社外とのやりとりに便利なビジネスチャットが搭載している機能

社外とのやりとりに便利なビジネスチャットが搭載している機能を、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

チャット機能

ビジネスチャットが搭載している機能の1つ目は、チャット機能です。

「チャット」という言葉には「おしゃべり」という意味があります。チャット機能とは、1対1もしくは複数人でリアルタイムにテキストで会話ができる機能で、ビジネスチャットのメイン機能です。メールとの違いはリアルタイムに会話ができるか、という点にあるといえます。

ファイル共有・転送機能

ビジネスチャットが搭載している機能の2つ目は、ファイル共有・転送機能です。

ファイル共有機能とは、複数のシステム間でファイルのやりとりができるようストレージにファイルを共有する機能をいいます。また、ファイル転送機能とは、システム間でデータ・ファイルを送り合う機能です。ビジネスチャットにあるファイル共有先にアクセスすることで、必要な情報にアクセスできます。また、大容量ファイルなどを送りたい場合は、ファイル転送機能を活用して、相手にURLを送るだけで転送が可能です。

Web会議機能

ビジネスチャットが搭載している機能の3つ目は、Web会議機能です。

Web会議機能とは、離れた拠点とインターネットを通して映像・音声のやり取りが可能になる機能です。ビジネスチャットでは、Web会議を進行しながらチャット機能を活用したり、資料の共有なども行えたりします。チャット機能を使ってのやり取りに比べて、画面を通して相手の表情がわかるため、意思疎通がよりスムーズになるといえます。

関連記事：ビジネスチャットで実現する業務効率化とは？導入時に押さえたいポイントも解説

ビジネスチャットを社外とのやりとりで活用するメリット

ビジネスチャットには、チャット機能以外にも社外とのやりとりに便利な機能が搭載されています。

これらの機能を使って、ビジネスチャットを社外とのやり取りで活用するメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

話の内容を時系列で追うことができる

ビジネスチャットを社外とのやり取りで活用するメリットの1つ目は、話の内容を時系列で追うことができることです。

ビジネスチャットでは、会話の内容が時系列でテキストとして残ります。また、会話の流れでやりとりしたサイトのURLやファイルも残せるため、話の内容と必要な資料を一元化して追うことができます。そのため、言った・言わないのトラブルを避け、ファイルの紛失への再送信などの対応を省力化でき、スムーズなやりとりが可能です。

リアルタイムで連絡を取り合うことができる

ビジネスチャットを社外とのやり取りで活用するメリットの2つ目は、リアルタイムで連絡を取り合うことができることです。

ビジネスチャットでは、簡潔な会話をリアルタイムで行います。冒頭のあいさつ文などを省くことができ、改めて時間を設定しなくても、その場でテンポよく会話が進みます。そのため、短い時間で必要な確認ができ、質問に対する回答が得られるのです。

セキュアな状態を確保できる

ビジネスチャットを社外とのやり取りで活用するメリットの3つ目は、セキュアな状態を確保できることです。

ビジネスチャットツールの多くは、セキュリティ基準を設けその基準を満たすよう設計されています。社外とのやりとりでは、誤って社内の情報が漏れてしまうことが懸念されます。セキュリティが整備されたビジネスチャットでは、社外とのやりとりも安心して行えます。

また、自社でアカウント管理ができるオンプレミス型のビジネスチャットであれば、自社のセキュリティ基準での運用が可能なため、アカウントの乗っ取り・情報漏えいなどへもより厳しく対応できるといえます。

関連記事：ビジネスチャットのセキュリティ対策は？おすすめツール8選も比較・紹介

ビジネスチャットを社外とのやりとりで活用するときのデメリット

ビジネスチャットを社外とのやりとりで活用する場合、メリットだけではなく、デメリットも発生します。

ここでは、ビジネスチャットを社外とのやりとりで活用するときのデメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

過剰なコミュニケーション

ビジネスチャットを社外とのやりとりで活用するときのデメリットの1つ目は、過剰なコミュニケーションです。

ビジネスチャットでは、社外の取引先との連絡が気軽に行えることから、コミュニケーションが増えすぎるというリスクがあります。特に顧客からの問い合わせに対して過剰に「即レス」を意識すると、進めるべき業務に手がつけられなくなる懸念があります。そのため、適度なコミュニケーションで生産性を維持できるようなルールを設けておくことがおすすめです。

操作方法の共有が必要

ビジネスチャットを社外とのやりとりで活用するときのデメリットの2つ目は、操作方法の共有が必要であることです。

自社で導入しているビジネスチャットを社外の関係者と共有する場合、あらかじめ相手に操作方法を伝えておく必要があります。公式のマニュアルを渡したり、自社でカスタマイズしたマニュアルを作成したり、場合によっては直接レクチャーする必要もあります。直感的な操作が可能なビジネスチャットであれば、導入がスムーズといえます。

従業員による導入への抵抗

ビジネスチャットを社外とのやりとりで活用するときのデメリットの3つ目は、従業員による導入への抵抗です。

電話・メールをコミュニケーションの主体として長年活用してきた従業員は、新しいツールに対して抵抗を見せる懸念があります。若年層を中心として「リアルタイムなやりとり」「即レス」という文化が広がっていますが、年齢が上がるに連れてその文化は受け入れがたい文化となる可能性があります。

また、顧客が利用に難色を示した場合の調整なども必要になるため、慎重に行う必要があります。

関連記事：ビジネスチャットの3つのメリットとは？デメリットと活用ポイントも解説

社外とのやりとりが可能なビジネスチャットを導入するときのポイント

社外とのやりとりにビジネスチャットを活用することでメリットもあれば、対策が必要なデメリットもあります。これらを受け入れたうえで、社外とのやりとりにビジネスチャットを導入する必要があります。

ここでは、社外とのやりとりが可能なビジネスチャットを導入するときのポイントを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

運用ルールの策定

ビジネスチャットを導入するときのポイントの1つ目は、運用ルールの策定です。

ビジネスチャットは、便利で気軽に活用できるため、コミュニケーション頻度が上がる傾向があります。そのため、社外とのやりとりにおいて業務時間外のコミュニケーションを行う可能性も考えられます。このような状況を防ぐためには、運用ルールを策定しておく必要があります。たとえば、メッセージの送信が可能な時間・曜日を決める、現在の業務状況をステータスで明示したりする、などのルールを設定することで、適切な活用ができるようにしましょう。

従業員の使いやすさの重視

ビジネスチャットを導入するときのポイントの2つ目は、従業員の使いやすさの重視です。

従業員の年齢層には幅がある場合が少なくありません。そのため、「誰にでも簡単に操作できる」ツールがおすすめです。教育を受けたりマニュアルなどを確認したりしなくても直感的に操作できるようなツールも少なくありません。従業員のITリテラシーに合うツールを選定することがおすすめです。

セキュリティ対策の確認

ビジネスチャットを導入するときのポイントの3つ目は、セキュリティ対策の確認です。

ビジネスチャットのサービスを展開する企業ごとに、セキュリティ基準に違いがあります。基本的にビジネスチャットはセキュリティレベルが高いといえますが、ツールによっても差があるため、自社のセキュリティ基準に合うビジネスチャットを選ぶことが重要です。

特に社外とのやりとりでは、自社だけでなく取引先のセキュリティ基準を満たす必要があるため、セキュリティが強固なビジネスチャットを選定をすることがおすすめといえます。

関連記事：ビジネスチャットの運用で抑えておくべき5つのルールとは？

社外とのやりとりに便利なビジネスチャットおすすめ7選

ここでは、社外とのやりとりに便利なビジネスチャットおすすめ7選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、ファイル共有、Web会議などを備えているため社外とのやりとりもスムーズに行えます。やりとりの抜け漏れを防ぐブックマーク機能や、フォロー機能なども充実しており、シンプルな画面まわりで直感的な操作も可能です。

CrewWorksの特長

1. 外部ユーザーの招待は無料
2. 2要素認証・暗号化通信によりセキュリティリスクを軽減
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Chatwork

Chatworkは、国内利用者No1を誇る中小企業向けビジネスチャットです。導入企業は376,000社を超えており、業界を問わず支持されています。システムの扱いが苦手な人でもすぐに利用法がわかるシンプルな機能でありながら、チャット・通話・ビデオ通話・ファイル共有まで幅広く網羅しています。

Chatworkの特長

1. 社外のメンバーとのコラボレーションがスムーズ
2. 大企業・官公庁にも導入可能な厳しいセキュリティ基準
3. 無料プランが用意されている

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Talknote

Talknoteは、組織の力を最大限に活用するための情報共有プラットフォームです。フィードによるリアルタイムの情報共有が可能です。メーラーとの連携により、受信したメールをTalknote上に自動転送できるため、顧客とのやりとりの見落としを防いだり、社内への共有もスムーズにできます。情報共有を最適化することで、社内だけではなく、社外とのコミュニケーションもスムーズに行えます。

Talknoteの特長

1. Talknoteに登録するだけで簡単に社外とのやりとりを始められる
2. 社外の顧客は登録があれば無料で利用できる
3. 無料でのトライアルが可能

詳細はこちら: https://talknote.com/

LINE WORKS

LINE WORKSは、「LINE」と唯一つなげることができるビジネスチャットです。大企業をはじめ、自治体・公共団体まで幅広い業界で活用されています。チャット機能だけではなく、メール・カレンダー・ファイル管理・グループウェアなどさまざまな機能が搭載されています。

LINE WORKSの特長

1. LINE WORKSユーザー同士での社外とのやりとりが可能
2. スタンプ機能を活用してコミュニケーションを高められる
3. 機能・人数制限があるが無料で利用できるプランが用意されている

詳細はこちら: https://line.worksmobile.com/jp/

Slack

Slackは、チームのコミュニケーションを楽しく高めていくためのビジネスチャットです。すでに多くの大手企業に導入されており、デジタルフォーメーションを実現しています。チャット機能の他、音声通話・ハドルミーティングが可能です。すでに導入済みのツールとの連携もできます。

Slackの特長

1. 社外との連携が簡単に行える
2. チャンネルごとに会話を整理できる
3. 無料で利用できるプランが用意されている

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp/

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、場所を問わずビジネスチャット・通話・Web会議などが可能なコラボレーションツールです。オフィス・オフィス外での勤務などのハイブリッドワークのための設計がされており、従業員が働き方を選ばず活用できます。社外とのやりとりは、会議のURLを送り、当日参加者がクリックするだけで簡単に行えます。

Microsoft Teamsの特長

1. Windows365に登録していれば機能制限なく利用できる
2. メールソフトのOutlookとの親和性が高い
3. 機能制限はあるが無料で利用できるプランが用意されている

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Workplace

Workplaceは、Meta社が提供するオールインワンのビジネスコミュニケーションプラットフォームです。ビジネスチャット・情報共有をはじめ、社内外問わずあらゆる場所からの交流を可能にし、自社の文化構築に貢献します。「重要なお知らせ」をニュースフィードのトップに固定すれば、社外の顧客からのメッセージの見落としを防げます。

Workplaceの特長

1. セーフティセンター機能で安全を確保した情報提供が可能
2. 他社のツールとの連携が可能
3. 30日間のトライアルが無料でできる

詳細はこちら: https://ja-jp.workplace.com/

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

まとめ

社外とのやりとりに便利なビジネスチャットが搭載している機能・活用のメリット・デメリット・導入時のポイントを解説し、おすすめのビジネスチャット7選を紹介しました。ビジネスチャットは社内コミュニケーションのためだけの活用ではなく、社外とのやりとりにも積極的に活用することがおすすめです。セキュアな状態でリアルタイムのやりとりを行い、話の内容を時系列で追うことができるため、スピーディーな対応が可能です。

ただし、コミュニケーションが過剰にならないよう、顧客への配慮も必要でしょう。すでにビジネスチャットを導入していれば、社外とのやりとりもすぐに始めることができます。まだ導入前の企業であっても、ビジネスチャットは今後必要なツールの1つといえるため、導入の検討をおすすめします。

ビジネスチャットは、便利かつコミュニケーションの活性化につながるため、導入がおすすめです。自社の導入目的を明確にして、目的に合って従業員の使いやすさを考慮したツールの導入を検討しましょう。