【2026年版】タスク管理の共有におすすめのツール7選！選び方やチームの運用ルールも解説

タスク管理については、以下の記事で詳しく解説しています。
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タスク管理の共有はなぜ必要？

ここでは、タスク管理の共有が必要な理由について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクの期限を守るため

タスク管理の共有が必要な理由の1つ目は、タスクの期限を守るためです。

個人のタスク管理では面倒なタスクを後回しにしがちですが、チームでタスク管理を共有することで、責任感をもってタスクを行う意識付けができるでしょう。
また、タスクの進捗遅れがある場合は、いち早くフォローできるようになるはずです。
さらに、タスクごとの重要度も可視化しておけば、重要度の高いタスクから先に取り組むこともできるようになるでしょう。

関連記事：時間管理・タスク管理に役立つツール7選！手順やコツも詳しく解説

各タスクの進捗状況を見える化するため

タスク管理の共有が必要な理由の2つ目は、各タスクの進捗状況を見える化するためです。

個人だけでタスク管理を行うと、他のメンバーのタスク進捗状況を把握できません。
これでは、タスクの進捗遅れやタスク漏れがあっても、他のメンバーが気づかないためフォローができないでしょう。

タスクが未着手なのか、完了しているのかが明確になることで、プロジェクト全体の流れが円滑になります。
また、タスクの進捗状況を見える化することで、タスクのどこで時間がかかっているか分析でき、より一層の業務効率化を図れるでしょう。

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業務分担を行うため

タスク管理の共有が必要な理由の3つ目は、業務分担を行うためです。

個人だけでタスク管理を行っていると、誰がどのような業務をどれだけ有しているかわからないものです。
そのため、メンバー同士で業務量の偏りが生じかねない上、上司もタスクの割り振りが困難になっても仕方ありません。
一方、タスク管理を共有できていれば、各メンバーが受け持っているタスクが明確になるため、メンバーの力量や余裕を考慮して、最適な業務分担ができるようになるでしょう。

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タスクに遅れが生じている場合にチームでフォローできるため

タスク管理の共有が必要な理由の4つ目は、タスクに遅れが生じている場合にチームでフォローできるためです。

メンバー同士が各タスク内容・進捗状況を把握していれば、タスクの遅れをいち早く察知できるでしょう。
これにより、遅れているタスクについてはフォローを速やかに行えるため、業務進捗の遅れを最低限にできるのです。

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タスク管理の共有が不十分だと発生する問題

ここでは、タスク管理の共有が不十分だと発生する問題について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報の属人化が発生する

タスク管理の共有が不十分だと発生する問題の1つ目は、情報の属人化が発生することです。

特定のメンバーしかできないタスクがあると、そのメンバーが病気や退職などで不在になった場合、タスクの進捗や品質に支障が生じても無理はありません。
これにより、プロジェクト全体に影響が出ることもあるでしょう。この点が、タスク管理を共有することで情報の属人化を防ぐ重要性です。

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トラブルやリスクの発見が遅れる

タスク管理の共有が不十分だと発生する問題の2つ目は、トラブルやリスクの発見が遅れることです。

タスク管理を共有できていないと、担当者以外のメンバーがそのタスクの内容を把握できなくても無理がありません。
しかしそれでは、タスクでトラブル・リスクが生じた場合、担当者以外がそれに気付きにくくなります。
すると、他メンバーが速やかにフォローに入ることや、有効な解決策を提示することが困難です。

よって、トラブルやリスクに伴う被害がより大きなものになりかねません。

関連記事：プロジェクト管理のカギを握る「リスク管理」を徹底解説！

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ノウハウを蓄積しにくくなる

タスク管理の共有が不十分だと発生する問題の3つ目は、ノウハウを蓄積しにくくなることです。

業務を高品質かつ効率的に遂行するためのノウハウは、企業にとって財産になりえます。
しかし、そのようなノウハウも共有され、必要な情報にすぐアクセスできる状態のナレッジとして蓄積されなければ、企業内で十分に活用されないでしょう。
タスク管理の共有が不十分だと、このようにノウハウの蓄積にも支障が生じかねません。

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■おすすめのタスク管理ツール
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タスク管理の共有におすすめのアプリ7選

ここでは、タスク管理の共有におすすめのアプリについて、以下の7点を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）はテクノ・マインド株式会社するプロジェクト管理・タスク管理ツールです。Web会議やビジネスチャットなどの機能に加え、タスクの可視化によりタスク管理の共有も実現できます。タスクの進捗状況を一覧表示できる上、タスクに関するチャットのやりとりやファイルもすぐに確認できるので、メンバーへの相談・引き継ぎもスムーズです。また、AIアシスタント機能が搭載され、タスク管理の情報もナレッジの一部として活用できるようになりました。

CrewWorks（クルーワークス）の特長

1. シンプルな画面構成で直感的な操作が可能
2. リスト・かんばん・ガントチャートなど様々な表示形式
3. 最大50ユーザーまでずっと無料で利用できるフリープランあり

詳細はこちら: http://crewworks.net/

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、株式会社アジャイルウェアが提供するタスク管理ツールです。7,000社以上の企業に導入されており、カンバンやガントチャートなどでタスク状況を簡単に共有できます。これにより、チームのタスク管理が容易に行えます。メールサポートや定期バージョンアップなどサポート機能も充実しているため、簡単かつ便利に使えるタスク管理ツールとして重宝するでしょう。

Lychee Redmineの特長

1. セミナーイベントあり
2. デモサイトあり
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://lychee-redmine.jp/

Stock

Stockは、株式会社Stockが提供する情報ストックツールです。ITリテラシーに自信がなくても簡単に使えるUIで社内情報を手軽に保存することに強みがあり、タスク管理の共有にも便利に使えます。iOS・Androidアプリもあるため、外出先でモバイル端末からタスク管理を行いたい場合にもおすすめです。また、閲覧権限の設定やデータバックアップなど、タスク管理に必要な情報の保護にも強みがあります。

Stockの特長

1. ホームページに導入事例多数
2. ホームページから「3分でわかる資料ダウンロード」可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードの社内Wikiです。タイムラインやタグなど、タスク管理に役立つ機能も豊富に有しています。また、検索機能や掲示板などの情報共有機能も豊富なので、タスク管理に必要な情報の共有を促進したい場合にも便利です。連携できるツールの種類も豊富なので、すでにカレンダーツールやチャットツールなどを導入している場合は、連携させて一層便利にタスク管理を共有しましょう。

NotePMの特長

1. 登録企業12,000社突破
2. お役立ちコラムが充実
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://notepm.jp/

Chatwork

Chatworkは、株式会社kubellのチャットツールです。中小企業を対象に強みをもつチャットツールですが、タスク管理やファイル共有に関する機能もあるため、タスク管理の共有にも使えます。シンプルで使いやすく、ITリテラシーに自信がない非IT企業の中小企業でも、すぐに使える可能性が高いでしょう。iOSやAndroidアプリもあるので、外出先でモバイル端末から閲覧したい方も安心です。

Chatworkの特長

1. お役立ちブログあり
2. 無料プランあり
3. 有料プランには1ヶ月の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Microsoft Outlook

Microsoft Outlookは、マイクロソフト社提供のメールツールです。ビジネスに欠かせないツールボックス機能に加え、予定表の作成や管理ができるため、チーム内でのタスク管理の共有にも活用できます。ホームページ上には、便利なヒントとテクニックも紹介されているので、よりMicrosoft Outlookを使いこなしたい方は活用してみましょう。

Microsoft Outlookの特長

1. 複数アカウントを集約管理
2. デスクトップ・モバイル・Webで利用可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook

関連記事：仕事がはかどる！Outlookでタスク管理する方法と習慣化のコツ

Todoist

Todoistは、Doist社が提供するクラウド型タスク管理アプリです。簡単な操作でタスクを作成・共有できるので、チームでのタスク管理にもおすすめできます。自動でタスクが整理されるため、優先度の高いタスクから効率的に取り掛かれるでしょう。また、カスタムテンプレートやタスクラベルを用いれば、類似のタスクを効率的に整理でき、一層の業務効率化につながるはずです。

Todoistの特長

1. シンプルながら強力なタスクリスト機能あり
2. iOS・Andoridのアプリあり
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://todoist.com/ja

関連記事：分散するタスクの関連情報を集約！ほしい情報がすぐに見つかるツールを徹底解説！

関連記事：テレワークに便利なタスク管理ツール16選を紹介！導入がおすすめな理由・導入効果・選び方も解説

■おすすめのタスク管理ツール
無料で最大50ユーザーまで、効率的なタスク管理ができるツール「CrewWorks（クルーワークス）」
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タスク管理の共有に用いるアプリの選び方

ここでは、タスク管理の共有に用いるアプリの選び方について、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

使える機能

タスク管理の共有に用いるアプリの選び方の1つ目は、使える機能です。

国内外問わず、今や多くの企業がタスク管理の共有に活用できるアプリを提供しています。それらのアプリで使える機能は、ガントチャートやカンバンなど千差万別です。
導入に先んじて、導入目的を満足するにはどのような機能が必要か明らかにしておきましょう。そこから、必要な機能をすべて満たしたアプリを選択します。

関連記事：ガントチャートでタスク管理しよう！メリット・ポイント・おすすめツールも紹介

関連記事：タスク管理にもかんばん方式が使える！？便利なツール4選も紹介

料金

タスク管理の共有に用いるアプリの選び方の2つ目は、料金です。

アプリにより、基本料金や月々の料金プランはさまざまです。また、使用人数や利用可能な機能により、料金プランが変わってくることも珍しくありません。
さらに、無料トライアルを使えるアプリも数多く存在します。これらの要素を考慮し、さまざまな角度で料金面も考慮して、アプリを選びましょう。

操作性

タスク管理の共有に用いるアプリの選び方の3つ目は、操作性です。

アプリの操作性も、選ぶときには十分考慮しましょう。例えば、ITリテラシーが高くない従業員が多い企業では、高機能でも操作が複雑なアプリでは使いこなせない従業員が多いでしょう。
反対に、ITリテラシーが高く若いメンバーが多い場合は、UIが古臭いアプリではかえって操作しづらいと感じるかもしれません。
できればデモや無料トライアルを活用し、実際にそのアプリを活用するメンバーに対し、アプリを試しに使ってもらって操作性について意見を求めることがおすすめです。

サポート体制の充実度

タスク管理の共有に用いるアプリの選び方の4つ目は、サポート体制の充実度です。

新規ツールであれば、使い方を調べてもわからないことがあっても、無理はありません。
そのとき、電話やチャットなどのサポート体制が充実していれば、すぐに疑問点を解決して業務への支障を最低限にできるでしょう。
特に、海外製のサービスであれば、日本語でのサポートに対応しているか確認しておくことがおすすめです。

マルチデバイスへの対応

タスク管理の共有に用いるアプリの選び方の5つ目は、マルチデバイスへの対応です。

オフィス内のパソコンだけでなく、外出先でもスマホやタブレットから手軽にタスクを共有できるアプリを選ぶことが大切です。
例えば、スマホアプリで更新したタスクが即座に社内のパソコンにも同期されれば、場所を選ばずに迅速な進捗報告が可能になります。
iPhoneなどのモバイル端末からでも簡単に操作できるツールを導入し、業務効率化につなげましょう。

セキュリティの高さ

タスク管理の共有に用いるアプリの選び方の6つ目は、セキュリティの高さです。

タスク管理には、会社の機密情報や重要な顧客データが含まれることが少なくありません。
そのため、情報漏えいを防ぐ強固なセキュリティ対策が施されているツールを選ぶ必要があります。
国際的なセキュリティ認証を取得しているか、あるいは閲覧権限の細かい設定が可能かどうかを確認し、安全に情報を管理できる環境を整えてください。

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タスク管理の共有を成功させるための運用ルール

ここでは、タスク管理の共有を成功させるための運用ルールについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

担当者と期限を必ず明確にする

タスク管理の共有を成功させるための運用ルールの1つ目は、担当者と期限を必ず明確にすることです。

タスク管理の共有を形骸化させないためには、タスクの担当者と期限を必ず明確に設定することが重要です。
複数人に1つのタスクを割り当ててしまうと、誰がその作業を進めるのかが曖昧になり、結果的にタスクが放置される恐れがあります。

必ず担当者を1人に絞り、スケジュールの期限を設定することで、責任の所在をはっきりさせましょう。
Googleカレンダーなどと連携してリマインド通知を設定し、期限遅れを防ぐ仕組みを取り入れるのも効果的です。

関連情報やコミュニケーションを一元化する

タスク管理の共有を成功させるための運用ルールの2つ目は、関連情報やコミュニケーションを一元化することです。

タスク管理を効果的に行うには、関連情報やコミュニケーションを一元化するルール作りも欠かせません。
タスクの指示を口頭やメールで行うと、言った・言わないのトラブルが起きやすく、エクセルや別ツールに情報が分散すると探す手間も発生します。

タスク管理ツール上のコメント機能を活用し、タスクに紐づく形でメッセージや資料を集約しましょう。
情報が分散しない仕組みを作ることで、チーム全体の業務進行がよりスムーズになります。

関連記事：全部管理しきれない！複数ツール連携による負担を減らすには

関連記事：情報の一元化とは？メリット・デメリットと成功させるポイントも解説

おすすめのタスク管理ツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）はテクノ・マインド株式会社するプロジェクト管理・タスク管理ツールです。Web会議やビジネスチャットなどの機能に加え、タスクの可視化によりタスク管理の共有も実現できます。

タスクの進捗状況を一覧表示できる上、タスクに関するチャットのやりとりやファイルもすぐに確認できるので、メンバーへの相談・引き継ぎもスムーズです。

また、AIアシスタント機能が搭載され、タスク管理の情報もナレッジの一部として活用できるようになりました。

CrewWorks（クルーワークス）の特長

1. シンプルな画面構成で直感的な操作が可能
2. リスト・かんばん・ガントチャートなど様々な表示形式
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タスク管理の共有に関するよくある質問

ここでは、タスク管理の共有に関するよくある質問について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスク管理の共有におすすめの無料ツールは？

無料プランでも共有機能が充実したツールは多数あります。
まずは利用人数や機能の制限を確認し、自社の規模に合うものを選ぶことが大切です。操作がシンプルで、チーム全員が使いこなせるツールを選ぶと運用の定着につながります。

関連記事：【2026年版】無料のタスク管理ツールおすすめ個人・仕事向け計15選を徹底比較！

タスク管理を共有する際に注意すべきことは？

タスクの担当者と期限を明確に定め、情報の更新ルールを統一することが重要です。誰がいつまでに何を行うかを可視化することで、責任の所在が明らかになり、放置や遅延を防げます。

また、進捗状況や関連資料の共有場所をツール上に一元化し、情報の分散を防ぐ仕組みを整えましょう。
全員がリアルタイムで最新状況を確認できる環境を作ることで、チーム内のフォロー体制が円滑になり、プロジェクト全体の生産性向上が期待できます。

Googleのツールでチームのタスク管理を共有するには？

Googleが提供するツールでタスクを共有するには、Google ToDo リスト自体に共有機能がないため、Google カレンダーの活用が有効です。

具体的には、共有設定を行ったカレンダー上にタスクを作成することで、メンバー間で期限や内容をリアルタイムに同期できます。
より詳細な進捗管理を行いたい場合は、Google スプレッドシートで管理表を作成し、共有設定を行う方法も一般的です。
用途に合わせてカレンダーとスプレッドシートを使い分けることで、チーム全体の状況を容易に可視化できます。

まとめ

今回は、タスク管理を共有する必要性やおすすめのツール、失敗しない選び方について解説しました。

タスク管理の共有は、進捗状況や期限を可視化するだけでなく、業務分担を適正化しチーム全体の生産性を高めるために不可欠です。
情報の属人化を防ぎ、トラブルの芽を早期に摘み取るためにも、組織的な取り組みが求められます。

市場には多様なツールが存在するため、導入目的を明確にすることが大切です。操作性やセキュリティ、既存システムとの連携などを総合的に判断し、自社の環境に最適なものを選定してください。
適切なツールと運用ルールを組み合わせることで、スムーズな情報共有と円滑なプロジェクト進行が実現します。