タスク管理をシンプルに行う手法「GTD」とは？やり方や便利なツールも解説

タスク管理手法のGTD（Getting Things Done）とは

GTDとは、「GettingThingsDone」の略称で、物事（タスク）を成し遂げるための具体的手法です。
外部の仕組みでタスクを整理し、すぐ取りかかるべきことを明確化することで、効率的に業務を進められるでしょう。また、これにより頭が混乱することも防げます。

ここでは、GTDの基礎知識について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

GTDはシンプルながら強力なタスク管理手法

GTDの基礎知識の1つ目は、GTDはシンプルながら強力なタスク管理手法であることです。

GTDは、高価なツールや複雑な理論がなくとも取り入れられるシンプルなタスク管理手法で、効率的に物事を処理できます。
また、個人だけでなくチームでのタスク管理・プロジェクト管理にも応用できる点もメリットです。GTDでタスク内容と進捗状況を可視化することで、効率的に目標達成を実現できるでしょう。

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GTDは2001年に提唱された手法

GTDの基礎知識の2つ目は、GTDは2001年に提唱された手法であることです。

GTDは、2001年販売の『Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity』で提唱されました。
本書の著者は生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン（David Allen）氏で、同氏がコーチング研修をベースに考案したものがGTDです。
同書は日本語の翻訳版も発売され、関連セミナーも開催されました。その結果、シンプルかつ効果的な仕事術として日本でも話題になり、広く普及しました。

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GTDが役立つ場面

GTDは、仕事からプライベートまで「気になること」が頭の中に散在しているあらゆる場面で力を発揮します。
単に作業を完結させるだけでなく、思考を整理して目の前のタスクに集中できる環境を整えるトリガーとして機能するのが特徴です。
役割や性質の異なる膨大なタスクが混在し、何から着手すべきか判断が難しい状況において、GTDは非常に有効な解決策となります。

個人のタスク管理はもちろん、企業のプロジェクト管理にも応用可能です。 複雑なプロジェクトを各要素に分解し、完了までの道しるべを示す手法として、多くの組織で注目されています。
日々の業務が複雑化し、優先順位の付け方に迷いが生じやすい現代において、GTDは公私を問わず一元管理を支える心強い仕組みとなります。

タスク管理をGTDで行うメリット

ここでは、タスク管理をGTDで行うメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

生産性向上とストレス軽減

タスク管理をGTDで行うメリットの1つ目は、生産性向上とストレス軽減です。

人間が抱えるストレスの多くは、頭の中に未完了のタスクが散在し、常に何かを忘れているのではないかという不安から生じます。
GTDの手法を用いて全ての気になることを外部のシステムに書き出すことで、脳を作業の記憶から解放し、本来の思考やクリエイティブな活動に集中させることが可能です。

頭の中を空っぽにする状態を意図的に作り出せば、次に取るべき行動が常に明確になります。
結果として、迷う時間が減り、一つひとつの作業スピードが向上して、心に余裕を持った状態で日々の業務を遂行できるようになります。

マルチタスク化の防止

タスク管理をGTDで行うメリットの2つ目は、マルチタスク化の防止です。

複数のタスクを同時にこなすマルチタスク状態では、タスクの遂行は効率的ではなくなります。
そこで、GTDでタスクを整理すればマルチタスク化を防止でき、優先順位に沿って一つ一つのタスクを集中して確実に実行できるでしょう。
これにより業務のミスが減り、タスクを切り替えるための時間も削減できます。

関連記事： マルチタスクとは？シングルタスクとの違いや苦手克服のための7つのコツ・メリット・デメリットを解説

タスクが一元管理できる

タスク管理をGTDで行うメリットの3つ目は、タスクが一元管理できることです。

GTDは公私問わずあらゆるタスク管理に応用でき、自分が抱えているタスクをまとめてエクセルやタスク管理アプリなどで一元管理できます。
これにより、タスクの失念を防止でき、優先順位を即座に把握できるでしょう。
そのため、次に何をしなければならないか悩むことも減るため、ストレスも軽減されます。

関連記事：一元管理のメリットは多数！デメリットやポイントも解説

関連記事：エクセルでタスク管理を行う方法！メリットやポイントなどをまとめて解説

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タスク管理をGTDで行う5ステップ

ここでは、タスク管理をGTDで行う手順について、以下の5ステップで解説します。

1つずつ見ていきましょう。

把握（Capture：タスクの可視化）

タスク管理をGTDで行う手順の1つ目は、タスクの可視化です。

まずは、思いつく限り全てのタスクやアイデアを書き出してみましょう。未処理の情報を頭の中だけで記憶していると、ストレスの原因になりかねません。
そのため、仕事・私生活を問わず自分にとってのタスクを可視化してみましょう。これにより後のプロセスもスムーズになり、行動計画を迷わず立てられます。

関連記事：タスク洗い出しのメリット・手法やフレームワーク・おすすめツールを徹底解説！

見極め（Clarify：タスク分類）

タスク管理をGTDで行う5ステップの2つ目は、タスク分類です。

1.で把握したタスクを分析して、実行できるよう細かなアクションに分解します。そのときには、アイゼンハワーマトリクスで各タスクについて判断しましょう。

▼アイゼンハワーマトリクスの4分類

このようにタスクの性質を分類することで、今本当にやるべきことに集中でき、計画的にスケジュールを組めます。

関連記事：タスク管理初心者向け｜”何からやればいい？”が消えるタスク整理術

整理（Organize：優先順位付け）

タスク管理をGTDで行う5ステップの3つ目は、タスクの優先順位付けです。

洗い出したタスクを全て同時に行うことは現実的ではありません。そこで、2.で分類したタスクで優先順位をつけ、それぞれどの順番で着手するか計画を立てましょう。
そのときには、タスク管理ツールやカレンダーツールなどで、具体的にどのタスクをいつやるか明確化します。これにより、順序立てて迷わず各タスクに取り組めるため業務効率が向上するでしょう。

関連記事：仕事の優先順位が付けられない！優先順位の付け方や仕事の進め方について解説

関連記事：タスク管理初心者向け｜”何からやればいい？”が消えるタスク整理術

更新（Reflect：タスクの見直し）

タスク管理をGTDで行う5ステップの4つ目は、タスクの見直しです。

1.～3.で作成したタスクリストを定期的に見直して、処理済みもしくは未処理のタスクを整理しましょう。
完了したタスクは削除し、新たに発生したタスクは新規追加するなど、タスクの分類・整理を再度行います。
各業務の進捗状況により、タスクの優先順位が変更されることや、タスク自体が不要になるケースもあります。そのため、タスクの見直しは環境の変化に対応するために欠かせません。

選択（Engage：タスクの実行）

タスク管理をGTDで行う5ステップの5つ目は、タスクの実行です。

整理されたタスクリストより、優先順位に従って行うタスクを選択し実行します。ここでは、あらかじめ計画されているタスクの遂行に集中し、効率的に処理することがポイントです。
また、所要時間や集中力を考慮し、TODOリストから今実行すべきタスクを選択しましょう。GTDでは、あらかじめタスクが整理されているため、迷わず目の前の作業に集中できるはずです。

関連記事：タスク管理初心者向け｜”何からやればいい？”が消えるタスク整理術

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タスク管理をGTDで行うポイント

ここでは、タスク管理をGTDで行うポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

まずはタスクの可視化に集中する

タスク管理をGTDで行うポイントの1つ目は、まずはタスクの可視化に集中することです。

GTDの作業では、タスクの可視化と分類・整理を同時に行った方が効率的と思えるかもしれません。しかし、そうすると冷静な判断ができず結果的に効率が下がります。
あくまでも、タスクの可視化ではそれだけ行うとよいでしょう。その後段階を踏んで分類や整理に取り組むことで、落ち着いてGTDの各プロセスを実行できます。

集中力が切れてきたら中断する

タスク管理をGTDで行うポイントの2つ目は、集中力が切れてきたら中断することです。

GTDの各ステップは、それぞれ時間をかけて取り組むことが必要であるため、手間や時間がかかることもあるでしょう。そのような作業を集中力がない状態で行っても、失敗を引き起こしかねません。
そのため、集中力が切れてきたら思い切って作業を中断しましょう。十分リフレッシュした後に作業に取り掛かれば、結果的にミスなく効率的にGTDを実行できるはずです。

タスクリストを定期的に見直しする

タスク管理をGTDで行うポイントの3つ目は、タスクリストを定期的に見直しすることです。

GTDでは、各タスクの優先度や実行状況をこまめに見直しましょう。これにより、状況が変化しても柔軟に対応できる上、タスクの見落としなど業務遂行に影響を与えかねないミスも防げます。
できれば毎週金曜夕方など、チーム内で見直しのタイミングを決めておくことがおすすめです。最低でも、月1回は見直しを行いましょう。

現況に即してやり方をカスタマイズする

タスク管理をGTDで行うポイントの4つ目は、現況に即してやり方をカスタマイズすることです。

GTDを全社的に導入する場合、全社一律のルールでGTDを実行することは得策とは限りません。
GTDは各現場の現状に合った方法で実行すると最も効果を発揮するものの、全社一律のルールでGTDを実行すると各現場の現状に合わない部分が生じる可能性があります。
現場を大切にし、現場に無理なくGTDを導入できるようカスタマイズしましょう。

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GTDを効率的に行うためのタスク管理ツール「CrewWorks」活用手順

ここでは、CrewWorksを使ったGTDの活用手順について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

把握｜タスクの可視化

GTDの最初のステップである「把握」では、頭の中にある全てのタスクをツールへ書き出し、可視化することが重要です。

CrewWorksを利用する場合、件名や種別といった基本情報を入力するだけで、誰でも簡単に登録が完了します。

このとき、思いついたことを即座にアウトプットする法を実践すれば、脳が記憶の負担から解放され、目の前の作業に集中しやすくなります。

見極め・整理｜タスクの分類と優先順位付け

次に「見極め」と「整理」のステップについて解説します。

CrewWorksでは、登録したタスクに対して優先度や期限、担当者などを詳細に設定することが可能です。

優先度を割り振れば、緊急性の高い作業を即座に判別できるようになり、着手すべき順位が明確になります。
また、プロジェクトや会議毎にタスクを整理することで、全体の視認性が飛躍的に高まります。 こうした機能を活用したタスク管理により、「何を」「いつまでに」「誰が」担当するのかが可視化されます。
その結果、情報の抜け漏れを防ぎながら、計画的かつスムーズに業務を遂行できるようになります。

選択｜タスクの実行

タスクの実行フェーズでは、CrewWorks上で各タスクのステータスを「新規」「着手中」「完了」といった進捗に合わせて更新します。
ステータスの変化はリアルタイムでシステムに反映され、チーム全体で常に最新の状況を共有できるため、情報共有の漏れや認識の齟齬を最小限に抑えられます。

また、CrewWorksでは、ボタン1つでAIがタスクに関連するチャット・議事録・ファイルなどを検索し、自動で提示してくれます。
タスクと関連情報を紐づけて管理できるため、必要な情報を探し回る手間を減らし、過去のやり取りやナレッジを業務に活用しやすくなります。

実際に、当社が2024年6月に実施したアンケート^[※1]（n=300）では、約8人に1人が「チャットやタスクの履歴が、ナレッジとして活用されていない」と回答しています。
この結果から、情報を蓄積していても、必要なタイミングで参照できず、業務に十分活かしきれていない企業が一定数存在すると考えられます。

CrewWorksのように、タスクと関連情報を紐づけて活用できる環境を整えることは、ナレッジ活用の促進にもつながります。

チーム全体で常に最新の状況を共有しながら、過去のナレッジを活用して効率よくタスクを実行することができます。

更新｜定期的にタスクリストを見直し

GTDをチームで運用するうえで欠かせないのが、定期的な更新作業です。

CrewWorksはクラウド上で利用するツールであるため、チーム全員がいつでもどこでも、リアルタイムで同じ情報を確認できます。
CrewWorksでは、タスク毎に専用のチャットルームが準備されており、タスクに関連するチャットやファイル、作業履歴も一元管理されます。

チームが常に最新情報を共有し、プロジェクトの精度を高めるための強力な土台となります。

タスク管理をGTDで行う際のよくある質問

ここでは、タスク管理をGTDで行う際のよくある質問について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

GTDで初心者が最初につまずくポイントは？

初心者が最初につまずくポイントは、全ての気になることを書き出す「把握」のステップで完璧を求めすぎることです。
情報を網羅しようとするあまり、分類や整理を同時に進めてしまい、作業が停滞するケースが目立ちます。

まずは頭の中を空っぽにすることだけに専念し、ステップを分けて取り組むことが継続のコツです。

GTDが習慣化するまでどのくらいかかりますか？

GTDが習慣化するまでの期間は、一般的に1ヶ月から3ヶ月程度が目安とされています。
まずは全てのタスクを書き出す「把握」のステップを毎日欠かさず行い、週に一度の「更新」をルーティンに組み込むことが重要です。
一気に完璧を目指すのではなく、日々の小さな見直しを積み重ねることで、無意識に仕組みを運用できる状態へと定着していきます。

GTDの「2分ルール」とは何ですか？

2分ルールとは、把握したタスクの処理に要する時間が2分以内であれば、後回しにせずその場ですぐに実行するという原則です。
タスクをリストに書き出して分類や整理を行う手間よりも、実行してしまう方が早い場合は、即座に完了させることで管理の負担を軽減できます。
このルールを徹底することで、細かな未処理事項が溜まるのを防ぎ、頭の中を常にスッキリとした状態に保つことが可能です。

効率的なタスク処理と、管理システムの肥大化防止を両立させるための重要な指針となります。

GTDに向いていないタスクはありますか？

GTDはあらゆるタスクに対応可能ですが、分刻みの細かいスケジュール管理には不向きです。

GTDは「次に取るべき行動」を整理する手法であり、特定の時間に縛られる作業はカレンダーで管理すべきだからです。
また、長期的な目標や抽象的な構想も、具体的なアクションに分解しなければGTDのフローには乗りません。性質の異なるタスクは、カレンダーや目標管理ツールと併用して整理することが重要です。

おすすめのGTDに役立つツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、国産のオールインワンコミュニケーションツールです。 タスク管理やストレージなど、GTDに役立つ機能が豊富に用意されており、GTDの全プロセスをCrewWorks上で完結できます。また、情報の構造化を自動で実行できる点や、生成AIで定型作業を自動化できる点もメリットです。 さらに、ガントチャートを使えばタスクの進捗状況を一眼で把握できます。Web会議システムやチャット機能も活用すれば、チームでタスクに必要な情報を速やかに共有できるでしょう。

CrewWorksの特長

1. 導入社数4,000社突破
2. 約45分のオンラインデモ・無料相談を開催
3. 最大50ユーザーまで利用可能な無料プラン

詳細はこちら:https://crewworks.net/

まとめ

GTDは、頭の中にある「気になること」をすべて書き出し、脳を記憶の負担から解放することで生産性を高める手法です。
このメソッドを実践すれば、優先順位が明確になり、マルチタスクによる集中力の分散やストレスを効果的に防げます。

タスクの把握から実行までの5ステップを正しく運用し、定期的な見直しを行うことが、GTDを成功させる重要なポイントです。
まずは全てのタスクを可視化することに注力し、自分の状況に合わせて柔軟に運用をカスタマイズしてください。
紙やペンといった身近な道具でも始められますが、より効率的に管理したい場合は、CrewWorks（クルーワークス）などのタスク管理ツールの活用も有効です。
自社の環境に適した方法を取り入れ、ストレスのないスムーズな業務遂行を目指しましょう。