情報共有を活性化させるメリット

ここでは、情報共有を活性化させるメリットについて、以下の5点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

業務効率化につながる

情報共有を活性化させるメリットの1つ目は、業務効率化につながることです。

技術や情報が一部の従業員のみに共有されていると、特定の従業員に業務が集中し、人員リソースを活用できません。一方で、情報が全メンバーに共有されている環境では、全員が業務に必要な情報にアクセスできるため、スキルや知識の格差を減らせます。また、情報共有によって従業員は新しいスキルを学ぶことができ、成長する機会を得られるでしょう。

業務の知識をアップデートできる

情報共有を活性化させるメリットの2つ目は、業務の知識をアップデートできることです。

知識や技術は、習得してから時間が経過すると活用できなくなる恐れがあります。しかし、業務に必要な情報を共有することで、従業員同士が意見交換しやすくなり、各々の知識や技術を最新の状態に更新していくことが可能です。

属人化の解消につながる

情報共有を活性化させるメリットの3つ目は、属人化の解消につながることです。

特定の従業員しか対応できない業務は、その従業員が不在のときや離職したときに、進行できなくなる恐れがあります。そこで、仕事の詳細を他のメンバーと共有していれば、業務は止まることなく進められます。情報共有を活発に行うことで、業務の属人化に伴うリスクを避けられるのです。

従業員間のコミュニケーション促進が図れる

情報共有を活性化させるメリットの4つ目は、従業員間のコミュニケーション促進が図れることです。

業務進行に必要な進行状況・手順などの情報を共有することで、従業員のチームワークが高まります。また、他部署にも情報共有することで、組織全体の連携がスムーズになります。コミュニケーションの促進は、仕事の効率化だけでなく、職場の雰囲気を良くし、従業員の満足度を高める効果も期待できます。

教育にかかる手間や時間を削減できる

情報共有を活性化させるメリットの5つ目は、教育にかかる手間や時間を削減できることです。

経験豊富な従業員が蓄積した知識や技術をマニュアル等で共有することにより、新入社員研修に活用できます。また、過去の業務上のトラブルへの対処事例や具体的な手順を共有することで、新人だけでなく多くの従業員が知識向上を図れるでしょう。

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情報共有を活性化する手順

ここでは、情報共有を活性化する手順について、以下の4点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

目的を明確化して従業員に周知する

情報共有を活性化する手順の1つ目は、目的を明確化して従業員に周知することです。

企業内の情報共有を促進するためには、情報共有の目的と重要性を従業員に理解してもらう必要があります。例えば、カスタマーサービスの部署で「顧客満足度の向上と問合せ対応時間の短縮」を情報共有の目的として設定し、対応方法を全員で検討するといった方法が効果的です。従業員一人一人が情報共有の重要性を理解し、意欲的に取り組んでいくことで活性化が実現するでしょう。

手段を決める

情報共有を活性化する手順の2つ目は、手段を決めることです。

情報共有をするための主な手段としては、以下の4点があります。

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、チャット形式で即座にミュニケーションが取れるツールです。社内外を問わず、情報交換を迅速にやり取りできます。ファイル共有やWeb会議が可能なツールもあるため、他拠点にいるチームメンバーとも連携しやすいです。

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社内ポータル

社内ポータルは、社内報・社内文書・社内規程などの重要な情報を一元管理するプラットフォームです。従業員は必要な情報に時間を問わずアクセスできるため、ナレッジベースとしても活用できます。

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タスク管理ツール

タスク管理ツールは、個人やチームの業務を可視化し、進行状況を把握して期限を管理しやすくするシステムです。タスク管理ツールを利用することで、プロジェクトの進捗を明確に追跡できるため、チーム内の作業の優先順位付けも可能になります。

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ファイル共有ツール

ファイル共有ツールは、文書・画像・動画などのファイルをクラウド上で共有し、従業員が同時に編集できるツールです。インターネット環境下であればどこからでも情報にアクセスできるため、共同作業をスムーズに進められます。

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マニュアルを策定する

情報共有を活性化する手順の3つ目は、マニュアルを策定することです。

マニュアルには、情報共有の手順や方法を詳細に定めます。マニュアルがあることで、どの情報をいつ・誰が・どのように共有すべきかが明確になります。また、情報の公開設定を行う範囲もルール化しておけば、情報漏えいを防ぐ効果も期待できます。

情報共有を継続的に促す

情報共有を活性化する手順の4つ目は、情報共有を継続的に促すことです。

定期的にミーティングやワークショップを開催したり、社内報を発行したりすることで、新しい情報や知識を共有できます。継続的に情報共有を促すことにより、組織内の知識の蓄積と更新が進み、変化に対応する能力を高めることにも繋がります。また、短期的な取り組みではなく、組織文化として情報共有を根付かせるためにも、繰り返し促進していくことが大切です。

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情報共有を活性化するためのポイント

ここでは、情報共有を活性化するためのポイントについて、以下の3点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

担当者を決める

情報共有を活性化するためのポイントの1つ目は、担当者を決めることです。

ただツールを導入したりマニュアルを策定したりするだけでは、従業員の情報共有は促せません。そのため、情報共有を率先して行う担当者を選出することをおすすめします。担当者は、情報共有の仕方やツールの使用方法をサポートする重要な役割を担います。このとき、部署ごとに担当者を配置すれば、企業全体での情報共有の活性化が図れるでしょう。

情報共有しやすい風土をつくる

情報共有を活性化するためのポイントの2つ目は、情報共有しやすい風土をつくることです。

情報共有を軽視する風土が従業員間に蔓延していると、情報共有や活用は進みません。一方で、誰もが自由に情報をツールにアップロードでき、その情報を活用し合えるような環境を整えれば、心理的な壁がなくなり、情報共有がしやすくなるでしょう。担当者が躊躇なく情報共有の成功事例を伝え、共有できる風土づくりに積極的に取り組んでいくことが重要です。

従業員の情報共有を評価する

情報共有を活性化するためのポイントの3つ目は、従業員の情報共有を評価することです。

例えば、情報共有に貢献した従業員を表彰する仕組みをつくるのも方法の1つです。評価制度を設けることで、従業員は自らの知識や経験を共有することの価値を実感し、より積極的に情報共有するようになるでしょう。

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まとめ

今回は、情報共有を活性化させるメリット・手順・ポイントを解説しました。情報共有を活性化させるためには、明確な目的を設定し、適切なツールを選ぶことが大切です。ビジネスチャットや社内ポータルなど、種類に応じたツールを使うことで、日報や業務マニュアルなどの共有がしやすくなります。本記事で紹介したポイントを押さえて、継続的に情報共有を促し、企業文化として根付かせましょう。