社内Wikiとは

まずは社内Wikiの概要を説明します。社内Wikiとはひと言で表すと、ウィキペディアの社内版です。業務知識・技術知識・ビジネススキルなど、社員一人ひとりが持つナレッジを組織全体に共有するために、社内Wikiが活用できます。例えば情報の書き込み・蓄積・編集・検索・閲覧ができます。社内Wikiを使えば、社員一人ひとりが知りたいことや確認したいことを各々で検索して、簡単に見つけ出せるようになるでしょう。

社内Wikiに改めて注目が高まる背景

社内Wikiに改めて注目が高まる背景について、以下の4点を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーション不足

1つ目はコミュニケーション不足です。近年リモートワークが浸透し、従来の働き方が大きく変化しています。全員がオフィスで仕事をしていた際には直接話しかけることで、ちょっとした相談をすることができました。しかし、リモートワークになることで直接話せないことで、社員間のコミュニケーション機会が減少するという課題を多くの企業が抱えています。

こうしたコミュニケーション不足によって、一人ひとりが持つ情報を十分に伝達できていない状態が生まれています。そのため、居場所を限定せず、コミュニケーションを活性化する方法へのニーズが高まり、社内Wikiに対する関心度が高まっています。

対応スピード低下

2つ目は、対応スピード低下です。近年、人材の採用に苦戦し、十分な労働力を確保できない企業が増えています。そのため、一人ひとりの社員の業務量が増加し、一件あたりの業務の対応スピードが低下するという課題を抱える企業も増えています。

情報共有を円滑に行うことで、業務が増えても対応スピードを低下させないためのツールとして社内Wikiが注目されています。

品質低下

3つ目は、品質低下です。コミュニケーション不足や社員の業務量増大により、社員の対応品質が低下するという課題も発生しています。対応品質が低下することは、顧客からの信頼を失うことに繋がりかねません。

環境の変化に合わせて、一定の品質を維持しつつ各業務に適切に対応するため、社内Wikiを活用したいという企業も少なくありません。

知識分散

4つ目は、知識分散です。組織変更や人事異動などでメンバーが変わってしまうと、各人に蓄積されていた知識の分散が発生します。知識が分散すると、特定の業務に詳しい人がどこにいるのかわからず、知っている人に業務が偏ってしまうといった恐れも出てくるでしょう。

知識分散を防ぐためにも、社内Wikiを活用したいと考える企業もあります。

社内Wikiを活用するメリット

社内Wikiを活用するメリットを、以下に5点を挙げて説明します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジの一元管理

1つ目のメリットは、ナレッジの一元管理です。社内Wikiを活用すれば、社員一人ひとりが持っているノウハウを組織全体に共有することができます。

投稿されたノウハウは情報として蓄積され、社員はさまざまな知識を部署や部門の壁を気にすることなく横断的に活用できます。社内Wikiは、社員間の知識を一元管理するツールとして適しています。

業務効率化

2つ目のメリットは、業務効率化です。社内Wikiなどの情報共有ツールがない場合、ノウハウを調べるときには多分な時間と労力がかかる可能性があります。

例えば、資料を作成するにしても、テンプレート作成や記載する内容の準備に工数をかけることになります。内容を記載するために、その分野に詳しい社員に直接話を聞きに行くこともあるかもしれません。人を探して直接アドバイスを貰おうとすれば時間もかかりますし、たらい回しにされてしまう可能性もあります。社内Wikiを利用すれば、知りたい情報をすぐに取り出すことができ、業務を効率化することが可能です。

対応品質の向上

3つ目のメリットは、対応品質の向上です。社内Wikiを活用すれば、一人の社員が頭を悩ませて課題を解決することに比べ、品質が大きく向上すると考えられます。社内Wiki上で相談を投げかければ、その分野に詳しい社員が、すぐに最適な回答を導き出してくれることでしょう。社内Wikiがあることで、業務に不慣れな担当者でも、対応品質を高め、CSの向上に努めることがしやすくなります。

顧客から企業への信頼性が高まることで、長期的な自社への利益貢献にも繋がるでしょう。

属人化防止

4つ目のメリットは、属人化防止です。本来、組織全体に共有すべき知識を個々の社員が抱えたままだと、特定の人に業務が集中してしまい、個別の経験則に頼って業務を遂行するようになります。社内Wikiを活用して、日々最新のナレッジを共有すれば、個人の経験や勘も組織全体に公開されるデータとして蓄積されます。蓄積されたデータを上手に活用すれば、属人化防止につながります。

コスト削減

5つ目のメリットは、コストの削減です。社内Wikiの活用で、人材教育コスト・業務引き継ぎコストを削減できます。

例えば、特定の技術や自社商品の詳細に関する情報共有を、社内Wiki上で行えば、対面で説明するよりも人的コストをおさえることができるでしょう。社内Wikiで共有できていれば、忘れてしまった際の再確認も容易に行えます。また、技術や商品情報の更新が発生したとしても、社内Wikiであればすぐ新しい情報を共有できるという特長があり、紙テキストに比べて柔軟な対応が可能です。社内Wikiは、コスト削減のためにも役立つツールだといえます。

社内Wikiで陥りがちなデメリット

社内Wikiで陥りがちなデメリットについて、以下2点を挙げて説明します。

1つずつ見ていきましょう。

社員に浸透しない

1つ目のデメリットは、社員に浸透しないことです。

日々業務に忙殺されている社員には、社内Wikiがあることをそもそも知らない方や、知っていても、時間がないから使わないといった社員も出てくる可能性があります。そうした事態を防ぐためには、社内Wikiリリースのタイミングで社員全体にアナウンスするとともに操作方法の説明会などを実施し、説明後も運用のフォローを続けていく必要があります。

社内Wikiについての社員一人ひとりの認知度を上げる努力をしなければ、社内Wikiは一部のユーザーだけが使うツールとなり、情報格差を生み出す可能性があります。

次第に更新されない

2つ目のデメリットは、次第に更新されなくなることです。

リリース直後は、興味を持って社内Wikiを利用する社員も多いかもしれません。しかし、何も施策を打たなければ数年後も同じ状態を期待することはできません。次第に更新されなくなり、情報が古いバージョンのまま登録されていたり、ノウハウや質問を投稿する頻度が少ないと、加速度的に利用者離れがおこってしまいます。社内Wikiは長く使い続けることが大切であり、更新を続けるための工夫を絶やしてはいけません。

社内Wiki導入を失敗しないための選定ポイント

社内Wiki導入を失敗しないための選定ポイントを、以下4点を挙げて紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

目的を明確にすること

1つ目のポイントは、目的を明確にすることです。何のために導入するのか、どのような結果をもたらしたいか、何に役立てたいかなど、導入する前に社内Wikiの活用目的を具体的に考えることが重要です。

目的が明確であれば、社員も何のために利用するのかを意識でき、長く使い続けられることでしょう。目的は漠然としたものではなく、理想的な状態を実現するのに何年かかるのかなど期間もあわせてイメージし、設定することをおすすめします。

操作が簡単か

2つ目のポイントは、操作が簡単かどうかです。社員が持つ知識は量も多く、日々変化します。ノウハウを登録する社内Wikiは簡単に誰でも手軽に使えることが重要です。

操作感を確認するためには、トライアル期間などを活用し実際に使う担当者が直接触ってみるのが良いでしょう。社内Wikiを利用することが想定される様々な部署のメンバーが試しに使ってみて、操作感をしっかりと確認する必要があります。

少しでも「難しい」と感じた場合は疑問点を曖昧にせず、確実に解決することが大切です。感じた問題点は組織で共有し、その課題を解決するためにはどうすれば良いのか、同じツールで手順を変えるのか、別のツールを検討すべきかなど、一つひとつの課題にしっかりと向き合うことが大切です。

検索性は優れているか

3つ目のポイントは、検索性が優れているかどうかです。社内Wikiは情報蓄積をするだけでなく、探したいものをすぐに取り出せる高い検索性を持ち合わせているサービスも多くあります。

例えば全文検索ができるのか、文書のプロパティ属性を指定して検索できるのかなど、一口に検索機能といってもその性能は様々です。検索性に優れた社内Wikiは、情報を取り出すスピードが速く、業務スピード向上にもつながります。

無料トライアルは可能か

4つ目のポイントは、無料トライアルが提供されているかを確認することです。社内Wikiの操作感が問題ないか、長期間継続利用できるかどうかについては、実際に使ってみなければわからない場合も多くあります。そのため、導入する前の期間に実際の操作感を確認し、簡単に使えるのか、長期間利用できるのかなどを確認しましょう。

検討しているサービスに無料トライアル期間、フリーミアム（基本的機能が無料で提供されていること）やトライアル機能が用意されていれば、コストをかけずに気軽に操作感を確認できます。

社内Wikiおすすめ8選

ここでは社内Wikiとしておすすめしたいツールを8選紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

NotePM

NotePMは社内のナレッジを共有するWikiです。欲しい情報をなかなか見つけ出せない、ノウハウが属人化している、というときに役立ちます。ウィキペディアのように、社員が自分達の持つ知識を書き込むことで、重要な情報として蓄積されます。WordやExcel、PDFファイルも登録できます。登録したファイルは全文検索の対象となります。

NotePMの特長

1. 登録企業5,000社突破
2. 高機能テンプレートとエディタ、強力な検索機能
3. 無料で30日間のトライアルが可能

詳細はこちら: https://notepm.jp/

杜のOffice

杜のOfficeは、企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を推進するグループウェアです。社内の情報共有を図るWikiとしても、十分に活用することができます。メール量が多くて社内対応に時間がかかる、情報の整理が大変、場所を問わずに情報共有したい、などという場合に役立ちます。杜のOfficeはシンプル・簡単・使いやすいのが特長で、難しく考えずに直感的な操作をしたい、という場合に適しています。

杜のOfficeの特長

1. スムーズな業務と情報共有のためのグループウェア
2. SFAやワークフロー、データベース連携も可能
3. 30日間全ての機能を無料で利用可能

詳細はこちら: https://www.tmc.co.jp/lp/office

Talknote

Talknoteは、社内の理念浸透、文化醸成を促進するためのカルチャーマネジメントツールです。あらゆる社内の情報を資産化することができ、社内Wikiとしても十分に活用できます。業務において日々発生するコミュニケーションを一箇所に集約することで、社員一人ひとりの価値観を簡単に共有できます。社員が共通の価値観を持って行動することで、強い組織づくりに役立ちます。

Talknoteの特長

1. オープンな環境の元、情報を整理することが可能
2. 集積された会話の解析・定量化が可能
3. 14日間無料でお試しが可能

詳細はこちら: https://talknote.com/

Notion

Notionは、企業で必要なチーム・プロジェクト・ドキュメントをつなぐことができるワークスペースです。社内Wikiやイントラサイトとしても十分に活用することができます。今誰が何をやっているのか、どのような進捗かなど、社員の状況を把握できます。また、登録したコンテンツを任意の場所に容易に移動できます。登録されている情報・ドキュメントも簡単に探し出すことができ、検索性にも優れています。

Notionの特長

1. 必要に応じてミニマル・パワフルの両方に対応
2. シンプルな方法で情報をすぐ探し出せるような一元化
3. 無料で利用可能(5人のゲストとの共有プラン)

詳細はこちら: https://www.notion.so/ja-jp/product

Scrapbox

Scrapboxは組織に属するチームのために開発された、共有ノートです。単語のリンクを通じてページが自動で繋がります。そのため、フォルダ構成に悩むことなく分類・整理ができます。アウトプットの手軽さが特長で、難易度の高い業務マニュアルも、日常会話のようにScrapboxにアップロードできます。登録された情報は誰でも手軽に更新可能なため、常に最新の情報を維持できます。

Scrapboxの特長

1. メンバーの仕事内容の可視化が可能
2. 更新のしやすさから情報や議論が生きたノウハウとして蓄積
3. 誰でも閲覧可能な公開プロジェクトを無料利用可能

詳細はこちら: https://scrapbox.io/

Knowledge

Knowledgeは、オープンソースで開発された情報共有サービスです。ファイルをダウンロードして、サーバーなどにセットするだけで簡単にセットアップ・導入できます。情報記入や編集などの操作も簡単です。登録された情報を探したい時は、キーワード検索やタグを指定したグルーピングを指定します。また、新しい情報が登録された時は、メールやデスクトップ通知で知らせてくれるため、必要な情報にすぐに気付くことができます。

Knowledgeの特長

1. 流行りのMarkdown記法を採用
2. 添付ファイルの中身検索も可能
3. オープンソースのため完全無料

詳細はこちら: https://information-knowledge.support-project.org/ja/

Confluence

Confluenceは、社員のナレッジを集めて共同で作業するためのワークスペースです。バーチャル環境で提供しているため場所を問いません。また、作業の構築・整理・コラボレーションを1箇所に集約するため、リモートワーク時においても担当者が使いやすいという特長があります。誰もが平等に参加・質問・発言することができ企業の働き方を変革できます。

Confluenceの特長

1. 職種を問わない情報共有が可能
2. ベストプラクティスのテンプレートを用意
3. 無料で利用可能(最大10ユーザーのプラン限定)

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Dropbox Paper

Dropbox Paperは、社員の持つアイディアを1箇所で出し合うための共同編集ツールです。Dropbox Paperのタスク管理ツールで情報を整理すると、注釈機能でフィードバックも簡単に行え、カレンダーとリンクすることで必要な文書も簡単に見つけ出せるなど、クリエイティブな情報共有が可能です。直感的な操作で登録できるため、社員誰でも簡単に利用できるでしょう。

Dropbox Paperの特長

1. 画像や動画もドラッグ&ドロップで簡単に登録
2. どのようなファイル形式も表示可能
3. Dropboxユーザーは無料で利用可能

詳細はこちら: https://www.dropbox.com/ja/paper

まとめ

本記事では社内Wikiについて解説しました。社内Wikiは、コミュニケーションを活性化させたい、人材不足で悩んでいる企業が効率的に品質をアップさせたい、という状況に適しています。ただし、利用が続かないと宝の持ち腐れとなってしまいますので、まずは無料トライアルからはじめて、操作性に問題ないか、長期間継続利用できそうかを判断することをおすすめします。