テレワーク向けシステムの3つのメリット

テレワークを実施するのであれば、システムの導入が欠かせないといえます。ここでは、テレワークの実施に対してシステムを導入するメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーションがスムーズになる

システムを導入するメリットの1つ目は、コミュニケーションがスムーズになることです。

オフィスで働いている場合と同様に、テレワークにおいてもメール・電話でコミュニケーションを取っていると、スムーズにやりとりができない場合が増えてきます。そのため、これまでのコミュニケーション方法に代わるビジネスチャットの導入がおすすめです。

ビジネスチャットの導入で、コミュニケーションのハードルを下げ、スムーズなやりとりが実現できます。ビジネスチャットには、ファイル共有機能・通話機能・Web会議機能など複数の機能が搭載されている場合が多いため、必要に応じたコミュニケーション方法を選択できます。

勤怠管理が便利になる

システムを導入するメリットの2つ目は、勤怠管理が便利になることです。

テレワークでは、従業員が働いている姿を直接確認することができないため、出勤しているか退勤したかの把握が難しくなります。テレワークでは、通勤に使っていた時間を残業に充てるケースもあるため、長時間労働になることが懸念されていて、注意が必要です。勤怠管理システムを導入すれば、クリックするだけで簡単に勤怠を登録でき、管理者による管理もスムーズになるといえます。

タスク管理がしやすくなる

システムを導入するメリットの3つ目は、タスク管理がしやすくなることです。

タスク管理ツールを導入することで、業務の進捗の見える化が可能です。タスク管理ツールを使用しないで個人でタスクを管理している場合、週に1度など定期的に進捗報告の時間を設定する必要があります。

また、作業が止まっているなどの場合、原因の解明と対策が遅れてしまい、工程全体に遅延が生じる懸念があります。タスク管理ツールがあれば、誰が今どのタスクに取り組んでいて、順調に進んでいるか、問題が発生しているかなどを簡単に把握できます。

テレワーク向けシステムに潜む3つのデメリット

テレワークに必要なシステムにはさまざまなメリットがあると同時にデメリットもあるため、理解しておくことが重要です。ここでは、テレワークの実施に対してシステムを導入するデメリットについて、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コストが必要

テレワークの実施に対してシステムを導入するデメリットの1つ目は、コストが必要であることです。

システムを導入する場合は、利用人数に応じて月額で発生する場合が少なくありません。そのため、継続的に利用すればその分のコストが必要になります。

また事業が拡大傾向にあり、今後人材を確保すればさらに追加コストが発生します。そのため、コストの計算は、数年先の利用人数も想定して検討する必要があります。

システム選定のための工数の確保が必要

テレワークの実施に対してシステムを導入するデメリットの2つ目は、システム選定のための工数の確保が必要であることです。

システムの選定は、慎重に行う必要があります。導入目的を明確にし、導入範囲・導入後の活用法・教育の実施などスケジュールを立てて検討することが重要です。プロジェクトを組んで活動することになる場合もあるため、プロジェクトへの参加人数に応じた工数を付与する必要があります。

セキュリティ対策の検討が必要

テレワークの実施に対してシステムを導入するデメリットの3つ目は、セキュリティ対策の検討が必要であることです。

多くのシステムには、セキュリティが搭載されています。しかし、自社の基準を満たしていない場合があります。システムを検討するときには、セキュリティレベルも同時に検証し、自社の基準と同等もしくは超えるセキュリティが搭載されているシステムを選ぶ必要があります。

テレワークに必要なシステムを導入するときのポイント

テレワークに役立つシステムにはメリット・デメリットがあり、それを理解したうえで、自社の導入目的に応じて適切なシステムを選ぶことが重要です。

テレワークに必要なシステムを導入するときのポイントを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コストは適切か

テレワークに必要なシステムを導入するときのポイントの1つ目は、コストは適切かです。

システムを利用する場合、継続してコストが発生します。自社の予算に合わせて適切な運用が可能なシステムを選びましょう。

使いやすいか

テレワークに必要なシステムを導入するときのポイントの2つ目は、使いやすいかです。

システムには、説明・支援や教育を必要とせず、「直感的」な操作で利用できるシステムが少なくありません。役職・年代を問わず誰でも使いやすいシステムを選定することが重要です。

導入の目的に合っているか

テレワークに必要なシステムを導入するときのポイントの3つ目は、導入の目的に合っているかです。

多くのシステムには必要以上に多彩な機能が搭載されています。機能の多さに目を引かれ選定を進めると、自社が設定した目的を満たしていないシステムを選んでしまう懸念があります。目的を軸にして、その目的が満たされたうえで、さらに便利に使える機能があれば検討しましょう。

用途別！テレワークにおすすめのシステム10選を紹介

ここでは、テレワークに必要なおすすめシステム10選を用途別に解説します。

コミュニケーション

テレワークに必要なおすすめシステムの1つ目は、コミュニケーションを促すためのシステムです。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議などテレワークに必要なツールをオールインワンにしたビジネスコミュニケーションツールです。コミュニケーションツールが豊富に備わっており、チームの円滑な情報共有と連携が可能となります。社外メンバーの招待も無料で可能なため、外部のステークホルダーとの連携がスムーズに行えます。

CrewWorksの特長

1. タスク・ファイル等には備え付けのチャットルームがあり画面遷移が不要
2. オールインワンツール導入によるコスト削減が見込める
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Chatwork

Chatworkは、メール・電話・会議・訪問など、仕事で必要なコミュニケーションを効率的に行うための中小企業向けビジネスチャットです。従業員間の気軽なやりとりが可能なことから社内コミュニケーションの活性化が期待できます。また、ファイルの共有も可能なため、業務効率を向上させることができます。

Chatworkの特長

1. 導入企業が376,000社を突破している
2. 国内利用数No1の規模を誇っている
3. 無料から活用することができる

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Talknote

Talknoteは、リアルタイムの情報共有・データの蓄積など、従業員が最大限にチカラを発揮できる環境づくりをサポートするシステムです。社内外問わず活用できます。伝えたい情報のテーマ・共有が必要なメンバーごとにノートを作成し、効率良く情報共有を行えます。

Talknoteの特長

1. 投稿にコメントが紐づくフィード型のやりとりが可能
2. タスク管理ができるため、社員同士でタスクを共有できる
3. 14日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://talknote.com/

NotePM

NotePMは、誰にでも簡単な操作で使いこなすことができる社内Wikiツールです。ファイルの共有・社内Wikiを活用することで情報やナレッジの共有をスムーズに行うことができます。アクセス権限の設定も柔軟に行えるため、必要に応じた文書の保護が可能です。また、文書の全文検索が可能で、探している文書にすぐにたどり着けます。

NotePMの特長

1. 登録企業が7,000社を突破している
2. Webブラウザ上で簡単に作成できる
3. 30日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://notepm.jp/

マネジメント

テレワークに必要なおすすめシステムの2つ目は、マネジメントを効果的に行うためのシステムです。

1つずつ見ていきましょう。

KING OF TIME

KING OF TIMEは、オフィス勤務・現場勤務・テレワークなどどこからでも簡単に打刻可能な勤怠管理システムです。様々な働き方に対応しているため、幅広い業種で導入が進んでいます。打刻方法は、無償で利用できるパソコンをはじめ、顔認証・指紋認証などの生体認証やICカードなど、企業の選択する方法に対して柔軟に対応可能です。

KING OF TIMEの特長

1. 利用者数は255万人を突破している
2. 全機能を一律1人300円（月額）で使うことができる
3. 30日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://www.kingoftime.jp/

Backlog

Backlogは、チームで働くすべての人が活用できるプロジェクト管理ツールです。ガントチャートによるタスク管理・Wikiによる情報共有などを活用して、プロジェクトを管理します。デザインがシンプルなため、誰でも直感的に使うことができます。プロジェクト管理の他、課題管理・バグ管理・バージョン管理などチームでプロジェクトを進めるうえで必要な機能が搭載されています。

Backlogの特長

1. ガントチャートによるプロジェクトの進捗状況管理
2. 「カンバンボード」を使った課題管理
3. 30日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Confluence

Confluenceは、自宅や職場など場所を問わず作業の構築・整理・コラボレーションを一元管理することができるツールです。チームの知識を集約して、答えを探している誰もが見つけやすい状態にし検索時間を削減します。また豊富なテンプレートが用意されているため、計画から管理まで、テンプレートを1から作成することなく、最適なテンプレートを見つけることが可能です。

Confluenceの特長

1. 世界で75,000を超えるユーザーで利用されている
2. 直感的な構成で設定・作成・検索ができる
3. 無料で利用できるプランが用意されている

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

セキュリティ

テレワークに必要なおすすめシステムの3つ目は、効果的なセキュリティを実施するためのシステムです。

1つずつ見ていきましょう。

Microsoft Defender

Microsoft Defenderは、Windows10とWindows11に搭載された、最新のウイルス対策の保護を提供するセキュリティシステムです。初期設定で含まれているため、Windowsを起動したときから安全にPCを保護することができます。マルウェア・ウイルスなどをスキャンしセキュリティリスクから守ってくれます。

Microsoft Defenderの特長

1. 「Sモード」で実行している場合、「ウイルスと脅威の防止」のオプションが減少する
2. セキュリティ更新プログラムが自動的に配信される
3. 別のウイルス対策アプリがインストールされている場合は自働でOFFになる

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-defender-for-individuals

Symantec Email Security.cloud Service

Symantec Email Security.cloud Serviceは、世界売上シェア No.1のクラウド型メールゲートウェイセキュリティサービスです。自社の独自の性能で、多層防御システムと防衛手段Skepticによるスパム検知率が99.99997％を実現しています。そのため、標的型攻撃・ランサムウェア・ビジネスメール詐欺などの巧妙な攻撃をかわすことが可能です。

Symantec Email Security.cloud Serviceの特長

1. メールのウイルス保護100%・稼働率100％を保証している
2. 企業のウイルス駆除対応に必要な工数を大幅に削減できる
3. スパム隔離用ストレージの費用削減が可能

詳細はこちら: https://licensecounter.jp/symantec/product/ess/

攻撃遮断くん

攻撃遮断くんは、クラウド型のWAF（Web Application Firewall）で、外部からの攻撃の遮断に加え、情報漏えい・Webサイトの改ざん・サービスの停止などを防止するためのセキュリティサービスです。従来のファイアウォールでは防げなかった攻撃を防ぎ、情報資産を守ります。

攻撃遮断くんの特長

1. 導入シェア国内No1を誇っている
2. 幅広い業種で活用されている
3. 月額10,000円から月々定額料金で利用可能

詳細はこちら: https://www.shadan-kun.com/

まとめ

今回は、テレワークの実施に対してシステムを導入するメリット・デメリット・導入時の選定ポイントを解説し、おすすめシステム10選を紹介しました。テレワークにシステムを導入して実施することで、従業員間のコミュニケーションが促進され、勤怠管理もしやすくなります。一方で、新たなコストが発生したり、セキュリティに関する課題も残されています。

自社にとって最適なシステムを選定するためには、「なぜシステムを導入するのか」という目的を明確にすることが重要です。テレワークに便利なシステムは多数あるため、自社の導入目的を達成できるシステムを中心に考え、コスト・使いやすさとともに検討していきましょう。