社外との情報共有に活用できるツールの種類

ここでは、社外との情報共有に活用できるツールの種類について、以下の4点を解説します　

1つずつ見ていきましょう。

メール

社外との情報共有に活用できるツールの1つ目は、メールです。ほとんどのビジネスパーソンはメールアドレスを持っており、インターネットがあればどこからでもアクセスできます。また、ファイル添付を活用して、重要なドキュメントやプレゼンテーション資料を直接相手に送信できます。ただし、社外とメールで情報交換するときには、ファイルの容量や形式などに、細心の注意を払う必要があります。

チャットツール

社外との情報共有に活用できるツールの2つ目は、チャットツールです。チャットは多くのメンバーと気軽に情報を共有できる点で非常に便利です。ただし、社外の人とチャットでやりとりするときには、言葉遣いや表現に注意することが重要です。また、誤解を避けるために、明確で簡潔なメッセージを心掛ける必要があるでしょう。

そして、社外の人々にチャットルームへのアクセスを許可するときには、誰がどの情報にアクセスできるかを厳密に管理する必要があります。不要な情報へのアクセスを制限し、関連性のあるトピックのみを共有することをおすすめします。

ファイル共有サービス

社外との情報共有に活用できるツールの3つ目は、ファイル共有サービスです。ファイル共有サービスを活用することで、文書や画像、映像などさまざまな種類のファイルを安全に共有できます。利用者はインターネットを介してファイルをアップロードし、特定のユーザーやグループに伝達します。

しかし、機密情報を含むファイルを共有する場合、メッセージの暗号化とアクセス制御が施されているサービスを選ぶことが大切です。また、共有したファイル内には、不要になった情報を削除しておくことも有効です。

グループウェア

社外との情報共有に活用できるツールの4つ目は、グループウェアです。グループウェアは、組織内外とのコミュニケーションをスムーズにするためのツールを指します。メール・カレンダー・タスク管理・ファイル共有・プロジェクト管理機能などを1つのプラットフォームで利用できるため、社外との情報共有において有用です。

グループウェアの最大の利点は、情報の一元化とアクセスの容易さです。クラウドベースのグループウェアを使用することで、どこからでも情報にアクセスし、チームと連携できるでしょう。

社外とツール上で情報共有をするときの注意点

ここでは、社外とツール上で情報共有をするときの注意点について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ツールごとの情報漏えいリスクを考慮する

社外とツール上で情報共有をするときの注意点の1つ目は、ツールごとの情報漏えいリスクを考慮することです。ツールごとの主な情報漏えいリスクを、下表にまとめました。

メールでは誤送信や送付先の誤入力、チャットツールでは会話の履歴が残りやすいなどのリスクがあります。ファイル共有サービスではアクセス制御の不備や誤共有が問題となり、グループウェアでは情報の見落としやアクセス権限の問題が発生することもあります。それぞれのツールごとのリスクを理解し、適切な対策を講じる必要があるでしょう。

ファイル共有の誤操作に気をつける

社外とツール上で情報共有をするときの注意点の2つ目は、ファイル共有の誤操作に気をつけることです。誤ったファイルを共有してしまうと、セキュリティリスクを高めるだけでなく、業務の遅延を引き起こす可能性もあります。

業務のやり直しやファイルの再共有などの、余計な手間を避けるためにも、共有する前にファイルが正確であることを確認しましょう。また、古いバージョンのファイルを共有してしまうと間違いに気づきにくいため、共有前には常に最新版であるかを確認することも大切です。

機密情報にアクセス制限を設定する

社外とツール上で情報共有をするときの注意点の3つ目は、機密情報にアクセス制限を設定することです。オンラインツールはWeb上で完結し、最新情報をリアルタイムで共有できるため、非常に効率的な情報共有手段です。しかし、オンラインストレージを利用するときは、アクセス制限を設定していないとインターネット経由で誰でもアクセスできるため、セキュリティ対策は欠かせません。社外との情報共有では、相手が情報をどう扱うか把握しにくいため、共有側が情報をコントロールできるツールを選ぶことをおすすめします。

例えば、ストレージ上のファイルが印刷可能だった場合、知らないうちに物理的資料が相手の手元に残る可能性があります。ダウンロードが可能な場合も、データが相手の端末に保存されるリスクがあります。単なる口頭でのダウンロード禁止や削除依頼は、故意のリスクに対して有効とは言えません。対策として、例えばオンラインストレージでは「ダウンロード禁止」や「印刷禁止」機能があり、共有する側が情報をコントロールできるツールを選ぶのがおすすめです。

社外とツール上で情報共有をするときのコツ

ここでは、社外とツール上で情報共有をするときのコツについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

システムやルールを整える

社外とツール上で情報共有をするときのコツの1つ目は、システムやルールを整えることです。情報を蓄積して活用度を高めるためには、システムを導入して運用方法や仕組みを構築する必要があります。また、情報共有を促進するには、共有時の手間や工数を減らすことも効果的です。資料の共有がワンクリックで行え、必要な資料をすぐに検索できるツールを導入するとよいでしょう。

そして、情報共有をするときのルールの整備では、共有する情報の種類・アクセス権限・使用するツール・情報の更新頻度などを定めていきます。「どの情報を・誰が・いつ・どのように」共有するかを決めることで、業務の混乱を防ぎ、効率的な情報共有が可能になるでしょう。

情報は分かりやすくまとめる

社外とツール上で情報共有をするときのコツの2つ目は、情報は分かりやすくまとめることです。情報は、ただ送るだけや伝えるだけではなく、相手が理解してはじめて業務の役に立ちます。

無用な情報を過剰に共有すると、どの情報を基にすればよいかが分からず、逆に効率を低下させる恐れがあるため注意が必要です。必要な情報が不要な情報に埋もれてしまうことのないよう、的確にまとめた情報を共有しましょう。

社外との情報共有におすすめのツール6選

ここでは、社外との情報共有におすすめのツールについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャットやタスク管理を行えるビジネスツールです。プロジェクトを開くだけで関連するタスクやチャットが1つの画面で確認できます。また、情報が自動的に構造化されるため、探している情報にも素早くたどり着けるでしょう。オールインワンのツールを選ぶことで、複数のツールを使う必要がなく、業務時間の節約が見込めます。直感的に操作でき、チャット未経験者でも簡単に使いこなせるのも魅力です。

CrewWorksの特長

1. 複数のツールを使わずに情報を一か所で管理できる
2. 情報が自然と構造化され、必要な情報を一目で確認できる
3. 誰でも直感的に操作可能で、チャット未経験者も簡単に始められる

詳細はこちら: https://crewworks.net/

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、中小企業に最適な法人向けオンラインストレージサービスです。インターネット接続があれば、どこからでも安全にファイル共有が行えます。アクセス経路とファイルは暗号化されているため、セキュリティ性が高いツールを選びたい人にもおすすめです。デスクトップアプリとブラウザの両方で利用できるため、複数のデバイスを利用するチームにも向くでしょう。

セキュアSAMBAの特長

1. デスクトップアプリやブラウザで簡単に操作できる
2. 日本語・英語対応の操作画面と24時間365日のサポート
3. アクセス経路とファイルが暗号化される

詳細はこちら: https://info.securesamba.com/

Dropbox business

Dropbox businessは、ファイルストレージに加えてコメントの追加などができる多機能ビジネスツールです。ファイルの保存・共有・文書の署名と送信・コメント追加といった機能が1つのプラットフォームで利用できます。3TB以上の大容量チームストレージと強固なセキュリティ機能を備えているため、映像や画像をやりとりするチームに向いているツールです。

Dropbox businessの特長

1. 大容量ストレージと堅牢なセキュリティ体制
2. 効率的なコンテンツ共有と分析
3. 共同作業の効率化が可能

詳細はこちら: https://www.dropbox.com/business

Fileforce

Fileforceは、従来のファイルサーバーの使い勝手を維持しつつ、高いセキュリティと多機能性を兼ね備えたクラウドストレージサービスです。エクスプローラーから簡単にアクセスできるシンプルなユーザーインターフェースを採用し、大容量ファイルの快適な操作を実現しています。また、組織や業務に合わせた柔軟なフォルダ構成により、情報共有がスムーズに行えます。開発・運用・データ保管・サポートが全て日本国内で行われるため、安心して利用できるツールを選びたい人にもおすすめです。

Fileforceの特長

1. シンプルで快適な操作性
2. 高いセキュリティと柔軟な設定
3. 無制限のユーザー数とコストパフォーマンス

詳細はこちら: https://www.fileforce.jp/

PrimeDrive

PrimeDriveは、高度なセキュリティ機能を備えた法人向けファイルストレージサービスです。PPAP（パスワード付きzipファイルを添付したメール送信）のリスクを排除し、ファイルのウイルスチェックや情報漏えいの防止に特化しています。さらに、iPadやiPhoneを活用したペーパーレス会議やプレゼンテーションでの使用にも適しています。操作が簡単で、ファイル保管や共有、取引先とのファイル受け渡しなどが容易に行えるのも魅力です。

PrimeDriveの特長

1. 高セキュリティとPPAP対策
2. 簡単かつ安心なファイル送付
3. 多機能かつマルチデバイス対応

詳細はこちら: https://www.softbank.jp/biz/services/collaboration/primedrive/

サイボウズGaroon

サイボウズGaroonは、10人から数万人という幅広い規模の組織に適した日本製のグループウェアです。スケジュールやワークフロー、メールなどの多様な機能が1つのプラットフォームで利用できます。kintoneやMicrosoft 365など他システムとの連携がしやすいツールであるのも特筆すべき点です。

サイボウズGaroonの特長

1. 直感的なユーザーインターフェース
2. kintoneやMicrosoft 365など幅広いシステム連携
3. 強固なセキュリティ体制

詳細はこちら: https://garoon.cybozu.co.jp/

まとめ

今回は、社外との情報共有に活用できるツールの種類、情報共有するときの注意点、おすすめのツール6選を紹介しました。社内での情報共有とは異なり、取引先や顧客など社外との情報共有ではセキュリティを考慮する必要があります。

また、スムーズに業務を進めていくためには、共有した情報を相手が利用できるようにする工夫も求められるため、ツールの活用やルールの策定をおすすめします。本記事で紹介したツールの導入を検討し、業務改善と生産性の向上に役立ててみてください。