メリットが多い？ビジネスチャットによる社内コミュニケーション

新型コロナウイルス感染症拡大に始まりアフターコロナと呼ばれる現代において、テレワークを導入する企業は少なくありません。オフィスでの勤務とは違い、従業員同士が直接顔を合わせることなく業務を進めるうえで、コミュニケーションの活性化が求められます。しかし、多くの企業で従業員同士のコミュニケーション不足が課題になっています。

これまでコミュニケーションの中心を担っていたメールでは、リアルタイムのやりとりが難しいといえます。また、テレワークでオフィスを不在にする従業員が多く、電話では急ぎの連絡が取りづらい状況にあります。

現代のビジネスは、変化のスピードが早く、そのスピード感に対応するためには、迅速かつスムーズなコミュニケーションが欠かせません。そのため、社内のコミュニケーションを活性化させるためには 、ビジネスチャットなどの適切なコミュニケーションツールの導入がおすすめといえます。

ビジネスチャットのメリット・デメリット

現代のビジネスにおいて必要不可欠といえるビジネスチャットには、メリット・デメリットがあります。 ここではビジネスチャットのメリット・デメリットを解説します。

メリット

ビジネスチャットのメリットは、以下の3点です。

• 効率的なコミュニケーションが可能
• スピーディーな情報共有が可能
• コミュニケーション不足の解消が可能

1つずつ見ていきましょう。

効率的なコミュニケーションが可能

ビジネスチャットのメリットの1つ目は、効率的なコミュニケーションが可能であることです。メールでコミュニケーションを取る場合、文頭にかしこまった表現を使用し文体も堅くなりがちです。電話においても、丁寧なビジネス上の挨拶にはじまり、話を伝えるためのコミュニケーションが効率的に取れているとはいえません。

ビジネスチャットであれば、かしこまった表現を省いたカジュアルなやりとりが可能です。すぐに本題に入ることができ、必要以上に表現方法に気を使うことなくコミュニケーションが取れます。また、過去の会話の流れを簡単に追えるため、内容を思い出すために資料を他のツールから開いたり、メールを開いてさかのぼって確認したりする必要がありません。

スピーディーな情報共有が可能

ビジネスチャットのメリットの2つ目は、スピーディーな情報共有が可能であることです。多くのビジネスチャットでは、ファイル共有が可能です。チャットで会話をしながら、会話の流れで必要となった資料をすぐに共有できます。そのため、簡単な打合せなどがスムーズに進みます。

また、テレワークなどで従業員がオフィス内にいなくても、ビジネスチャットにアクセスすることで、同じ資料を手にしながら議論を進めることができます。

場所や時間を限定せず、いつでもスピーディーに情報共有ができます。

コミュニケーション不足の解消が可能

ビジネスチャットのメリットの3つ目は、コミュニケーション不足の解消が可能であることです。テレワークなど従業員同士が直接顔を合わせず業務を進めると、コミュニケーションの不足からミスをしたり、重要なタスクを漏らしてしまったりするなどのマイナスな事態が起こる懸念があります。

ビジネスチャットがあれば、会話を交わす感覚に近い状態で打ち合わせ・情報共有が可能です。また、多くのビジネスチャットに附随するWeb会議機能・通話機能を活用することで、メンバーが別々の場所にいても、対面でのコミュニケーションと遜色なくスムーズに業務を進めることができます。

デメリット

ビジネスチャットのデメリットは、以下の3点です。

• 情報が流れる
• コミュニケーション量が増えすぎる
• 作業に集中できなくなる

1つずつ見ていきましょう。

情報が流れる

ビジネスチャットのデメリットの1つ目は、情報が流れることです。ビジネスチャットでは、スムーズなコミュニケーションが可能になる一方で、過去の会話が流れてしまいます。そのため、従業員が重要な情報を見逃してしまう懸念があります。

このような状況を回避するためには、必要に応じて個別にメンションして情報を送ったり、ピン留めしたりして、情報がストックできるようにするなどの工夫が有効です。また、 より重要な内容は、メールで送るなどの対策を取ることがおすすめです。

コミュニケーション量が増えすぎる

ビジネスチャットのデメリットの2つ目は、コミュニケーション量が増えすぎることです。ビジネスチャットでは、かしこまった表現を省いたコミュニケーションが可能になるため、コミュニケーションが活発になります。そのため、カジュアルな会話が増えすぎてしまうことが懸念されます。気軽にメッセージをやりとりできるため、業務の進行への支障は軽減されますが、関係のない会話が増えると、結果として業務効率の低下につながる可能性があります。

このような状況を回避するためには、あらかじめ運用のルールを策定することがおすすめです。業務効率の低下の抑止力として、メッセージのログを運営側で管理していることを伝えることで、 適切なコミュニケーションが活性化されるようにしましょう。

作業に集中できなくなる

ビジネスチャットのデメリットの3つ目は、作業に集中できなくなることです。ビジネスチャットでは、気軽なコミュニケーションが可能になることから、コミュニケーション量が増える傾向があります。特にチームのチャットでは、自身の業務に直接関係ない話題が展開されることもあり、それにともない受信バッジや通知音が増加してしまいます。逐一確認したり、「早く返信しなければ」という衝動にかられたりして集中力が乱れることが懸念されます。

このような状況を回避するためには、従業員自身で、集中タイムを設けるなどの工夫をする他、通知の頻度を細かく 設定できるツールを選定することがおすすめです。たとえば、メンションのみを通知する、などに設定すれば自身の業務時間を確保しながら、重要な情報をキャッチできます。

ビジネスチャットのメリットを活かした 活用のポイント

ビジネスチャットには、効率的なコミュニケーション・スピーディーな情報共有・コミュニケーション不足の解消などのメリットがあります。ここでは、ビジネスチャットのメリットを活かした活用のポイントを、以下の2点から解説します。

• 課題を整理し目的を明確にしたうえで導入する
• 利用のルールを設定する

1つずつ見ていきましょう

課題を整理し目的を明確にしたうえで導入する

ビジネスチャットのメリットを活かした活用のポイントの1つ目は、課題を整理し目的を明確にしたうえで導入することです。ビジネスチャットを導入するにあたり、まずは自社で何が課題になっているのかを把握する必要があります。そのうえで導入目的を設定しないと、 「このツールは多機能で良さそう」「使い勝手が良いこのツールを導入しよう」など、理由があいまいなままツールを選定してしまう懸念があります。

自社の課題を整理し目的を明確にしたときに、ビジネスチャットの導入が必要、という結論に達したところで導入の検討を進めましょう。

利用のルールを設定する

ビジネスチャットのメリットを活かした活用のポイントの2つ目 は、利用のルールを設定することです。ビジネスチャットはかしこまった表現方法が必要とされないだけに、礼儀を欠いた表現により、相手に不快な思いをさせてしまうことも少なくありません。特に1対1でのカジュアルなコミュニケーションの中で、個人の批判で盛り上がってしまうことも考えられます。

ビジネスチャットのメリットを活かすためには、お互いが気持ち良いコミュニケーションを実現できるようルールの策定をすることがおすすめです。従業員が上司の許可なくチャットルームを作成しないよう制限をしたり、チャットルームごとのルールを策定したりして、秩序あるコミュニケーションが展開されるよう整備することが重要です。

まとめ

今回は、ビジネスチャットのメリット・デメリット、ビジネスチャットのメリットを活かした活用のポイントを解説しました。ビジネスチャットを導入することで効率的なコミュニケーションが可能になり、コミュニケーション不足の解消が期待できます。その反面、コミュニケーション量が増えすぎてしまい業務効率が低下したり、重要な情報を見逃したりするなど、デメリットもあります。

ビジネスチャットは、便利かつコミュニケーションの活性化につながるため、導入がおすすめです。自社の導入目的を明確にして、目的に合って従業員の使いやすさを考慮したツールの導入を検討しましょう。