ビジネスチャットの運用になぜルールが必要なのか

ビジネスチャットには、チャット機能・通話機能・Web会議機能・ファイル共有機能が搭載されていることが多く、便利に活用できます。業務が効率的に進むと同時に、気軽に使えることから起こるトラブルも発生します。たとえば、言葉づかい・雑談が増える・業務に必要のない情報の送受信などが例として挙げられます。これらが過剰になることで、社内の人間関係の悪化や、情報漏えいなどに発展する懸念があるのです。

そのためビジネスチャットは運用にあたり、ルールを決めておく必要があります。業務とプライベートの境界を明確にして活用できるルールを検討しましょう。

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

ビジネスチャットの運用でおこりがちなトラブル

ルールを策定せずに行うビジネスチャットの運用でおこりがちなトラブルを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

休日もメッセージが届く

ビジネスチャットの運用でおこりがちなトラブルの1つ目は、休日もメッセージが届くことです。

ビジネスチャットは気軽にメッセージが送れる、という利点があるため、休日であってもメッセージが送られてくることがあります。メッセージを送る従業員は、「休み明けに返事をもらえれば良い」と考えて送ったとしても、受け取った従業員は「すぐに返信しなければいけない」と思ってしまう可能性があります。とくに上司からのチャットは急いで対応しようとしてしまう傾向が強いといえます。

ムダな会話が増える

ビジネスチャットの運用でおこりがちなトラブルの2つ目は、ムダな会話が増えることです。

ビジネスチャットでは、堅い表現を避けてできるだけ簡潔な言葉のやりとりでコミュニケーションをするため、会話もカジュアルになる傾向があります。このようなやりとりを続けていくうちに、雑談が増えていく懸念があります。雑談が増えることで新たなアイデアが期待できる反面、業務効率が下がることが考えられます。

社内の人間関係が悪化する

ビジネスチャットの運用でおこりがちなトラブルの3つ目は、社内の人間関係が悪化することです。

ビジネスチャットでは、会話がカジュアルになることが多く、人によっては失礼と感じる表現をしてしまう懸念があります。また、既読機能がある場合「既読がついたのになぜすぐに返信がないのだろうか」や既読がつかないと「わざと付けないようにしているのではないか？」などの憶測から、人間関係がぎくしゃくしてしまう懸念があります。

関連記事：ビジネスチャットで実現する業務効率化とは？導入時に押さえたいポイントも解説

ビジネスチャットの運用で設定しておくべき5大ルール

ビジネスチャットの運用ではトラブルを避けるためにも、ルールを策定して運用することが重要です。

ここでは、ビジネスチャットの運用で設定しておくべきルールを、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務時間外の使用禁止にする

ビジネスチャットの運用で設定しておくべきルールの1つ目は、業務時間外の使用を禁止にすることです。

業務時間外にチャットで連絡が届いても、「既読を付けず翌日に確認して返信する」というルールを設定しましょう。ルールがあれば、休日に既読や返信がないことでのトラブルが避けられ、既読や返信が遅いことで起こる人間関係の悪化を防ぐことができます。

メールとの使い分けを明確にする

ビジネスチャットの運用で設定しておくべきルールの2つ目は、メールとの使い分けを明確にすることです。

ビジネスチャットと同じような使い方ができるメールは、ビジネスチャットとの使い分けをしておかないと、活用法において従業員が混乱する可能性があります。たとえば、「ビジネスチャットで話し合って出た結論を必ずメールで関係者に送る」というルールを設定しておくことで、重要な決定がチャットに埋もれてしまったり、流れてしまったりすることを防げます。

新規グループ作成は上長に許可を取る

ビジネスチャットの運用で設定しておくべきルールの3つ目は、新規グループ作成は上長に許可を取ることです。

ビジネスチャットは簡単にグループを設定して新たなやりとりを始めることができます。しかしグループが増えすぎると、どのグループでどのようなディスカッションをしていたかが混乱し、誤ったグループへメッセージを発信してしまう可能性があります。

また、仲良しグループができると業務外の雑談が増えることも懸念されます。そのため「新規のグループを作成するときは、上長の許可を取る」というルールを設定し、グループの作成に制限をかけることがおすすめです。

ムダな挨拶・雑談はできる限り省く

ビジネスチャットの運用で設定しておくべきルールの4つ目は、ムダな挨拶・雑談はできる限り省くことです。

ビジネスチャットのメリットの1つが「簡潔なやりとりができる」ことです。簡潔なやりとりには、ムダな会話を挟む必要がありません。たとえば「お疲れさまです。」や「お世話になります。〇〇です」と名乗ることなどです。これらのあいさつ文を省くことでスムーズなやりとりが可能になります。また、多少の雑談は社内コミュニケーションの活性化につながるため、必要に応じてすることをおすすめしますが、度を越した雑談は控えるようなルールの設定をすると良いでしょう。

リアクションを必須にする

ビジネスチャットの運用で設定しておくべきルールの5つ目は、リアクションを必須にすることです。

多くのビジネスチャットには、スタンプ機能が搭載されています。そのため「かしこまりました」「承知しました」などの返信はテキストでしなくても、スタンプを活用して省くことができます。リアクションを必須にすることで、相手が理解したかどうかを確認でき、さらにコミュニケーションにもなるため、おすすめのルールといえます。

関連記事：ビジネスチャットとメールの違いは？使い分けのポイントやメリット・デメリットも解説

まとめ

今回は、ビジネスチャットの運用にルールが必要な理由・起こりがちなトラブル・設定しておくべきルールを解説しました。ビジネスチャットは便利に使えるツールなだけに、トラブルも起こりやすい傾向があります。トラブルを回避するためには社内でルールを設定して活用することがおすすめです。とくに業務時間外の利用を禁止することは、法定労働時間を厳守することにもつながるため必須のルールともいえます。

自社に必要なルールを設定して、業務の効率化・社内コミュニケーションの活性化につながるような活用をしましょう。