情報共有の代表的な目的

情報共有は、社内で蓄積した情報を共有して活用することです。情報共有がスムーズだと、業務効率が高まるなどのメリットがあります。しかし、情報共有の目的がよくわからないという企業もあるでしょう。ここでは、情報共有の代表的な目的を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ナレッジ共有

情報共有の代表的な目的の1つ目は、ナレッジ共有です。

ビジネス上の「ナレッジ」は、個人が持つ知識や経験で、組織にとって有益なものです。ナレッジは、業務に長く携わることや専門的な業務経験を通じて得られ、企業の財産となります。このナレッジを共有することで、営業組織の強化や新入社員教育の効率化が可能になります。また、課題やトラブル解決の際に、過去の経験が参考になることも多いです。ナレッジ共有により情報を活用できる従業員が増えれば、組織の生産性向上にも繋がります。

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属人化防止

情報共有の代表的な目的の2つ目は、属人化防止です。

情報共有が不足していると、担当者が欠勤や退職で不在になると、業務が滞りかねません。その場合に情報共有が徹底されていれば、他のチームメンバーが代わりに業務を進めることができます。急な依頼でも迅速に対応できるでしょう。属人化を防ぐことで、業務品質の平準化を担保できるのです。

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時間の無駄を削減

情報共有の代表的な目的の3つ目は、時間の無駄を削減できることです。

日常業務では、マネージャーやチームメンバーとの報連相が欠かせません。情報共有が不十分だと、案件や課題の把握が難しくなり、業務の属人化やトラブルの発生を招く恐れがあります。そこで、提案書やマニュアルを共有しておけば新たに作成する手間を減らせます。情報共有を適切に行うことで、業務をスムーズかつ効率的に遂行できるため、生産性の向上も期待できるのです。

メンバー同士の信頼関係構築

情報共有の代表的な目的の4つ目は、メンバー同士の信頼関係構築です。

情報共有の仕組みは、信頼関係構築にも役立ちます。ミスやトラブルの情報を早急に共有することで、共通の課題認識が生まれ、従業員間で対立することなく協力し合う関係を築けます。情報共有することによりミス・トラブルの原因分析も進むでしょう。

業務の仕組みに問題がある場合は、人を責めるのではなく、仕組みを改善することで信頼関係を強化できるかもしれません。情報共有の取り組みが信頼関係構築を促し、さらにはビジネスの発展に繋がることでしょう。

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情報共有の目的が不明瞭だと何が問題？

ここでは、情報共有の目的が不明瞭だと起こりうる問題を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

チームの結束力低下

情報共有の目的が不明瞭だと起こりうる問題の1つ目は、チームの結束力低下です。

情報共有の目的が明確でない企業や組織では、業務の進捗状況や従業員間の協力がうまくいかず、結果的に職場の雰囲気やチームの団結力が低下します。一方、目的を持って情報共有が行われていれば、業務の属人化を防ぐことができ、仕事の進捗や助け合いが円滑になるでしょう。

また、情報共有が適切に行われることで、従業員間の連携が取りやすくなり、深い信頼関係や団結力が築かれるはずです。このように、適切な情報共有を心がけることは、ビジネスの成功にとって重要なポイントです。

トラブル対応の遅れ

情報共有の目的が不明瞭だと起こりうる問題の2つ目は、トラブル対応の遅れです。

緊急のトラブル対応において、情報共有の重要性は無視できません。目的が周知されていないと、対応が遅れ、より大きな問題へと発展する恐れがあります。反対に、常に情報を共有しておけば、原因の追求や柔軟な対応がスムーズに行え、被害を最小限に止められます。

情報共有の目的を明確にして日頃から徹底していれば、緊急時だけでなくさまざまな場面でもスムーズな対応が可能となるでしょう。したがって常に情報共有の重要性を理解し、適切な対処を心がけなければなりません。

業務効率の低下

情報共有の目的が不明瞭だと起こりうる問題の3つ目は、業務効率の低下です。

情報共有が不足すると、担当者だけが情報を独占して属人化してしまうため業務効率が低下する恐れがあります。そこで、情報共有をしていれば、ノウハウが共有され、無駄を見つけたときにも意見を交換し合って、一層の効率化が期待できます。

しかし、情報共有が不十分な場合は、効率化のアイデアが生まれず、業務効率が低下しかねません。情報共有はスキルアップにも不可欠であるため、不足すると従業員や組織全体の成長率も低下する恐れがあります。

人間関係のトラブル

情報共有の目的が不明瞭だと起こりうる問題の4つ目は、人間関係のトラブルです。

情報共有の目的が明確でないと、情報共有がおろそかになり、結果的に従業員が行っている仕事の状況が不明確になってしまうかもしれません。その結果、他の従業員に対して不信感を抱くこともありえます。

情報共有が適切に行われていれば避けられたトラブルが、後になって問題に発展することもあります。仕事上の人間関係トラブルは、従業員が離職する原因にもなりかねません。情報共有の目的を明確にしてスムーズな業務遂行が可能な環境を整えておくことが大切です。

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情報共有の目的を設定するポイント

ここでは、情報共有の目的を設定するポイントを解説します。

情報共有の目的を設定する際のポイントは、業務ごとの目標を明確にすることです。情報共有の目的が明確でなければ、情報の優先順位を判断することは困難です。業務目標は、情報共有の目的に直結するため、それを明確にしましょう。

例えば、お客様サポートセンターでは「顧客に正確な情報を迅速に届けること」や「顧客の問題を解決に導くこと」を業務目標にします。また、飲食店接客では「おいしい料理の提供で顧客にリピーターになってもらうこと」や「丁寧な接客で居心地の良い空間を作ること」が業務目標になるでしょう。

このような業務目標を達成することが、情報共有の目的となります。つまり「業務目標＝情報共有の目的」と言えます。このように、業務目標を明確にすることで、情報共有の目的を明確に設定でき、効果的な情報共有が可能になるでしょう。

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情報共有の目的を達成するコツ

ここでは、情報共有の目的を達成するコツを以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

こまめな社内コミュニケーション

情報共有の目的を達成するコツの1つ目は、こまめな社内コミュニケーションです。

情報共有の目的が正確に周知されているか、目的にズレができていないかを確認するためには、チーム内・社内でのコミュニケーションが重要です。情報共有の目的をリマインドすることで業務のマンネリ化を防ぎましょう。

また、目的のズレを早期に発見すると軌道修正が容易になります。コミュニケーションをこまめにとるポイントは、コミュニケーションのハードルを低くすることです。例えば、直接対面が可能であれば経営陣や上司と積極的に話し合い、対面以外ではビジネスチャットや社内SNSの活用を検討しましょう。

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文書による記録

情報共有の目的を達成するコツの2つ目は、文書による記録です。

口頭で情報共有を行っていると、誤って伝達されてしまうことも珍しくありません。そのため、目的を文書化・可視化することが重要です。この場合、情報共有の目的が抽象的すぎると伝わりにくくなるため、形式知で表現しましょう。形式知で表現できない場合は、目的そのものの見直しが必要になるかもしれません。

文書による記録により、効果的な情報共有を図りましょう。

目的意識をもちやすい環境づくり

情報共有の目的を達成するコツの3つ目は、目的意識をもちやすい環境づくりです。

情報共有の目的を達成するためには、従業員に継続的に目的意識をもってもらうことが必要です。日々の業務で忙しく、情報共有の目的が見失われることや、薄れてしまうこともあるかもしれません。

情報共有はチームや組織全体のために行うため、自分の仕事と捉えにくい点も課題です。この問題を解決するためには、メンバー同士が常に目的意識を持ち続ける環境をつくり、全員が情報共有の目的を認識できるようにする必要があります。

情報共有ツールの効果的な活用

情報共有の目的を達成するコツの4つ目は、情報共有ツールの効果的な活用です。

情報共有ツールの活用も、情報共有の促進に役立ちます。重要なことは、特定の人だけが情報共有の目的を持つ状況を避け、全員が共通認識を持てるような情報共有ツールを選ぶことです。例えば、チャートや動画での説明が可能なツールを活用することで、より明確に情報共有の目的を伝えることができるでしょう。

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まとめ

今回は、情報共有の代表的な目的や設定のポイント、さらには目的を達成するポイントを紹介しました。情報共有には、ナレッジ共有や属人化防止、メンバー間の信頼関係構築などさまざまな目的があります。情報共有が滞りその目的が不明確になると人間関係のトラブルや業務効率低下などの影響が出かねません。

情報共有の目的を明確化するためには、業務ごとの目的を明確化することがポイントです。それが起点となり、情報共有の目的が明らかになっていくでしょう。また、情報共有の目的を実現するためには、こまめな社内コミュニケーションや文書による記録が効果的です。CrewWorksなどの情報共有ツールを効果的に活用するとよいでしょう。