情報共有の7つのメリット

ここでは、情報共有のメリットについて、以下の7点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

業務の属人化を防止できる

情報共有のメリットの1つ目は、業務の属人化を防止できることです。属人化が生じると、表面上はスムーズに見えますが、企業やチームにとってはリスクが伴います。

特定の従業員がいなくなった場合、業務は停滞し、結果的に顧客や取引先に迷惑をかけてしまうためです。業務に必要な情報は従業員間で共有し、属人化を防ぐことが大切です。

従業員の教育や引き継ぎに役立つ

情報共有のメリットの2つ目は、従業員の教育や引き継ぎに役立つことです。新入社員や中途社員の指導は、管理者や既存の従業員にとって重要な業務の1つです。個別に指導するのは効果的ですが、教育期間が長期化すると業務の進行に影響を及ぼしかねません。

また、新たな従業員が加わるたびに指導を行っていると、一部の従業員の負担が大きくなってしまうこともあります。業務マニュアルを共有するなどして、人材育成に費やす時間の削減を行っていくことが大切です。

進捗の可視化ができる

情報共有のメリットの3つ目は、進捗の可視化ができることです。複数人が協力してプロジェクトを進めるときには、情報共有を通じて全体のスケジュールを確認しながら自身のスケジュールを調整できます。

また、必要な資料を前もって確認し、効率的に動く準備をすることにも役立てられます。また、スケジュールが厳しい場合は、他のチームに支援を依頼するなど状況に応じた対応が可能になり、業務をより効率的に進められるでしょう。

トラブル対応・意思決定が迅速に行える

情報共有のメリットの4つ目は、トラブル対応・意思決定が迅速に行えることです。特に、トラブル発生時の初動対応は、非常に重要です。普段から情報を共有していると、管理者は業務状況を容易に把握しやすくなり、迅速に対処を行い、被害や問題を最小限に留めることができます。

また、チームや部署間で情報が共有されていると、意思決定に必要なデータや意見がすぐに集まり、より総合的かつ迅速な決定が可能になります。

従業員の知識の底上げができる

情報共有のメリットの5つ目は、従業員の知識の底上げができることです。自身が既に把握している情報が、同僚には伝わっていないということはよくあります。たとえば、営業や販売実績を上げているアポイントの取り方や、セールストークといった従業員のトークスキル、魅力的な提案資料の作成方法などは、経験者にしかわからない情報です。

成果につながる情報をチームや組織全体で共有することで、知識の底上げが図れ、結果的には個々の営業成績や生産性の向上も期待できるでしょう。

コミュニケーションの活性化につながる

情報共有のメリットの6つ目は、コミュニケーションの活性化につながることです。大規模な組織では、業務の進捗をメールや口頭で伝えたにもかかわらず、上司やリーダーから報告がないと言われることも少なくありません。組織を管理する上司やリーダーは、多くの情報を扱っているため、誤解や勘違いが起こりやすいためです。

コミュニケーションが円滑に行えるツールを使用することで、コミュニケーションエラーを防ぐのに役立つでしょう。

知識・ノウハウを蓄積できる

情報共有のメリットの7つ目は、知識・ノウハウを蓄積できることです。商品の多様化や顧客の要求が高度化する中で、企業内の業務は、専門性が必要になるケースも少なくありません。社内にさまざまな専門知識を持つ従業員が分散しているといったこともあるでしょう。

しかし、情報共有が不十分だと「どの従業員がどんな専門家かわからない」「この問題を誰に相談すれば良いかわからない」といった問題が生じます。個人が持つノウハウを情報共有することで、組織の共有知識として蓄積が可能です。長期的には、知識やノウハウの蓄積は、重要な社内資産になるでしょう。

情報共有のメリットが得られない原因

ここでは、情報共有のメリットが得られない原因について、以下の3点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

従業員が情報共有に消極的

情報共有のメリットが得られない原因の1つ目は、従業員が情報共有に消極的であることです。

特に、優秀な従業員は自分の知識や技能を共有する必要性を感じないことも少なくありません。また、成果主義を採用している企業では、自分のノウハウを共有することで自身の業績に影響が出ることを恐れ、情報共有を敬遠することがあります。従業員が積極的に情報共有を行うような環境を整えることが不可欠です。

従業員に時間の余裕がない

情報共有のメリットが得られない原因の2つ目は、従業員に時間の余裕がないことです。

従業員が複数の業務を抱えていたり頻繁に外出したりしていると、情報共有をするための時間を確保できません。問題を解決するためには、人手不足の解消や業務量の調整を行い、情報共有する時間を作ることが大切です。

情報共有をする環境が整っていない

情報共有のメリットが得られない原因の3つ目は、情報共有をする環境が整っていないことです。

情報を共有するためには、情報を蓄積し、閲覧できるシステムが不可欠です。現場の従業員が忙しい業務の合間でも、容易にアクセスし、簡単に情報を入力できるような環境を整える必要があります。電話や会議では共有対象が限られ、メールでのやり取りでは読まれる情報とそうでない情報が出てきてしまいます。ツールやシステムを導入し、情報を置く場所を明確にして、活用しやすい環境を整えていくことが大切です。

情報共有のメリットを得るためのコツ

ここでは、情報共有のメリットを得るためのコツについて、以下の4点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有の重要性を従業員に周知する

情報共有のメリットを得るためのコツの1つ目は、情報共有の重要性を従業員に周知することです。従業員が情報共有の重要性を理解し、共有する意識を持つことは、効果的な情報共有への第一歩です。

まず、情報共有がチームや組織全体の成功にどれだけ貢献するかを明確に伝えましょう。また、業務効率の向上やミスの削減にもつながることを説明します。従業員に情報共有の重要性を周知することで、協力的な文化が社内に醸成され、組織全体のパフォーマンス向上につながるでしょう。

共有する情報としない情報を分類する

情報共有のメリットを得るためのコツの2つ目は、共有する情報としない情報を分類することです。情報には共有すべきものとそうでないものがあります。

多くの情報を共有しようとすると情報共有そのものが目的となり、結果的に情報が過多で使いにくくなってしまいます。無駄な労力を避けるために、どの情報が本当に必要かを考慮して選定していくことが大切です。

情報共有のルールを策定する

情報共有のメリットを得るためのコツの3つ目は、情報共有のルールを策定することです。ルールがない状態では、不要な確認作業が発生し、情報共有の効果が逆効果になる可能性があります。

特に、顧客情報などデリケートな情報の取り扱いには厳格なルールが必要です。また、いつ・誰が・どのタイミングで・どのように情報共有するかなどを明確に定めます。情報共有をスムーズに行うためには、テンプレートを使用するなど、情報共有の手間を簡略化するルールを設けるのも有効です。

情報共有に役立つツールを活用する

情報共有のメリットを得るためのコツの4つ目は、情報共有に役立つツールを活用することです。適切なツールやシステムを活用することで、効率的な情報共有の仕組みを構築し、情報共有の質が向上します。

効率的な情報共有をするためには、社内のニーズに合ったツールを選ぶことが大切です。たとえば、リアルタイムでのコミュニケーションが求められる場合はビジネスチャットツール、大量の情報を一元管理したい場合はクラウドベースのドキュメント管理システムが適しています。ツールを適切に活用することで、情報を迅速かつ正確に共有でき、メンバー間での誤解を減らし、作業の効率化が見込めるでしょう。

まとめ

今回は、情報共有の7つのメリット・情報共有がうまくいかない原因・メリットを得るためのコツを解説しました。情報共有には、業務の属人化防止や教育・引き継ぎの効率化、進捗の可視化などさまざまなメリットがあります。情報共有がうまくいかないときには、環境が整っていないことが原因であることも少なくありません。本記事を参考に、従業員が迅速かつ容易に情報を発信できるよう、情報共有に役立つツールを活用してみてください。