情報共有とコミュニケーションの違いは意味の広さ

ここでは、情報共有とコミュニケーションの意味を以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーション

1つ目は、コミュニケーションの意味です。

コミュニケーションは、「情報伝達や意思疎通をはじめとした表現や、意思を伝え合うことや交流を図る行動」を意味します。ラテン語のコミュニス（Communis）が語源で、「同じものを持つ」という意味が含まれる用語です。この言葉は、ビジネスシーンに留まらず幅広い範囲や分野で活用されています。

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情報共有

2つ目は、情報共有の意味です。

情報共有とは、「蓄積された情報を共有・活用すること」を意味します。いわば、情報共有はコミュニケーションの一側面であると言えるでしょう。情報共有の重要性は、新型コロナウイルス感染症拡大をきっかけに、ますます高まっていると考えられます。これにより、オフィス出社ではなくテレワークを行う企業が増えたものの、対面で情報共有できない分、情報共有を課題に感じる企業が増えているためです。これが滞ると、仕事の進行が停止することや、手戻りが発生することで、従業員の生産性低下が懸念されます。

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情報共有やコミュニケーションがビジネスシーンで注目度を増している背景

ここでは、情報共有やコミュニケーションがビジネスシーンで注目度を増している背景を以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

働き方の多様化

情報共有やコミュニケーションがビジネスシーンで注目度を増している背景の1つ目は、働き方の多様化です。

リモートワークやフレックス制度、ワーケーションなど、働き方の多様化が進む過程で、従業員全員が同じ時間に、同じオフィスで働く機会が相対的に減少してきました。反対に、対面以外のコミュニケーション機会が急増し、Web会議も大幅に増加しています。特に、新型コロナウイルス感染症拡大の影響もあり、オンライン主体の情報共有が主流となる企業が増え、結果的に対面コミュニケーションのハードルが高まりました。

以上の理由により、デジタルツールを活用した効率的かつ負担の少ない情報共有のニーズが高まり、社内外での情報共有やコミュニケーションにも大きな影響を与えています。

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情報共有ツールの浸透

情報共有やコミュニケーションがビジネスシーンで注目度を増している背景の2つ目は、情報共有ツールの浸透です。

近年、情報共有ツールのラインナップが増え、性能も向上しています。これにより、今ではメールや電話だけでなく、クラウド経由のファイル共有やチャットができるツールを安く導入できるようになり、情報共有の方法が変化してきました。今でも対面やメール、電話の必要性がなくなったわけではありませんが、新しい情報共有ツールの利便性も見逃せません。このような進化により、情報共有がより効率的かつ円滑になり、ビジネスの進行がスムーズになるでしょう。

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情報共有やコミュニケーションが職場にもたらすメリット

ここでは、情報共有やコミュニケーションが職場にもたらすメリットを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

生産性向上

情報共有やコミュニケーションが職場にもたらすメリットの1つ目は、生産性向上です。

コミュニケーションが十分に取れている企業では、従業員が情報を得やすくなるため、業務の偏りも防げます。お互いの業務が見える化され、客観的な意見を受けて業務改善も可能になるでしょう。また、従業員同士の連絡がスムーズに行われるため、リーダーが課題を早期に察知し、迅速かつ適切なアドバイスが行えます。その結果、コミュニケーションの活性化は、生産性向上に大いに役立つと言えるでしょう。

従業員のストレス軽減

情報共有やコミュニケーションが職場にもたらすメリットの2つ目は、従業員のストレス軽減です。

業務時間中に、従業員同士で何もコミュニケーションを取らず働き続けていると、気分転換ができなくても無理はありません。なぜなら、従業員同士のコミュニケーションは、お互いの気分転換やストレス緩和にも役立つためです。特に、仕事や組織に不満や不安を抱えている従業員にとって、身近な人に相談できるかどうかは、ストレスの大きさに大きく関わります。信頼できる仲間が社内にいれば、些細なトラブルで悩むことも減ることでしょう。

報・連・相の促進

情報共有やコミュニケーションが職場にもたらすメリットの3つ目は、報・連・相の促進です。

「報・連・相」（報告・連絡・相談）はビジネスの基本であり、コミュニケーションの一種でもあります。ただ、報・連・相以外のコミュニケーションが不足していると、気軽に職場内で話すことができず、結果的に報・連・相も難しくなるかもしれません。一方で、普段から活発なコミュニケーションが行われている職場では、無意識に報・連・相が実践されることが多いものです。よって、日常的なコミュニケーションを大切にし、職場環境を整えることで、報・連・相の促進にもつながるでしょう。

情報共有やコミュニケーションを社内で促進する施策

現代において、部門間の連携や迅速な情報共有の改善が課題と感じている企業は多数存在します。例えばHR総研の調査によれば、人事担当者の約4分の1が、社内の情報共有が不十分だと考えていると回答しました。十分に情報共有ができていると回答した担当者は、わずか3％でした。

ここでは、情報共有やコミュニケーションを社内で促進する施策を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有ツールの活用

情報共有やコミュニケーションを社内で促進する施策の1つ目は、情報共有ツールの活用です。

例えば、社内SNSや情報共有アプリの導入により、グループ内や他部署とのコミュニケーションを活性化し、情報共有の促進に成功した事例があります。これらのツールをうまく活用すれば、日々の業務や全社的な情報を容易に共有でき、日報作成やスケジュール管理の効率も向上するでしょう。また、Web会議機能や文書管理機能など多様な機能を活用できれば、一層効率的な情報共有が期待できます。

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オフィス環境の整備

情報共有やコミュニケーションを社内で促進する施策の2つ目は、オフィス環境の整備です。

ツールの導入は情報共有の手段として有効であるものの、従業員同士の対面コミュニケーションが必要になる場面は、これからも存在し続けるでしょう。それを促進するには、気軽にコミュニケーションができる場所を社内に提供することが重要です。例えば、打合せや休息が容易にとれる場所を設けることは、1つの解決策として考えられます。このような場所があれば、自然に情報共有もスムーズに進むことでしょう。これにより、情報共有がしやすいオフィス環境の整備が進められるはずです。

マニュアル作成

情報共有やコミュニケーションを社内で促進する施策の3つ目は、マニュアル作成です。

優れたツールでも、社内で利用が定着しなければ意味がありません。ツールのうち特定の機能しか使われないことで、情報共有が十分に機能しない場合や、共有範囲が不明確な場合には、予期せぬトラブルが生じることもあるでしょう。これを防ぐには、オフィス内の情報共有ルールをマニュアル化し、ルールに沿った情報共有を行うことが重要です。情報共有ルールを遵守すればスムーズなコミュニケーションを実現でき、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。

情報共有・コミュニケーションを社内で促進するためにおすすめのツールはCrewWorks

ここでは、情報共有・コミュニケーションを社内で促進するためにおすすめのツールとして、CrewWorks（クルーワークス）を紹介します。 CrewWorksは、テクノ・マインド株式会社が提供しているオールインワンツールです。Web会議やビジネスチャットなど、ビジネスにおける情報共有やコミュニケーションに役立つ、さまざまな機能を有しています。情報を一元管理して、簡単に構造化できるため、ほしい情報を思い出したくなったときにはCrewWorksを見返してみましょう。画面構成も見やすく直感的な操作が可能なので、ITリテラシーに自信がなくても安心です。

CrewWorksの特長

1. iOS・Android版アプリが利用可能
2. お役立ちコラムも参考になる
3. 1か月の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

まとめ

今回は、情報共有とコミュニケーションの違いやメリットなどを解説するとともに、それらの促進に役立つツールとしてCrewWorks（クルーワークス）を紹介しました。情報共有とコミュニケーションの違いは、その意味の広さにあります。いずれも、ビジネスシーンでは働き方の多様化や情報共有ツールの浸透で、ますます重要度が増していると言えるでしょう。

情報共有やコミュニケーションを促進することで、生産性向上や従業員のストレス軽減など、さまざまなメリットが期待できます。また、それらを促進する施策には、オフィス整備やマニュアル作成に加え、情報共有ツールの活用も有効でしょう。情報共有ツールにはさまざまな種類がありますが、CrewWorksもおすすめのツールです。