コラボレーションツールとは？注目される理由も解説

コラボレーションツールとは、チームメンバーや外部協力者とのスケジュール管理・プロジェクト管理などをスムーズに行うためのツールです。コラボレーションツールにはプロジェクトを進めるにあたり有用な、進捗管理・チャット機能・Web会議システムなど多くの機能を搭載しています。

新型コロナウイルス感染症拡大の影響によりテレワークが普及した今、情報共有とコミュニケーションを課題とする企業も少なくありません。コラボレーションツールを導入することで、生産性の向上を図り、その結果顧客満足度の向上および売上の増加につながることが理想といえます。組織のコミュニケーションの活性化は、これらを実現させるために必要な要素なのです。

コラボレーションツールがあれば、テレワーク・フレックス制度を活用しても、情報共有をスムーズに行うことが可能です。また、コミュニケーションの活性化を促すことができるため、働く意欲の向上・組織全体の活性化が期待できます。

コラボレーションツールの導入で、チームのストレスを解消し、同じ目的意識を持って業務を進めることが可能になることから、現在多くの企業がコラボレーションツールに注目しているのです。

コラボレーションツールを導入するメリット

コラボレーションツールにはさまざまな機能が搭載されていますが、コラボレーションツールを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、コラボレーションツールを導入するメリットを、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーションがスムーズになる

コラボレーションツールを導入するメリットの1つ目は、コミュニケーションがスムーズになることです。コラボレーションツールには、ビジネスチャット・Web会議システムなど多様な働き方が認められつつある現代の企業において、必要な機能が搭載されています。そのためスムーズな情報共有が期待できます。

なお、各機能に特化したツールもありますが、各機能が点在しているよりも1つの場所にアクセスすることですべての機能が使える方が、よりコミュニケーションが活性化するといえます。

ユーザーはどこからでもアクセスできる

コラボレーションツールを導入するメリットの2つ目は、ユーザーはどこからでもアクセスできることです。コラボレーションツールの多くはオンラインでつながっているため、インターネット環境があれば場所を問わずアクセスできます。また、PCをはじめタブレット・スマートフォンなどマルチデバイスに対応しているツールがほとんどです。

そのため、テレワークなど柔軟な働き方を取り入れている企業には欠かせないツールといえます。

業務効率・生産性が向上する

コラボレーションツールを導入するメリットの3つ目は、業務効率・生産性が向上することです。コラボレーションツールでは、プロジェクト全体を一元管理することが可能です。そのため、情報共有などの業務上のコミュニケーションが円滑に進むことが期待できます。業務がスムーズに進めば、業務効率が向上し、結果として生産性向上・売上の向上につながるなど、業務全体の費用対効果が高まるといえます。

安全な情報管理ができる

コラボレーションツールを導入するメリットの4つ目は、安全な情報管理ができることです。コラボレーションツールの多くは、インターネット上にあるクラウドサービスを利用します。クラウド型のコラボレーションツールには、情報管理の安全性を高めるための機能が備えられています。たとえば、サーバーは強固なデータセンターで管理されている場合が多く、自社で管理するよりもセキュアな環境である可能性が高いです。

自社独自の運営の場合、自社の基準に合わせた高度なセキュリティ対策を実施しなければならず管理の手間もかかるため、プロジェクトの進行において情報管理を安全に行いたい場合はコラボレーションツールの導入がおすすめです。

コラボレーションツールの選び方のポイント

コラボレーションツールに搭載された豊富な機能で、さまざまなメリットを享受できます。では、コラボレーションツールを選ぶときはどのような点に着目すると良いのでしょうか。

ここでは、コラボレーションツールの選び方のポイントを、以下の3つの点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

自社が必要とする機能が搭載されているか

コラボレーションツールの選び方のポイントの1つ目は、自社が必要とする機能が搭載されているかです。

コラボレーションツールを導入するにあたり、まずは、導入の目的を明らかにする必要があります。多くのコラボレーションツールには、ビジネスを成功させるための機能が多く搭載されています。しかし、「機能が充実しているから」などの理由で導入を決めてしまうことは賢明ではありません。

自社が展開したいビジネスにおいて、どのような機能が必要なのかを明確にし、無駄にコストを発生させないよう機能を見極めることが重要です。

社員が簡単に使いこなすことができるか

コラボレーションツールの選び方のポイントの2つ目は、社員が簡単に使いこなすことができるかです。

目的に合ったツールを導入しても、操作が複雑な場合、社員が使いこなせない可能性があります。コラボレーションツールは組織全体で年齢や経験を問わず使いこなせることが重要です。そのため、デモンストレーションなどを通して実際使用する人が誰でも簡単に使えるかを事前に確認しておくことが大切です。

また、必要に応じて社内研修などの企画をすると良いでしょう。

他のサービスと連携可能か

コラボレーションツールの選び方のポイントの3つ目は、他のサービスと連携可能かです。

自社にすでに導入済みのクラウドサービスがあり継続して利用を考えている場合、ツール同士の連携で、より効率良くプロジェクトを進行できます。たとえば、議事録自動作成ツールを導入していた場合、コラボレーションツールと連携可能であれば、コラボレーションツール上のWeb会議の議事録自動作成が可能です。

クラウドサービス同士で様々な連携が必要な場合が少なくありません。そのため、導入前にツール同士の連携が可能かどうかを確認することをおすすめします。

おすすめのコラボレーションツール15選を紹介

ここでは、おすすめのコラボレーションツール15選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議を備えたビジネスコミュニケーションツールです。チャット・ファイル共有・Web会議などの機能が統合されることにより、社内外での円滑なコミュニケーションを通じて、情報の共有と効率的な業務遂行を実現することができます。

CrewWorksの特長

1. オールインワンツール導入によるコスト削減が見込める
2. 直感的な操作が可能
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Chatwork

Chatworkは、国内利用者数がNo1のビジネスチャットツールです。チャット機能に加えて、音声ビデオ通話機能・ファイル共有機能などビジネスにおけるコラボレーションに必要な機能が備わっています。チャットではチームを作成することができるため、メールなどに起こりがちなCC漏れによる情報共有ミスを防ぐことができます。

Chatworkの特長

1. 365,000社を超える企業で導入されている
2. 業種を問わず活用できる
3. 機能が制限されるが無料での利用が可能

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Backlog

Backlogは、チームのコラボレーションを円滑にするためのタスク・プロジェクト管理ツールです。36種類あるキャラクターアイコンから好きなアイコンを選んだり、スターを使ったいいね機能を活用したりしながら、円滑なコラボレーションを実現します。プロジェクトの進捗管理を一覧で見ることができるため、テレワークなどにより離れた場所で作業をしていても、いつでも状況を確認できます。

Backlogの特長

1. 80.8%が「使いやすい」と答えたツール（2019年調査）
2. 一元管理による担当者と作業の明確化でミスの発生を抑えることが可能
3. 4つのプランすべて無料で30日間利用可能

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Skype

Skypeは、無料のビデオ・チャット・メッセージングが可能なツールです。質の高いビデオ通話ができます。また、Skypeから一般電話・携帯電話に毎月60分に限り無料で通話もできます。また、サインアップ・ダウンロード不要で会議の開催も可能です。通話の記録もできるので、コラボレーションに参加できなかった場合であっても後日内容を確認できます。

Skypeの特長

1. 全世界無料で利用できる
2. ビデオ通話をしながらチャット・ファイル共有が可能
3. ブラウザからのアクセスが可能

詳細はこちら: https://www.skype.com/ja/

Microsoft 365

Microsoft 365は、Microsoft Word・Excel・PowerPoint・Accessの他、チャット・Web会議機能を備えたteams・ストレ ージ機能のあるOneDriveなど多くの機能を一元化したツールです。多くの企業でMicrosoft Officeを活用しているため、Microsoft 365を導入することでクラウド上での管理・コラボレーションが可能になります。

Microsoft 365の特長

1. Microsoftアカウントの登録が必要
2. サブスクリプションでの利用が可能
3. すでに活用している企業が多いため導入がスムーズ

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365?rtc=1

Google Workspace

Google Workspaceは、Google社が提供するGmailをはじめ、Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド・ドライブなど様々な機能を使うことができるツールです。チャット機能・ビデオ通話機能もあるため打ち合わせを行うことも可能です。また、チャットの内容・メールをそのままタスクとして登録できるため、簡単にタスク管理ができます。

Google Workspaceの特長

1. チームの生産性向上や売上アップを目指すことができる
2. 1つのプラットフォームにブラウザをベースとしてアクセスすることができる
3. Slackとの連携が可能

詳細はこちら: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

Slack

Slackは、個人のタスクもチームのタスクも1ヶ所で管理することができるツールです。チャット機能・音声ビデオ通話機能・ファイル共有機能などを搭載しています。プロジェクトごとにチャンネル登録をすることでプロジェクトチームごとの会話ができます。いくつものプロジェクトを抱えて仕事をする場合、タスクを整理しながら進めることができます。

Slackの特長

1. 絵文字をカスタマイズすることができる
2. シンプルで直感的な操作が可能
3. 機能に制限があるが無料で利用することができる

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp/

Talknote

Talknoteは、企業の情報の資産化・理念浸透・文化の醸成を促進するツールです。日々のあらゆるコミュニケーションをTalknoteで行い、蓄積した会話の内容の良し悪しから価値観を醸成し、同じ価値観を持ちながら文化を作り上げていくことをサポートします。会話の内容から組織や人間関係の問題点を分析することができるため、よりよい企業文化を構築するための活用がおすすめです。

Talknoteの特長

1. 飲食・医療・小売・製造業など約1,100社が導入
2. 組織のコンディションを図ることができる
3. 14日間無料トライアルあり

詳細はこちら: http://talknote.com/

DocBase

DocBaseは、セキュアな情報共有にこだわったツールです。シンプルなエディタでムダがなく気軽な投稿が可能です。また、同時編集にも対応しています。外部メンバーへの情報共有・オンライン議事録にも活用可能で、コラボレーションには社外のメンバーも参加することができます。ISO 27001（ISMS）認定を得ておりセキュアな環境が期待できます。

DocBaseの特長

1. 継続率99％を実現している
2. 登録実績が10,000社
3. 30日間無料トライアルあり

詳細はこちら: https://docbase.io/

Qiita TEAM

Qiita TEAMは、ナレッジを簡単に共有できる社内向けの情報共有ツールです。簡単にテキスト化でき、コミュニケーションの促進・ナレッジ共有が可能です。Markdown記法での入力でテンプレートも豊富にあります。活用の事例としては情報共有の手段をメールからQiita TEAMに移行した例があります。

Qiita TEAMの特長

1. ソーシャルアカウントの活用で簡単に登録できる
2. 累計5,000社から選ばれているツール
3. 30日間無料トライアルあり

詳細はこちら: https://teams.qiita.com/

Confluence

Confluenceは、リモート勤務でも使いやすい情報管理ツールです。時間・場所を問わず、作業の構築・タスクの整理・従業員同士のコラボレーションを 1ヶ所で行うことができます。テンプレートが豊富に用意されているため、ゼロから作成する手間を省くことができます。オープンなやりとりで連携する構造のため、組織の全員が自由に情報をやり取りでき組織のサイロ化を防ぐことができます。

Confluenceの特長

1. 75,000以上の顧客への導入実績がある
2. Slack・Microsoft Teams・Googleドライブとの連携が可能
3. 機能に制限があるが無料で利用可能

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

kintone

kintoneは、Webデータベース型の業務アプリ構築サービスです。日本・アメリカ・中国で展開されています。従来システム開発をするときは、社内にある開発部門へ依頼したり外部に依頼する必要がありました。しかし、kintoneは、マウス操作だけで直感的に自社に必要なシステムを作成できます。

kintoneの特長

1. 他のシステムとの連携が可能
2. 契約社数は20000社を突破
3. 簡単に開発できるため顧客の目の前で開発する面前開発が可能

詳細はこちら: https://kintone.cybozu.co.jp/

LINE WORKS

LINE WORKSは、「LINE」とつながることができる唯一のビジネスチャットです。LINE特有のスタンプ機能も活用することができるので、楽しくコラボレーションすることが可能です。ノート・スケジュール・フォルダ機能の活用で、ムダなくコミュニケーションをとることができます。業務を進めるにあたって活用できる機能が1つのアプリに充実しています。

LINE WORKSの特長

1. オプションでファイル共有・ストレージ機能を追加できる
2. メンバーによるサービス利用のモニタリングが可能
3. 機能に制限があるが無料での利用が可能

詳細はこちら: https://line.worksmobile.com/jp/

R-GROUP

R-GROUPは、完全永久無料のクラウド型のグループウェアです。無料で利用できますが、機能に制限がないことが特徴です。またPCだけでなくスマートフォンでも追加費用なしで利用できます。クラウド型のためインストールの必要がなく、PCのハードディスクの容量を気にすることなくファイルを保存できます。

R-GROUPの特長

1. スマートフォンを使って無料通話が可能
2. チームの最新情報をタイムライン形式でお知らせできる
3. タイムカード機能で勤務管理が可能

詳細はこちら: https://jp.r-group.com/

Trello

Trelloは、プロジェクト管理・タスク整理など、1ヶ所で管理することができるツールです。従業員個人の働き方を尊重しながらチームのコラボレーションが可能です。ボード・リスト・カードの3種類を使って簡単にタスク管理ができ、今誰がどのタスクを進めているかなども一目でわかります。

Trelloの特長

1. 世界中で200万を超えるチームが登録している
2. 直感的な操作で利用できる
3. ソーシャルアカウントから無料で利用可能

詳細はこちら: https://trello.com/home

まとめ

今回は、コラボレーションツールの基本概要・注目される理由・機能・導入するメリット・選定のポイントを解説し、おすすめのコラボレーションツールを紹介しました。コラボレーションツールを導入することで、働く場所・時間にとらわれることなく効率的に仕事を進めることができます。また、高い安全性を特徴としているツールも多くセキュリティ面も安心です。

コラボレーションツールを選ぶときは、自社の導入目的をまず明確にし、目的に合う製品を選んでいきましょう。また、実際に使用する従業員が使いやすいツールであることも重要です。操作性も確認しながら最適なツールの導入を進めましょう。