テレワークにおける「見える化」の基本概要

テレワークにおいて「見える化」とは、どのような状態のことをいうのでしょうか。ここでは、テレワークにおける「見える化」の基本概要を解説します。

テレワークでの「見える化」とは？

まずはじめに、「見える化」とは、いつ・誰が・どこで・どのタスクをこなしているかを、誰にでもわかるようにすることをいいます。

では、「テレワークでの見える化」とはどのような状態でしょうか。テレワークの課題の1つに「従業員の働きぶりを直接確認することができず、管理が困難」というものがあります。オフィス環境においては上司の目が届く場所で業務を行うため、従業員の仕事が見えないというのは、テレワーク特有の課題ともいえます。

テレワークでの見える化とは、オフィス環境以外であっても、オフィスと同様に従業員の業務の進捗状況をはじめ、モチベーション・健康が管理できることをいうのです。

見える化すべきことは？

テレワークで見える化すべきことは、以下の3点です。

1つずつ見ていきましょう。

スケジュール

テレワークで見える化すべきことの1つ目は、スケジュールです。テレワークでは、情報共有・業務連携、ミーティングなどの日程調整が難しくなりがちです。

そのため、チーム会議・顧客との商談・社内の打ち合わせへの参加など、今どのような業務をおこなっているのかが誰にでもわかるようにしておくと良いでしょう。また、始業時間にはじまり、それぞれの開始時間・終了時間、休憩・終業時間を明確にし、一日のスケジュールを明らかにします。

タスク

テレワークで見える化すべきことの2つ目は、タスクです。従業員が納期に向けて取り組む作業がタスクです。

たとえば、プロジェクトに参加している場合、目標達成のためにやるべきことを細かく細分化し、タスクとして担当者に振り分けます。振り分けられたタスクは何かだけでなく、予定通り進んでいるか、万が一進んでいない場合、何が問題になっているか、なども把握することが重要です。

勤怠状況

テレワークで見える化すべきことの3つ目は、勤怠状況です。勤怠状況はタイムカードの打刻で管理できますが、チーム全体にわかりやすく共有する工夫が必要です。

スケジュールに予定を入れるだけでなく、たとえば、ビジネスチャットなどを活用して、勤務開始・休憩の開始と終了・終業を知らせることで、勤怠状況をチームで把握できます。

テレワークの見える化を導入する効果

テレワークの見える化を導入することで、さまざまな効果が期待できます。ここではテレワークの見える化を導入する効果を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

従業員の管理・評価がスムーズになる

テレワークの見える化を導入する効果の1つ目は、従業員の管理・評価がスムーズになることです。

テレワークでは基本的に従業員が上司・同僚がいない場所で1人で業務を行います。そのため、上司は部下の業務を進めるプロセスを確認することができず、結果として成果物で部下の評価をすることになります。そのため、適切な評価が受けられないことを不満に思う従業員も少なくありません。

テレワークの見える化を導入すれば、従業員が抱えているタスク量・進捗状況・課題・解決へのプロセスなど評価に必要な判断材料を得ることができます。

労働安全衛生法では、「労働時間の状況を把握」することが義務化されています。従業員の残業代の計算・健康管理を目的とするものですが、従業員の評価にも効果的といえます。

適切な仕事量の割り振りが可能になる

テレワークの見える化を導入する効果の2つ目は、適切な仕事量の割り振りが可能になることです。

テレワークでの見える化が導入されていない場合、従業員が抱えているタスク量が把握しづらくなります。たとえば、さまざまなプロジェクトに参加している従業員がいる場合、それぞれのプロジェクトで割り振られたタスクが重なり、負担が偏ってしまう懸念があります。テレワークの見える化を行うことで、抱えているタスク量・内容が明確になります。そのため、特定の従業員に必要以上のタスクが偏らないよう、負担を均等化できます。

業務の効率化が進む

テレワークの見える化を導入する効果の3つ目は、業務の効率化が進むことです。

従業員の進捗状況が確認できない場合、タスクの進行にあたり課題が生じていたり、サボっていたりしてもそれを把握する手段がありません。たとえば、スケジュールやタスクが見える化されていれば、予定通りタスクを消化できているか、万が一できていない場合、その原因は何かを分析し対策を立てることができます。また、他の従業員からタスクの進め方について具体的なアドバイスを得られることもあるでしょう。そのため、タスクをスムーズに進めることができ業務の効率化が進むといえます。

テレワークの見える化でのポイントは「ルール作り」

テレワークでは、1人で業務を進める環境にあるため、さまざまな問題が発生する傾向があります。たとえば、コミュニケーション不足です。

オフィスでは比較的しやすい雑談も、テレワークでは直接顔を合わせることがなく、雑談の機会が作りにくい状況になります。そのため、コミュニケーションが希薄になり、従業員が困っていたり悩んでいたりする状況を把握できない懸念があります。

また、管理を重視するあまり、少しの離席であっても理由を説明させたり、Webカメラを常にONにしておくよう指示したりすることをリモートハラスメントとも呼び、問題になります。このような問題を解決するためには、適切なルールが必要といえるでしょう。

コミュニケーション不足に対しては、簡単な質問・やりとりはメールではなくビジネスチャットを活用したり、Web会議では顔を映してお互いの表情を見ながらディレクションをしたりして、コミュニケーションの機会を増やすことをルール化すると良いでしょう。

行き過ぎた監視については、スケジュール・タスクの入力をルール化することで、上司はいつでも部下の状況を把握できるため監視の必要性がなくなります。

テレワークの見える化ルールは、従業員同士・上司・部下の関係性を良好に保つことを第一にし、お互いのストレスにならないよう配慮して策定することが重要です。

テレワークを見える化するための方法

テレワークの見える化を実現することで、業務を進めるにあたり従業員にさまざまな効果があります。具体的にはどのような方法を導入することで見える化が進むのでしょうか。

ここでは、テレワークを見える化するための方法を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

PCログ管理の実施

テレワークを見える化するための方法の1つ目は、PCログ管理の実施です。

たとえば、PCが起動していると、「アクティブ」と表示されたり、Web会議中であれば「会議中」「通話中」等表示されたりすることで、従業員の状況を把握できます。従業員の状況を一元管理をするのであれば専用のアプリがおすすめです。従業員全員のPCにインストールし、上司は把握が必要なメンバーの勤務状況を確認できるよう設定します。アプリによってマウスを動かす動作に反応したり、クリックによって認識される場合もあります。

PCのログ管理を行うことで、長時間労働を防止し、上司と部下の信頼関係の向上を目指しましょう。

ツールの導入

テレワークを見える化するための方法の2つ目は、ツールの導入です。

見える化するためのおすすめのツールに、ビジネスチャットツール・勤怠管理ツール・タスク管理ツールがあります。ビジネスチャットツールは、いつでもすぐに相手に話しかけることができたり、通話・ビデオ機能を使って相手の状況を確認したりできます。勤怠管理ツールは、PCの起動と連動させることで、始業・休憩・終業の把握が可能です。そして、タスク管理ツールでは、最新のタスクの進捗状況・スケジュールを確認できます。

ツールを導入することで、従業員の状況把握がスムーズになるといえます。

バーチャルオフィスの活用

テレワークを見える化するための方法の3つ目は、バーチャルオフィスの活用です。

テレワークにおけるバーチャルオフィスとは、オンライン上に設置された仮想空間をいい、出勤したらバーチャルオフィスに集合します。バーチャルオフィスに集まることで、普段顔を合わせない従業員同士であっても、相談・雑談がしやすくなります。また、何か問題が起こっても上司への連絡をすぐにできます。

バーチャルオフィスの活用は、テレワークを行う従業員の孤立化の防止に役立つといえます。

まとめ

今回は、テレワークにおける見える化の基本概要・得られる効果・方法を解説しました。テレワークにおいて見える化を実施することで、上司は部下をオフィス勤務時と変わらず正当に評価できます。

また、タスクを共有すれば、都度更新をする手間はかかりますが、従業員が1人で抱え込みがちなタスクが共有でき、適正な量のタスクの振り分けができます。タスクが順調に進んでいるかは、スケジュール管理をすることで確認できます。

テレワークにおいての見える化は、企業だけでなく従業員にとってもメリットが大きいため、取り組むことをおすすめします。