ビジネスチャットで実現する業務効率化とは？導入時に押さえたいポイントも解説

業務効率化に役立つビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、リアルタイムなテキスト送受信を中心に、ビジネスシーンでの利用に特化したコミュニケーションツールです。
メールに比べて迅速なやり取りが可能で、社内だけでなく社外の取引先とも円滑に情報を共有できるため、業務全体の生産性向上に大きく寄与します。

主な機能にはチャットのほかに、音声通話やWeb会議、ファイル管理などがあり、状況に応じて最適な手段を選択できる点が特徴です。
導入形態には、自社サーバーで運用するオンプレミス型と、インターネット経由で利用するクラウド型があります。オンプレミス型はカスタマイズ性に優れますが専門知識が必要です。
一方、クラウド型は導入が容易な反面、セキュリティ面での慎重な選定が求められます。

多くのサービスの中から、自社の目的や安全基準に合致したツールを選ぶことが重要です。

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業務効率化を支えるビジネスチャットの6つの機能

ビジネスチャットにはさまざまな機能が搭載されています。ここでは、業務効率化を支えるビジネスチャットの機能を、以下の6点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

チャット機能

業務効率化を支えるビジネスチャットの機能の1つ目は、チャット機能です。

チャット機能を使えば、テキストでのリアルタイムなコミュニケーションが可能です。
従来からのコミュニケーション手段であるメールと違い、冒頭のあいさつ文が不要となる場合が多いため、気軽なコミュニケーションでスムーズに話を進めることができます。
また、プロジェクト単位や部署といった組織単位や社内外のメンバーが参加するグループチャットを作成したりできるため、情報を管理しやすくなります。

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タスク管理機能

業務効率化を支えるビジネスチャットの機能の2つ目は、タスク管理機能です。

ビジネスチャットには、タスク管理機能が備わっているものがあります。 業務の担当者や期限、現在の進捗状況を一覧で管理することで、対応漏れや非効率な作業の重複を防ぐことができます。
それぞれのメンバーが現在どのような作業に集中しているのかが明確になるため、相互のフォローもスムーズに行えます。
チーム全体でリアルタイムに進捗を共有できるため、全体の進行状況を一目で把握でき、スケジュールの管理や変更が容易になります。

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ファイル管理機能

業務効率化を支えるビジネスチャットの機能の3つ目は、ファイル管理機能です。

ビジネスチャットでは、テキストや音声通話やビデオ通話での会話をする機能以外にも、ファイルを共有し管理できます。
デスクトップに保存している資料も、ドラッグアンドドロップで簡単にファイル共有できます。
テレワークやリモートワークなどでファイルを共有したい場合、ツール上に保存すれば、いつでもどこからでもアクセス可能です。

Web会議機能

業務効率化を支えるビジネスチャットの機能の4つ目は、Web会議機能です。

Web会議機能を使うと、遠隔であっても対面でのコミュニケーションと同じように複数人で顔を合わせながら話すことができます。
打ち合わせや会議など相手の顔が見えないと、感情が伝わらず不安になることがあります。
Web会議機能では、相手の表情を確認しながら話を進められるため、直接会って会議をしているときと同じような環境を構築できます。

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通話機能

業務効率化を支えるビジネスチャットの機能の5つ目は、通話機能です。

チャットを行っている相手と直接会話ができるもので、1対1の通話はもちろん、複数人でのグループ通話にも対応しています。
テキストでは説明が難しい複雑な内容や、緊急を要する確認事項がある際に、内線電話のような感覚ですぐに連絡を取れるのが利点です。

移動中や外出先でもスマートフォンから手軽に利用できるため、わざわざ会議室を予約したりWeb会議を設定したりする手間を省き、迅速な意思決定を促します。
音声のみのやり取りはネットワークへの負荷も少なく、場所を選ばずにスムーズなコミュニケーションを可能にします。

他システムとの連携機能

業務効率化を支えるビジネスチャットの機能の6つ目は、他システムとの連携機能です。

多くのツールは、すでに社内で利用しているプロジェクト管理やタスク管理、メール、CRMといった外部サービスと柔軟に連携できます。
例えば、チャットツールとカレンダーやドキュメント作成サービスを連携させれば、画面を切り替えることなくスケジュールの確認や編集が可能です。
複数のアプリケーションを行き来する手間が省けるため、作業の中断を防ぎ、業務の生産性を大幅に向上させます。

また、各種通知をチャットへ集約し、情報を統合して管理できる点も大きなメリットです。
ツールの導入を検討する際は、現在活用しているシステムとの親和性を考慮し、拡張性の高いものを選ぶことが重要です。

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ビジネスチャットが業務効率化に役立つ理由

さまざまな機能が搭載されていることで、便利に利用できるビジネスチャットは、さまざまな効果が期待できます。
ここでは、ビジネスチャットが業務効率化に役立つ理由を、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報の一元管理が可能

ビジネスチャットが業務効率化に役立つ理由の1つ目は、情報の一元管理が可能であることです。

ビジネスチャットでは、会話だけでなくファイルの共有も可能です。
さまざまなプロジェクトに参加している場合であっても、Word・Excel・PowerPointの他、PDFファイルなど、すべてのファイルをツールで整理して一元管理ができるため、便利に活用できます。
また、メッセージの送信もファイルの共有履歴も全ての情報が履歴として残るため、過去の履歴情報がまとまって一元管理されます。

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いつでもどこからでもアクセス可能

ビジネスチャットが業務効率化に役立つ理由の2つ目は、いつでもどこからでもアクセス可能であることです。

ビジネスチャットをクラウド型で導入している企業は少なくありません。そのため、インターネット環境があれば、オフィス以外の外部からでもツールへのアクセスが可能です。
また、パソコンだけではなくスマートフォンのアプリでも使えるツールを利用すれば、営業の方などはより使い勝手が良くなるでしょう。

スピーディなやりとりが可能

ビジネスチャットが業務効率化に役立つ理由の3つ目は、スピーディなやりとりが可能であることです。

ビジネスチャットは簡潔な文章で、コミュニケーションを進められます。
メールなどの文頭に用いられる「お疲れ様です。〇〇です。」「お世話になっております。△△株式会社の〇〇です。」などのあらたまった挨拶を必要としません。
そのため、やりとりにスピード感が出て、必要な回答を得られるまでの時間を短縮することができます。

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過去のやり取りの検索が可能

ビジネスチャットが業務効率化に役立つ理由の4つ目は、過去のやり取りの検索が可能であることです。

ビジネスチャットでは、特定のキーワードや関連するトピックで検索するだけで、過去のメッセージや共有されたファイルを瞬時に見つけ出すことができます。
手書きのメモやメールの履歴を探す手間が省けるため、以前の議論や決定事項の経緯を再確認する最適な方法といえます。

新たにプロジェクトへ参加したメンバーであっても、過去の情報をすぐに確認できるため、教育や情報伝達にかかる時間を大きく短縮できます。

ビジネスチャットで効率化しやすい業務例

ここでは、ビジネスチャットで効率化しやすい業務例を、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内の情報共有・連絡業務

ビジネスチャットで効率化しやすい業務例の1つ目は、社内の情報共有・連絡業務です。

ビジネスチャットを活用した社内の情報共有や連絡業務は、従来のメールや電話に代わる迅速なコミュニケーション手段として非常に効果的です。
メールのように件名や定型的な挨拶を必要とせず、要件のみを即座に送信できるため、やり取りの往復にかかる時間を大幅に短縮できます。

また、一対一の連絡だけでなく、部署やプロジェクトごとのグループを作成することで、複数人への一斉周知も容易になります。
リアルタイムで情報が共有されるため、指示の出し直しや確認漏れを防ぎ、組織全体の意思決定を早めることが可能です。

社内の風通しを良くし、業務のスピード感を高める上で欠かせない運用といえます。

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タスクの依頼・進捗管理

ビジネスチャットで効率化しやすい業務例の2つ目は、タスクの依頼・進捗管理です。

チャットツール上で直接タスクを依頼することで、依頼内容や期限がメッセージ履歴として明確に残り、聞き逃しや依頼漏れを防ぐことができます。
また、個々のタスクのステータスを可視化できるため、リーダーは各メンバーの状況をリアルタイムで把握し、遅延が発生しそうな場合には迅速なフォローが可能となります。

進捗報告もチャットで簡潔に済ませられるため、報告のための会議やメール作成の手間が省け、プロジェクト全体の進行をスムーズに維持できます。
チーム内で作業状況を共有し合うことで、業務の重複や属人化の解消にもつながります。

会議の日程調整・議事録共有

ビジネスチャットで効率化しやすい業務例の3つ目は、会議の日程調整・議事録共有です。

ビジネスチャットを活用した会議の日程調整では、参加者全員の空き時間を効率的に把握できます。
メールのように全員の返信を待って集計する手間が省けるため、開催決定までのリードタイムを大幅に短縮することが可能です。

また、会議終了後の議事録共有もスムーズに行えます。作成した議事録を関連するグループチャットへ投稿すれば、参加者はもちろん、欠席したメンバーにも即座に内容を周知できます。
チャット上に記録が残ることで、決定事項や次のアクションをいつでも見返せるようになり、情報の属人化防止や迅速な業務遂行を可能にします。

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ファイル共有・資料管理

ビジネスチャットで効率化しやすい業務例の4つ目は、ファイル共有・資料管理です。

ビジネスチャットを活用したファイル共有は、資料管理の利便性を劇的に向上させます。
メールに添付して送信する従来の手法とは異なり、チャット画面上にドラッグアンドドロップするだけで、WordやExcel、PDFなどの大容量データも即座に共有可能です。
送信されたファイルはチャットの履歴と共にクラウド上に蓄積されるため、過去の資料が必要になった際も検索機能を用いてすぐに見つけ出せます。

テレワーク中であっても、マルチデバイス対応のツールであれば場所を選ばず最新の資料へアクセスでき、情報の属人化を防ぎながらチーム全体で円滑にナレッジを蓄積・活用できます。

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稟議・承認依頼への対応

ビジネスチャットで効率化しやすい業務例の5つ目は、稟議・承認依頼への対応です。

ビジネスチャットを導入することで、稟議や承認依頼のプロセスを劇的にスピードアップできます。
従来の紙ベースやメールによる申請では、書類の回覧や未読放置によって承認までに数日かかることも珍しくありませんでした。

チャットツール上で申請と承認を完結させれば、承認者は外出先や移動中でもスマートフォンから即座に内容を確認し、ワンタップで可否を判断できます。
また、メンション機能を活用して担当者へ直接通知を送れるため、埋没を防ぎ、承認までのリードタイムを最小限に抑えられます。

不明点がある場合も、その場で補足説明を求められるため、差し戻しの手間が省け、意思決定の迅速化と組織全体の生産性向上につながります。

ビジネスチャットで業務効率化を進める際の課題

便利な活用が魅力的なビジネスチャットですが、効果がある反面課題もあります。
ここでは、ビジネスチャットで業務効率化を進める際の課題を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

時間を問わずコミュニケーションが発生する

ビジネスチャットで業務効率化を進める際の課題の1つ目は、時間を問わずコミュニケーションが発生することです。

ビジネスチャットは、インターネット環境があれば、いつでもどこからでもアクセスできるため、気軽にやり取りができるだけに「忘れないうちに」と、業務時間外であっても連絡をしてしまうことが懸念されます。
とくに、取り引き先の顧客からの連絡などは、少しでも早く返信しようとしがちです。ビジネスチャットの活用では、仕事とプライベートの境界が難しくなりストレスに繋がる傾向があります。

関連記事：ビジネスチャットの運用ルールとは？社内で決めるべきルール8選と運用成功のポイントを解説！

雑談が発生しやすい

ビジネスチャットで業務効率化を進める際の課題の2つ目は、雑談が発生しやすいことです。

ビジネスチャットでは、かしこまった表現を使わずコミュニケーションができるため、コミュニケーションの活性化が期待できます。
一方で、従業員同士の距離が近づきすぎると、雑談も多くなる傾向があります。
雑談には業務に関係のないプライベートなことから、従業員にしかわからない社内のことまでさまざまですが、行き過ぎると人間関係の悪化やトラブルにつながる可能性があるため、節度のあるコミュニケーションを行うことが重要です。

関連記事：ビジネスチャットのマナーとは？基本マナー・NG例・シーン別例文とルールを解説

セキュリティに不安がある

ビジネスチャットで業務効率化を進める際の課題の3つ目は、セキュリティに不安があることです。

ビジネスチャットの多くはクラウド型であるため、データの保存場所を他社と共有することになります。そのため、情報漏えい・なりすましによる不正アクセスなどの心配があります。
ビジネスチャットのサービスを提供する企業によって、セキュリティ基準も違います。そのため、自社のセキュリティ基準に合うサービスを提供しているツールを選ぶ必要があります。

関連記事：ビジネスチャットのセキュリティ対策は？おすすめツール8選も比較・紹介

ビジネスチャットで業務効率化を実現するポイント

ビジネスチャットの効果・課題を踏まえたうえで、業務効率化を目的としたビジネスチャットの導入時に押さえたいポイントを、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

誰もが使いこなせるツールを選ぶ

ビジネスチャットで業務効率化を実現するポイントの1つ目は、誰もが使いこなせるツールを選ぶことです。

近年「チャット」は若い世代で活用される傾向が高く、使いこなせるかどうかを心配する必要は少ないといえます。
ただし、比較的年齢層の高い世代においては、ビジネスのコミュニケーションは「電話」「メール」が主流であったため、チャットでのコミュニケーションを難しく感じる可能性があります。

実際に、当社が2024年6月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、約4人に1人が「各ツールの使い方を覚えるのが大変」と回答しています。
この結果から、世代を問わず、新しいツールの導入時には操作方法の習得が一定の負担となっており、使いこなせるまでに時間を要する企業が少なくないことがわかります。

そのため、ビジネスチャットを選定する際は、シンプルな機能で直感的に操作できるツールを選ぶことが重要です。
どの世代でも抵抗なく利用しやすいツールであれば、教育コストを抑えながらスムーズな社内定着につながります。 

関連記事：ビジネスチャットと電話はビジネスシーンでどう使い分ける？メリット・デメリットより整理

メールとビジネスチャットの使い分けをする

ビジネスチャットで業務効率化を実現するポイントの2つ目は、メールとビジネスチャットの使い分けをすることです。

ビジネスチャットとメールは「テキストによるコミュニケーション」という点では同じですが、ビジネスチャットは便利に使える一方で「重要な情報が流れやすい」、メールは「コミュニケーションの完結までに時間がかかる」など、それぞれ異なる特徴があります。

実際に、当社が2024年6月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、約4人に1人が「チャットが流れてしまい、大事なメッセージを見逃してしまう」と回答しています。
この結果から、多くの企業で重要な情報が日々のやり取りに埋もれ、必要な情報を見落とす課題が発生していることがわかります。
そのため、「日常的な相談や素早い情報共有はビジネスチャット」「正式な連絡や決定事項の共有はメール」といったように、用途に応じて使い分けることが重要です。

また、「決定事項はメールにまとめて関係者へ共有する」など、情報の性質に応じた運用ルールを設けることで、重要な情報の見落としを防ぎ、業務効率の向上につながるでしょう。

関連記事：ビジネスチャットとメールの違いは？使い分けのポイントやメリット・デメリットも解説

ルールを設定する

ビジネスチャットで業務効率化を実現するポイントの3つ目は、ルールを設定することです。

ビジネスチャットを導入する前に、あらかじめ使い方のルールを策定しましょう。
具体的には、「チームのチャットルームを設定するときは、上司の許可が必要」「雑談は雑談専用のルームで行う」「業務時間外はメッセージの送受信禁止」などです。
適切なルールを設定していれば、自社の目的を最大限に活かした活用が可能になるといえます。

関連記事：ビジネスチャットの運用で押さえておくべき5つのルールとは？

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通知設定をカスタマイズする

ビジネスチャットで業務効率化を実現するポイントの4つ目は、通知設定をカスタマイズすることです。

業務効率化を目的としたビジネスチャットの導入時に押さえたいポイントとして、通知設定のカスタマイズがあります。
すべてのメッセージ通知を受け取ると、その都度確認作業が発生してしまい、本来の作業の妨げになる可能性があります。

実際に、当社が2024年6月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、約4人に1人が「通知が多すぎて何が大事なのか分からない」と回答しています。
この結果から、多くの企業で通知が過多となっており、通知への対応そのものが業務負担となっていることがうかがえます。

そのため、重要なプロジェクトや特定のチャットのみ通知をオンにすることが推奨されます。
また、休憩中や業務時間外は通知をミュートにするなど、必要な情報だけを受け取る設定にすることで、通知による中断を減らし、業務への集中力を維持しながら効率的に作業を進められるでしょう。

トークルームを目的ごとに分ける

ビジネスチャットで業務効率化を実現するポイントの5つ目は、トークルームを目的ごとに分けることです。

部署やプロジェクト、特定のテーマごとに専用のトークルームを作成することで、関係者が必要な情報に迷わずアクセスできるようになります。
ただし、案件やテーマごとにトークルームを増やし続けると、どこでやり取りすべきか分かりにくくなり、情報を探す手間が増える場合があります。
そのため、トークルームを目的ごとに分けるだけでなく、プロジェクトやタスク、ファイルなどの業務単位で情報を整理できるツールを活用することも有効です。

例えば、CrewWorks（クルーワークス）では、プロジェクト・タスク・ファイルごとに専用のチャットルームが用意されているため、関連するやり取りやファイルを一箇所に集約できます。
これにより、不要なトークルームの乱立を防ぎながら、必要な情報へスムーズにアクセスできます。

また、無関係な人がトークルームに参加することによる情報漏えいや、不要な通知を受け取るリスクを防ぐことができるため、セキュリティの向上にも役立ちます。

業務効率化に成功したビジネスチャットの活用事例

ビジネスチャットを導入することで、実際に多くの企業が高い費用対効果を実感し、業務効率化に成功しています。
ここでは、業務効率化に成功したビジネスチャットの活用事例を、以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

全国に点在するメンバーとの情報共有を効率化｜システムスクエア株式会社

システムスクエア株式会社では、全国に点在するメンバー間での情報共有に課題を抱えていました。
ビジネスチャットの導入により、オンラインで完結するコミュニケーション体制を構築し、物理的な距離を越えた円滑な連携を実現しています。

 詳しくはこちら：https://crewworks.net/case/ssc/

ナレッジ共有で店舗運営の業務効率化を実現｜株式会社万代

買取・リユース事業を核に、アミューズメントを融合したエンターテイメント事業を展開する株式会社万代では、全店舗の店長や本部スタッフ、アルバイトまでが参加する情報共有基盤としてビジネスチャットを活用しています。
現場の成功事例やノウハウをリアルタイムで共有する仕組みを構築し、組織全体のサービス品質向上につなげています。

 詳しくはこちら：https://crewworks.net/case/mandai/

ビジネスチャットで業務効率化を実現するなら「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャットを導入して業務効率化を最大限に高めたい企業には、「CrewWorks」が最適です。
CrewWorksは、単なるメッセージのやり取りに留まらず、プロジェクト管理やタスク管理、ファイル共有といったビジネスに不可欠な機能を一つのプラットフォームに集約したツールです。

最大の特徴は、業務単位で情報を整理できる構造にあります。一般的なビジネスチャットでは、話題が増えるごとにトークルームが乱立し、必要な情報が埋もれてしまう課題が発生しがちです。
しかし、CrewWorksでは「プロジェクト」や「タスク」ごとに専用のチャットルームが紐付いているため、関連する議論や資料を迷わず確認できます。
情報の分散を防ぎ、検索の手間を大幅に削減することで、実務に直結した効率化を支援します。

また、操作画面が非常にシンプルで直感的に使えるため、ITツールに不慣れな世代が多い組織でもスムーズに定着させることが可能です。
教育コストを抑えつつ、社内全体のコミュニケーションを活性化させたい場合に強力な選択肢となります。

さらに、国内企業による手厚いサポート体制や強固なセキュリティ基盤も備えており、機密情報の共有も安心です。
散らばった情報を一元化し、チームの生産性を根本から引き上げたい企業にとって、CrewWorksは非常に頼もしい存在となります。

CrewWorksの特長

1. すべての情報（プロジェクト・タスク・ファイルなど）にチャットルームが常設
2. 外部ユーザー招待は無料
3. 最大50ユーザーまでずっと無料で利用できるフリープランあり

詳細はこちら：https://crewworks.net/

ビジネスチャットで実現する業務効率化に関するよくある質問

ここでは、ビジネスチャットで実現する業務効率化に関するよくある質問を、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスチャットは本当に業務効率化につながりますか？

適切な運用を行えば確実に業務効率化につながります。 メール特有の定型的な挨拶を省き、要件を即座に伝えられるため、意思決定のスピードが飛躍的に向上します。
また、タスク管理やファイル共有を一元化することで、情報管理の手間も大幅に削減可能です。

ただし、導入するだけでなく、通知設定や利用ルールの策定を併せて行うことが、真の効率化を実現する鍵となります。

無料のビジネスチャットでも十分に業務効率化できますか？

無料版でも基本的なチャットやファイル共有は可能なため、小規模なチームや限定的な利用であれば十分に業務効率化が期待できます。
ただし、無料プランはメッセージの保存期間やストレージ容量、管理機能に制限がある場合が多いです。
利用人数が増え、高度なセキュリティや長期的なログ管理が必要な場合は、有料版への移行を検討するのが適切です。

ビジネスチャットを導入しても業務効率化できないのはどのような場合ですか？

利用ルールが不明確な場合や、従来のメール文化から脱却できない場合に効率化が妨げられます。
具体的には、形骸化した挨拶が残っていたり、通知過多で本来の業務が中断されたりするケースです。

また、情報の重要度に応じた使い分けができていないと、必要な既読管理ができず、混乱を招く原因となります。

ビジネスチャットで業務効率化を実現するにはどのような運用が重要ですか？

導入前に明確な利用ルールを策定し、通知設定を適切にカスタマイズすることが重要です。 業務時間外の連絡制限などを定め、仕事とプライベートの境界を明確にします。
また、必要な通知のみを受け取る設定に調整することで、集中力を維持しながら迅速な意思決定を促進できます。

まとめ

今回は、ビジネスチャットの基本概要や機能、導入時に押さえたいポイントを詳しく解説しました。

ビジネスチャットは、DX推進が加速する現代において、業務のスピード感を高めるために欠かせないツールのひとつです。
導入によって情報共有の迅速化が期待できる一方で、仕事とプライベートの境界が曖昧になるなどの課題も存在します。

こうした問題を防ぐためには、自社の実態に即した運用ルールをあらかじめ策定しておくことが重要です。
適切なルールの下で活用すれば、コミュニケーションが活性化し、組織全体の生産性は飛躍的に向上します。自社に最適なツールを選定し、円滑な業務遂行に役立ててください。

[※1] ■調査概要
調査方法：インターネットによるアンケート／調査対象：従業員20名以上1000人未満の企業のビジネスパーソン／有効回答数：300名／調査期間：2024年6月