ビジネスチャットとは？主な機能と共に解説

ここでは、ビジネスチャットに関する基礎知識として、以下の2つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスチャットの意味

ビジネスチャットとは、ビジネス利用向けに特化したチャットツールのことです。ビジネスチャットでは、メッセージの検索やファイル共有、閲覧権限や管理権限の細かい設定といった機能面の充実や、企業の重要情報を守るためのセキュリティ面も重要視されています。

総務省が2018年に発表した報告書ではビジネスチャットの普及率は23.7%と報告されており、その後の新型コロナウイルス感染症をきっかけとしたテレワークの拡大によって、導入する企業数はより一層増えたと考えられます。

ビジネスチャットの主な機能

次に、ビジネスチャットの主な機能について紹介します。ビジネスチャットには様々な種類があり、ツールごとに特長的な機能を有しています。

ここでは、多くのビジネスチャットで共通している機能を6つ紹介します。

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関連記事：ビジネスチャットのセキュリティ対策は？おすすめツール8選も比較・紹介

ビジネスチャットのメリット

ここでは、ビジネスチャットのメリットとして、以下の2つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

効率的なコミュニケーション

メリットの1つ目は、効率的なコミュニケーションを促進できることです。

チャットツールを使うことで、手軽に関係者とコミュニケーションを行うことができます。また、ほとんどのビジネスチャットはモバイル端末でも利用可能なので、インターネットにつながっていれば場所や時間を問わず使えます。

ファイル共有が容易

メリットの2つ目は、ファイル共有が容易だということです。

ビジネスシーンでは、ファイル共有の必要な場面が数多く発生します。ほとんどのビジネスチャットは、写真や動画など主要な形式のファイルが送受信可能であり、ファイル共有を容易に行うことができます。

関連記事：ビジネスチャットで実現する業務効率化とは？導入時に押さえたいポイントも解説

ビジネスチャットのデメリット

ここでは、ビジネスチャットのデメリットとして、以下の2つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

対面でのコミュニケーションが減る

デメリットの1つ目は、対面でのコミュニケーションが減ることです。

ビジネスチャットでは気軽にコミュニケーションを取れる分、対面でのコミュニケーションが減る可能性があります。仕事上対面のコミュニケーションも必要な場合は、定期的に対面でのコミュニケーションを行う機会を設けるよう心がけましょう。

ツールを使い慣れない人もいる

デメリットの2つ目は、ツールを使い慣れない人もいるということです。

ビジネスチャットを使い慣れていないと、円滑にコミュニケーションを行えないことや、多くの通知が届くことで重要な情報が埋もれてしまう可能性が考えられます。また、最低限のビジネスチャットのマナーを把握しておかないと、業務に支障が出る可能性もあります。ビジネスチャットのマナーについては、次に解説します。

関連記事：ビジネスチャットの3つのメリットとは？デメリットと活用ポイントも解説

ビジネスチャットのマナー

ここでは、ビジネスチャットのマナーとして、以下の7つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

適切な言葉遣い

マナーの1つ目は、適切な言葉遣いでコミュニケーションを行うことです。

ビジネスチャットは気軽にコミュニケーションを取れる分、言葉遣いが乱れがちです。堅苦しい表現にする必要はありませんが、誤字脱字をなくして正しい敬語を使うなど、適切な言葉遣いを心がけましょう。

早いレスポンス

マナーの2つ目は、早いレスポンスを心がけることです。

ビジネスチャットはリアルタイムでのコミュニケーションに強みがあるツールであるため、早いレスポンスによりその強みが一層高まります。ただ、早いレスポンスが目的になって他の業務が疎かになっても意味がありません。「30分ごとにチャットを確認する」など、自分なりにルールを設定するとよいでしょう。

返信と反応の使い分け

マナーの3つ目は、返信と反応の使い分けを適切に行うことです。それぞれの意味と使い分け方を、以下の表にまとめます。

結論を先に伝える

マナーの4つ目は、結論を先に伝えることです。

結論を先に伝えることで、コミュニケーション効率が高まります。メールの件名を冒頭に書くイメージで書き始めましょう。また、結論を先に伝えることで、後からメッセージを検索しやすいというメリットもあります。

グループチャットにおける発信相手を明確に

マナーの5つ目は、グループチャットにおける発信相手を明確にすることです。

グループチャットでは、冒頭に名前を書いたりツールの機能で相手を指定して発信したりすることで、誰に向けたチャットかすぐにわかるようにしましょう。これにより、読んでほしい人に読んでもらえないリスクや、読まなくていい内容を読んで時間を取られるリスクを避けられます。

プライバシーに配慮

マナーの6つ目は、プライバシーに配慮することです。

特に、個人的な内容をチャットに投稿する際には、他のメンバーが不快に感じないか注意しましょう。また、チャットルームが多数存在する場合は、投稿するチャットルームを間違えて、情報を伝えたくないメンバーに情報が伝わらないようにしましょう。

業務時間内のみ使用

マナーの7つ目は、業務時間内のみ使用することです。

業務時間外にチャットを送ると、相手はプライベートの時間を過ごしているにも関わらず、仕事のことを考えなければならなくなる恐れがあります。社内ルールなどでチャットのやり取り方法について確認しておきましょう。

関連記事：ビジネスチャットを社外とのコミュニケーションに活用するためのポイント！おすすめツール7選も紹介！！

ビジネスチャット導入を成功させるためのポイント

ここでは、ビジネスチャット導入を成功させるためのポイントとして、以下の5つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

導入目的の明確化

導入成功のポイントの1つ目は、導入目的の明確化です。

ビジネスチャットの導入目的を明確にすることで、社員はツールの存在意義を認識でき、多くの社員が積極的にビジネスチャットを使うことにつながります。これにより導入効果もはっきりと実感できるはずです。

事前のルール設定

導入成功のポイントの2つ目は、事前にルール設定を行うことです。

「いつ」、「どんな業務で」、「どう使うか」事前にルール設定を行うことで、社員はビジネスチャットを使いやすくなるでしょう。例えば、反応だけでいい場合は、返信は使わずに絵文字で反応するなどのルールが考えられます。

最初はスモールスタート

導入成功のポイントの3つ目は、最初はスモールスタートすることです。

ビジネスチャットをうまく使いこなせなかった場合でも、スモールスタートであれば業務への影響は限定的です。また、スモールスタートで運用していく過程で、よりよい運用ルールなどを設定できます。これにより、ビジネスチャットを全社的に導入する際も無理なく進められるでしょう。

社員教育の実施

導入成功のポイントの4つ目は、社員教育を徹底することです。

ビジネスチャットを多くの社員に使いこなしてもらい、より大きな効果を得るには、社員教育が重要です。マニュアルの配布や社内研修を活用しましょう。また、ビジネスチャットの使い方を相談できる窓口を設置しておけば、ビジネスチャットの使い方がわからない場合でも安心です。

自社の実情に沿ったツール選び

導入成功のポイントの5つ目は、自社の実情に沿ったツールを選ぶことです。

ビジネスチャットの導入目的や使い勝手に加えて、後ほど説明する比較ポイントも考慮して、自社の実情に沿ったツール選びを心がけましょう。これにより、一層ビジネスチャットが効果を発揮してくれるはずです。

関連記事：ビジネスチャットの運用で抑えておくべき5つのルールとは？

ビジネスチャットツールを比較するポイント

ここでは、ビジネスチャットツールを比較するポイントとして、以下の4つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

費用対効果

比較ポイントの1つ目は、費用対効果です。

一般に、機能が充実しているビジネスチャットツールであるほど高額な傾向にあります。また、ユーザーID数によって月額料金が変動するビジネスチャットツールも少なくありません。それらの要素を考慮して、業務に必要な機能をそろえた上で、もっとも費用対効果が高いビジネスチャットツールを選びましょう。

セキュリティ対策

比較ポイントの2つ目は、セキュリティ対策です。

ビジネスチャットツールを導入すると、ツール上で様々な情報のやり取りを行うことになります。セキュリティのトラブルが原因で会社経営に影響が出る事例もあるため、ビジネスチャットツールを選ぶ際には、セキュリティ対策の充実度にも注目しましょう。具体的には、通信暗号化やログ保存などのセキュリティ対策を講じているか、確認しましょう。

市場におけるシェア

比較ポイントの3つ目は、市場におけるシェアです。

ビジネスチャット市場におけるシェアが高いビジネスチャットツールであれば、使い方を理解しているメンバーが多い可能性があります。特に、取引先など社外とのコミュニケーションにビジネスチャットツールを用いる際には、重要なポイントです。市場におけるシェアを知りたい場合は、導入企業数を調べることがおすすめです。

連携可能なツール

比較ポイントの4つ目は、連携可能なツールの種類です。

多くのビジネスチャットツールでは、他のタスク管理ツールやナレッジ共有ツールなどと連携できます。他のツールと連携することで、機能が拡張されてより便利になるでしょう。例えば、ビジネスチャットツールから連携しているツールにログインすることで、ログインの手間を削減できます。

関連記事：オープンソースのビジネスチャットおすすめ7選を紹介！OSS活用のメリット・デメリットも解説

ビジネスチャットツールのおすすめ7選を徹底比較！

ここでは、おすすめのビジネスチャットツールとして、以下の7つを紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。チャットメッセージはタイムラインで一元管理され、メンションやブックマークによって重要なコミュニケーションを抽出することができます。社外とのやりとりにおいても、チャットのみならず他の機能も共有可能です。

CrewWorksの特長

1. すべての情報（タスク・ファイルなど）にチャットルームが常設
2. 外部ユーザー招待は無料
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Slack

Slackは、アメリカのSlack Technologies Inc.が提供するビジネスチャットツールです。2,200を超えるサービスと連携できるため、自分でカスタマイズして様々な機能を使いこなしたいユーザーにおすすめです。また、ウェビナーの開催やお役立ちコンテンツも多数提供しているため、ぜひとも参考にしてみましょう。

Slackの特長

1. ホームページで豊富な活用事例を紹介！導入時に参考にしよう
2. IT・Web業界において、特に採用事例の多いビジネスチャットツール
3. 無料プランあり！有料プランの無料トライアルも試せる

詳細はこちら:https://slack.com/intl/ja-jp/

Chatwork

Chatworkは、日本のChatwork株式会社が提供しているビジネスチャットツールです。シンプルで使いやすいことが特長で、ITリテラシーにあまり自信がない会社でも安心して導入できます。また、チャット機能だけでなくタスク管理やファイル管理なども可能で、あなたのビジネスにも大いに活用できるでしょう。

Chatworkの特長

1. 導入実績は354,000社以上！圧倒的な導入実績を誇る
2. PC版、モバイル版両方でアプリが利用可能！いつでもどこでも使える
3. フリープランあり！有料プランも1ヶ月無料でお試し可能

詳細はこちら:https://go.chatwork.com/ja/

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、アメリカのマイクロソフトが提供しているWeb会議ツールで、ビジネスチャットツールとしての機能も有しています。チャット機能やWeb会議機能などを1つのツールで使えるため、あなたのビジネスに大いに役立つでしょう。また、個人だけでなく一般法人や大企業、教育機関においての利用シーンを提案しており、具体的にどうやって使えばいいかイメージできるはずです。

Microsoft Teamsの特長

1. Microsoft365のサブスクリプションで、Microsoftの他ツールとの連携も容易
2. 世界の27万以上の教育機関で導入実績あり！教育機関にもおすすめ
3. 無料でアカウント作成可能！無料プランもあり

詳細はこちら:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

LINE WORKS

LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するビジネスチャットツールです。個人用チャットツールとして日本で広く普及しているLINEのビジネス版と言え、同様の操作で使用できます。アンケート機能やノート機能など、チャット以外にもビジネスに活用できる機能も豊富にそろっています。また、使い方診断も提供しているので、あなたのビジネスで最適な使い方が見つけられるでしょう。

LINE WORKSの特長

1. LINE WORKSアカウントだけでなくLINEアカウントや携帯番号でもログイン可
2. オプション機能の追加が可能！機能を増やしてより便利に使える
3. 無料プランあり！まずは無料で始めてみよう

詳細はこちら:https://line.worksmobile.com/jp/

Google Chat

Google Chatは、アメリカのGoogle LLCが提供するチャットツールです。Google Chatが利用できるGoogle Workspaceでは、GmailやGoogle DriveなどGoogleが提供するツールをまとめて活用できます。また、ホームページではGoogle Workspaceに関するホワイトペーパーやレポートなどが提供されていますので、ぜひ一度読んでみてください。

Google Chatの特長

1. 業種やビジネスフェーズなどに合わせて、様々な活用方法を提案
2. チャットの内容はGoogle Chatアプリ内だけでなくGmail内でも確認可能
3. 14日間無料でお試し可能！まずは気軽に始めてみよう

詳細はこちら:https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/chat/

Discord

Discordは、アメリカのDiscord Inc.が提供するチャットツールです。元々ゲーマー向けに使われることが多かったのですが、ビジネスチャットツールとしても活用できます。トピックごとにチャットのチャンネルを設定し、招待したメンバーのみ閲覧できるようにできます。また、Web会議ツール機能も有しており、音声や動画によりリアルタイムでコミュニケーションを取れます。

Discordの特長

1. ダイレクトメッセージを用いて、1対1のコミュニケーションも可
2. 30言語に対応！海外とのやり取りにもDiscordが使える
3. 無料プランあり！気軽に始めよう

詳細はこちら:https://discord.com/

関連記事：大企業で活用されるビジネスチャット5選を徹底紹介！押さえておくべきポイントも解説

関連記事：おすすめナレッジ共有ツール13選を徹底解説！得られる効果や導入のポイントも紹介

まとめ

今回は、ビジネスチャットのメリットやビジネスチャットツールの選び方などを解説した上で、おすすめのビジネスチャットツールを7つ紹介しました。

ビジネスチャットは手軽にコミュニケーションや情報共有を行えるので、変化の激しい昨今のビジネス環境ではますます必要性が高まると予想されます。しかし、手軽に使える分、言葉遣いや使用時間などのマナーが疎かにならないよう、注意が必要です。また、導入する際には目的を明確にし、スモールスタートするのが良いでしょう。