個人チャットはビジネス利用に不適！リスクやビジネスチャットを使うべき理由を解説

個人チャットをビジネス利用するリスク

個人チャットは、手軽なコミュニケーションツールであるチャットツールのうち、プライベート利用を想定したチャットツールです。
友人や家族との気軽なコミュニケーションを楽しむため、広く活用されています。
企業によっては、個人チャットツールをビジネスでも活用しているケースがあるかもしれませんが、基本的にはおすすめできません。

ここでは、個人チャットをビジネス利用するリスクについて、以下の8点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報漏えい

個人チャットをビジネス利用するリスクの1つ目は、情報漏えいです。

情報漏えいのリスクは、チャットツールのセキュリティリスクとして見逃せません。
セキュリティ機能が充実していても、マルウェアや不正アクセスに伴う情報漏えいは発生する可能性があります。
他にも、内部関係者による意図的な情報流出や誤送信など、多様なセキュリティインシデントに注意が必要です。

アカウント乗っ取り

個人チャットをビジネス利用するリスクの2つ目は、アカウント乗っ取りです。

アカウント乗っ取りは、チャットツールでも発生しうる脅威です。
一般的には、IDとパスワードで認証が行われますが、それらのユーザー情報が漏洩したときにはアカウント乗っ取りのリスクが高まります。
アカウント乗っ取りで不正アクセスが発生すると、なりすまし・権限悪用・やり取りの盗聴・メッセージの改竄などの被害につながりかねません。

ウイルス感染

個人チャットをビジネス利用するリスクの3つ目は、ウイルス感染です。

セキュリティ対策が強化されているチャットツールを使えばウイルス感染のリスクは軽減できますが、完全にはリスクを排除できません。
多くのチャットツールでは実行形式ファイルの添付を制限していますが、サイバー攻撃の高度化に伴い、添付ファイルや不正リンクを通じた情報窃取のリスクもあります。

シャドーIT

個人チャットをビジネス利用するリスクの4つ目は、シャドーITです。

シャドーITは、従業員が会社の許可を得ていないシステム・ソフトウェアを活用している状態です。
脆弱なアプリケーションをシャドーITで使用している場合、チャットツールの安全性も脅かされるでしょう。
場合によっては、シャドーITで用いているシステム経由でビジネスチャットなどのID・パスワードを特定されるケースもあるかもしれません。

誤送信のリスク

個人チャットをビジネス利用するセキュリティリスクの5つ目は、誤送信のリスクです。

誤送信は、情報漏えいでよくある原因の1つです。
個人チャットをビジネス利用すると、本来社内向けだけに送付すべき情報を、プライベートで関わっている相手に誤送信してしまい、結果的に情報漏えいにつながる恐れがあります。
場合によっては、意図的に個人情報や業務情報を漏えいさせることもあるでしょう。

公私混同するリスク

個人チャットをビジネス利用するセキュリティリスクの6つ目は、公私混同するリスクです。

個人チャットを就業中に利用することで、公私混同して仕事に集中できなくなることもあるでしょう。
また、従業員間でアカウント情報を交換することに抵抗感がある従業員もいるため、コミュニケーションの障壁となるかもしれません。

退職メンバーの管理は不可能であるリスク

個人チャットをビジネス利用するセキュリティリスクの7つ目は、退職メンバーの管理は不可能であるリスクです。

個人チャットではユーザー管理機能が使えないことが多く、利用者自身が情報管理を行わなければなりません。
しかし、退職メンバーが出ると退職時に情報の削除し忘れが発生するなどのトラブルも考えられます。このことは、メッセージの誤送信や情報漏えいにつながりかねません。

業務メッセージを見落とすリスク

個人チャットをビジネス利用するセキュリティリスクの8つ目は、業務メッセージを見落とすリスクです。

個人チャットを業務で使用すると、公私問わず様々なメッセージが送られてきます。そのため、業務メッセージを見落としてしまうリスクが否めません。
特に、情報の優先順位付けや管理が困難になり、業務の重要もしくは緊急なメッセージを見落とす危険性が高く、大きな問題につながることもあるでしょう。

個人チャットとビジネスチャットの違い

個人チャットは主に友人や家族とのプライベートなやり取りに使われ、手軽さが特徴です。1対1もしくは複数人のグループでのチャットが行えます。
一方、ビジネスチャットは業務利用に特化したツールで、セキュリティ水準の高さや業務に役立つ便利な機能が充実している点が異なります。

個人チャットと異なり、連絡先の登録が不要であるなど、プライベート利用とビジネス利用では目的や機能面で大きな違いがあるのです。
ただし、どちらもメッセージのやり取りを簡単に行える点は共通しています。

個人チャットではなくビジネスチャットを用いるメリット

ビジネスチャットは、企業のコミュニケーションに特化した専用チャットツールです。
メールと比べてより迅速な情報共有に向いており、形式にとらわれず自然な対話が実現できます。
また、社内情報の一元管理やタスク管理機能にも使え、特にリモートワーク環境下で普及が進んできました。

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ここでは、個人チャットと比較したビジネスチャットを用いるメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有の促進

個人チャットと比較したビジネスチャットのメリットの1つ目は、情報共有の促進です。

テーマ別やプロジェクト別、部署別にチャットルームを設定することで、関連情報を一元管理し、必要な情報を迅速に共有することが可能です。
これにより、チーム全体の情報共有がスムーズになり、業務効率の向上にもつながります。
プライベートでのやり取りと混同する心配もないため、安心してビジネス情報を扱えるでしょう。

関連記事：今さら聞けない情報共有を徹底解説！～注目の理由からスムーズに行うためのポイントまで～

公私の区別が容易

個人チャットと比較したビジネスチャットのメリットの2つ目は、公私の区別が容易です。

ビジネスチャットはビジネス専門であるため、業務用とプライベート用でコミュニケーションツールを区別できます。
これにより、個人的な連絡と業務連絡の混在を避け、機密情報の誤送信などを防げるでしょう。

関連記事：ビジネスチャットとは？主な機能やメリット・デメリット、導入事例を解説

高レベルのセキュリティ機能

個人チャットと比較したビジネスチャットのメリットの3つ目は、高レベルのセキュリティ機能です。

多くのビジネスチャットには、個人チャットよりも充実したセキュリティ機能が実装されており、情報漏えいなどのセキュリティリスクを最小限に抑えられます。
これにより、安全な業務コミュニケーションが可能です。

▼セキュリティ機能の例

関連記事：ビジネスチャットのセキュリティ対策は？おすすめツール8選も比較・紹介

履歴検索が容易

個人チャットと比較したビジネスチャットのメリットの4つ目は、履歴検索が容易であることです。

ビジネスチャットは、過去の会話履歴を容易に検索できる機能が充実しているため、必要な情報に素早くアクセスできるのが利点です。
メールのような形式的なあいさつが少ないチャット形式であるため、迅速な情報共有にも適しています。
この機能は、過去のやり取りから特定の情報を探す際や、プロジェクトの進捗を確認する際などに非常に役立つでしょう。

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ビジネスチャットでセキュリティ機能を高めるポイント

ここでは、ビジネスチャットでセキュリティ機能を高めるポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ガイドライン策定を行う

ビジネスチャットでセキュリティ機能を高めるポイントの1つ目は、ガイドライン策定を行うことです。

ガイドライン策定を十分行うことで、人為的ミスが原因の情報漏えいを防げる上に、万が一セキュリティインシデントが発生しても速やかに対処して被害を軽減できます。
ガイドラインでは、適切な使用方法と禁止行為を明確に定義しましょう。また、定期的なセミナーや研修を通じて、従業員全体のセキュリティリテラシーを高めることも必要です。

関連記事：社内向けチャットのルール7選と避けるべきNG行為を徹底解説

パスワードの設定を強固にする

ビジネスチャットでセキュリティ機能を高めるポイントの2つ目は、パスワードの設定を強固にすることです。

パスワードの設定を強固にすることは、アカウント保護では最も基本的な方法です。
容易に推測できない複雑なパスワードを作成するため、大文字・小文字・数字・記号の組合せでパスワードを作成しましょう。
また、パスワード管理を行うときには、人目につきやすい場所にパスワードが書かれたメモを置かないなど細心の注意を払いましょう。

セキュアなツールを活用する

ビジネスチャットでセキュリティ機能を高めるポイントの3つ目は、セキュアなツールを活用することです。

ビジネスチャットツールの信頼性を確認しましょう。これにより、セキュリティリスクの軽減が可能です。

▼ビジネスチャットツールの信頼性を確認するポイント（一例）

セキュリティ機能が豊富なツールを採用する

ビジネスチャットでセキュリティ機能を高めるポイントの4つ目は、セキュリティ機能が豊富なツールを採用することです。

ビジネスチャットにもセキュリティリスクが少なからず存在するため、多様なセキュリティ機能を備えたツールがおすすめです。
例えば、以下の機能があるか確認しましょう。

▼ビジネスチャットのセキュリティ機能（一例）

関連記事：大企業で活用されるビジネスチャット5選を徹底紹介！押さえておくべきポイントも解説

万全なセキュリティのビジネスチャットツール「CrewWorks」

セキュリティ面で信頼できるビジネスチャットツールは多数存在しますが、CrewWorks（クルーワークス）もその1つです。CrewWorksはオールインワンツールで、ビジネスチャットツールとしても使えます。

ここでは、CrewWorksに備わる主なセキュリティ機能について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

2要素認証

CrewWorksに備わる主なセキュリティ機能の1つ目は、2要素認証です。

CrewWorks（クルーワークス）は2要素認証を採用しており、ID・パスワードに加えてSMSやE-Mailでワンタイムパスワードを発行します。
これによりセキュリティの強化を図っているのです。

暗号化通信

CrewWorksに備わる主なセキュリティ機能の2つ目は、暗号化通信です。

CrewWorks（クルーワークス）では、データのやり取りを行う際にはSSL暗号化通信を採用しています。
これにより、データ傍受やなりすましのリスクを軽減できるでしょう。

退職メンバーの管理も簡単

CrewWorksに備わる主なセキュリティ機能の3つ目は、退職メンバーの管理も簡単であることです。

CrewWorks（クルーワークス）ではメンバー管理が容易です。新たなメンバーはメールアドレスのみで簡単に追加ができ、アカウントを無効にすると退職メンバーは即座に社内情報を閲覧できなくなります。
これにより、退職メンバーにも社内情報が通知されるなどのリスクを減らせます。

まとめ

今回は、個人チャット利用で想定されるビジネス上のリスクに加えて、ビジネスチャットツールを活用するメリットやセキュリティを高めるポイントについて解説しました。

個人チャットには、公私混同や業務メッセージの見落としなど様々なリスクがあります。
そのため、セキュリティリスクを防ぐには、セキュアなビジネスチャットツールの活用がおすすめです。

セキュアなビジネスチャットツールには様々な種類がありますが、特におすすめなのはオールインワンのクラウドサービスであるCrewWorks（クルーワークス）です。
チャット以外にもタスク管理やWeb会議など様々な用途で使える上、50ユーザーまで無料のフリープランもあるのでお気軽にお試しください。