ナレッジ共有ツールとは

ナレッジ共有ツールとは、組織内の情報・知識を共有・活用するために用いられるツールです。効率的なコミュニケーションや業務プロセスの改善へとつながります。さまざまな形式の情報がデータとして整理・保存され、社内外の関係者が適切な権限でアクセスできます。

主な機能として以下のようなものがあります。

ナレッジ共有ツールを適切に活用することで、属人的だった組織内の知識の蓄積や共有が促進され、ビジネスの成長に繋がります。次に、その効果について詳しくみていきましょう。

ナレッジ共有ツールの導入で得られる効果

ナレッジ共有ツールを導入すると企業にどのような恩恵があるのでしょうか。ここでは、ナレッジ共有ツールの導入で得られる効果を3つ解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジの管理が簡単にできる

ナレッジ共有ツールの導入で得られる効果の1つ目は、ナレッジの管理が簡単にできることです。ナレッジ共有ツールを導入することで、ナレッジの一元管理が可能となります。

多くのツールはクラウド上で保存されるため、インターネット環境が整っていれば、リモートワークであってもナレッジにアクセスし編集することができます。また検索機能が付いたシステムも多く、知りたいナレッジに短時間でたどり着くことができます。

関連記事：社内ナレッジの共有方法を徹底解説！効果・注意点・方法・おすすめツール8選も紹介

業務効率化が促進される

ナレッジ共有ツールの導入で得られる効果の2つ目は、業務効率化が促進されることです。 ナレッジ共有ツールで一元化されたナレッジは、アクセスする権利がある社員は誰でも簡単に確認が可能です。

業務の工数やノウハウがナレッジの共有によってわかりやすくなるため、業務改善や効率の向上が期待できます。

業務スキルの蓄積・標準化が可能

ナレッジ共有ツールの導入で得られる効果の3つ目は、業務スキルの蓄積・標準化が可能になることです。ナレッジ共有ツールが無い場合、個人の中に業務スキルが蓄積した状態であったり、自社のサーバーにあるフォルダでナレッジが管理されていたりするケースが多いです。近年リモートワークが浸透したことから、ナレッジがいつでも・どこからでも共有しやすい環境が求められています。

ナレッジ共有ツールであれば、時間・場所を問わず業務スキルを蓄積することができるため、ナレッジをベースにした業務の標準化が可能です。

関連記事：ナレッジ共有とは？得られる効果や成功のポイントを一挙解説

ナレッジ共有ツールを導入するときのポイント

ナレッジ共有ツールの選び方も大切です。ツールを導入するときに押さえておきたいポイントは以下の3つです。

1つずつ見ていきましょう。

最適なコストパフォーマンスが実現できるツールを選ぶ

ポイントの1つ目は、最適なコストパフォーマンスが実現できるツールを選ぶことです

。ナレッジ共有ツールを導入するときには、目的を満たすと同時に自社の予算に合うツールを選択する必要があります。料金は、ユーザー数・追加機能によって変わります。そのため、自社の規模や導入後の利用イメージを明確にしたうえで、自社にとって最適なツールを選択しましょう。

社員が使いやすいツールを選ぶ

ポイントの2つ目は、社員が使いやすいツールを選ぶことです。

ナレッジ共有ツールを選ぶときの基準の1つに加えたいことは「実際利用する社員にとって使いやすい」という点です。ナレッジ共有ツールにはシンプルな機能のツールから多機能なツールまで幅広くあります。例えば「機能がたくさんあって便利そうだから」という理由で導入を決めてしまい、導入後使い勝手が悪いことが判明したとします。この場合、高機能のナレッジ共有ツールが社員で利用されなくなり、ナレッジ共有がうまくいかなくなる可能性があります。

ナレッジ共有ツールを選ぶときは機能だけを重視するのではなく、実際に使う社員の声を反映しながら検討を進めることが重要です。

セキュアなツールを選ぶ

ポイントの3つ目は、セキュアなツールを選ぶことです。

ナレッジは企業の財産です。この重要な財産を守るためには安全性の高いツールを選ぶ必要があります。自社のセキュリティポリシーに照らし合わせて、自社に適したツールを選択することが重要です。

関連記事：社内コミュニケーションはなぜ必要なのか？メリット・デメリット・方法・企業事例を紹介！

ナレッジ共有ツールおすすめ13選

ここでは多くのナレッジ共有ツールの中からおすすめできる13種類のシステムを紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

Google Workspace

Google Workspaceは、Google社が提供するさまざまな働き方に対応した生産性向上のためのツールです。ビジネスツールとして日本でも多くの企業が採用しています。Google Workspaceにある「Google Drive」を活用することで、ナレッジ共有が可能です。ストレージ容量が大きく、ナレッジに必要な画像・動画の保存も容量を気にせずできます。Google Drive内の資料は同時編集が可能なため、社員が編集しながら最新のナレッジを共有できます。

Google Workspaceの特長

1. ドキュメント・スプレッドシートなどビジネスで活用しやすいアプリが揃っている
2. ハイセキュリティな状態が維持されている
3. 無料トライアルで機能を試すことができる

詳細はこちら:https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

esa

esaは、「早めの情報共有」をコンセプトとしたナレッジ共有ツールで、ナレッジとして完璧な状態でないものをアップしチームで協力して情報を仕上げていきます。「WIP（書き途中）」の状態であれば、何度更新してもチームに通知が飛ばないため、メンバーに気兼ねすることなく情報を育てていくことができます。

esaの特長

1. 社内Wikiとして活用ができる
2. チャット機能があり気軽に情報発信が可能
3. 60日間は無料トライアルが可能

詳細はこちら:https://esa.io/

Microsoft 365

Microsoft 365は、Microsoft社のOfficeをクラウドで活用できるツールです。ビジネスシーンにおいて欠かせないツールのひとつとして多くの企業で導入されています。この中にある「OneDrive」を活用すれば、手軽にナレッジ共有をすることができます。使い慣れたWord・Excelが使用できるため、新たなツールの使い方を覚える必要はなく導入にあたってのハードルが低いことが特長です。

Microsoft 365の特長

1. Word・Excel・PowerPointのアプリが利用可能
2. 1TBのクラウドストレージで大容量のナレッジ共有が可能
3. 30日間は無料でトライアルできる

詳細はこちら:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

GROWI

GROWIは、コミュニケーションツールとして設計された社内Wikiツールです。オープンソースのため誰でも気軽に社内Wikiの活用を始めることができます。デザインがシンプルで動作が軽いことも、人気の理由です。マークダウン記法を採用しているため、エンジニアに好んで使われるツールです。

GROWIの特長

1. マークダウン記法での操作が必要
2. 情報を見た人がわかり「いいね」機能がある
3. 無料で利用できる

詳細はこちら:https://growi.org/ja/#cloud

Scrapbox

Scrapboxは、チームに必要な情報を何千・何万という大容量の単位で管理することができるツールです。各ページの単語どうしが自動でつながり合うため、分類をしなくても検索することで簡単にナレッジへアクセスできます。構造がシンプルで誰でも気軽なアウトプットが可能です。

Scrapboxの特長

1. 情報・議論の内容が検索で取り出すことができる
2. Scrapbox上では内容の濃い議論が可能なため会議のカットが可能
3. 40,000件のプロジェクト運用実績がある

詳細はこちら:https://scrapbox.io/

DocBase

DocBaseは、ハイセキュリティであることにこだわった社内Wikiツールです。マークダウン記法を採用していますが、入力サポートがあるためプログラミング言語に精通していなくても気軽にナレッジの共有ができます。グループ・メンバー・タグなど複数の条件から検索できるため、知りたい情報にアクセスしやすいです。

DocBaseの特長

1. 10,000社以上の登録実績がある
2. デパートから食材の通販まで幅広い業種に対応
3. 国際標準規格のセキュリティ

詳細はこちら:https://docbase.io/

Qiita Team

Qiita Teamは、エンジニアが使いやすい仕様の社内Wikiです。マークダウン記法を採用していますが、入力補助があるためスムーズな記入が可能です。画面の右側にプレビューが同時に表示されるため、UI（ユーザーインターフェース）を意識しながら書き進めることができます。

Qiita Teamの特長

1. 最新のナレッジ情報のキャッチアップが簡単
2. リンクの共有をすることで社外への共有が可能
3. 絵文字・リアクションで気軽なコミュニケーションができる

詳細はこちら:https://teams.qiita.com/

Confluence

Confluenceは、オンライン上で時間・場所を問わず作業・整理・コラボレーションが可能なツールです。画面表示がシンプルで簡単に使いこなせる仕様になっています。また、テンプレートが用意されているため資料やベースを1から作成しなくても、一貫性がある資料作成が可能です。

Confluenceの特長

1. 75,000社以上の導入実績がある
2. 他のビジネスツールとの連携が可能
3. Freeプランがあるので無料で使うことができる

詳細はこちら:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Stock

Stockは、「驚くほど簡単に」チームのナレッジ・タスク・やりとりをシンプルに管理できるツールです。閲覧のみの権限を付与することができるため、重要なナレッジを編集者以外が誤って削除することを防止できます。多機能なツールに比べ、できることが限られていますが、その分使いやすいため、導入・運用が手軽です。Jリーグのプロサッカーチームから大学のゼミまで幅広く利用されています。

Stockの特長

1. 「非IT企業」から支持される使いやすさ
2. 情報共有のストレスを大幅に削減可能
3. 無料でトライアルが可能

詳細はこちら:https://www.stock-app.info/

NotePM

NotePMは、ナレッジマネジメントの課題を解決するための社内Wikiツールです。高機能なエディタとテンプレートを使ってフォーマットを統一できます。保存したWord・Excel・PowerPoint・PDFなどのファイルの中身も全文検索でき、知りたい情報へのアクセスが簡単にできます。

NotePMの特長

1. 銀行から専門学校まで幅広く活用されている
2. 登録企業は5,000社以上
3. 無料でのトライアルが可能

詳細はこちら:https://notepm.jp/

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するMicrosoft365のサービスの1つで、チャット機能・Web会議機能を備えたツールです。社内Wiki・ファイル共有などの機能など幅広い活用ができます。多くの企業ではMicrosoft社のofficeを利用していることが多く、Microsoft365を通じてMicrosoft Teamsでofficeソフトを利用して作成したナレッジを簡単に共有することができます。

Microsoft Teamsの特長

1. ICT教育での活用から大手企業まで幅広く利用されている
2. Microsoft365を導入している企業はすぐに利用開始できる
3. 利用制限ありでの無料トライアルが可能

詳細はこちら:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Slack

Slackは、個人のタスク・チームのタスクどちらも管理できる機能を備えたツールです。チャンネルごとに必要な情報・ファイル・メンバーを集めてタスクを整理することができます。チャンネルごとのコミュニケーションが可能なため、ファイルの共有とともに必要なメッセージを追記することができます。

Slackの特長

1. 業界最先端を誇る高いセキュリティ
2. 2,200を超える他のサービスと連携可能
3. フリープランがある（機能制限あり）

詳細はこちら:https://slack.com/intl/ja-jp/

Dropbox

Dropboxは、チームのコンテンツを1ヶ所に集約し情報を整理して安全に共有することができるツールです。ファイルだけでなく、Webコンテンツへのショートカットの保存も可能です。また、他のシステムと連携ができます。セキュリティに関しては50万社を超える企業から信頼を得ており安全な運用が期待できます。

Dropboxの特長

1. 7億人以上の登録数がある
2. 信頼性・プライバシー・セキュリティを備えたサービス
3. 利用制限がある無料プランも活用できる

詳細はこちら:https://www.dropbox.com/ja/

関連記事：社内コミュニケーションツールのおすすめ15選を紹介！導入のメリットや選定のポイントも解説

まとめ

今回は、ナレッジ共有ツールを導入した場合に得られる効果・導入するときのポイントを解説し、最後におすすめのナレッジ共有ツールを紹介しました。

ナレッジ共有ツールを導入することで、ナレッジの一元管理が可能です。インターネット環境を利用してリモートワークでの活用もできます。ナレッジ共有ツールは、ナレッジ共有だけに特化したものよりも多機能なツールが多くあります。そのため導入するときには、自社にとって必要な機能を見極め、また、実際に利用する社員の声を聞いたうえで最適なツールを選ぶことが大切です。

選択の観点を自社で決めたうえで、豊富なツールから最適な導入を進めましょう。