社内コミュニケーションツールの現状と必要性

まずはじめに、社内コミュニケーションツールの現状と必要性について解説します。社内コミュニケーションには、それぞれの企業が課題を抱えているケースが少なくありません。社内コミュニケーションツールには、メールをはじめビジネスチャット・Web会議システムなど様々な手段があります。

例えば、コミュニケーション方法のルールがないことで、重要な内容が個人間のチャット内だけで話し合われ、共有されていないケースがあります。 また、社内コミュニケーションツールとして、いまだに活用が多いのはメールです。そのため「一番目に留まるツール」として、決定事項・重要事項はメールで共有される場合も少なくありません。しかし、宛先から対象者が漏れるなどの人為的ミスもあるため、ツールの活用としては課題がないとはいえません。

解決方法としては社内コミュニケーションツール導入時にルールを設定して活用することです。ルールを定めておけば重要事項が個人間のチャットだけに止まることを防止できます。また、グループを作成し、その中で会話をしたり決定事項を伝えたりすれば、共有漏れを防ぐことも可能です。社内でコミュニケーションツールを導入することで、コミュニケーションを一元管理し、情報の伝達ミスを防ぐことが可能になるのです。

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社内コミュニケーションツール導入のメリット

社内コミュニケーションツールを導入することでどのような効果が得られるのでしょうか。社内コミュニケーションツール導入のメリットについて、以下3つの観点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率が向上する

社内コミュニケーションツール導入のメリットの1つ目は、業務効率が向上することです。

社内コミュニケーションツールは、社員同士・部署間の連絡をスムーズにします。メール・ビジネスチャットなどコミュニケーションの手段が混在している場合、いつ・どの方法で連絡をしたかがわからなくなってしまうことがあります。また、そのメッセージを検索して探す時間もムダになります。社内コミュニケーションツールを導入し、コミュニケーション方法の統一を図ることで、ムダな作業を省き業務効率を向上させることが可能です。

コミュニケーションの仕組みができる

社内コミュニケーションツール導入のメリットの2つ目は、コミュニケーションの仕組みができることです。

例えば、メールは報告相手に内容が伝わるまでに時間を要する傾向があり、報告・連絡・相談の流れがスムーズにいかないことが少なくありません。また、返信が遅くなるという前提で動いていると、連絡自体が後回しになることも考えられます。

社内コミュニケーションツールであれば、メッセージを受信すると通知が入り、クリックすることでメッセージの内容をすぐ確認できるため、メールよりも返信が早くなることが期待できます。ルールとして、緊急の案件には、メッセージの先頭に【緊急】などわかりやすく記載し、すぐに見ることをルール化すると良いでしょう。また、どのような場合が緊急なのかも定義しておくと良いでしょう。また、ビジネスチャットだけで話を進めた場合、決定事項をまとめてメールで周知するなどのルールもおすすめです。

社内のコミュニケーションツールを導入することで、コミュニケーションの方法に対してルール化がしやすくなり、仕組みとして定着させることが容易になる期待が持てます。

社員同士のコミュニケーションが活発になる

社内コミュニケーションツール導入のメリットの3つ目は、社員同士のコミュニケーションが活発になることです。

ビジネスチャットなどがあれば、顔が見えなくてもコミュニケーションをすることができるので、オフィス勤務者とテレワーカーのコミュニケーションの壁を取り払うことができます。また、かしこまった表現を避けてカジュアルなコミュニケーションを可能にするため、アイデア創出にもつながることが期待できます。

社内コミュニケーションツールを導入することで、メールだけでは実現が難しいコミュニケーションを可能にしてくれます。

社内コミュニケーションツール導入時におさえておくべきポイント

導入することでメリットが得られる社内コミュニケーションツールですが、導入時にどのようなポイントをおさえておくべきでしょうか？ポイントを以下3つの観点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内コミュニケーションツールを導入する目的に合ったツールか

ポイントの1つ目は、社内コミュニケーションツールを導入する目的に合ったツールか、です。

社内コミュニケーションツールを導入するときにはまず、「自社のどのような課題に対しての対策か」を明確にすることが重要です。目的を持たないままツールを選考すると、「便利そうな機能がたくさんある」「使いやすそう」など、あいまいな理由で選んでしまう懸念があります。社内コミュニケーションツール導入に対して目的を明確に設定することで、自社の課題に適したツールを選考できるようになります。

社員にとって使いやすく浸透しやすいツールか

ポイントの2つ目は、社員にとって使いやすく浸透しやすいツールか、です。

社内コミュニケーションツールを選ぶときには、目的に合ったツールを選ぶことが大切ですが、選んだツールの操作がわかりにくかったり、使い勝手が悪かったりする場合、社員が利用しなくなる懸念があります。

必要な機能が搭載され社員の使い勝手が良いツールを選ぶためには、候補のツールを試してみることがおすすめです。ツールによっては無料で試すことができるので、確認してみると良いでしょう。

マルチデバイス対応か

ポイントの3つ目は、マルチデバイス対応かどうか、です。

社内コミュニケーションツールは、テレワークなど幅広い勤務形態で活用することを前提に考える必要があります。そのためPCに限らず、スマートフォン・タブレットなど、デバイスを限定しないツールがおすすめです。社内外を問わずコミュニケーションが可能なツールを選択しましょう。

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社内コミュニケーションツールおすすめ15選を紹介

ここでは、おすすめのコミュニケーションツール15選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。コミュニケーションツールが統合されていることで情報を一元管理することができ、社内の円滑な情報共有のみならず、業務プロセス全体の効率化を図ることができます。シンプルな画面構成で直感的に操作が可能です。

CrewWorksの特長

1. スマートフォンアプリによるマルチデバイス対応
2. オールインワンツール導入によるコスト削減が見込める
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Chatwork

Chatworkは、中小企業向けのビジネスチャットです。はじめてビジネスチャットを利用する場合でも簡単に操作できます。チャット機能やビデオ・音声通話をはじめ、タスク管理・ファイル管理などビジネスにおいて活用したい機能があり、円滑なコミュニケーションを促進します。年間契約となりますが、月々に換算すると500円から利用可能です。

Chatworkの特長

1. 国内利用者数がナンバーワン
2. 導入企業は365,000社を突破
3. 無料で試すことができる

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Backlog

Backlogは、タスク・プロジェクト管理ツールです。ウェブ制作・ソフトウェア開発・大手広告代理店・全国版新聞社など様々な業種で利用されています。作業計画を一目でわかりやすく表示したり、プロジェクトの進捗を一目瞭然に把握できたりすることが特徴的なツールです。また、Microsoft社のTeamsをはじめとする外部サービスとの連携が可能な他、連携してほしいサービスをリクエストすることも可能です。

Backlogの特長

1. シンプルで直感的に使えるデザイン
2. プロジェクト管理に必要な機能がオールインワン
3. 無料で試すことができる

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Aipo

Aipoは、チームのスケジュール共有を素早く簡単に行うことができるスケジュール管理ツールです。1つの画面でチームのメンバー・会議室の空き状況を確認できる上、万が一重複して登録しようとするとアラート表示されるためダブルブッキングを避けることができます。また日程調整に関しても、URLを送り相手に候補日を選んでもらうことで調整が完了します。

Aipoの特長

1. 1,700社30,000人以上が利用
2. 1ユーザーあたり月々350円から利用可能
3. 無料で試すことができる

詳細はこちら: https://aipo.com/

Google Workspace

Google Workspaceは、Google社が提供するクラウドベースのグループウェアです。Gmailをはじめ、カレンダー・ドライブ・ドキュメント・スプレッドシートなど企業活動において欠かせない機能がパッケージ化されています。ビジネスの用途に合わせて柔軟にコミュニケーションツールを使うことができ、また、資料の共同編集も可能です。全ユーザーの利用設定ができるため、セキュアな環境を実現できます。

Google Workspaceの特長

1. 個人から大企業まで幅広く対応している
2. 1ユーザーあたり680円から使用可能
3. 14日間無料で試すことができる

詳細はこちら: https://workspace.google.co.jp/

Talknote

Talknoteは、コミュニケーションの活性化を目的とした、カルチャーマネジメントツールです。社内の情報を資産化し、企業理念の浸透・企業文化の醸成を促進します。売上報告や日報をはじめ、お客様の声・クレームまですべて1つのツールに集約でき、蓄積した情報から企業が「すべき行動」・「してはいけない行動」の基準を作りあげることができます。

Talknoteの特長

1. 会社の文化の醸成をサポートしてくれる
2. 飲食、医療、小売、製造など様々な業界で導入されている
3. 14日間無料で試すことができる

詳細はこちら: https://talknote.com/

DocBase

DocBaseは、「セキュアな情報共有」にこだわった情報共有ツールです。シンプルなエディタで気軽に投稿できます。またテレワークでの活用に実績がある機能を用意しているため、社内外問わずスムーズな情報共有が可能です。また、絵文字を利用したり、ワンクリックでメモに「グッジョブ！」を付けたりできるので、コミュニケーションの促進にもつながります。

DocBaseの特長

1. シングルサインオンが可能
2. 情報セキュリティの国際規格ISO27001の認証を取得
3. 初期費用0円から開始でき、無料で試すことができる

詳細はこちら: https://docbase.io/

Qiita TEAM

Qiita TEAMは、会議の議事録・ナレッジなど様々な資料が格納できるクラウド型の情報共有ツールです。新聞社をはじめとする大手企業に導入実績があります。書き込み・共有ともに簡単にでき、コミュニケーションの促進・知識の標準化を助けます。プレビューを同時に表示しながら編集できるため、完成イメージを明確にしたまま作業を進めることができます。

Qiita TEAMの特長

1. セキュアに使用することができる
2. 累計5,000チームが利用している
3. 30日間、無料で試すことができる

詳細はこちら: https://teams.qiita.com/

Confluence

Confluenceは、リモートワークに最適なチームのワークスペースです。ナレッジマネジメント・プロジェクト管理・コラボレーション機能など、チームのニーズに応じて構築された機能を搭載しています。直感的な構成になっており、設定・作成・検索がスムーズです。バージョン履歴を残しながらリアルタイムで共同編集することができ、いつでも最新の状態で情報を公開することが可能です。

Confluenceの特長

1. リモートでも使いやすいチームのワークスペース
2. テンプレートが豊富に用意されている
3. 機能に制限はあるが無料で利用できるプランがある

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Strap

Strapは、チームの可能性を広げるオンラインホワイトボードです。離れた場所からでも今誰がどこを見ているかがわかるので、顔を合わせて打合せをしているようなコラボレーションが可能です。ホワイトボードの広さは無限大です。思考の整理・アイデアの発想を助けるテンプレートも多彩に用意されています。

Strapの特長

1. 無限の広さを誇るオンラインホワイトボード
2. 適切な範囲や権限でボードの管理が可能
3. 2週間無料で試すことができる

詳細はこちら: https://product.strap.app/

NotePM

NotePMは、社内において社員のほしい情報が見つかりやすくなる社内Wikiツールです。ナレッジマネジメントの解決を促進してくれます。高機能なエディタと多彩なテンプレートでフォーマットを標準化することができます。また画像編集機能が搭載されているため、見やすいマニュアルを作成することが可能です。また、ファイルの中身から全文検索ができるため、短時間で情報にたどり着くことができます。

NotePMの特長

1. 社内の知りたいことが見つかる社内Wikiツール
2. 登録企業は5,000社以上
3. 30日間無料で試すことができる

詳細はこちら: https://notepm.jp/

Slack

Slackは、ビジネスチャットツールです。チャット機能に留まらず、ファイル共有・Web会議・外部アプリとの連携などの機能が利用可能です。PC・スマートフォンそれぞれのアプリが用意されているため、デバイスを問わず活用することができます。ワークスペース機能では、チャットをするだけでなく、トピックを設定したグループの作成ができるため、プロジェクトごとにわかりやすく会話を進行することができます。

Slackの特長

1. 個人から大企業まで幅広く活用されている
2. Googleアカウントで登録できる
3. 機能に制限はあるが無料で利用できるプランがある

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、チャット機能をはじめ通話・ビデオ会議・ファイル共有が可能なビジネスチャットツールです。多くの企業で導入されているMicrosoft365のアカウントでサインインできます。料金もMicrosoft365の契約に含まれているため、サービスを使っている場合追加料金なしで制限なく利用可能です。他にも通話機能を活用して固定電話と直接着信できるサービスなどがあります。

Microsoft Teamsの特長

1. Microsoft365に附随している
2. チャット・通話・ビデオ共有などの機能が1ヶ所に集まっている
3. 機能に制限はあるが無料で利用できるプランがある

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Trello

Trelloは、コラボレーションが可能なプロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理・タスク管理を1ヶ所でまとめて行うことができます。Trelloの構成要素である「リスト」と「カード」を使って作業を整理し、タスクの割り当てをすることができます。また、生産性の指標を見える化したり、タイムライン・カレンダー機能を活用したりして、プロジェクトを組み立てていくことができます。

Trelloの特長

1. 世界の数百万を超えるユーザーに使用されている
2. Google・Microsoft・Appleのアカウントを利用できる
3. 機能に制限はあるが無料で利用できるプランがある

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Yammer

Yammerは、Twitterのような企業向けソーシャルネットワークツールです。Microsoft社が提供するサービスで、TeamsとコラボレーションすることでTeamsではできなかったことを実現してくれます。Teamsは少人数のチームでの会話に向いていますが、Yammerは大人数に対して一方的にメッセージを送ることが特徴です。そのため社内版Twitterなどと呼ばれています。気軽に全社共有を行いたい内容などに活用できます。

Yammerの特長

1. ライブやオンデマンドのイベントの開催が可能
2. Microsoft Teams・SharePoint・Outlookが使用可能
3. 1ヶ月無料で試すことができる

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/yammer/yammer-overview

まとめ

今回は、社内コミュニケーションツールの現状と必要性・ツール導入のメリット・導入時に押さえておくべきポイントを解説し、おすすめのツールを紹介しました。社内コミュニケーションツールは、テレワークが浸透しはじめた現在には欠かせないツールだといえます。社内外問わずスムーズなコミュニケーションを実現するためには、自社に適したツールの導入がおすすめです。

社内コミュニケーションツールには、シンプルな機能であるものから多彩な機能を搭載するものまで様々な種類があります。選択するときには、自社の導入目的に合っている上で、社員が使いやすいかを試してみてから決定すると良いでしょう。