ビジネスチャットとは？主な機能やメリット・デメリット、導入事例を解説

ビジネスチャットとは？

ここでは、ビジネスチャットに関する基礎知識として、以下の2つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスチャットの意味

ビジネスチャットとは、ビジネス利用向けに特化したチャットツールのことです。
ビジネスチャットでは、メッセージの検索やファイル共有、閲覧権限や管理権限の細かい設定といった機能面の充実や、企業の重要情報を守るためのセキュリティ面も重要視されています。

関連記事：情報が埋もれない！見落とさない！チャットの見逃し・情報の混在を防ぐチャットを徹底解説

ビジネスチャットとメールの違い

ビジネスチャットとメールの大きな違いは、コミュニケーションのスピード感と情報の集約方法にあります。
メールは形式的な挨拶を重んじる一方向の連絡に向いており、CcやBccを用いることで複数の相手へ同時に周知する手段として有効です。

しかし、相手が内容を確認したか判断しにくいため、リアルタイムなやり取りには時間を要する傾向にあります。対してビジネスチャットは、即時性に優れているのが特徴です。
特定の案件ごとにグループを作成すれば、スレッド内で会話を整理しながら迅速に情報共有を行えます。
スタンプでの反応や引用機能の活用により、メールよりも簡潔で活発な意思疎通が可能となり、業務の停滞を防ぐ役割を果たします。

関連記事：ビジネスチャットとメールの違いは？使い分けのポイントやメリット・デメリットも解説

関連記事：同期と非同期コミュニケーションの違いとは？メリット・デメリットと使い分けを解説！

ビジネスチャットの普及が進む社会的背景

ここでは、ビジネスチャットの普及が進む社会的背景として、以下の2つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスチャットの普及率は？

日経BPコンサルティングが実施した「企業のビジネスチャット利用実態調査」の結果によると、約51%と報告されており、中小企業にも導入が進み一層増えたと考えられます。

ビジネスチャットの普及が進む背景

ここでは、ビジネスチャットの普及が進む背景として、以下の2つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

テレワークの需要増加

ビジネスチャットの普及が進む背景の1つ目は、テレワークの需要増加です。

テレワークの普及は、ビジネスチャットの需要を押し上げた大きな要因です。感染症対策の一環として在宅勤務を導入する企業が急増したことで、対面でのコミュニケーションが困難になりました。
これに伴い、離れた場所にいる従業員同士が円滑に意思疎通を図るための手段として、チャットツールの活用が進んでいます。

物理的に距離がある環境では、業務に関する細かな確認や情報共有をリアルタイムで行う必要があります。
メールよりも迅速にレスポンスが可能なビジネスチャットは、自宅と会社、あるいは自宅同士を繋ぐ重要なインフラとなりました。
密な連携を維持し、業務を停滞させないための不可欠なツールとして、多くの現場で導入が加速しています。

関連記事：テレワークとは？今さら聞けない基本概要から効果・導入のポイントまで徹底解説

働き方改革・DX推進の影響

ビジネスチャットの普及が進む背景の2つ目は、働き方改革・DX推進の影響です。

働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進は、ビジネスチャットの普及を後押しする大きな要因となっています。
DXとはデジタル技術を用いて業務プロセスを改善し、新たな価値を創造する取り組みを指しますが、その土台として迅速な情報共有が欠かせません。
変化の激しい市場環境において、顧客の動きに合わせたスピーディーな意思決定を行うためには、従来の形式的な連絡手段では限界があります。

ビジネスチャットを活用して社内のコミュニケーションを活性化させることは、組織の柔軟性を高め、DXを実現するための有効な手段となります。
今後の事業継続において、デジタル化による生産性向上は避けて通れない課題です。

関連記事：社内DXとは？進め方や事例・阻害要因などをまとめて解説

関連記事：今こそ始めるDXによる効率化！実現ステップ・ポイント・おすすめツールを徹底解説

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ビジネスチャットの主な機能

ここでは、ビジネスチャットの主な機能として、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

チャット

ビジネスチャットの主な機能の1つ目は、チャットです。

チャット機能は、ユーザー間でリアルタイムな意思疎通を可能にする最も基本的な機能です。
個別のチャットルームを作成することで、特定の相手と周囲を気にせず密なやり取りを行える点が大きなメリットです。
多くのツールでは、ビジネスシーンに特化したスタンプ機能が備わっており、「承知いたしました」といった定型的な返答をワンタップで完了できます。
これにより、メールのような形式的な挨拶を省きつつ、心理的なハードルを下げた気軽なコミュニケーションが実現します。

また、過去のトーク履歴を簡単に遡れるため、これまでの経緯や決定事項を常に確認しながら会話を進められます。
プライベートで使い慣れたSNSに近い操作感で利用できるものも多く、スムーズな情報伝達を支えます。

関連記事：個人チャットはビジネス利用に不適！リスクやビジネスチャットを使うべき理由を解説

関連記事：情報が埋もれない！見落とさない！チャットの見逃し・情報の混在を防ぐチャットを徹底解説

グループチャット

ビジネスチャットの主な機能の2つ目は、グループチャットです。

グループチャットは、複数のユーザーで共通のチャットルームを作成し、円滑に情報共有を行うための仕組みです。
1対1のやり取りだけでなく、プロジェクトや部署などの単位でグループを分けることで、関連するメンバー全員へ一度に連絡事項を周知できます。
目的に応じて複数のグループを作成できるため、用途に合わせた使い分けが可能です。

ただし、無闇にグループを増やしすぎると情報の管理が煩雑になり、メッセージの確認漏れや誤送信を招く恐れがあります。
整理された環境を維持し、適切な範囲で運用することが業務効率化に繋がります。

関連記事：グループチャットとは？メリットとおすすめツール4選

音声通話・ビデオ電話

ビジネスチャットの主な機能の3つ目は、音声通話・ビデオ電話です。

音声通話やビデオ通話は、テキストだけでは伝わりにくい細かなニュアンスを共有したい場合や、至急の要件を伝えたい際に非常に有効な機能です。
映像や音声を通じて相手の表情や声のトーンを確認しながら会話ができるため、チャットよりも密度の高いコミュニケーションが可能になります。
多くのツールでは1対1の通話だけでなく、複数人での同時接続にも対応しており、リモートワークにおけるオンライン会議やチーム内での相談にも活用できます。

利用にあたっては、使用するデバイスのカメラやマイクが正しく動作するか事前に確認し、円滑に会話ができる通信環境を整えておくことが大切です。

ファイルの共有

ビジネスチャットの主な機能の4つ目は、ファイルの共有です。

ビジネスチャットのファイル共有機能は、やり取りしている相手やグループのメンバーに対して、即座に資料を届けることができる仕組みです。
業務で使用する文書や画像、動画などのデータを直接送信し閲覧やダウンロードが可能になります。
メールに添付して送信する際のような容量制限や、形式的な挨拶を添える手間を省けるため、情報の受け渡しが非常にスムーズです。

また、高度なツールでは、Webブラウザの画面や操作中の資料をリアルタイムで映し出す画面共有機能を備えているものもあります。
オンライン会議などで視覚的な補足を行いながら説明を進めることで、口頭だけでは伝わりにくい複雑な要件も的確に共有できます。

タスク管理

ビジネスチャットの主な機能の5つ目は、タスク管理です。

タスク管理では、日々の業務で発生するやるべきことをToDoリスト形式で整理し、進捗を可視化できます。
各タスクには完了予定日や優先度を設定できるため、スケジュールの把握が容易になり、対応漏れや期限超過を防ぐことに繋がります。
自分自身の備忘録として活用するだけでなく、プロジェクトの担当者や期日をチーム全体で共有できる点も大きなメリットです。

作業が終了した際に完了ボタンを押すことで、管理画面から対象のタスクが整理され、現在の状況を直感的に把握できるようになります。
進捗状況がチーム内でリアルタイムに共有されるため、誰が何を行っているかが明確になり、業務の停滞をいち早く察知できます。
個人の効率化はもちろん、組織全体の生産性を高めたい場合にも非常に有効な機能です。

関連記事：タスク管理とは？効率的な実施方法からおすすめのツール8選をまとめて比較・解説

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ビジネスチャットのメリット

ここでは、ビジネスチャットのメリットとして、以下の5つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有がスムーズになる

ビジネスチャットのメリットの1つ目は、情報共有がスムーズになることです。

従来のメールによる連絡では、宛先の設定やCcの使い分けに手間がかかるだけでなく、必要なメンバーに情報が正しく伝わらないといった共有漏れのリスクがありました。
対してビジネスチャットは、プロジェクトや部署ごとに作成したグループにメンバーを招待するだけで、全員へ一斉に情報を周知できます。

やり取りの経緯が可視化されるため、後から参加した人も過去の背景を容易に把握できるのが利点です。
また、共有した内容をその場でタスクとして登録できる機能を活用すれば、指示の出し忘れを防ぎ、誰が何を担当すべきかを明確に示せます。

関連記事：ビジネスチャットで情報共有するメリット・デメリット・ポイントを解説！

生産性を向上できる

ビジネスチャットのメリットの2つ目は、生産性を向上できることです。

ビジネスチャットの導入は、社内の限られたリソースを有効に活用し、最小限の労力で最大の結果を導き出すための生産性向上に直結します。
メールとは異なり、要件のみを端的に伝えるチャット形式のやり取りは、文章作成や形式的な挨拶に費やしていた時間を大幅に削減します。
スマートフォンやタブレットなど、デバイスを選ばずどこからでもアクセスできるため、移動中や外出先といった隙間時間を業務に充てられるのも利点です。

さらに、複数人への一括共有が容易になることで、対面での会議の回数や拘束時間を減らす効果も期待できます。
コミュニケーションの無駄を削ぎ落とすことで、本来注力すべきコア業務に時間を割けるようになり、組織全体の業務効率を底上げします。

関連記事：ビジネスチャットで実現する業務効率化とは？導入時に押さえたいポイントも解説

効率的なコミュニケーションが取れる

ビジネスチャットのメリットの3つ目は、効率的なコミュニケーションが取れることです。

メールのような形式的な挨拶や定型文を省けるため、要件のみをスピーディーに伝えることが可能です。また、スタンプや絵文字を用いたフランクなやり取りができる点も大きな特徴です。
これにより、電話やメールでは躊躇してしまうような些細な相談や確認も気軽に行えるようになります。心理的なハードルが下がることで発言の機会が増え、情報の量と質が共に向上します。

結果として、部署や役職を越えたオープンな交流が生まれ、組織全体の風通しが良くなります。リアルタイムで活発な意見交換が行われる環境は、業務のスピード感を高めることにつながります。

関連記事：ビジネスチャットにおけるコミュニケーションのポイントは？注目の背景や活用するメリット・デメリットも解説

仕事とプライベートを区別できる

ビジネスチャットのメリットの4つ目は、仕事とプライベートを区別できることです。

ビジネスチャットは基本的に業務専用の連絡手段として利用するため、仕事とプライベートの通信環境を明確に切り分けられる点が大きな利点です。
私用のメールやLINE、SNSと混同せずに運用できるため、重要な業務連絡がプライベートなやり取りの中に埋もれてしまうリスクを最小限に抑えられます。
また、宛先が組織内のメンバーに限定されることで、社外への誤送信による情報漏洩の防止にもつながります。

公私の区別がつくことは、従業員が精神的なメリハリを持って業務に取り組むきっかけとなり、結果として集中力の維持や作業効率の向上に寄与します。
生活リズムを整えながら、健全なワークライフバランスを実現する上でも有効なツールです。

セキュリティが強化できる

ビジネスチャットのメリットの6つ目は、セキュリティが強化できることです。

管理権限を持つユーザーが各アカウントを一括で制御できるため、不適切な利用の制限や退職者のアクセス遮断などを迅速に行い、内部からの情報漏洩を未然に防げます。
また、通信の暗号化やIPアドレスによるアクセス制限機能を備えたツールも多く、外部からの不正アクセスに対しても強固な対策を講じることが可能です。

機密性の高い情報を扱うビジネスシーンでは、情報の安全性を確保することが不可欠です。高度な認証機能を備えたシステムを選択し適切に運用することで、安全なコミュニケーション環境を構築できます。

関連記事：ビジネスチャットのセキュリティ対策は？おすすめツール8選も比較・紹介

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ビジネスチャットのデメリット

ここでは、ビジネスチャットのデメリットとして、以下の3つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報量が多く見逃しやすくなる

ビジネスチャットのデメリットの1つ目は、情報量が多く見逃しやすくなることです。

ビジネスチャットは投稿の心理的ハードルが低く、発言が活発になりやすい特性があります。
そのため、グループチャット内で業務連絡だけでなく補足情報や雑談が次々と投稿されると、自分に必要な情報が瞬く間に流されてしまい、重要な通知を見落とすリスクが生じます。
メールのように件名で内容を判断することが難しく、複数の話題が同時並行で進むケースも多いため、後から履歴を追いかけるだけでも多大な時間を要します。

便利さゆえに不必要な情報まで溢れてしまう懸念があることを理解し、メンション機能を適切に活用したり、重要事項は別途スレッドを立てたりするなど、情報が埋もれない工夫を凝らすことが求められます。

関連記事：情報が埋もれない！見落とさない！チャットの見逃し・情報の混在を防ぐチャットを徹底解説

対面でのコミュニケーションが減る

ビジネスチャットのデメリットの2つ目は、対面でのコミュニケーションが減ることです。

ビジネスチャットでは気軽にコミュニケーションを取れる分、対面でのコミュニケーションが減る可能性があります。
仕事上対面のコミュニケーションも必要な場合は、定期的に対面でのコミュニケーションを行う機会を設けるよう心がけましょう。

関連記事：ビジネスコミュニケーションはなぜ重要？3つのスキルや目的・メリットも解説

導入コストがかかる

ビジネスチャットのデメリットの3つ目は、導入コストがかかることです。

ビジネスチャットを導入する際は、ツールの種類によって初期費用や月額の利用料金が発生します。
コストを抑えるために無料プランを選択した場合でも、運用を開始するまでには一定の支出が避けられません。
具体的には、社内インフラの整備や操作マニュアルの作成、従業員向けの研修実施などに多大な時間と労力を要します。
特にITリテラシーの個人差が大きい組織では、全員が使いこなせるようになるまで教育コストが膨らむ傾向にあります。
そのため、ツールを選定する際は目に見える契約料金だけでなく、導入後の利便性やサポート体制まで含めた総合的なコストパフォーマンスを見極めることが重要です。

自社のIT環境や従業員の習熟度を考慮し、無理なく運用を続けられるものを選んでください。

関連記事：無料で使えるビジネスチャットツール9選を比較！選び方も解説

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ビジネスチャット導入を成功させるための注意点

ここでは、ビジネスチャット導入を成功させるための注意点として、以下の5つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

導入目的の明確化

導入成功のポイントの1つ目は、導入目的の明確化です。

「メールのやり取りが煩雑で時間がかかる」「外出先やテレワーク中の社員とも迅速に情報共有を行いたい」など、組織が抱える課題はそれぞれ異なります。
この目的が曖昧なまま導入を進めてしまうと、従業員から「操作が面倒」「今の連絡手段で十分である」といった反発を招き、ツールが形骸化する恐れがあります。

導入の目的が経営層と現場の社員の間で共通認識となっていれば、導入後の利便性を実感しやすくなり、スムーズな活用が期待できます。自社の課題を整理し、目指すべきゴールを事前に定義しておきましょう。

事前の運用ルール設定

導入成功のポイントの2つ目は、事前の運用ルール設定することです。

ビジネスチャットを導入する際は、利用に関する明確なルールを事前に定めておくことが不可欠です。
運用ルールが曖昧なまま利用を開始すると、管理者の把握していないグループが乱立したり、業務とは無関係なやり取りに利用されたりするリスクが生じます。
このような状況は組織の情報管理を困難にするだけでなく、本来期待していた業務効率化を損なう原因となります。
発言内容の基準や利用目的、グループ作成の申請フローなど、細かな指針を策定しましょう。特に言葉遣いや返信のタイミングなどのマナーを共通認識として持つことが大切です。

作成したルールはマニュアルにまとめ、導入前に周知徹底することで、健全で効果的な活用を促進できます。

関連記事：ビジネスチャットの運用で押さえておくべき5つのルールとは？

関連記事：社内向けチャットのルール7選と避けるべきNG行為を徹底解説

最初はスモールスタート

導入成功のポイントの3つ目は、最初はスモールスタートすることです。

ビジネスチャット導入を成功させるポイントとして、最初はスモールスタートで運用を開始するのがおすすめです。
最初から全社一斉に導入すると、操作への戸惑いやルールの未整備によって現場に混乱を招くリスクがあります。

まずは特定の部署や小規模なプロジェクトチームに限定して利用を開始し、段階的に範囲を広げていきましょう。少人数での運用期間を設けることで、自社の業務フローに最適なルールや活用方法を事前に検証できます。

社員教育の実施

導入成功のポイントの4つ目は、社員教育を徹底することです。

ビジネスチャットを多くの社員に使いこなしてもらい、より大きな効果を得るには、社員教育が重要です。マニュアルの配布や社内研修を活用しましょう。
また、ビジネスチャットの使い方を相談できる窓口を設置しておけば、ビジネスチャットの使い方がわからない場合でも安心です。

関連記事：社内マニュアルの作成方法！メリット・デメリットと作成時のコツも解説

自社の実情に沿ったツール選び

導入成功のポイントの5つ目は、自社の実情に沿ったツールを選ぶことです。

社外の顧客や取引先とのやり取りが多い企業であれば外部ユーザーの招待機能を、機密情報を扱う業種であれば高いセキュリティ要件を満たすツールを優先すべきです。
プロジェクト管理を重視する場合は、タスクの可視化やカレンダー連携が充実しているかも判断基準となります。
コスト面では、将来的なアカウント数の増減を見据えたプラン選びが欠かせません。

無料トライアルを活用して複数のツールを比較検証し、自社の規模や通信環境に適したものを慎重に吟味することで、導入効果を最大限に引き出すことができます。

関連記事：ビジネスチャットを社外とのやり取りに活用するためのメリットとポイント！おすすめツール7選も紹介！！

ビジネスチャットの導入事例

ここでは、ビジネスチャットの導入事例として、以下の3つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

個人向けチャットから脱却｜株式会社万代

買取・リユース事業を核に、アミューズメントを融合したエンターテイメント事業を展開する株式会社万代では、以前は個人向けのチャットツールアプリを業務利用していました。

しかし、誤送信による情報漏洩のリスクや、退職者のアカウント管理が困難であるといったセキュリティ面の課題に直面し、ビジネス専用ツールへの切り替えを決定しました。

詳しくはこちら：https://crewworks.net/case/mandai/

情報を一元管理しナレッジ活用｜株式会社グランシップ

個別指導塾「グランアシスト」を運営する株式会社グランシップでは、社内に点在する膨大な情報の管理と共有が大きな課題となっていました。

CrewWorksの導入により、単なる連絡手段を超えたナレッジ共有の基盤を構築し、業務効率化を実現しています。

詳しくはこちら：https://crewworks.net/case/granship/

社外メンバともリアルタイムに情報共有｜TMCカスタマーサービス株式会社

人材派遣業務を中心にサービスを提供するTMCカスタマーサービス株式会社では、社内外の膨大な関係者との連絡手段に課題を抱えていました。

CrewWorksの導入により、現場の状況報告をリアルタイムで共有できる体制を整え、業務のスピードアップを果たしています。

詳しくはこちら：https://crewworks.net/case/tcs/

おすすめのビジネスチャットツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、プロジェクト管理、Web会議などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。チャットメッセージはタイムラインで一元管理され、メンションやブックマークによって重要なコミュニケーションを抽出することができます。社外とのやりとりにおいても、チャットのみならず他の機能も共有可能です。

CrewWorksの特長

1. すべての情報（プロジェクト・タスク・ファイルなど）にチャットルームが常設
2. 外部ユーザー招待は無料
3. 最大50ユーザーまでずっと無料で利用できるフリープランあり

詳細はこちら:https://crewworks.net/

ビジネスチャットに関するよくある質問

ここでは、ビジネスチャットについてのよくあるご質問として、以下の4つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスチャットの選び方のポイントは何ですか？

自社の導入目的を明確にした上で、必要な機能、セキュリティレベル、操作性の3点を重視して選ぶのがポイントです。
特にITリテラシーを問わず誰でも直感的に使えるか、既存のツールと連携できるかを確認してください。無料トライアルを活用し、現場の使い勝手を検証することも大切です。

ビジネスチャットが社内に定着しない原因は何ですか？

導入目的が不明確なことや、具体的な運用ルールが決まっていないことが主な原因です。
使い方が社員任せになると、従来のメールや電話との使い分けができず、利便性を感じられないまま形骸化してしまいます。

また、操作方法への不安やITリテラシーの格差も普及を妨げる要因となります。まずは一部の部署から試験的に導入し、成功事例を共有しながら段階的に全社へ広めるスモールスタートを検討してください。
あわせて、マニュアルの配布や研修を行い、心理的なハードルを下げる取り組みも有効です。

通知が多すぎて業務に集中できない場合はどうすればよいですか？

通知設定をカスタマイズして、情報の取捨選択を行うことが重要です。自分宛てのメンションのみ通知する設定や、集中したい時間帯に通知を一時停止する機能を活用してください。
また、緊急度の低い話題は専用のグループに分けるなど、運用ルールをチームで共有することも有効です。必要な情報のみを受け取る環境を整えることで、業務への集中力を維持しやすくなります。

ビジネスチャットはどの部署から導入するのが効果的ですか？

まずはITリテラシーの高い部署や、他部署との連携が頻繁に発生するプロジェクトチームから試験的に導入するのが効果的です。
少人数のグループで運用を開始するスモールスタートによって、自社に適したルールや活用方法を具体化しやすくなります。
そこで得られた成功事例や利便性を社内に共有することで、他部署へ展開する際の心理的なハードルを下げ、全社的な定着をスムーズに進めることが可能になります。

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まとめ

ビジネスチャットは、迅速な情報共有や生産性の向上を実現するだけでなく、仕事とプライベートの区別やセキュリティ強化にも寄与する極めて有効なツールです。
テレワークの普及やDX推進といった社会情勢の変化に伴い、今後もビジネスシーンにおける重要性は一層高まっていくことが予想されます。

導入にあたっては、まず自社の課題に即した目的を明確に設定し、運用のルールを事前に整備しておくことが成功の鍵を握ります。
一部の部署から試験的に運用を開始するスモールスタートを取り入れ、社員教育を並行して進めることで、組織全体へのスムーズな定着が期待できます。
多機能なツールの中から自社の実情に最適なものを選定し、活発なコミュニケーションを通じて業務効率の最大化を目指してください。