今さら聞けないWebミーティングとは？開催する理由とおすすめのアプリ7選！

Webミーティングとは？

Webミーティングは、インターネットを介してリアルタイムで音声や映像、データを共有しながら会議を行うシステムです。

Webミーティングアプリを活用することで、世界中のどこからでも参加者同士が顔を見合わせて議論を交わしたり、資料を共有したりすることが可能になります。
PCやスマートフォンがあれば容易に接続できるため、現代のビジネスシーンでは多くの場面で活用されています。

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Webミーティングを開催する理由

ここでは、Webミーティングを開催する理由について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

柔軟にスケジューリングできる

Webミーティングを開催する理由の1つ目は、柔軟にスケジューリングできることです。

例えば、複数の地域に拠点を持つ企業が全社会議を実施するときには、移動に伴う時間がかかります。
同様に、全国に店舗を展開する小売業が全従業員に情報共有する場合にも、大人数のスタッフを一箇所に集めることは非常に難しいものです。

Webミーティングを利用すれば、参加者は自分の勤務地からPCやスマホを使って会議に参加できるため、会議に参加するために移動時間を見込む必要はありません。
また、外出が多い営業担当者などでも、商談の合間に外出先でWebミーティングに参加することができます。

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多様な働き方に対応できる

Webミーティングを開催する理由の2つ目は、多様な働き方に対応できることです。

Webミーティングで情報共有できれば、場所にとらわれずに働くことができます。フレックスタイム・リモートワークなど、多様な働き方にもあわせることが可能です。
自宅やカフェ、移動中など、どこからでも会議に参加できるという特徴があります。
そのため、個々のライフスタイルや仕事の効率化に合わせた働き方が可能になり、従業員のワークライフバランスの改善や生産性の向上につながります。

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コスト削減になる

Webミーティングを開催する理由の3つ目は、コスト削減になることです。

出張にかかる交通費や宿泊費、会議場所にかかる費用など、従来の対面会議に伴うさまざまな経費を大幅に減らすことができます。
また、参加者が移動する時間がなくなるため、移動時間を他の生産的な業務に充てることが可能です。
Webミーティングを活用することで、直接的な出費の削減だけでなく、間接的なコストの削減も見込めます。

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BCP対策になる

Webミーティングを開催する理由の4つ目は、BCP対策になることです。

Webミーティングアプリは、ウィルス感染・地震・台風といった災害対策としても有効です。
緊急事態が発生すると公共交通が停止して出社できないといったことが起こりますが、Web会議であれば、遠隔地からでもコミュニケーションを取り合い、安否確認を行うことが可能です。

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Webミーティングアプリの選び方

ここでは、Webミーティングアプリの選び方について、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

音声・画像の質

Webミーティングアプリの選び方の1つ目は、音声・画像の質です。

Webミーティング中に映像が止まったり、音声が切れたりすると、会議が中断してしまいます。
問題の原因には一般的に、インターネットの速度不足や使用するPCやスマートフォンの性能不足が考えられますが、アプリによって通信品質が変わることも少なくありません。
自動調整機能やデータ圧縮技術を備えたWebミーティングアプリであれば、通信が安定する可能性があります。

導入・運用コスト

Webミーティングアプリの選び方の2つ目は、導入・運用コストです。

まず、アプリにかかる初期コストとして、導入に必要な料金や追加機能の利用料がどれくらいかを確認しましょう。
また、運用コストとしては、月額または年額での使用料、必要に応じて発生する追加料金、サポート費用などが考えられます。
ビジネスでの使用を想定している場合は、従業員の研修コストやシステムとの互換性確保に伴うコストも見逃せません。
総合的なコストパフォーマンスを考慮し、予算内で最大限の機能を活用できるアプリを選定しましょう。

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同時接続数

Webミーティングアプリの選び方の3つ目は、同時接続数です。

大規模な会議やセミナーを開催する場合は、同時に接続できる人数の上限を事前に確認しておきましょう。
多くの無料Web会議システムでは、同時接続可能な人数は100人以下といった制限が設けられています。
参加者数を増やす場合は追加コストが発生することが多いため、参加者の人数に応じて適切なアプリを選ぶことが大切です。

操作性

Webミーティングアプリの選び方の4つ目は、操作性です。

自社の従業員が使いやすいか、入念に検討する必要があります。
特に、画面共有や会議の映像を録画する機能、チャット機能やアンケート機能などは、会議をより効果的に行うために重要な要素です。
画面共有やマイクのミュートといった基本的な機能は多くのシステムで標準装備されていますが、録音・録画機能やアンケート機能などを利用するには、追加料金が必要な場合もあります。
会議の目的や必要な機能に応じて、事前に使用可能な機能を確認しておくことが大切です。

セキュリティ

Webミーティングアプリの選び方の5つ目は、セキュリティです。

特に、クラウドベースのWebミーティングアプリの場合、セキュリティはベンダー側の対策に大きく依存します。
システムを導入するときには、情報漏洩の可能性を考慮して、セキュリティの要件や具体的な対策をしっかりと確認しておくことが必要です。
会議の内容に応じて、よりセキュリティが強化された有料システムの使用や、セキュリティリスクを避けるため対面での会議を選択することも考えましょう。

サポート体制

Webミーティングアプリの選び方の6つ目は、サポート体制です。

使用中にトラブルが生じた場合に、頼りになるサポート体制が整っているかも重要なポイントです。
業務で利用するときは、特に次のようなサポートの有無を確認しておきましょう。

サポート体制を確認しておくことで、もしトラブルが発生した場合でも、慌てずに対応できるでしょう。

Webミーティングアプリ7選

ここでは、Webミーティングアプリについて、以下の7点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、プロジェクト管理、Web会議などの機能を1つに統合したオールインワンのビジネスコミュニケーションツールです。簡単に操作できるインターフェースを採用し、迅速かつ効率的なコミュニケーションを実現します。Web会議の内容をボタン1つで、AIが文字起こし・議事録作成することもできます。

CrewWorksの特長

1. さまざまな機能が一つに統合され、利便性が高い
2. Web会議・対面会議の録音・録画ファイルから文字起こしや議事録作成も可能
3. プロジェクトごとに情報が整理され、必要なデータを簡単に見つけられる

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Zoom

Zoomは、世界中で使用されているWebミーティングアプリです。信頼性の高い接続や直感的なユーザーインターフェースを特徴としており、少人数の会議から大規模なウェビナーまで幅広く対応しています。簡単にセットアップでき、迅速にWebミーティングを始めることができるため、ビジネスだけでなく教育やイベントなど多岐にわたるシーンで活用されています。

Zoomの特長

1. 簡単操作でどこからでも参加できる
2. クリアな通話品質を実現している
3. 豊富な機能と高い拡張性で多様なニーズに対応している

詳細はこちら: https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/

Google Meet

Google Meetは、Googleが提供するWebミーティングアプリです。安全性と使いやすさを兼ね備え、どこからでも簡単に会議に参加できます。大規模な会議でも接続が安定しているという特徴があります。Google Meetを利用するには、Googleアカウントを準備する必要があり、最大100人まで同時接続が可能です。

Google Meetの特長

1. Googleアカウントの作成で使用可能
2. G Suiteと統合可能で効率的なワークフローを実現
3. 多数参加者のミーティングに対応しており大規模な会議もサポート

詳細はこちら: https://workspace.google.com/intl/ja/products/meet/

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、効率的なコラボレーションとコミュニケーションを可能にする統合型プラットフォームです。チャット・Webミーティング・ファイル共有・業務アプリケーションの統合といったさまざまな機能が搭載されています。Office 365と統合可能で、ドキュメントの編集や共同作業がリアルタイムで行える点が魅力です。

Microsoft Teamの特長

1. Webミーティングは最大300人まで参加可能
2. チャット・Webミーティング・ファイル共有などの多様な機能
3. Office 365など、さまざまな業務アプリと連携可能

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

関連記事：Teamsの会議内容を文字起こし！メリットや操作方法を解説

Webex Meetings

Webex Meetingsは、小規模から大規模のチームに対応するWebミーティングアプリです。 自動文字起こし機能などAI技術を活用した効率化ツールが搭載されているのが特徴です。また、ジェスチャー認識機能があるため、言葉を発することなく感情表現を伝えることができます。契約プランによって接続可能人数が異なり、最大1,000人まで同時接続が可能です。

Webex Meetingsの特長

1. 高度なノイズ除去でクリアな音声通話
2. ジェスチャー認識機能で非言語的なコミュニケーションも可能
3. 自動文字起こし機能で会議内容を記録

詳細はこちら: https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html

Skype

Skypeは、世界中で広く利用されているコミュニケーションツールで、テキストチャット・音声通話・ビデオ会議などの機能を搭載しているツールです。個人からビジネスまで、幅広い用途で使用されています。使いやすいことでも知られ、スマートフォン・タブレット・PCなどさまざまなデバイスに対応しています。また、低コストで国際通話を行うことができる点も魅力です。

Skypeの特長

1. 多様なデバイスで利用可能
2. 低コストで世界中にいる人と手軽に国際通話
3. 誰でも簡単に使いこなせるシンプルで直感的な操作性

詳細はこちら: https://www.skype.com/ja/

BIZMEE

BIZMEEは、アプリや会員登録が不要で、無料で使えるWebミーティングアプリです。URLを共有するだけで容易に少人数の会議を開始でき、P2P接続によってクリアな音質を実現します。また、画面共有やホワイトボード機能も搭載しているため、少人数向けのコミュニケーションツールとして活用したい場合に向くアプリです。

BIZMEEの特長

1. アプリ・会員登録不要で即時利用可能
2. P2P接続によるクリアな音質
3. 画面共有・ホワイトボード機能付属

詳細はこちら: https://bizmee.net/

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まとめ

今回は、Webミーティングを開催する理由とアプリの選び方、おすすめのアプリ7選を解説しました。

Webミーティングは、対面の会議に比べて柔軟にスケジューリングでき、コスト削減やBCP対策にもつながります。
Webミーテイングアプリを選ぶときには、音声・画像の質やコスト、同時接続数などを確認しましょう。

本記事で紹介したおすすめのWebミーティングアプリを参考に、会議やセミナーをぜひ開催してみてください。

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2. Web会議・対面会議の録音・録画ファイルから文字起こしや議事録作成も可能
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