テレワークでタスク管理ツールの導入がおすすめな5つの理由と効果

テレワークを導入した企業では、タスク管理ツールの導入を進める企業が少なくありません。ここでは、テレワークでタスク管理ツールの導入がおすすめな理由と効果を、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率が向上する

テレワークでタスク管理ツールの導入がおすすめな理由と効果の1つ目は、業務効率が向上することです。

タスク管理ツールでは、従業員個人が自分のタスクを確認するだけでなく、プロジェクトメンバー全員のタスクを一覧で確認することができます。そのため、タスクに優先順位をつけて、取り掛かる順番を明確化してから作業をすることができるようになり、ムダな時間を削減することが可能です。作業にムダがなくなるためプロジェクトメンバー全体の業務効率の向上につながります。

作業の抜け漏れを防ぐことができる

テレワークでタスク管理ツールの導入がおすすめな理由と効果の2つ目は、作業の抜け漏れを防ぐことができることです。

タスク管理ツールでは、「どのメンバーが何を担当し今どこまで進んでいるか」が明確になります。そのため自分が担当するタスク以外のタスクにおいても、全体から把握することができるため、業務の抜け漏れ・重複を防ぐことができます。

また、「今のタスクが完了したら次はこのタスクを行うとスムーズ」など次のアクションがイメージしやすくなります。

進捗管理が簡単にできる

テレワークでタスク管理ツールの導入がおすすめな理由と効果の3つ目は、進捗管理が簡単にできることです。

タスク管理ツールでは、メンバー全員の抱えているタスクを見える化することができます。そのため、1つのタスクにおいての進捗状況を簡単に把握することができます。

進捗状況が把握できれば、タスクの進行に遅れが生じていることがすぐにわかり、遅れの原因を解明し対策につなげることで、スムーズな進行を可能にします。

効率よくタスクをこなすことが可能

テレワークでタスク管理ツールの導入がおすすめな理由と効果の4つ目は、効率よくタスクをこなすことが可能になることです。

テレワークでは、業務の進め方の裁量が従業員個人に委ねられることが少なくありません。そのため自分でタスク管理をしていないとタスクの漏れ・遅れなどに気付けない可能性があります。タスク管理ツールを導入することでタスクの一元管理が可能になるため、タスクの進行を従業員に任せるときのリスクを抑えることができます。

関連記事：チームのタスク管理を成功させるには？おすすめのサービス12選も紹介

情報共有がスムーズ

テレワークでタスク管理ツールの導入がおすすめな理由と効果の5つ目は、情報共有がスムーズにできることです。

タスク管理ツールを導入することで、プロジェクトの進捗状況をいつでも簡単に確認することができます。そのため常に最新の情報へのアクセスが可能です。また、進捗状況を定例で報告をする必要がなくなるため、工数の削減が期待できます。

関連記事：タスク管理とは？効率的な実施方法からおすすめのツール8選をまとめて比較・解説

テレワークに活用できるタスク管理ツールの選び方のポイント

テレワークでタスク管理ツールを導入することで、さまざまな効果が期待できます。ツールによって機能や使い勝手が違うため、どのツールを選ぶかも重要です。

ここでは、テレワークに活用できるタスク管理ツールの選び方のポイントを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

導入目的を達成する機能が搭載されているか

テレワークに活用できるタスク管理ツールの選び方のポイントの1つ目は、導入目的を達成する機能が搭載されているか、です。

タスク管理ツールを導入するときは、社内で「何のために導入するのか」を話し合い、目的を明確にすることが大切です。目的が明確になったら、どのツールであれば導入目的に対して最適な活用が可能なのかを検討します。

タスク管理ツールには多機能なものが多くありますが、「機能がたくさんあって使いやすそう」という理由から導入を決めないほうが良いでしょう。

簡単な操作で使用できるか

テレワークに活用できるタスク管理ツールの選び方のポイントの2つ目は、簡単な操作で使用できるか、です。

タスク管理ツールのメリットは、プロジェクトメンバー全員で進捗を管理し、情報共有を促進することにあります。タスク管理ツールを導入しても、操作が複雑だったり使い勝手が悪かったりすると、従業員が活用しなくなる可能性があります。タスク管理ツールには、直感的な操作が可能なツールもあるため、選定時に確認すると良いでしょう。

導入を決定する前に、一定期間のトライアルをしたり、デモンストレーションを依頼するなど、実際の操作性を確かめることが重要です。そのときは、実際に利用する従業員を対象者に選び、意見を聞くことがおすすめです。

コストが想定内に収まるか

テレワークに活用できるタスク管理ツールの選び方のポイントの3つ目は、コストが想定内に収まるか、です。

タスク管理ツールを選ぶときに、機能・操作性を重視しているうちに、想定していた予算を超えてしまうことが考えられます。そのため明確化した目的に沿って、機能・操作性・コストパフォーマンスを検討することが重要です。

関連記事：テレワークに潜む5つのセキュリティリスクとは？やるべき7つの対策も解説

テレワークで活用できるタスク管理ツール16選を紹介

ここでは、テレワークで活用できるタスク管理ツール16選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議などテレワークに必要なツールをオールインワンにしたビジネスコミュニケーションツールです。コミュニケーションに必要なツールを統合し、シームレスな意思疎通や情報共有を実現しています。チャットもファイルもすべての情報が集約され、意識することなく一元管理することが可能です。

CrewWorksの特長

1. タスク管理により容易に進捗状況の把握が可能
2. タスク・ファイル等には備え付けのチャットルームがあり画面遷移が不要
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Chatwork

Chatworkは、中小企業向けのビジネスチャットです。チャット機能の他にファイル共有機能・Web会議機能などがあります。チームを作ることができるため、メールでありがちなCc漏れなどによるミスを防止できます。チャットで気軽なやりとりができるため社内コミュニケーション活性化にもつながります。

Chatworkの特長

1. 導入企業が365,000社を突破している
2. 国内利用者数がNo.1
3. 機能に制限があるが無料で使えるプランがある

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/?click=header-navi

Backlog

Backlogは、タスク・プロジェクト管理ツールです。シンプルなデザインで直感的に操作することができます。そのため、開発者だけでなく、知識がない従業員であっても簡単に使いこなすことができます。プロジェクト管理・課題管理・バグ管理・バージョン管理などプロジェクトを進めるにあたって必要な機能がオールインワンで搭載されています。

Backlogの特長

1. プロジェクトの進捗状況を一目で把握することができる
2. 大手航空企業・通信企業など幅広い業種で活用されている
3. 30日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Brabio!

Brabio!は、ガントチャートを作成し進捗管理・マイルストーン管理が可能なタスク管理ツールです。操作が簡単で初心者向けのツールともいえます。プロジェクト・タスクの追加も容易で進捗の遅れなども見える化してくれます。そのため作業の遅れにメンバーが気づき、フォローを入れることができます。また他のプロジェクトと兼任していても、抱えているタスク全体を一覧することができます。

Brabio!の特長

1. 導入企業は200,000社を突破
2. 作成したガントチャートをExcelファイルに出力できる
3. 5名までであればずっと無料で使える

詳細はこちら: https://brabio.jp/

Redmine

Redmineは、オープンソースのプロジェクト管理ツールです。プロジェクト全体だけでなく、各従業員が抱えるタスクの進捗状況を共有することで、進行支援を行います。使用するユーザーごとに言語を設定できるため、プロジェクトメンバーの母国語が混在するような場合であっても、グローバルに活用することができます。

Redmineの特長

1. Redmineのクラウド版「My Redmine」もある
2. 情報をCSVにエクスポートすることができる
3. プロジェクトをチケットとして登録し管理する

詳細はこちら: https://redmine.jp/

Jooto

Jootoは、チームメンバーの進捗管理・適切な業務配分を実現し、納期の遅れなどを防止してくれるツールです。操作の基本はドラッグ&ドロップだけで直感的に使うことができます。また、プロジェクトのタスクをカンバン方式で作成できます。複数のプロジェクトを抱えていても、Jooto1つで管理することが可能です。

Jootoの特長

1. 導入企業数は約1,800社
2. 大手鉄道企業・旅館・化粧品メーカーなど幅広い業種で活用されている
3. 4名までであればすべての機能を無料で利用することができる

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

ZenHub

ZenHubは、チケット管理・工程データ分析などプロジェクト管理を行うためのツールです。スクラム開発に特化されたエンジニアを対象としています。日本語は非対応のため、英語で使用することになります。アジャイル開発におけるスクラムフレームワークにおすすめです。

ZenHubの特長

1. ブラウザ拡張機能からのアクセス・ウェブアプリ版の2種類
2. エンジニアに馴染み深いGitHubとの親和性の高さ
3. 英語版のみの供給

詳細はこちら: https://www.zenhub.com/

Wrike

Wrikeは、あらゆる業務にフィットする高いカスタマイズ性を誇るタスク管理ツールです。プロジェクト・業務のそれぞれのプロセスに合わせたワークフローを簡単に作成することができます。各ステータスを変更することでさまざまな作業が自動化されます。また、ステータスごとのタスクを一覧できるダッシュボードを作成できるため、連絡・調整にかかる負担を削減することが可能です。

Wrikeの特長

1. Google社をはじめ世界中で20,000社以上の組織からの信頼がある
2. クラウドの利便性・オンプレミス同様のセキュリティの両立
3. 無料でのトライアルが可能

詳細はこちら: https://www.wrike.com/ja/

Jira Software

Jira Softwareは、あらゆるチームのコラボレーションをサポートするアジャイルの作業管理ツールです。ソフトウェア・IT・ビジネス・運用など、それぞれのチームに特化した豊富な製品を展開しています。高いカスタマイズ性により、利用者がツールに合わせるのではなく、ツールが利用者の使い方に合わせてくれます。そのため、まずはシンプルに始めて、あとからカスタマイズしていくことがおすすめです。

Jira Softwareの特長

1. アジャイルチームの利用実績がNo.1
2. 英語版での供給
3. FREEプランがあるため無料での利用も可能

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/jira

Asana

Asanaは、個人が抱えるタスクから自社のビジネスの全体像まで幅広く明確に把握できるツールです。チームの仕事を一元管理し時間・場所に制限なくどこからでもアクセスすることが可能です。リストビュー・タイムライン・ボードなど自分が見やすいスタイルで新着状況を管理することができます。

Asanaの特長

1. チームの特性に合わせたテンプレートが用意されている
2. プロジェクトの進捗を視覚的に管理することができる
3. 個人的なタスク管理であれば無料で利用可能

詳細はこちら: https://asana.com/ja

Stock

Stockは、チャットツールのように情報が流れてしまわず、簡単にチームの情報をストックすることができるツールです。マルチデバイス対応で、いつでもどこからでもアクセスすることが可能です。データは完全に暗号化されるため、セキュアな環境下で保護されます。オフラインであっても、ノート・タスク機能を使うことができます。

Stockの特長

1. メールの自動転送機能がある
2. ビジネスチャットツールの「Slack」と連携が可能
3. 無料でのトライアルが可能

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

My Redmine

My Redmineは、プロジェクト管理のオープンソース「Redmine」のクラウド版です。メンバーが進捗状況の入力を行うことで、Webブラウザから進捗の確認をすることができます。進捗状況の報告・とりまとめが不要になるため負担を大きく減らすことができます。リポジトリブラウザの機能があるため、成果物の履歴管理が可能になります。そのためファイル共有に起きがちな新しいファイルに古い情報を上書きしてしまうという事態を防ぐことができます。

My Redmineの特長

1. 民間企業向け・官公庁向けのプランに分かれている
2. 申し込みをしたその日から利用可能
3. 登録日の翌月末まで無料で利用できる

詳細はこちら: https://hosting.redmine.jp/

NotePM

NotePMは、社内Wikiツールです。社内における情報共有・ナレッジの共有をツールを通して簡単に行うことができます。銀行から歯科クリニックまで幅広い業種で導入されています。高機能なエディタと豊富なテンプレートで、これまでバラバラだったフォーマットを標準化することができます。また強力な検索機能で、探しているファイルを迅速に見つけることができます。

NotePMの特長

1. 登録企業が5,000社を突破している
2. 業種にとらわれない活用が可能
3. 30日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://notepm.jp/

Evernote Business

Evernote Businessは、重要な情報を簡単に記録・整理・共有することができ、ノート・タスク・スケジュールを一元管理することができるツールです。スペースを活用して、チームのプロジェクトの進捗を見える化します。また、議事録の共有から社内Wikiの構築まで幅広い機能を有しているため、Evernote Businessがあればあらゆる管理が可能になります。

Evernote Businessの特長

1. 検索機能が強力なためすぐに見たい情報にたどり着ける
2. Slack・Microsoft Teams・Googleカレンダーなどとの連携が可能
3. 30日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://evernote.com/ja-jp

Trello

Trelloは、プロジェクト管理を行いさまざまなコラボレーションを生み出す最高の生産性を実現できるツールです。ボード・リスト・カードで、今誰が何をしているのか、とるべきアクションは何かを明確に把握することができます。また、ビュー機能では、複数のボード間・全チーム間のデータを次のアクションが取りやすいようシンプルに表示できます。

Trelloの特長

1. 世界中で200万チームが活用
2. Slack・Outlook・Gmail・Salesforceとの連携が可能
3. 機能に制限はあるが無料での利用が可能

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、すべきことに集中するための「To Doリスト」を管理するツールです。デスクトップアプリとモバイルアプリの両方をダウンロードすることで、タスクをいつでもどこからでも簡単に把握することができます。To Doリストは誰とでも簡単に共有することが可能です。

Microsoft To Doの特長

1. Outlookのタスクと統合が可能
2. Microsoftアカウントの取得が必要
3. Microsoft365の契約で無料で便利に利用できる

詳細はこちら: https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/

関連記事：テレワークにおすすめのシステム10選を徹底比較！用途別に紹介

関連記事：【2023年版】無料のタスク管理ツールおすすめ14選を徹底比較！

まとめ

今回は、テレワークでタスク管理ツールの導入がおすすめな理由・導入の効果・ツールの選び方を解説し、テレワークで活用できるタスク管理ツール16選を紹介しました。タスク管理ツールを活用することで、テレワークを導入している企業であってもスムーズなプロジェクト管理が可能です。

タスク管理ツールには、多機能なツールからシンプルで使いやすいツールなどさまざまな種類があります。自社の導入目的に照らし合わせ、導入効果が高いツールを選定しましょう。