情報共有が不足すると起こる弊害

ここでは、情報共有が不足すると起こる弊害について、以下の4つを解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

業務の属人化が起こる

情報共有が不足すると起こる弊害の1つ目は、業務の属人化が起こることです。

情報共有が不十分だと、特定の個人だけが重要な知識やスキルを持ち、業務がその個人に依存する属人化が起こります。属人化が進むと、その人が休暇を取るたびに業務が停滞してしまいます。また、退職するときに引き継ぎが困難になります。また、新しいメンバーの教育やチーム内でのスキルの均等化が難しくなり、組織全体の柔軟性と効率が低下します。

生産性が低下する

情報共有が不足すると起こる弊害の2つ目は、生産性が低下することです。

情報共有されていないと、メンバーが必要な情報を探すために多くの時間を費やしてしまいます。実務に注力できる時間が減少し、生産性が低下する恐れがあります。また、情報の抜け漏れが発生しやすく、作業の質が低下したり、同じミスを繰り返したりすることもあるでしょう。個々の業務の生産性が低下すると組織の成果に悪影響を及ぼすため、改善が必要です。

トラブル対応や意思決定が遅くなる

情報共有が不足すると起こる弊害の3つ目は、トラブル対応や意思決定が遅くなることです。

必要な情報が分散していたり情報にアクセスできなかったりする状況では、トラブル発生時に問題の原因を特定するのに時間がかかります。トラブル対応が遅くなると、大きな問題に発展しかねないため、情報共有をする手段を検討することが大切です。

また、意思決定に必要な情報が不足していると、決定の質が低下することがあります。結果的に組織の対応力が低下し、競争優位性を失うことにもつながるため、対策が必要です。

社内の人間関係が悪くなる

情報共有が不足すると起こる弊害の4つ目は、社内の人間関係が悪くなることです。

情報の非公開や独占は、疑念や不信感につながってしまうため、従業員間のコミュニケーションの障害となることがあります。また、情報格差により、不平等感や孤立感が生じる従業員が出てくることもあるでしょう。従業員の士気を低下させず、協力的な職場環境を構築するためにも、情報共有は大切です。

情報共有不足になる3つの原因

ここでは、情報共有不足になる原因について、以下の3つを解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

従業員が情報共有を重要視していない

情報共有不足になる原因の1つ目は、従業員が情報共有を重要視していないことです。

従業員が情報共有の重要性を理解していない、または価値を認識していない場合は、情報共有をする機会が減少します。また、情報共有の必要性や方法についての適切なトレーニングが提供されていない場合も、情報共有が行われない原因となるでしょう。

情報共有の体制が整っていない

情報共有不足になる原因の2つ目は、情報共有の体制が整っていないことです。

例えば、情報を共有するためのプラットフォームやシステムがない、または利便性が低い場合、情報の伝達が滞りがちです。また、情報共有のプロセスやルールが不明確で、従業員がどのように情報共有すべきか理解していない場合も、情報共有不足の一因となります。

人間関係や労働環境に問題がある

情報共有不足になる原因の3つ目は、人間関係や労働環境に問題があることです。

例えば、社内の人間関係が悪い、従業員が職場環境に不満を持っているなどの状況が考えられます。従業員間で敵対関係が生まれると、互いに優位に立とうとして知識やノウハウの共有を避けることがあります。また、ミスを厳しく責めるような文化があると、怒られるのを避けたいという気持ちから、情報共有がおろそかになることがあります。

情報共有不足を解消する方法

ここでは、情報共有不足を解消する方法について、以下の4つを解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

社内教育を徹底する

情報共有不足を解消する方法の1つ目は、社内教育を徹底することです。人材育成を行うときには、情報共有を徹底することのメリットや情報共有を行う目的を従業員に理解してもらうことが大切です。ただし、人材育成は一部の従業員だけに行っても、効果は得られません。

また、部署ごとに育成方針や内容が異なると従業員は混乱するため、全社的に統一された方針で育成を進めることをおすすめします。しかし、初めから全社規模で取り組むと従業員に負担がかかるため、最初は少人数で人材育成を進め、その経験を生かしながら段階的に全社的な取り組みへと発展させていくと良いでしょう。

情報共有のルールを決める

情報共有不足を解消する方法の2つ目は、情報共有のルールを決めることです。情報を効率的にやりとりするためには、フォルダやファイルの管理ルールを明確にすることが大切です。

まず、共有ファイルの命名については、内容がすぐに理解できるような名前を付けることが重要です。例えば、「日付_状況_タイトル」といったように、ファイルの内容が一目で分かるルールを決めると良いでしょう。情報共有をするときのルールを設けることで、必要な情報にスムーズにアクセスでき、情報検索の効率向上が見込めます。

他部署に情報共有をする担当者を決める

情報共有不足を解消する方法の3つ目は、他部署に情報共有をする担当者を決めることです。情報共有を始めても、途中で停滞するケースは少なくありません。特に、複数部署やチーム間での共有は進まなくなりがちです。問題を解決するためには、他のチームや部署へ情報共有する担当者をあらかじめ決めておくことが有効です。

また、担当者を定期的にローテーションすると、チーム全体の情報共有に対する意識が高まります。担当者を配置することで、情報の停滞が防げるでしょう。

情報共有ツールを使う

情報共有不足を解消する方法の4つ目は、情報共有ツールを使うことです。情報共有ツールには、コミュニケーションの促進や業務効率化、ノウハウの蓄積ができるという効果も期待できます。

また、情報共有ツールには、ビジネスチャット・オンラインストレージ・社内Wikiなどさまざまな種類があるため、目的や場面に応じて、適切な情報共有ツールを選ぶことも大切です。リアルタイムで情報共有が可能なツールであればビジネスチャットツール、他部署や社外のチームへの情報共有をするならオンラインストレージなど、状況や相手に応じて適切なツールを選定をしましょう。

情報共有不足の解消におすすめのツール5選

ここでは、情報共有不足の解消におすすめのツールについて、以下の5つを解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・Web会議などの機能を備えたビジネスコミュニケーションツールです。複数のツールを使わずに情報を一元管理できるのが魅力です。タスク管理機能もあるため、プロジェクトごとの進捗を管理することにも活用できます。分かりやすいインターフェースで操作性も良いため、ITツールに慣れていない従業員でも容易に操作できるでしょう。

CrewWorksの特長

1. 誰でも簡単に使える直感的なインターフェース
2. 豊富なサポートコンテンツ提供と充実したサポート体制
3. 複数のコミュニケーション機能を1つのプラットフォームで統合

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、チャット・ビデオ会議・ファイル共有・タスク管理などが行える多機能コラボレーションツールです。Teams内で直接Office 365のドキュメントを編集・共同作業できるため、ファイル共有や共同作業も効率的に行えます。タスクの割り当てや進捗追跡も行えるため、プロジェクト管理もスムーズに進められるのもポイントです。多くのアプリやサービスと連携でき、要件に応じて柔軟にカスタマイズできるのも魅力です。

Microsoft Teamsの特長

1. 多機能で統合されたプラットフォーム
2. 効率的なコラボレーションで生産性が向上
3. さまざまな規模や業界のニーズに合わせてカスタマイズ可能

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Chatwork

Chatworkは、情報やファイルの共有に役立つビジネスチャットツールです。メールや電話といった従来のコミュニケーション手段に代わり、迅速かつ簡単にチャットが行えます。特に、テレワークやリモートワークの環境下での利用に最適で、社内外の情報共有を効率化し、生産性を高める効果が期待できます。無料プランも提供されているため、本格的な導入前に試用することも可能です。

Chatworkの特長

1. 初心者でも使いやすい操作性
2. 豊富なサポートコンテンツを提供
3. 無料で利用可能なフリープランあり

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

NotePM

NotePMは、社内の情報共有を効率化するナレッジマネジメントツールです。マニュアル作成・社内Wiki・社内FAQなど多岐にわたる機能が搭載されています。Web上で簡単に文書を作成でき、検索機能を使って必要な情報をすぐに見つけることが可能です。また、活用状況レポート機能により、どのナレッジがよく使われているかなども分析できるため、業務効率化に役立つでしょう。

NotePMの特長

1. 高機能エディタで手軽に文書作成
2. 高度な検索機能で情報にすぐアクセス
3. 活用状況レポートで分析可能

詳細はこちら: https://notepm.jp/

Stock

Stockは、シンプルで直感的に使える情報ストックツールです。業務に関する情報を簡単に管理でき、ツール上でタスク管理やメッセージのやり取りも行えます。スマホやタブレットからもアクセスでき、写真のアップロードもワンクリックで実現できます。自動プレビュー機能を使えば、ダウンロードしなくてもファイルや画像を確認でき、誤削除防止やバックアップデータの保持機能も備えています。セキュリティ対策も講じられているため、社外メンバーとの連携にも向いているでしょう。

Stockの特長

1. シンプルな操作性で誰でも簡単に利用可能
2. 強力なセキュリティと自動バックアップ機能
3. スマホ・タブレット対応で外出先でも手軽に情報を確認・管理可能

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

まとめ

今回は、情報共有不足で起こる弊害・情報不足になる原因・解消する方法・解消に役立つツール5選を解説しました。情報共有不足が生じる主な原因は、非効率なコミュニケーション方法と情報のアクセス性の低さにあります。ビジネスチャットなど適切なツールを活用することで、コミュニケーションの効率化やリアルタイムでの情報共有を促し、重要な情報の見逃しを防止できます。しかし、どのツールも使いこなすためには、目的にあったツールの選定とチーム全体の協力が欠かせません。

本記事を参考に、自社にあった情報共有ツールを見直し、導入を検討してみてはいかがでしょうか。