社内の情報共有を促すことは社内の課題解決に欠かせない

社内の情報共有は、社内の課題解決に欠かせません。ここでは、社内の情報共有を促すことで実現できることを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率を向上させる

社内の情報共有を促すことで実現できることの1つ目は、業務効率を向上させることです。

社内情報の共有により、業務効率が向上します。なぜなら、知識や情報を関係者間で共有することで、従業員がスキルアップして問題解決のスピードも上がることが期待されるからです。例えば、新商品の情報をいち早く営業部にも共有すれば新商品理解が深まって営業に役立つシーンもあるでしょう。

また、新商品を売り込む商談先の選定も、より早い段階で行えます。さらに、例えば経験豊富な営業サポート部署が、顧客情報の整理を行うコツを共有することで、新人育成もスムーズになるでしょう。このように、社内情報共有を徹底することで、業務の生産性も向上させることが期待されます。

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業務の属人化を防止する

社内の情報共有を促すことで実現できることの2つ目は、業務の属人化を防止することです。

社内情報の共有により、業務の属人化を防止し、今まで特定の人物しか有していなかった知識や技能を、企業全体の知識として広められます。特定の従業員だけがそれらを知っている状態では、その従業員が退職や休養などでその場にいないと、業務遂行が滞り、最悪の場合業務停止もあるかもしれません。しかし、社内情報共有が適切に行われていれば、そのような事態を事前に避けられます。

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企業の信頼性を高める

社内の情報共有を促すことで実現できることの3つ目は、企業の信頼性を高めることです。

企業の信頼性を高めるためにも、社内情報共有の重要性は大きいと言えるでしょう。なぜなら、適切な情報共有ができていれば、顧客からの問合せにも迅速に対応できるためです。例えば、顧客がサービス資料のデータを求めたとき、情報共有が整っていれば営業担当者以外でも早急に対応できるでしょう。その結果、顧客は自社や製品・サービスに好印象を持ち、信頼性が向上します。逆に、対応が遅れるとネガティブな印象を与えかねません。

社内情報共有の仕組みを構築する流れ

ここでは、社内情報共有の仕組みを構築する流れを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

共有すべき情報を選定する

社内情報共有の仕組みを構築する流れの1つ目は、共有すべき情報を選定することです。まずは、情報共有の目的を明確化し、必要な情報を選別しましょう。あらゆる情報を共有しようとすると、どれが大事な情報かわからず、かえって情報共有が滞るかもしれません。

共有すべき情報とすべきでない情報を区別するときには、以下の表を参考にしてみてください。

情報共有手段を決める

社内情報共有の仕組みを構築する流れの2つ目は、情報共有手段を決めることです。情報共有の範囲決定と同時に、自社の目的・利用スタイルに適した共有手段（ツール）の選定も行いましょう。

ツールを選ぶときには、社内外からのアクセス方法、検索・更新の容易さ、情報の利用法などを考慮して比較することがポイントです。また、必要であれば複数のツールを併用することも検討しましょう。

情報共有のルールを制定する

社内情報共有の仕組みを構築する流れの3つ目は、情報共有のルールを制定することです。使用するツールが決まったら、情報共有のルールを策定しましょう。なぜなら、ルールがないと余計な確認の手間が発生し、業務の生産性低下の原因となりかねないためです。もちろん、個人情報などのデリケートな情報取扱いには厳格なルールが必要ですが、それ以外でもいつ・誰が・どのタイミングで情報共有するか決定しておきましょう。

また、業務日報などよく使われる内容に関してはテンプレートを用意するなど、情報共有のハードルを下げるルールも検討したいところです。

社内コミュニケーションや情報共有に役立つツールの種類

ここでは、社内コミュニケーションや情報共有に役立つツールの種類を以下の8点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コラボレーションツール

社内コミュニケーションや情報共有に役立つツールの種類の1つ目は、コラボレーションツールです。

コラボレーションツールは、進捗管理、チャット機能、Web会議システムなどさまざまな機能を有しています。よって、情報共有に加えて、スケジュール管理やプロジェクト管理などを効率化するときにも便利なツールです。結果的に、生産性向上や顧客満足度上昇・売上増加に加え、組織活性化にも効果を発揮するでしょう。

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ビジネスチャット

社内コミュニケーションや情報共有に役立つツールの種類の2つ目は、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットは、企業向けに特化したチャットツールで、メッセージ検索やファイル共有、閲覧権限の設定などの機能が充実しています。また、企業向けだけあって、セキュリティ面も重視されていることが特徴です。総務省が2018年に発表した報告書によると、ビジネスチャットの普及率は23.7%でした。ただ、テレワークの拡大もあり今後需要が高まる可能性は高いでしょう。

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社内Wiki

社内コミュニケーションや情報共有に役立つツールの種類の3つ目は、社内Wikiです。

社内Wikiは、社内版ウィキペディアと形容できるツールで、業務知識・技術知識・ビジネススキル等、従業員がもつナレッジを組織全体で共有する目的で活用されます。これにより、以下の役割を期待できるでしょう。

また、情報の書き込みや蓄積・編集・検索・閲覧が可能で、従業員は各自で知りたいことや確認したいことを簡単に検索・閲覧が可能です。

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社内SNS

社内コミュニケーションや情報共有に役立つツールの種類の4つ目は、社内SNSです。

社内SNSは、今や多くの個人が利用しているSNSと同じ要領で、従業員間のコミュニケーション活性化と情報共有効率化を目指すツールです。以下の機能メリットがあり、企業で普及しつつあります。

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オンラインストレージ

社内コミュニケーションや情報共有に役立つツールの種類の5つ目は、オンラインストレージです。

オンラインストレージは、インターネット上のデータ保管場所であり、クラウドストレージとも呼ばれています。他にも、以下の機能を有しています。

自社サーバーではなくインターネット上のストレージにログインすることでファイル保存が可能となり、インターネット環境があれば社外からのアクセスも可能です。よって、テレワークや営業など、社外で自社のデータにアクセスしたい場合に重宝されます。また、自社サーバーの管理に要する人材・場所が不要なため、運用コストが抑えられることもメリットです。

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スケジューラー

社内コミュニケーションや情報共有に役立つツールの種類の6つ目は、スケジューラーです。

スケジューラーとは、スケジュール管理を行う仕組みです。仕事の円滑な進行には、予定・タスクの洗い出しや期限の設定が必要になります。ただ、同時期に複数のタスクが存在する場合、優先度を設定し管理することは決して容易ではありません。そこで役立つのがスケジューラーで、タスクの状況を見える化し、重なった予定を自動的に調整できます。これにより、業務効率の向上につながるでしょう。

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社内報

社内コミュニケーションや情報共有に役立つツールの種類の7つ目は、社内報です。

社内報は、会社の情報や理念・経営層からのメッセージ・従業員紹介などを行う社内向け広報メディアです。従業員のコミュニケーション促進やモチベーション維持、会社理念の浸透を目的としています。昨今では、Webやアプリでの配信が増えてきました。社内報で定期的な情報発信を行うことで、会社への帰属意識を高めて、モチベーションを維持しながら仕事に取り組むことを実現させたいところです。

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社内ポータル

社内コミュニケーションや情報共有に役立つツールの種類の8つ目は、社内ポータルです。

社内ポータルサイトは、従業員のみアクセスが可能なWebサイトです。社内の情報にアクセスする入口としての役割があります。ビジネス上、機密情報を扱うこともあるため、セキュアな環境が特徴と言えるでしょう。また、情報共有以外にもファイル保存用ストレージ、スケジュール管理、ワークフロー機能などが装備されていることが多く、業務の円滑な遂行に寄与します。

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社内情報共有の促進に成功した事例

ここでは、社内情報共有の促進に成功した事例を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

Web制作会社A

社内情報共有の促進に成功した事例の1つ目は、Web制作会社Aの事例です。

Web制作会社Aでは、オンラインストレージの導入により、ロゴや画像など重い素材のやり取りにかかる手間を削減できました。特に、画像が重すぎてメールで送付できなくなるトラブルをなくせたことが、社内情報共有の改善では大きな成果と言えるでしょう。

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衣料品メーカーB

社内情報共有の促進に成功した事例の2つ目は、衣料品メーカーBの事例です。

衣料品メーカーBでは、経営者や従業員間の双方向コミュニケーション強化のため、社内報ツールを取り入れています。主なユーザーは、従業員のうち7割を占める店頭販売員で、仕事への熱意やプライベート情報、店舗のノウハウ共有記事など、タイムリーな情報配信が目的です。この取り組みは、従業員同士の一体感向上や販売スキルアップ、モチベーション向上にも寄与しています。

旅客会社C

社内情報共有の促進に成功した事例の3つ目は、旅客会社Cの事例です。

旅客会社Cは、旅客事業や不動産事業など幅広い業務に関わるさまざまな従業員がいるため、速やかかつ効率的なコミュニケーションが求められていました。そこでテレビ電話サービスを導入し、インスタントメッセージやWeb会議など用途別にコミュニケーション手段を使い分けることを試みました。これにより、従業員の在席状況の確認が容易となり、電話の掛け直しや伝達漏れの削減に成功したのです。

まとめ

今回は、社内の情報共有で解決できる課題や役立つツールを解説するとともに、実際に社内の情報共有を促進できた事例を3点から紹介しました。社内の情報共有を促進することで、業務効率向上や属人化防止などの効果を期待できます。ただ、社内情報共有の仕組みを構築するときには、共有すべき情報や最適な手段を選定しないと十分な効果を得られません。

今や、コラボレーションツールや社内SNSなど、社内情報共有に役立つさまざまなツールがあります。ツールを選ぶときには、自社が情報共有の促進でどのような課題を解決したいか明確にして、その課題解決や従業員のITリテラシーを踏まえて最適なツールを選びましょう。また、今回紹介したものに限らず、社内の情報共有の促進に取り組んだ事例は数多く存在します。自社の課題解決に参考になる事例があれば、うまく取り入れてみましょう。