ビジネスチャットの5つのメリットとは？デメリットと導入時のポイントも解説

ビジネスチャットとは？

メールやプライベート用との違い・使い分け ビジネスチャットとは、業務における連絡や円滑な情報共有を目的としたツールのことです。

英語の「Chat」には「雑談」という意味がありますが、ビジネスシーンでは短いテキストをリアルタイムで送受信し、迅速に意思疎通を図る仕組みを指します。
プライベート用ツールとの最大の違いは、高度な管理機能や強固なセキュリティを備えている点にあります。

また、メールと異なり「お世話になっております」といった定型的な挨拶が不要で、本題からスピーディーに会話を始められるのが特徴です。
公式な記録や社外への連絡にはメール、迅速な内部調整にはチャットといった形で、情報の重要度や緊急性に応じて各ツールの意味を理解し、適切に使い分けることが業務効率化の鍵となります。

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ビジネスチャットの5つのメリット

ビジネスチャットのメリットは、以下の5点です。

1つずつ見ていきましょう。

効率的なコミュニケーションが可能

ビジネスチャットのメリットの1つ目は、効率的なコミュニケーションが可能であることです。

メールでコミュニケーションを取る場合、文頭にかしこまった表現を使用し文体も堅くなりがちです。
電話においても、丁寧なビジネス上の挨拶にはじまり、話を伝えるためのコミュニケーションが効率的に取れているとはいえません。
ビジネスチャットであれば、かしこまった表現を省いたカジュアルなやりとりが可能です。すぐに本題に入ることができ、必要以上に表現方法に気を使うことなくコミュニケーションが取れます。

また、過去の会話の流れを簡単に追えるため、内容を思い出すために資料を他のツールから開いたり、メールを開いてさかのぼって確認したりする必要がありません。

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スピーディーな情報共有が可能

ビジネスチャットのメリットの2つ目は、スピーディーな情報共有が可能であることです。

多くのビジネスチャットでは、ファイル共有が可能です。チャットで会話をしながら、会話の流れで必要となった資料をすぐに共有できます。そのため、簡単な打合せなどがスムーズに進みます。
また、テレワークなどで従業員がオフィス内にいなくても、ビジネスチャットにアクセスすることで、同じ資料を手にしながら議論を進めることができます。
場所や時間を限定せず、いつでもスピーディーに情報共有ができます。

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コミュニケーション不足の解消が可能

ビジネスチャットのメリットの3つ目は、コミュニケーション不足の解消が可能であることです。

テレワークなど従業員同士が直接顔を合わせず業務を進めると、コミュニケーションの不足からミスをしたり、重要なタスクを漏らしてしまったりするなどのマイナスな事態が起こる懸念があります。
ビジネスチャットがあれば、会話を交わす感覚に近い状態で打ち合わせ・情報共有が可能です。

また、多くのビジネスチャットに附随するWeb会議機能・通話機能を活用することで、メンバーが別々の場所にいても、対面でのコミュニケーションと遜色なくスムーズに業務を進めることができます。

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セキュリティ対策の強化が可能

ビジネスチャットのメリットの4つ目は、セキュリティ対策の強化が可能であることです。

ビジネスチャットには、ビジネスの機密情報や顧客データを安全にやり取りするための高度なセキュリティ機能が備わっています。
通信データの暗号化に加え、管理者が参加メンバーやアクセスできる端末などを制限できるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

また、メールで起こりがちな宛先間違いによる誤送信を予防できるのも大きな利点です。 万が一誤った情報を送ってしまった場合でも、すぐにメッセージを修正したり削除したりすることができます。

業務のナレッジを蓄積・共有できる

ビジネスチャットのメリットの5つ目は、業務のナレッジを蓄積・共有できることです。

ビジネスチャット上でやり取りされた質問への回答や問題解決のプロセスは、そのままログとしてデータに蓄積されていきます。
チャットツールの検索機能を活用すれば、過去の重要な会話や資料を簡単に探せるため大変便利です。 新入社員の教育や同様のトラブルが発生した際の参考資料として、すぐに役立てることができます。
個人の中に留まりがちなノウハウや知識を、組織全体で共有のナレッジとして可視化できるのが大きなメリットです。

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ビジネスチャットの5つのデメリット

ビジネスチャットのデメリットは、以下の5点です。

1つずつ見ていきましょう。

情報が流れて大事な情報を見落としてしまう

ビジネスチャットのデメリットの1つ目は、情報が流れて大事な情報を見落としてしまうことです。

ビジネスチャットは、短いメッセージを頻繁にやり取りする特性があるため、参加人数や投稿数が増えるほど過去のログが次々と背後に追いやられます。
特に複数のプロジェクトを並行している場合や、活発に意見交換が行われるグループでは、自分に関係のある重要な依頼や決定事項が未読のまま流されてしまうリスクがあります。

実際に、当社が2024年6月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、約4人に1人が「チャットが流れてしまい、大事なメッセージを見逃してしまう」と回答しています。
この結果から、リアルタイムで手軽にやり取りできる一方で、重要な情報が日々の会話に埋もれ、必要なタイミングで確認できなくなることが、多くの企業の課題となっていることがわかります。

後から読み返そうとしても、膨大な投稿の中から目的の情報を探し出すのは容易ではありません。
タイムライン形式で情報が更新され続ける性質上、ストック型の情報共有には不向きな側面があります。

そのため、重要な情報はタスク管理機能やファイル管理機能など、後から参照しやすい場所へ集約し、チャットはリアルタイムなやり取りに活用するといった使い分けが重要です。
ブックマーク機能やピン留め機能を活用することも、見落とし防止に役立ちます。

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会話が入り乱れて流れが理解しにくい

ビジネスチャットのデメリットの2つ目は、会話が入り乱れて流れが理解しにくいことです。

チャットでは複数の話題が同時並行で進行することが珍しくありません。
一つのグループ内で異なる案件の相談や報告が次々と投稿されると、どの発言がどの話題に対する返答なのかを判別することが難しくなります。

実際に、当社が2024年6月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、5人に1人が「チャットの会話が入り乱れてしまい、会話の流れを理解しにくい」と回答しています。
この結果から、ビジネスチャットは情報共有のスピードに優れる一方で、やり取りが増えるほど会話の文脈を追いにくくなり、内容の理解や情報共有の正確性に影響を及ぼしていることがわかります。

特に議論が活発な場面では、前の発言に対する回答をしている間に新しい投稿が重なり、会話の前後関係が崩れてしまうこともあります。
情報の意図を正しく読み取るために過去のログを遡って確認する手間が生じ、かえって理解に時間がかかる点は、リアルタイム性が高いツール特有の課題といえます。
そのため、スレッド機能や返信機能を活用して話題ごとに会話を整理するほか、重要な決定事項はタスクや議事録として別途記録・管理することが重要です。

関連記事：社内向けチャットのルール7選と避けるべきNG行為を徹底解説

通知が多すぎて作業に集中できなくなる

ビジネスチャットのデメリットの3つ目は、通知が多すぎて作業に集中できなくなることです。

ビジネスチャットでは、気軽なコミュニケーションが可能になることから、コミュニケーション量が増える傾向があります。
特にチームのチャットでは、自身の業務に直接関係ない話題が展開されることもあり、それにともない受信バッジや通知音が増加してしまいます。
逐一確認したり、「早く返信しなければ」という衝動にかられたりして集中力が乱れることが懸念されます。

実際に、当社が2024年6月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、約4人に1人が「通知が多すぎて何が大事なのか分からない」と回答しています。
この結果から、通知量が増えることで重要な連絡とそうでない通知の区別がつきにくくなり、確認作業そのものが業務負担になっている企業が少なくないことがわかります。
通知が多い環境では、本当に対応すべき情報を見逃すリスクも高まるため、通知の管理が重要です。

このような状況を回避するためには、従業員自身で集中タイムを設けるなどの工夫をするほか、通知の細かな設定が可能なツールを選ぶことも有効です。
たとえば、メンションされた場合のみ通知を受け取る設定にすれば、不要な通知を減らしながら、重要な情報を確実に確認しやすくなります。

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導入費用や運用コストがかかる

ビジネスチャットのデメリットの4つ目は、導入費用や運用コストがかかることです。

ビジネスチャットツールを本格的に導入する際には、初期費用や月額の利用料金などのコストが発生します。
無料プランが用意されているツールもありますが、利用できる人数やデータ保存容量に制限がある場合が多く注意が必要です。

企業規模や必要な機能によっては、有料プランへの移行を前提として検討しなければなりません。
また、金銭的なコストだけでなく、従業員にツールの使い方を教え、社内に浸透させるための教育やマニュアル作成の手間もかかります。

対面でのコミュニケーションが減少する

ビジネスチャットのデメリットの5つ目は、対面でのコミュニケーションが減少することです。

ビジネスチャットを使えば離れた場所にいても手軽に連絡が取れる反面、直接顔を合わせる対面でのコミュニケーションの機会が減ってしまう懸念があります。
テキストだけのやり取りでは、相手の細かい感情やニュアンスが伝わりにくく、意図と異なる解釈をされてしまうことも少なくありません。

新人教育や複雑な問題の相談など、表情や声のトーンから情報を得る必要がある場面では工夫が求められます。
状況に応じて対面での会話やビデオ通話を活用するなど、ツール以外のコミュニケーション手段と組み合わせることが大切です。

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ビジネスチャットのメリットを活かす導入時のポイント

ビジネスチャットには、効率的なコミュニケーション・スピーディーな情報共有・コミュニケーション不足の解消などのメリットがあります。
ここでは、ビジネスチャットのメリットを活かす導入時のポイントを、以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

課題を整理し目的を明確にしたうえで導入する

ビジネスチャットのメリットを活かす導入時のポイントの1つ目は、課題を整理し目的を明確にしたうえで導入することです。

現状の社内コミュニケーションにおいて、なぜ不便が生じているのか、どのような問題を解決したいのかを具体的に特定する必要があります。
目的が曖昧なまま導入を進めてしまうと、機能の豊富さや使い勝手の良さといった表面的な理由だけでツールを選定しがちです。
その結果、現場のニーズに合わず、ツールが形骸化する恐れがあります。

まずは自社の情報共有のスピードやセキュリティ体制などの課題を洗い出し、ビジネスチャットの導入が必要であるという明確な根拠を持った上で、検討を進めることが重要です。
導入目的が定まることで、自社に最適なツールを適切に選定できます。

利用のルールを設定する

ビジネスチャットのメリットを活かす導入時のポイントの2つ目 は、利用のルールを設定することです。

ビジネスチャットはかしこまった表現方法が必要とされないだけに、礼儀を欠いた表現により、相手に不快な思いをさせてしまうことも少なくありません。
特に1対1でのカジュアルなコミュニケーションの中で、個人の批判で盛り上がってしまうことも考えられます。
ビジネスチャットのメリットを活かすためには、お互いが気持ち良いコミュニケーションを実現できるようルールの策定をすることがおすすめです。

従業員が上司の許可なくチャットルームを作成しないよう制限をしたり、チャットルームごとのルールを策定したりして、秩序あるコミュニケーションが展開されるよう整備することが重要です。
また、チャットルームが乱立してしまうと必要な情報が探せなくなったり、重要な情報を見逃してしまう可能性が高くなります。

関連記事：ビジネスチャットの運用ルールとは？社内で決めるべきルール8選と運用成功のポイントを解説！

ビジネスチャットのメリットを活かして社内コミュニケーションを活性化

新型コロナウイルス感染症拡大に始まりアフターコロナと呼ばれる現代において、テレワークを導入する企業は少なくありません。
オフィスでの勤務とは違い、従業員同士が直接顔を合わせることなく業務を進めるうえで、コミュニケーションの活性化が求められます。

しかし、多くの企業で従業員同士のコミュニケーション不足が課題になっています。
これまでコミュニケーションの中心を担っていたメールでは、リアルタイムのやりとりが難しいといえます。
また、テレワークでオフィスを不在にする従業員が多く、電話では急ぎの連絡が取りづらい状況にあります。

現代のビジネスは、変化のスピードが早く、そのスピード感に対応するためには、迅速かつスムーズなコミュニケーションが欠かせません。
そのため、社内のコミュニケーションを活性化させるためには 、ビジネスチャットなどの適切なコミュニケーションツールの導入がおすすめといえます。

関連記事：社内コミュニケーションを円滑に進めるためのチャットツール7選と選び方をご紹介

ビジネスチャットの情報分散を解消できるツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャットに加えタスク管理やWeb会議など、業務に必要な機能を網羅したコミュニケーションツールです。

チャットはタイムライン形式で一元管理されるため、プロジェクトやタスクごとに情報を整理でき、会話が入り乱れるといったビジネスチャット特有の課題を解消できます。

重要なメッセージはメンションやブックマーク機能を活用して即座に抽出できるため、情報の見落としを防ぎ、スピーディーな意思決定を支援します。社外ユーザーの招待が無料で行える点も大きな特徴で、外部パートナーとも円滑な連携が可能です。

CrewWorksの特長

1. すべての情報（プロジェクト・タスク・ファイルなど）にチャットルームが常設
2. 外部ユーザー招待は無料
3. 最大50ユーザーまでずっと無料で利用できるフリープランあり

詳しくはこちら：https://crewworks.net/

ビジネスチャットのメリットに関するよくある質問

ここでは、ビジネスチャットのメリットに関するよくある質問について、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスチャットはどのような企業に向いていますか？

テレワークを導入している企業や、社内コミュニケーションの迅速化を目指す企業に向いています。
特に、部署を横断したプロジェクトが多い組織や、外出の多い営業職を抱える職場では、場所を問わずリアルタイムに情報共有ができるため、導入による業務効率化を実感しやすくなります。

関連記事：ビジネスチャットで営業を効率化！おすすめツール10選を紹介

ビジネスチャットは導入してから効果が出るまでどれくらいかかりますか？

導入の規模や目的によって異なりますが、一般的には導入直後から数週間程度で効果が現れ始めます。
定型的な挨拶の省略によるコミュニケーションの効率化は、利用開始したその日から実感できる即効性の高いメリットです。

一方で、社内文化としての定着や業務ナレッジの蓄積による本格的な生産性の向上には、運用ルールの浸透を含めて1カ月から3カ月程度の期間を要するのが一般的です。

ビジネスチャットのメリットを実感しやすい業務は何ですか？

テレワークや外出の多い営業活動、複数の部署が関わるプロジェクト業務で高い効果を発揮します。
場所を問わずリアルタイムで報告や連絡ができるため、現場からの迅速な共有が必要な業務に最適です。

また、定型的な挨拶を省けることから、頻繁なやり取りが発生する細かな調整業務でも生産性の向上をすぐに実感できます。

ビジネスチャットを導入してもメリットを感じられないケースはありますか？

導入目的が曖昧な場合や、社内ルールが未整備なケースではメリットを感じにくくなります。
単にツールを導入しただけでは、既存のメールや電話との使い分けができず、かえって連絡手段が増えて混乱を招く恐れがあります。

また、通知が過剰になり業務に集中できない状況や、カジュアルすぎて重要な情報が埋もれる状況が発生すると、導入前よりも生産性が低下したと感じる要因となります。

ビジネスチャットは他のコミュニケーション手段を完全に置き換えられますか？

他の手段を完全に置き換えるのではなく、用途に合わせて使い分けるのが最適です。
ビジネスチャットは迅速なやり取りに優れていますが、複雑な議論や感情を共有する場面では対面やビデオ通話が適しており、公式な記録や社外への正式な連絡にはメールが向いています。
それぞれのコミュニケーション手段には独自の長所があるため、状況に応じて最も効率的な方法を選択することが、業務全体の生産性を高める鍵となります。
チャットだけに頼りすぎず、既存の手段と組み合わせる運用を心がけましょう。

まとめ

今回は、ビジネスチャットのメリット・デメリット、ビジネスチャットのメリットを活かした活用のポイントを解説しました。

ビジネスチャットを導入することで効率的なコミュニケーションが可能になり、コミュニケーション不足の解消が期待できます。
その反面、コミュニケーション量が増えすぎてしまい業務効率が低下したり、重要な情報を見逃したりするなど、デメリットもあります。

ビジネスチャットツールは、便利かつコミュニケーションの活性化につながるため、導入がおすすめです。
自社の導入目的を明確にして、目的に合って従業員の使いやすさを考慮したツールの導入を検討しましょう。

[※1] ■調査概要
調査方法：インターネットによるアンケート／調査対象：従業員20名以上1000人未満の企業のビジネスパーソン／有効回答数：300名／調査期間：2024年6月