情報共有や情報交換がスムーズに行われる風通しのよい企業風土が醸成され、チームワークが向上します。その結果、生産性の上昇や従業員の積極的な業務参加、さらには役割の分担や進捗確認が促進されるでしょう。

従業員同士が一致団結して仕事に取り組めば、仕事をスムーズに進行させてクオリティの高い仕事を実現しやすくなるはずです。また、横断的なプロジェクトもやりやすくなり、結果的に他部署への理解も進みます。気軽な相談ができる環境であれば、新しいアイデアやビジネスの芽が生まれる可能性も高まるでしょう。

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従業員が感じるストレスを軽減させる

社内コミュニケーションのメリットの2つ目は、従業員が感じるストレスを軽減させることです。忌憚なく意見交換ができる環境が整うと、従業員が本音を隠してストレスを溜め込みにくくなるため、従業員のストレス軽減につながります。これには、関係性問わず従業員同士がコミュニケーションに心理的抵抗を感じず、良好な意思疎通ができることがポイントです。

社内コミュニケーションを通じて、上司が部下の不満や社内の問題点をキャッチできれば、人間関係の不満による離職リスクも軽減されるでしょう。また、従業員が気軽に悩みを周りに相談できる環境があれば、従業員は安心感をおぼえて辞職に至る可能性を軽減できるはずです。

企業収益をアップする

社内コミュニケーションのメリットの3つ目は、企業収益をアップすることです。例えば、営業と企画開発部門が円滑に連携できると、営業と企画開発が力を合わせることができ、顧客ニーズを的確に把握した上で商品開発・営業を行えます。その結果、顧客満足度が高まるでしょう。すると、顧客からの信頼度が上がってリピーター獲得だけでなく、新規顧客獲得にも好影響を与えるため、収益アップにつながっていきます。そのことが、従業員のやりがいの創出や企業ブランド向上など、さらなる好循環を生み出すでしょう。

社内コミュニケーションのメリットを半減させてしまう要因

ここでは、社内コミュニケーションのメリットを半減させてしまう要因を、以下の6点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

従業員同士が顔を合わせる機会が限られている

社内コミュニケーションのメリットを半減させてしまう要因の1つ目は、従業員同士が顔を合わせる機会が限られていることです。働き方の多様化が進み、テレワークや在宅勤務、時間差出勤が珍しくなくなった結果、従業員同士が直接対面することが減るケースが増えてきました。その結果、社内コミュニケーションに影響が出てくることは、十分想定されます。

もちろんチャットやオンライン会議で対話自体は可能ですが、今までオフィスで行っていたような、気軽な会話や雑談などのコミュニケーションは難しいかもしれません。

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雑談できる雰囲気がない

社内コミュニケーションのメリットを半減させてしまう要因の2つ目は、雑談できる雰囲気がないことです。時間外労働やコスト削減によって業務効率化を実現しようとする企業もあるでしょう。しかし、これでは従業員は限られた時間内で業務を遂行する必要があるため、雑談が減少して社内コミュニケーションも阻害されるかもしれません。

雑談が多すぎて業務に支障が出てはなりませんが、雑談の中に業務に役立つ話が出てくることもあるため、あえて一定の雑談ができる環境は整備しておくとよいでしょう。

従業員がコミュニケーションに消極的

社内コミュニケーションのメリットを半減させてしまう要因の3つ目は、従業員がコミュニケーションに消極的であることです。社内コミュニケーションの活性化を成し遂げるための取り組みを行っているものの、従業員がそれに積極的でない場合もあるでしょう。

また、チャットやメールによるコミュニケーションは行われているものの、直接的に会話することには抵抗感を持つ人も存在します。さらに、同じオフィス内ではコミュニケーションは取れているものの、経営層や部門外との距離を感じることも少なくありません。しかし、仕事上の会話に終始していては、コミュニケーション不足に陥ることもあるでしょう。

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従業員同士が互いを知らない

社内コミュニケーションのメリットを半減させてしまう要因の4つ目は、従業員同士が互いを知らないことです。特に大規模な企業においては、顔見知りではない従業員同士ではコミュニケーションが生まれにくいことが課題であることが珍しくありません。

業務が多忙では、従業員同士の相互理解を促進することが難しい場合もあります。しかし、組織として仕事を進めていくうえで、従業員同士のコミュニケーションを活性化させ、相互理解を深めることは欠かせない要素になります。

コミュニケーション手段が活用されていない

社内コミュニケーションのメリットを半減させてしまう要因の5つ目は、コミュニケーション手段が活用されていないことです。社内コミュニケーションを効果的に行うために、多くの企業がビジネスチャットや社内SNSなど新たなコミュニケーション手段の導入を進めています。ただ、これらの使用目的が明確でないため、十分に使われていないケースも少なくありません。これを防ぐには、実際の業務に活用する場面を考慮し、導入目的を明確にする必要があります。

また、ツールに慣れていない従業員が使いこなせていない場合もありますので、操作方法の理解を促す工夫が必要です。

セクショナリズムが発生している

社内コミュニケーションのメリットを半減させてしまう要因の6つ目は、セクショナリズムが発生していることです。特に規模の大きな会社においては、部門間の関係性が希薄で、従業員同士で会話のきっかけが掴めないことも珍しくありません。これにより、他部署との交流が少なくなり、セクショナリズムの傾向が強まります。

また、経営陣と現場の間にも隔たりがあり、役割や立場の違いがコミュニケーションを阻むこともあります。

社内コミュニケーションを高めるためのポイント

ここでは、社内コミュニケーションを高めるためのポイントを、以下の6点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内全体でコミュニケーション促進を図る

社内コミュニケーションを高めるためのポイントの1つ目は、社内全体でコミュニケーション促進を図ることです。社内コミュニケーションの活性化は、部署単位に留まらず、会社全体で取り組むことが重要です。

特に、社内コミュニケーションは組織風土に影響されることも少なくないので、上層部を含めて検討すべきことと考えます。社内コミュニケーションの活性度は、結果的に企業収益や定着率にも影響しうるので、全社を挙げて対策を検討する必要があります。

従業員同士の交流を促進する

社内コミュニケーションを高めるためのポイントの2つ目は、従業員同士の交流を促進することです。従業員同士が積極的に関わることを促すには、従業員同士の交流がしやすい環境の整備がポイントです。そのため、オフィス環境を見直して会話しやすい空間作りに努めましょう。オフィスレイアウトの変更や、カフェスペースの設置などを行うことで、自然と従業員同士の交流が増えるでしょう。

他部署の業務を知るための機会を創出する

社内コミュニケーションを高めるためのポイントの3つ目は、他部署の業務を知るための機会を創出することです。ある程度の規模になると、同じ会社でも他部署の従業員と関わる機会は限られ、他部署の業務について知る機会がほとんどなくても無理はありません。

ただ、他部署の業務内容も知っておくことで、自らの業務にプラスになることも多いでしょう。そこで、部署を超えた研修や業務報告会などを活用することで、部署を超えて互いの業務内容を相互に理解する機会を設けることがおすすめです。

従業員の意見を効果的に取り入れる

社内コミュニケーションを高めるためのポイントの4つ目は、従業員の意見を効果的に取り入れることです。会社が一方的に施策を立案・実行するだけだと、従業員は「やらされている」と感じて士気が上がらないかもしれません。しかし、日々実際に業務を行っている従業員のアイデアを効果的に取り入れることで、従業員が社内コミュニケーションをやらされていると感じることをなくせます。

また、実情にあった取り組みや、革新的な改善策も可能になるかもしれません。

社内コミュニケーションの手段を適切に組み合わせる

社内コミュニケーションを高めるためのポイントの5つ目は、社内コミュニケーションの手段を適切に組み合わせることです。社内コミュニケーションの手段は、複数存在します。それらの効果を高めるには、複数の施策を適切に組み合わせることがポイントです。

特に、即効性のある施策と、中長期的な効果が期待される施策との組み合わせがおすすめです。

▼即効性のある施策と中長期的な効果が期待される施策の例

これにより、従業員同士での自然な交流や会話を引き出し、社内のことに理解を深めるきっかけを作れるでしょう。

よい社外事例があればうまく取り入れる

社内コミュニケーションを高めるためのポイントの6つ目は、よい社外事例があればうまく取り入れることです。社内コミュニケーションに課題を感じていたものの、それを独自の施策で改善した事例も少なくありません。自社も同じような課題に悩んでいるのであれば、その施策を取り入れることで、改善につなげられることもあるでしょう。

また、社外事例を多数知っている外部コンサルタントの活用や社外の事例に関するセミナーも、社外事例の活用には有効でしょう。

社内コミュニケーションのメリットを増やすために取り入れたい手段

ここでは、社内コミュニケーションのメリットを増やすために取り入れたい手段を、以下の8点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

フリーアドレス方式

社内コミュニケーションのメリットを増やすために取り入れたい手段の1つ目は、フリーアドレス方式です。

フリーアドレスは、各従業員の固定席を設定せず、ノートパソコン等を利用してもらい好きな席で働いてもらう労働スタイルです。これにより、毎日異なる人との接触を促し、コミュニケーションのきっかけとする狙いがあります。

ミーティングスペース

社内コミュニケーションのメリットを増やすために取り入れたい手段の2つ目は、ミーティングスペースです。

オフィスにオープンなミーティングスペースを設置することにより、気軽な打ち合わせが増え、結果的にコミュニケーションを促進できます。また、椅子を設けない立ち話スペースを設置することで、ミーティング時間の短縮と、空きスペースの有効活用が期待できるでしょう。

社員食堂・カフェスペース

社内コミュニケーションのメリットを増やすために取り入れたい手段の3つ目は、社員食堂・カフェスペースです。

社員食堂・カフェスペースは、従業員同士がリラックスして雑談ができるような空間として活用できます。これにより、従業員のエンゲージメントを高める効果が期待できます。また、他部署の従業員が交流する場としても活用できることも、メリットと言えるでしょう。

1on1ミーティング

社内コミュニケーションのメリットを増やすために取り入れたい手段の4つ目は、1on1ミーティングです。

1on1ミーティングは、一般的に上司と部下が1対1となり、目標や業務進捗の管理を行うものです。上司がフィードバックやコーチングを通じて部下の能力を引き出すことがポイントで、定期的に行うことで上司と部下とのコミュニケーションを確保できます。

Web会議

社内コミュニケーションのメリットを増やすために取り入れたい手段の5つ目は、Web会議です。

Web会議システムを利用すれば、遠隔地にいる従業員とも顔を見ながらコミュニケーションできます。よって、Web会議システムを活用すれば、インターネット環境とデバイスを利用することで、テレワークを行っている従業員とも容易に顔を合わせた会議が可能です。

グループウェア

社内コミュニケーションのメリットを増やすために取り入れたい手段の6つ目は、グループウェアです。

グループウェアは、オンライン環境下で効率的な情報共有やコミュニケーションを実現してくれます。ToDo管理、スケジュール共有、掲示板、メッセージなど多岐に渡る機能を用いることで、離れた場所にいる従業員でも、リアルタイムでの協業が可能です。

社内イベント

社内コミュニケーションのメリットを増やすために取り入れたい手段の7つ目は、社内イベントです。

社内イベントを行うことで、従業員間の交流を促進して、普段の業務では関わりの少ない従業員とも親睦を深めることが期待できます。オフィスを出て花見やボウリング大会などのイベントを行うことや、社内の多目的スペースで飲食をしながら親睦会を行うことが考えられます。社内イベントを通じ、普段は見られない従業員の一面を知ることもできるでしょう。

社内報

社内コミュニケーションのメリットを増やすために取り入れたい手段の8つ目は、社内報です。

社内報は、冊子やメルマガなどの形式のメディアを用いて、社内の出来事や連絡事項を従業員に伝えるものです。特に大企業では、従業員間の交流が少ないため、他部署の取り組みや出来事についてあまり情報がないことも少なくありません。そこで、社内報を通じて情報共有を促進することで、コミュニケーションの機会を創出することが期待されます。

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まとめ

今回は、社内コミュニケーションの活性化を促すメリットや、社内コミュニケーションのポイント・手段を解説しました。社内コミュニケーションの活性化には、情報共有の促進や従業員のストレス軽減、さらには企業収益向上などさまざまなメリットが期待できます。ただ、従業員同士が互いに顔を合わせる機会が少ない場合や、雑談できる雰囲気がない場合には、そのメリットが半減してしまうかもしれません。

社内コミュニケーションを活性化させて、そのメリットをより享受するには、従業員の意見も必要に応じて取り入れつつ、従業員同士が交流する機会を増やしていくとよいでしょう。必要に応じて、フリーアドレス方式やグループウェアなど新たな社内コミュニケーション手段や、他社での成功事例も取り入れると、より効果が高まるはずです。