ビジネスチャットでのコミュニケーションが注目されている理由

新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、近年テレワークやリモートワークの導入を進める企業が増えています。総務省が調査する「勤務先におけるテレワーク制度導入状況の変化」によると、令和2年3月までは、アンケート回答者が勤務する企業のうち、19.8%の企業にテレワーク制度があると答えています。令和3年10月になると40.0%まで増えました。約1年6ヶ月の期間に倍以上の企業が働き方改革の一環としてテレワークの制度を整えたことがわかります。

テレワークで働く従業員がオフィス以外の場所で勤務する機会が増えたことで、対面でのコミュニケーションが減少し、企業全体でコミュニケーション不足を課題に感じる企業も少なくありません。今後もこのような状況が継続することが考えられるため、業界にかかわらずいつでもどこからでもコミュニケーションが取れるような環境を作る必要があります。そのためのツールの1つがビジネス向けにセキュリティが強化されているビジネスチャットといえるでしょう。

現代では、IT化が進み、さまざまなICT機器により社外からでも便利に業務を進められるようになっています。また、政府が明確にDX推進を掲げていることから、ビジネスにおいてもよりスピード感が求められるようになるでしょう。このような時代に対応していくためには、リアルタイムでのコミュニケーションが欠かせません。

電話やメールと併用して円滑な情報共有を可能にするビジネスチャットを導入することで、これからの時代に対応したビジネスが展開できるといえます。

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ビジネスチャットでコミュニケーションを取るメリット

ビジネスチャットでコミュニケーションを取るメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

スムーズなコミュニケーションが可能

ビジネスチャットでコミュニケーションを取るメリットの1つ目は、スムーズなコミュニケーションが可能であることです。

ビジネスチャットは、これまでビジネスのコミュニケーションの主体であったメールとは違い、一方向からのコミュニケーションではなく、会話をしながら進める双方向のコミュニケーションが中心になります。メールでは相手に話を投げかけて相手の都合で返ってくる返信を待つ、というスタイルですが、ビジネスチャットのグループチャットでは、報告・連絡・相談・依頼などテキストでの簡単なメッセージのやり取りをリアルタイムで行うことができます。簡潔な会話で結論を得られるため、スムーズなコミュニケーションを実現します。

カジュアルな会話で話をまとめることが可能

ビジネスチャットでコミュニケーションを取るメリットの2つ目は、カジュアルな会話で話をまとめることが可能であることです。

ビジネスチャットでは、メールの文頭に持ってくるようなあいさつ文・定型のビジネス文を必要としません。そのまま本題に入り、必要以上にかしこまった表現を使うことがないため、カジュアルな会話で必要な回答を得ることができます。

テキスト以外のコミュニケーションが可能

ビジネスチャットでコミュニケーションを取るメリットの3つ目は、テキスト以外のコミュニケーションが可能であることです。

ビジネスチャットではテキストでのコミュニケーション以外にも、通話・Web会議・ファイル共有が可能です。テキストで会話をしているうちに、直接話したほうが早いと判断されたら、音声通話、ビデオ通話やWeb会議に切り替えて資料を共有しながら引き続き話を進めることができます。そのためビジネスチャットは、状況に応じてコミュニケーション方法を柔軟に選択できる豊富な機能を搭載しています。また、製品によってはタスク機能管理があり、会話の中で出てきた必要なタスクを作成し管理することができます。

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ビジネスチャットでコミュニケーションを取るデメリット

ビジネスチャットでコミュニケーションを取ることで、簡潔でスムーズなコミュニケーションが期待できます。一方でビジネスチャットでのコミュニケーションには、デメリットもあります。

ここでは、ビジネスチャットでコミュニケーションを取るデメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

お互いの理解にすれ違いが起こる可能性がある

ビジネスチャットでコミュニケーションを取るデメリットの1つ目は、お互いの理解にすれ違いが起こる可能性があることです。

ビジネスチャットでは簡潔な文章で相手に話を伝えることから、場合によっては認識のずれが発生する可能性があります。そのため、話に結論が出たら、最後に自分の言葉で結論をまとめて相手に提示し、同意を得るほうが確信を持ちやすく安心です。

お互いの気持ちがわかりにくい

ビジネスチャットでコミュニケーションを取るデメリットの2つ目は、お互いの気持ちがわかりにくいことです。

ビジネスチャットでは相手の状況・表情が見えないままテキストでのコミュニケーションを中心に行います。そのため発言内容がどのような状況で、どのような気持ちでされているのかがわかりづらくなります。打ち合わせ中や移動中などはとくに、文章が簡潔になる傾向があり、人によっては「対応が冷たい」と不安に感じる場合もあるでしょう。

このような場合には、たとえば「今、打ち合わせ中・移動中です」など最初に断ってフォローしておくことで、相手に状況が伝わるため、たとえ短いコミュニケーションであっても意図がわかるため、冷たい対応という印象を与えにくくなるといえます。また、適度に絵文字やスタンプを使ったリアクションを活用することで、感情がより伝わりやすくなる効果があります。

通知バッジが気になりコミュニケーション疲れを起こす

ビジネスチャットでコミュニケーションを取るデメリットの3つ目は、通知バッジが気になりコミュニケーション疲れを起こすことです。

ビジネスチャットでは業務時間にかかわらず通知が届くと音で知らせたり、画面に通知が表示されたり、手軽にコミュニケーションが取れるため通知の多さが即レス（即座に返事や返答をすること）の負担やプレッシャーになるリスクがあります。無視しても通知バッチがたまることから、業務に集中できないという状況にもつながる懸念があります。また、気になるからといって、通知が来るたびにビジネスチャットを開いていると業務効率や生産性が低下することもあるでしょう。結果として、社員がコミュニケーション疲れを起こしてストレスを溜めてしまうことも考えられます。

このような場合、通知バッジを自分にメンションが来た時だけにする・業務時間外には通知が届かないように制限する、など基本的な通知の設定を変えることや雑談は雑談用のチャンネルを作成し通知を受け取らないようにすることで解決される可能性があります。作業に集中する時間を確保したり、仕事とプライベートをしっかり分けるためにも、使い方のルールの1つとして策定しておく工夫が必要です。

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ビジネスチャットでコミュニケーションを取るときのポイント

ビジネスチャットのコミュニケーションには、さまざまなメリット・デメリットがあります。メリット・デメリットを理解したうえで、ポイントを押さえて活用することがおすすめです。

ここでは、ビジネスチャットでコミュニケーションを取るときのポイントを、以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

簡潔な言葉で表現する

ビジネスチャットでコミュニケーションを取るときのポイントの1つ目は、簡潔な言葉で表現することです。

ビジネスチャットでのコミュニケーションにおいて、長文で送られてくると相手が読みづらく感じ、話の趣旨が把握しづらいと思われる可能性があります。そのため話の進め方としては、まず結論から伝えて、結論を補完するための説明をシンプルにしていくと良いでしょう。ビジネスチャットでは、できる限り簡潔な表現でやり取りすることが重要です。

ポジティブに返信をする

ビジネスチャットでコミュニケーションを取るときのポイントの2つ目は、ポジティブに返信をすることです。

ビジネスチャットのコミュニケーションは、テキストが中心になります。また簡潔な言葉で表現することが増えるため、人によってはコミュニケーションエラーにつながることが懸念されます。ビジネスチャットでは、かしこまった表現を最低限に抑えることが求められますが、言葉の選び方には注意が必要といえます。コミュニケーションの相手を不快な気持ちにさせないようなポジティブな返信を心がけましょう。

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まとめ

今回は、ビジネスチャットでのコミュニケーションが注目されている理由・コミュニケーションを取るメリット・デメリット・ポイントを解説しました。社会全体にテレワークが浸透している現代において、コミュニケーションを補完するためのツールとして、ビジネスチャットは欠かせないといえます。ビジネスチャットでは、簡潔な文章でスピード感があるコミュニケーションが可能な一方で、言葉選びを間違えると人間関係の悪化にもつながる可能性があります。

ビジネスチャットを導入するときには、最低限のルールやマナーを設定し、全員が気持ち良くコミュニケーションが取れるような環境づくりをして運用することがおすすめです。