テレワークにおけるコミュニケーション不足の課題

ここでは、テレワークにおけるコミュニケーション不足の課題について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

相手の状況を見るのが難しい

コミュニケーション不足の課題の1つ目は、相手の状況を見るのが難しいことです。

テレワーク環境下では、同僚や上司の現在の業務状況や心理状態を直接的に確認することが難しくなります。オフィス勤務時には、デスクの上の書類の山や相手の表情から忙しさを推測し、コミュニケーションを取るタイミングを見極めることができました。

しかし、テレワークでは視覚的な手がかりが得にくいため、相手が忙しいのか、話しかけて良いタイミングか、判断しにくくなります。このため、重要な情報共有が遅れることや、必要なサポートが提供されないことがあり、結果的にプロジェクト全体の進行に悪影響を及ぼす恐れもあります。

従業員が孤独や不安を感じやすい

コミュニケーション不足の課題の2つ目は、従業員が孤独や不安を感じやすいことです。

テレワークでは、日常的に同僚や上司と顔を合わせる機会が減少するため、従業員は孤独や不安を感じやすくなります。特に、新しいプロジェクトに取り組んでいる際や難しい課題に直面した時に、直接的なフィードバックや励ましの言葉を聞けないことで、不安が増大します。

また、仕事の進め方や成果に対する自己評価が難しくなり、孤立感を感じて、モチベーションの低下につながることもあります。孤独や不安は、長期的に従業員のパフォーマンス低下や健康問題を引き起こすリスクがあるのです。

雑談しにくい

コミュニケーション不足の課題の3つ目は、雑談しにくいことです。

テレワーク環境では、オフィス勤務時のように休憩時間に同僚と気軽に雑談することが難しくなります。雑談は決して無駄ではなく、チームメンバー間のリラックスしたコミュニケーションを促し、人間関係を深める重要な機会です。

しかし、テレワークでは、コミュニケーションが業務関連のものに限られがちで、非公式な交流の機会が減少します。そのため、チームの結束感が弱まり、創造的なアイデアの共有やメンバー間の理解が進まないことがあります。また、雑談を通じて得られる業務外の情報が減少するため、チームメンバーの興味や趣味に関する知識が乏しくなり、コミュニケーションの幅が狭まることも懸念点です。

テレワーク下のコミュニケーションの工夫とアイデア

ここでは、テレワーク下でのコミュニケーションを改善するための工夫とアイデアについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

状況や予定の積極的な共有

コミュニケーションの工夫とアイデアの1つ目は、状況や予定の積極的な共有です。

テレワークを成功に導く鍵は、状況や予定を積極的に共有することにあります。状況や予定の共有によりチーム内の透明性が高まり、プロジェクトの進捗状況や個人の負担の程度が明確になるからです。

共有方法としては、タスク管理ツールなどを活用して現在の作業状況をリアルタイムで更新する方法があります。また、予期せぬトラブルや個人のスケジュール変更を迅速に共有することで、柔軟な対応と計画の調整が可能になり、チーム全体の作業効率が向上します。

関連記事：テレワークに便利なタスク管理ツール16選を紹介！導入がおすすめな理由・導入効果・選び方も解説

適切なレスポンスの速さ

コミュニケーションの工夫とアイデアの2つ目は、適切なレスポンスの速さです。

テレワークでは、コミュニケーションのレスポンス速度が極めて重要です。適切な速さで返信することで相手に安心感を与え、プロジェクトをスムーズに進めることができます。

しかし、即時性を求めすぎると逆効果になる場合もあるため、優先度に応じた対応が必要です。例えば、緊急を要する問合わせには迅速に対応し、一方で判断に時間を要する内容には適切な時間をかけるなど、質の高いフィードバックを提供することが大切です。

Web会議の活用

コミュニケーションの工夫とアイデアの3つ目は、Web会議の活用です。

Web会議は、テレワークにおけるコミュニケーションの核となるツールと言えます。ただし、効果的に活用するためには、いくつかの工夫が必要です。

まず、会議の目的と議題を事前に明確にしておき、参加者が準備を整えられるようにしましょう。また、ビデオをオンにすることで、非言語的コミュニケーションの機会を増やし、よりリアルに近いミーティングを実現できます。さらに、会議中に積極的に画面共有して視覚的な資料を用いることで、より理解を深め、効率的な議論を促すことも可能です。

雑談の積極的な取り入れ

コミュニケーションの工夫とアイデアの4つ目は、雑談の積極的な取り入れです。

テレワークにおける雑談の積極的な取り入れは、チームの結束力を高め、コミュニケーションの質を向上させるためにとても重要です。雑談を通じて、従業員間の個人的な関係を深めることができ、仕事のストレスを和らげる効果もあります。

例えば、仮想コーヒーブレイクやランチミーティングを定期的に設けることで、自然な形で雑談の機会を作り、リモートワークにおける孤独感を軽減できます。このような非公式な交流は、チームメンバーのモチベーション維持にもつながります。

テレワークにおけるコミュニケーション不足対策の事例

ここでは、テレワークにおけるコミュニケーション不足対策の事例について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ミーティングの効果的な実施

コミュニケーション不足対策の事例の1つ目は、ミーティングの効果的な実施です。

大手IT企業の子会社A社では、2020年3月から「原則在宅勤務」にしており、従業員の9割以上が在宅で業務を行っています。A社では、Web会議やチャットなどデジタルツールの導入に加え、派遣社員も含めた1対1のミーティングを積極的に行うことで、従業員の関与とコミュニケーションを促進しています。

Web会議ではビデオを常にオンにするルールを設け、視覚的なコミュニケーションを通じた状況把握を容易にしています。さらに、社内研修で異なる部署間のグループワークや定期的な意見交換会を開催するなど、テレワークにおけるコミュニケーション不足を解消するための施策を積極的に実行しています。

定期的な研修の開催

コミュニケーション不足対策の事例の2つ目は、定期的な研修の開催です。

金融系ITサービスを提供するB社は、総務省の「テレワーク先駆者百選」に選出された実績がある企業ですが、週数回のテレワークとオンライン採用を通じて新しい労働環境を実践しています。「テレワーク下での優れた人材育成」を目標に掲げ、代表自らがオンライン研修の講師を務めるなど、従業員教育に積極的に取り組んでいます。

また、月に一度の全従業員向け研修や、社内共有サイトを通じた情報リテラシーの向上に関する情報共有を行い、従業員のスキルアップを促しています。さらに、会社が補助してオンラインでの親睦会・昼食会・飲み会を定期的に開催するなどして、従業員間のコミュニケーションを促進しています。これらの取り組みにより、B社はテレワーク環境下でも従業員の結束力を高め、生産性の向上に成功したのです。

ルールづくりと環境の整備

コミュニケーション不足対策の事例の3つ目は、ルールづくりと環境の整備です。

OA機器製造販売のC社は、テレワーク実施中に効果的なコミュニケーション環境の構築に成功しました。テレワークの基盤として、デジタルツールを積極的に活用し、全従業員がアクセス可能な社内共有サイトを設けたのです。

社内サイトでは、従業員が自身の作業効率を上げるためのツールの使い方や、リテラシー向上に貢献する情報を共有しています。

これらの施策により、C社はテレワーク環境下でも従業員のモチベーション維持と生産性向上を実現しており、育児や介護を理由とした離職の低下にも繋がっています。

仮想オフィスの活用

コミュニケーション不足対策の事例の4つ目は、仮想オフィスの活用です。

人材紹介サービスのD社は、仮想オフィスを設立し、テレワーク環境下でのコミュニケーション活性化に成功しています。同社の仮想オフィスでは、従業員が自由にカスタマイズ可能な雑談スペースや業務集中スペースを提供しています。この取り組みは、テレワークにおける孤立感の解消やコミュニケーションの壁の打破を目的としています。

オンライン上に作られたバーチャル本社では、部署や地域を超えた自由な交流が促され、ランチミーティングや勉強会、イベントの実施が容易になっています。特に、アバターを使用した双方向のやり取りが、従来のオンラインツールとは異なる新しいコミュニケーションの楽しさを提供しており、従業員間の結束強化に貢献しています。

テレワーク下のコミュニケーションを活性化するツール

ここでは、テレワーク下でのコミュニケーションを活性化させるためのツールと、それらを効果的に活用する方法について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーションツールの選択方法

コミュニケーションを活性化するツールに関する1つ目は、コミュニケーションツールの選択方法です。

テレワークを成功させるためには、コミュニケーションツールを上手に選ぶことが重要です。日々の短いメッセージ交換には、返信がすぐに得られるビジネスチャットが便利です。ビジネスチャットによって、チームメンバー間の質問や確認事項を素早く解決できます。

一方で、プロジェクトの計画や複雑な議論をする際は、顔を見て話ができるWeb会議ツールの使用がおすすめです。チームの具体的なニーズに合わせて最適なツールを選ぶことで、テレワーク下でも効率的かつ効果的にコミュニケーションを取ることができます。使いやすさや機能性、セキュリティの面も考慮し、チーム全員が快適に使えるツールを選択しましょう。

ツールを使った効率的な情報共有

コミュニケーションを活性化するツールに関する2つ目は、ツールを使った効率的な情報共有です。

効率的な情報共有を実現するためには、使用するツールに関する明確なガイドラインの設定が欠かせません。具体的には、どの種類の情報をどのツールを通じて共有するかを事前に決定し、全従業員がこの基準に従うことが重要です。これにより情報の見落としや重複を防ぎ、コミュニケーションの効率を大きく向上させることができます。

さらに、情報を共有するときは、箇条書きで要点をまとめる・ビデオコンテンツを活用するなど、受け取る側が理解しやすい形で伝えることが重要です。これらの工夫により、テレワーク環境下でもチーム間のコミュニケーションの質を高め、よりスムーズなプロジェクト進行を実現しましょう。

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まとめ

今回は、テレワークがもたらすコミュニケーションの課題に焦点を当て、それらを克服しチームの活性化を促すための具体的な工夫や対策を紹介しました。テレワーク環境特有の問題を解決するためには、状況や予定の積極的な共有・迅速なレスポンス・Web会議の効果的な活用、そして雑談を通じたチームメンバー間の絆の強化が鍵となります。

ぜひこれらの知見を活用し、テレワーク環境下での新たな働き方に適応し、チーム全体としてより生産的でかつ充実した職場環境を築き上げるための一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。