社内コミュニケーションに活用するクラウドツールの比較ポイント

ここでは、社内コミュニケーションに活用するクラウドツールの比較ポイントを以下の6点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

操作性が高いか

社内コミュニケーションに活用するクラウドツールの比較ポイントの1つ目は、操作性が高いかどうかです。コミュニケーションツールは、どの年代の従業員にも使いこなせるものが求められます。特に、上司が率先して新しいツールを使うと、部下もそれを使いやすくなるものです。大切なことは、ツールの使い勝手を重視し、継続的に講習などのフォローアップも行うことです。

マルチデバイス対応か

社内コミュニケーションに活用するクラウドツールの比較ポイントの2つ目は、マルチデバイス対応かどうかです。近年働き方の多様化が進んでおり、外出先や自宅などオフィス以外でクラウドツールを用いるシーンが増えてきました。その場合は、PCの閲覧が困難であることも多いため、マルチデバイス対応のクラウドツールがおすすめです。

導入目的に沿っているか

社内コミュニケーションに活用するクラウドツールの比較ポイントの3つ目は、導入目的に沿っているかどうかです。社内コミュニケーションのクラウドツール選びでは、導入目的を明確にした上で、その目的に適したツールを選定しなければなりません。

例えば、ナレッジ共有やスキルアップが目的であれば、「社内Wiki」がよいでしょう。また、チーム内でリアルタイムでのコミュニケーションを促進したい場合は、「社内SNS」がおすすめです。このように、事前に設定した目的に適したツールを導入すれば、より高い成果をあげることにもつながるでしょう。

情報の蓄積がどの程度可能か

社内コミュニケーションに活用するクラウドツールの比較ポイントの4つ目は、情報の蓄積がどの程度可能かどうかです。社内コミュニケーションツールの中には、ビジネスチャットなど情報がタイムライン上で流れることが基本になっているものも存在します。ただ、これではデータとして蓄積されず、検索や閲覧が困難になるかもしれません。よって、過去の情報を業務で頻繁に使用する場合は、「社内Wiki」など情報をストックしやすいツールを選択しましょう。

必要な情報を検索しやすいか

社内コミュニケーションに活用するクラウドツールの比較ポイントの5つ目は、必要な情報を検索しやすいかどうかです。ツールの検索性能が高ければ、過去の資料・情報を活用することが促進されるため、社内のナレッジ共有も促進できるでしょう。例えば、キーワード検索やタグ・フォルダによる階層管理を用いて、必要なタイミングで迅速に情報を取り出せるか確認したいところです。

十分なセキュリティ機能があるか

社内コミュニケーションに活用するクラウドツールの比較ポイントの6つ目は、十分なセキュリティ機能があるかどうかです。社内コミュニケーションクラウドツールでは、機密情報が扱われることも珍しくありません。そのため、セキュリティ対策も万全を期しておきたいところです。例えば、二段階認証があれば不正ログインを防げます。また、信頼できるデータセンターのサーバーで保管されていれば、安心して活用することができます。

社内コミュニケーションに用いるクラウドツールを使いこなすポイント

ここでは、社内コミュニケーションに用いるクラウドツールを使いこなすポイントを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

利用目的を明確に示す

社内コミュニケーションに用いるクラウドツールを使いこなすポイントの1つ目は、利用目的を明確に示すことです。まずは、自社の課題を明らかにし、その課題を解決するためにクラウドツールを用いるという利用目的を明確にしましょう。また、一方的に現場にクラウドツールを導入するだけでは、現場の実情を反映していないケースも考えられます。そのため、導入前に従業員と十分にコミュニケーションを取った上で、まずはクラウドツールの利用目的を明確に示しましょう。

これにより、従業員の信頼を構築した状態であれば、クラウドツールの利用促進がなされて一層効果を発揮するはずです。

ツールの利用に関するルールを整備する

社内コミュニケーションに用いるクラウドツールを使いこなすポイントの2つ目は、ツールの利用に関するルールを整備することです。社内コミュニケーションツールでは、勤務時間外にメッセージが届く可能性があることは、課題と言えるかもしれません。これが頻繁に起こると、特にテレワークや時短勤務の従業員にはストレスになるかもしれません。特に、メッセージが届くとすぐに返信しなければならないと感じる方であれば、余計にプレッシャーを感じてしまいます。

また、社外の人物と完全にプライベートな会話を行うなど、目的外の使用をされるとツールを導入する意味がありません。これらを防ぐには、ルールの整備が必須です。

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従業員皆が使えるように教育を行う

社内コミュニケーションに用いるクラウドツールを使いこなすポイントの3つ目は、従業員皆が使えるように教育を行うことです。クラウドツールは便利なツールですが、特にITリテラシーが高くない従業員の場合は、使い方に関して十分に教育を行わないと使いこなせません。社内研修の実施やマニュアル作成など、どの従業員もクラウドツールを使えるよう工夫しましょう。これにより、導入後に円滑な運用を実現し、業務効率の向上につながります。

社内コミュニケーションに役立つクラウドツールの種類

ここでは、社内コミュニケーションに役立つクラウドツールの種類を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内Wiki

社内コミュニケーションに役立つクラウドツールの種類の1つ目は、社内Wikiです。社内Wikiは、社内用にカスタマイズされたWikipediaとも言えるツールで、活用することで組織全体で業務知識や技術知識、ビジネススキルなどの共有が可能になります。その結果、以下の効果を期待できるでしょう。

従業員は社内Wikiに情報の書き込みや編集・検索・閲覧を行うことで、必要な情報を効率的に得られる上に、ナレッジ共有も促進できるでしょう。

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ビジネスチャット

社内コミュニケーションに役立つクラウドツールの種類の2つ目は、ビジネスチャットです。ビジネスチャットは、ビジネス用途に特化したチャットツールで、セキュリティ面も重視されている点が特徴です。例えば、以下の機能を使えます。

2018年に総務省が行った報告では、ビジネスチャットの普及率は23.7%でしたが、テレワークの普及に伴い、今後需要がさらに増大すると見込まれます。

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

社内SNS

社内コミュニケーションに役立つクラウドツールの種類の3つ目は、社内SNSです。社内SNSは、従業員間のコミュニケーション活性化と情報共有効率化を目指すツールです。今や多くの人々が利用しているSNSを企業に取り入れることで、従業員間で手軽にコミュニケーションを取りやすくすることを狙っています。実際に企業での導入事例が増えてきており、今後ますます需要が高まるでしょう。

関連記事：社内SNSのおすすめ8選を紹介！概要から目的・メリット・デメリットまで徹底解説

社内報

社内コミュニケーションに役立つクラウドツールの種類の4つ目は、社内報です。社内報は従業員への情報発信に加え、コミュニケーション促進やモチベーション維持にも寄与すると期待されています。一般的には、会社の情報や理念、経営層からのメッセージ、従業員紹介などが掲載されます。

最近では、紙媒体から電子媒体へ移行しているケースも多いようです。テレワークでは、会社へのエンゲージメント低下や従業員同士のコミュニケーション不足が課題となることが珍しくありません。そこで、社内報がその解決策として用いられるケースもあります。

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社内コミュニケーションに役立つおすすめクラウドツール7選

ここでは、社内コミュニケーションに役立つおすすめクラウドツールを以下の7点から紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社が提供するオールインワンツールです。ビジネスチャットやタスク管理・Web会議など、社内コミュニケーションに関わる機能をまとめて使えるため、シームレスなコミュニケーションが可能になります。自動で情報の構造化・集約を行ってくれるため、ナレッジの蓄積にもおすすめです。また、直感的操作で簡単に使えるため、ITリテラシーに自信がない従業員でもすぐ使えるでしょう。

CrewWorksの特長

1. ホワイトペーパーやお役立ちコラムが充実
2. iOS・Android版スマホアプリを提供
3. 30日間無料トライアル

詳細はこちら: https://crewworks.net/

NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モード が提供する使いやすさNo.1社内Wikiです。マニュアル作成やファイル共有など、社内コミュニケーションを促進する機能を多数有しています。アクセスログや2段階認証など、セキュリティ機能も充実しているため、セキュリティ上取扱に注意が必要な情報をやり取りする際にも安心です。検索機能も充実しているため、過去の情報を知りたくなった場合にも便利なツールと言えるでしょう。

NotePMの特長

1. 導入事例やお役立ち情報が多数
2. 登録企業7,000社突破
3. 30日間無料お試しトライアル

詳細はこちら: https://notepm.jp/

Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供する国内利用者数No.1のビジネスチャットツールです。シンプルな機能で、非IT業界でITリテラシーが低い従業員でも使いやすいため、あらゆる業界で活用できるでしょう。また、暗号化などのセキュリティ対策も充実しており、大企業や官公庁など機密情報が多い団体でも安心して導入できます。多くの外部ツールとも連携できるため、すでに導入しているツールと活用して、より便利に使いこなしましょう。

Chatworkの特長

1. 導入企業421,000社突破
2. ホワイトペーパーやお役立ちコラムも充実
3. フリープランあり

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Slack

Slackは、Salesforce社が運営するチャットツールです。ビジネスチャットとして使え、速やかな社内コミュニケーションの促進に役立ちます。チャネルを設定することで、プロジェクトや部署ごとにコミュニケーションを取ることも可能です。また、画像や動画の共有も可能な上、検索機能も充実しているので過去の話を思い出したい場合にも活用できます。

Slackの特長

1. Slackをより知りたい方はSlack Communityに参加してみよう
2. お役立ちブログが充実
3. フリープランあり

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp/

WowTalk

WowTalkは、キングソフト株式会社が提供するビジネスチャット兼社内SNSです。操作性にこだわり抜いたツールですので、ITリテラシーが高くない従業員でも、すぐに使いこなせるでしょう。また、国内拠点ではお困りごとを無料でサポートしてくれる上に、柔軟な管理機能を有するため、セキュリティ面でも安心です。さらに、1IDあたり月額300円(税抜)で利用できるプランもあり、お安く導入できる点もメリットと言えるでしょう。

WowTalkの特長

1. 利用企業10,000社以上
2. セミナーやお役立ち資料も充実
3. 14日無料トライアル

詳細はこちら: https://www.wowtalk.jp/

Qiita Team

Qiita Teamは、Qiita株式会社が提供する社内向け情報共有サービスです。豊富なテンプレートが用意されており、自己紹介や日報などさまざまな社内コミュニケーションのシーンで使えます。アクセス制御や2段階認証など、セキュリティ対策も万全なので、機密性が高い情報を取り扱う場合にも安心です。詳細を知りたい方は、ホームページからダウンロードできる無料資料や導入事例を参考にしてみてください。

Qiita Teamの特長

1. 累計8,500チーム以上の利用実績
2. GitHub、Google、Xのアカウントでもログイン可能
3. 30日間無料トライアル

詳細はこちら: https://teams.qiita.com/

TUNAG

TUNAGは、東証上場企業の株式会社スタメンが提供するオールインワンツールです。社内ポータルやWeb社内報など、社内コミュニケーションを促進するための機能を多数活用できます。柔軟にカスタマイズして、社内コミュニケーションの課題解決に役立てましょう。また、利用データをダッシュボードで簡単に可視化・分析できるため、PDCAサイクルを回して業務改善に役立てるときには便利です。

TUNAGの特長

1. 700社以上が利用
2. 見積時に最適なプランを提案
3. 無料デモを利用可能

詳細はこちら: https://biz.tunag.jp/

関連記事：社内コミュニケーションツールのおすすめ15選を紹介！導入のメリットや選定のポイントも解説

まとめ

今回は、社内コミュニケーションに役立つクラウドツールの比較ポイントや使いこなすポイントを解説するとともに、おすすめのクラウドツール7選を紹介しました。

クラウドツールを選ぶときには、導入目的を事前に明確にした上で、操作性や検索性などの比較ポイントに優先順位をつけて、最適なものをチョイスしましょう。また、実際に導入した後は、利用ルールを整備して教育も十分行うことで、多くの従業員が使いこなせるようになるはずです。

多くのクラウドツールが社内コミュニケーション手段として使えますが、まずは今回紹介した7選から選んでみてはいかがでしょうか。