社内コミュニケーションはなぜ必要なのか

まずはじめに、社内コミュニケーションの活性化はなぜ必要なのかについて解説します。社内コミュニケーションとは、社員同士が情報の共有をし合うことを指します。社内コミュニケーションは、社員同士で情報・スキルを共有し関係性を深めていくこと、活発で良好なコミュニケーションを取ることで企業の利益向上につなげることを目的としています。

しかし、この社内コミュニケーションの不足は、多くの企業が抱える課題の1つです。例えばオフィス勤務では、相手の様子をうかがっているうちに、話しかけるタイミングを逃してしまうケースがあります。またテレワークでは、仕事で手が止まってしまったとき、同じチームの人が隣にいないため相談がしにくいというケースもあります。

なお、社内コミュニケーションを行うツールとして、今でも多くの企業でメールが活用されています。しかし、かしこまった表現が求められるうえに、忙しいと読まれるのが後回しになることがあるため、スムーズなコミュニケーションが期待できるとはいえません。

新型コロナウイルス感染症拡大の影響で広がったテレワークは、アフターコロナといわれる現在において、浸透しつつあります。社員同士が直接コミュニケーションを取る機会が減少していることから、社内コミュニケーションの不足は深刻な課題になっているのです。

社内コミュニケーションの減少は、仕事のミスにつながったり、納品する成果物の相違につながったりする可能性があります。そのため、社内コミュニケーションの活性化を進め、社員に自社の商品・サービスの品質を維持・向上に努めてもらう環境を用意する必要があります。

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社内コミュニケーションを推進するメリット

社内コミュニケーションを活性化することで、どのような効果が得られるのでしょうか。社内コミュニケーションを活性化させるメリットについて、以下3つの観点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

積極的に情報共有が行われるようになる

社内コミュニケーションを活性化させるメリットの1つ目は、積極的に情報共有が行われるようになることです。

社内コミュニケーションが活性化すると、社員同士・部署間の連絡がスムーズになります。社員同士の意思疎通ができていない場合、仕事のミスにつながり業務の効率を下げることになります。

しかし、積極的な情報交換が行われることで、他の社員の仕事の進め方を参考にしたり、良い事例があれば取り入れたりすることができます。そのため、ナレッジ共有が活発になることにもつながります。

アイデアの創出が期待できる

社内コミュニケーションを活性化させるメリットの2つ目は、アイデアの創出が期待できることです。

例えばコミュニケーションの手段にビジネスチャットを活用した場合、かしこまった表現を必要としない何気ない会話から、アイデアが浮かぶことがあります。

また、カジュアルな雑談では、自由な意見が飛び交いやすくなることから、まったく新しい発想にたどりつくことが期待できます。

離職を防止し社員の定着が図れる

社内コミュニケーションを活性化させるメリットの3つ目は、離職を防止し社員の定着が図れることです。

アメリカの臨床心理学者であるフレデリック・ハーズバーグの「二要因理論」では、人が仕事をするうえでの満足度について「動機づけ要因（Motivator Factors）」と「衛生要因（Hygiene Factors）」の2つの側面があると論じています。動機づけ要因には、仕事での達成感・承認などがあります。衛生要因には、給与・福利厚生の他、同僚や上司との人間関係があります。この2つの点のどちらが欠けても、社員の心は離れてしまうことが考えられます。

社内コミュニケーションの活性化は、仕事だけでなくプライベートの相談がしやすい環境づくりを可能にします。助け合いながら仕事を進めることができるので、社員にとって安心安全な環境といえるでしょう。ハーズバーグが唱える二要因理論は、コミュニケーションの活性化において達成することが期待でき、社員の離職防止・定着を図ることにつながります。

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社内コミュニケーションの不活性で起こり得るデメリット

社内コミュニケーションの不活性で起こり得るデメリットには、仕事を進めるうえで、不安が蓄積する可能性が高まることが挙げられます。

テレワークにおいては、非対面でのコミュニケーションが増えています。文字だけの会話は、相手の意図を読み違えたり、誤解してしまったりするなどコミュニケーションエラーを起こしやすくなります。通話機能を活用しても顔が見えないと、相手の感情が感じ取りにくいこともあります。

コミュニケーションでのトラブルは、社員の不安を高めることにつながります。対面では起こらなかったコミュニケーション上のトラブルが発生しやすくなると思ってしまうと、トラブルを避けるために、コミュニケーションを取らなくなるといった事態も発生する可能性があります。コミュニケーションに対して、神経を使う場面が増えることで、ストレスが増える原因となることも考えられます。

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社内コミュニケーションを推進する方法

社員を守るためではなく、企業活動の存続のためにも重要な社内コミュニケーションの活性化ですが、どのような方法があるのでしょうか。

社内コミュニケーションを活性化させる方法として、以下3つの観点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーションツールを活用する

社内コミュニケーションを活性化させる方法の1つ目は、コミュニケーションツールを活用することです。

オフィス勤務・テレワークに共通する施策として、ビジネスチャット・Web会議システムなど、非対面であってもコミュニケーションが可能な基本的なツールの導入が必須といえます。ビジネスチャットを使うとムダの少ない短い文章で話をすることができます。

また硬い文体を必要としないため、ちょっとした質問などがしやすくなります。Web会議システムでは、仕事を進めるうえでわからないところを画面共有で確認したり、お互い顔を映したりしながら会話ができるため、意思疎通がしやすくなります。

その結果、仕事のミスを防ぐことができ、業務効率の維持・向上に努めることが可能です。

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社内イベントを行う

社内コミュニケーションを活性化させる方法の2つ目は、社内イベントを行うことです。

社内イベントには、対面・非対面があります。感染症拡大を防止する観点から対面には制限がありますが、本来対面で行っていたことを、オンライン形式でできないか検討することがおすすめです。

例えばクラブ活動でいうと、語学系のクラブ活動はWeb会議システムを使えば全員がオンライン上で顔を合わせてコミュニケーションを取ることができます。また、ヨガなども同じくWeb会議システムを使えば配信される動画の動きに合わせての活動が可能です。

非対面になることでデメリットを考えがちですが、これまで子育てや家族の事情で終業後の活動に参加できなかった人が、オンラインから参加できるようになるなどメリットもあります。状況に応じた社内イベントを企画することがおすすめです。

表彰制度を導入する

社内コミュニケーションを活性化させる方法の3つ目は、表彰制度を導入することです。

例えば表彰の内容を以下のように設定します。

表彰制度の導入は、数値を重要視するものから、ユニークな内容なども含めることがポイントです。

これらは社員のやる気やモチベーションを引き出したり維持したりするために有効な手段です。優秀な社員を称えたり、業務改善に協力したり、成長をサポートしたりすることで、社内コミュニケーションの活性化につながるといえます。

関連記事：社内コミュニケーションを活性化させる3つのポイントと6つの施策とは？

社内コミュニケーションの推進事例

社内コミュニケーションの活性化は、企業にとってもプラスの効果につながります。

ここでは、各企業が取り組む、社員のだれもが参加可能な形の社内コミュニケーション活性化の事例を3つ紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

バーチャルオフィスの活用

社内コミュニケーション活性化の事例の1つ目は、バーチャルオフィスの活用です。

人材サービスを運営するA社では、テレワークの導入後に増加した社員の心身の不調に対して、社員の孤立をさけることを目的としたバーチャルオフィスを導入しました。これまでもビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを活用していましたが、テキストでのコミュニケーションが増えたことがストレスとなっている社員が多くいました。

対策として、これまで契約していたオフィスを半分にし、代わりにバーチャルオフィスを開設しました。その結果、社員はバーチャルオフィスでの会話を楽しむことができ、さらにこれまで交流が難しかった他拠点の社員との交流も生まれました。

全社員オンライン総会

社内コミュニケーション活性化の事例の2つ目は、全社員オンライン総会です。

ウェブサービス事業を展開するB社では、新型コロナウイルス感染症拡大の影響から全社員が参加する社員総会をオンラインで開催しました。オフラインで行っていた社員総会はフォーマルになりがちで、コミュニケーションが一方的になることが課題として挙げられていました。そのためオンライン総会では、まず全員で事前に各自に配布したオリジナルグラスで乾杯するという一体感の湧く体験を取り入れました。

その結果、終了後のアンケートからは、オンラインでも参加している感じが十分にあったなどポジティブな感想を多く得ることができました。

オンライン運動会

社内コミュニケーション活性化の事例の3つ目は、オンライン運動会です。

フィットネス系自社メディア運営を運営するC社では、テレワークの社員の健康増進・コミュニケーションの活性化を目的として「オンライン社内運動会」のサービスを導入しました。このサービスは、Zoomなどのツールを使って開催することができます。人数制限がなく操作も簡単なことから、社員全員が気軽に参加することができます。

開催した結果、社員からは「運動不足解消が解消された」「コミュニケーションが取れて、チームが一致団結できた」などの満足度の高い声が挙がりました。別部署の社員とも交流できたことで、社員同士のきずなが深まり社内コミュニケーションの活性化につながったといえます。

関連記事：社内コミュニケーションを活性化させた成功事例10選！施策を行うときの注意点も解説

まとめ

今回は、社内コミュニケーションの活性化が必要な理由・社内コミュニケーションが活性化することのメリット・デメリット、また、その方法や実際の事例を解説しました。社内コミュニケーションが不足すると、仕事のミスにつながったり、正しい成果物を作成できなかったりすることにつながります。

新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受け、非対面でのコミュニケーションが増えていますが、対面と比べても遜色のない方法の検討が必要です。コミュニケーションツールの導入はこのような状況の解決に役立つといえます。自社に合う方法を検討し、積極的に対策を取っていきましょう。

コミュニケーションツールの導入を検討している担当者の方は、ぜひ「社内コミュニケーションツールのおすすめ15選を紹介！導入のメリットや選定のポイントも解説」もご覧ください。