情報共有不足はなぜ起こる？原因と解決方法・解決するためのツール5選

情報共有が不足すると起こる弊害

ここでは、情報共有が不足すると起こる弊害について、以下の4つを解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

業務の属人化が起こる

情報共有が不足すると起こる弊害の1つ目は、業務の属人化が起こることです。

情報共有が不十分だと、特定の個人だけが重要な知識やスキルを持ち、業務がその個人に依存する属人化が起こります。
属人化が進むと、その人が休暇を取るたびに業務が停滞してしまいます。また、退職するときに引き継ぎが困難になります。
また、新しいメンバーの教育やチーム内でのスキルの均等化が難しくなり、組織全体の柔軟性と効率が低下します。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

関連記事：「あの人にしかできない仕事」は危険！属人化によるストレスと職場の崩壊リスク

生産性が低下する

情報共有が不足すると起こる弊害の2つ目は、生産性が低下することです。

情報共有されていないと、メンバーが必要な情報を探すために多くの時間を費やしてしまいます。実務に注力できる時間が減少し、生産性が低下する恐れがあります。
また、情報の抜け漏れが発生しやすく、作業の質が低下したり、同じミスを繰り返したりすることもあるでしょう。
個々の業務の生産性が低下すると組織の成果に悪影響を及ぼすため、改善が必要です。

関連記事：生産性向上が企業活動で求められている！取り組み方や成功のポイントも解説

トラブル対応や意思決定が遅くなる

情報共有が不足すると起こる弊害の3つ目は、トラブル対応や意思決定が遅くなることです。

必要な情報が分散していたり情報にアクセスできなかったりする状況では、トラブル発生時に問題の原因を特定するのに時間がかかります。
トラブル対応が遅くなると、大きな問題に発展しかねないため、情報共有をする手段を検討することが大切です。
また、意思決定に必要な情報が不足していると、決定の質が低下することがあります。
結果的に組織の対応力が低下し、競争優位性を失うことにもつながるため、対策が必要です。

社内の人間関係が悪くなる

情報共有が不足すると起こる弊害の4つ目は、社内の人間関係が悪くなることです。

情報の非公開や独占は、疑念や不信感につながってしまうため、従業員間のコミュニケーションの障害となることがあります。
また、情報格差により、不平等感や孤立感が生じる従業員が出てくることもあるでしょう。
従業員の士気を低下させず、協力的な職場環境を構築するためにも、情報共有は大切です。

関連記事：情報共有がチームワークを高める！具体的な手段やコツを解説

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情報共有不足になる5つの原因

ここでは、情報共有不足になる原因について、以下の5つを解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有の重要性が従業員に浸透していない

情報共有不足になる原因の1つ目は、情報共有の重要性が従業員に浸透していないことです。

従業員が情報共有の重要性を正しく理解していない場合、組織内での自発的な発信や蓄積は期待できません。
情報共有は単なる事務作業ではなく、業務の質を高めるための基盤ですが、その価値が認識されていないと「自分の仕事に専念した方が効率的だ」という誤った判断を招く要因となります。

また、情報共有の具体的な方法や必要性について学ぶ機会が不足していることも、意識が浸透しない大きな理由です。
適切な教育が提供されない環境では、何をどのタイミングで共有すべきかの基準が個人の裁量に委ねられ、結果として情報の質や量にばらつきが生じてしまいます。

さらに、知識を独占することで自分の優位性を保とうとする心理が働くこともあります。
組織全体で情報をオープンにすることのメリットが共有されていないと、情報の抱え込みが発生し、情報共有が組織文化として定着しにくくなります。

関連記事：情報共有しない人がもたらす3つのリスク！5つの改善策も解説

関連記事：部内での情報共有が重要！体制を構築する流れや方法について解説

情報共有の担当・責任の所在が曖昧である

情報共有不足になる原因の2つ目は、情報共有の担当・責任の所在が曖昧であることです。

情報共有が滞る大きな要因として、誰がどの情報を発信し、管理するのかという役割分担が明確でないことが挙げられます。
責任の所在が曖昧な状態では、「誰かが共有してくれるだろう」という他人任せの心理が働き、重要な情報が組織内で埋もれてしまいがちです。

特に複数の部署が関わるプロジェクトや、管理職と現場の連携においては、情報の受け渡しルートが確立されていないと、伝達漏れが頻発します。
また、情報を整理・蓄積するリーダーが不在の場合、共有ツールを導入しても形式的な運用に留まり、情報の鮮度が失われてしまいます。
組織全体の情報流通を円滑にするには、発信の担当者や管理責任者を明確に定める仕組みづくりが必要です。

関連記事：今さら聞けない情報共有を徹底解説！～注目の理由からスムーズに行うためのポイントまで～

情報共有が業務フローに組み込まれていない

情報共有不足になる原因の3つ目は、情報共有が業務フローに組み込まれていないことです。

多くの現場では、情報共有が「本来の業務が終わった後に行う付随的な作業」と捉えられがちです。
日々の業務が多忙を極めると、どうしても目の前のタスクが優先され、共有作業は後回しにされてしまいます。
その結果、重要なノウハウや進捗状況が個人の手元に留まり、組織全体に流通しなくなるのです。

また、会議の議事録作成や進捗報告のタイミングがルール化されていない場合、発信のタイミングを逃しやすくなります。
「時間が空いた時に共有する」といった個人の裁量に頼った運用では、情報の鮮度が落ち、必要な時に必要な情報が手に入らない状況を招きます。

組織として情報のやり取りをスムーズにするためには、報告や記録の作業を標準的な工程として定義し、自然に情報が蓄積される仕組みを整える必要があります。

関連記事：情報共有を効率化するコツ！仕組みの作り方やツールの選び方も解説

情報共有ツール・保管場所が統一されていない

情報共有不足になる原因の4つ目は、情報共有ツール・保管場所が統一されていないことです。

情報共有不足を招く大きな要因として、情報の保管場所や活用するツールが部署ごとに統一されていないことが挙げられます。

当社が2025年7月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、26.9%の人が複数のツールに情報が分散していると回答しました。
チャット、メール、共有サーバーなど、複数のプラットフォームが混在している環境では、必要な情報を探すだけで多大な時間を費やしてしまいます。
情報の入り口と出口がバラバラでは、発信側もどこへ投稿すべきか迷い、共有そのものを諦める事態を招きます。

また、同一資料が点在することで最新版の判別が困難になるなど、業務の正確性にも悪影響を及ぼします。

関連記事：情報共有ツールとは？種類別・比較ポイントやおすすめ14選（無料あり）を紹介

情報の整理・更新に工数を割く体制がない

情報共有不足になる原因の5つ目は、情報の整理・更新に工数を割く体制がないことです。

蓄積された情報は、常に最新の状態へメンテナンスされてこそ価値を発揮しますが、日々の業務に追われる現場では、古いデータの削除や整理に充てる時間を確保できないケースが少なくありません。
適切な管理体制がないまま情報が蓄積されると検索性が著しく低下します。

当社が2025年7月に実施したアンケート（n=300）^[※1]では、26.9%が情報を探すのに時間がかかると回答しており、整理不足が業務効率を阻害している実態が浮き彫りになりました。
情報の鮮度が落ちて内容の信頼性が損なわれると、次第に従業員は情報を参照しなくなり、共有の仕組み自体が形骸化してしまいます。

組織として維持管理のための人員や時間をあらかじめ確保し、運用の負荷を軽減する仕組みを整えることが、情報の有用性を保つためには不可欠です。

情報共有不足を解消する方法

ここでは、情報共有不足を解消する方法について、以下の6つを解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有のルールを決める

情報共有不足を解消する方法の1つ目は、情報共有のルールを決めることです。

情報共有不足を解消するためには、組織全体で統一された運用ルールを策定することが欠かせません。
何を、いつ、どこで共有すべきかの基準が曖昧だと、従業員は発信を躊躇し、情報の重要度も判断できなくなるためです。

まずは情報の重要性や緊急度に応じた共有範囲を定義し、利用するツールを明確に指定します。
また、専門用語の使用を控えるといった形式面のルールを設けることで、受け手の理解を助け、情報の再利用性を高めることが可能です。
ルールを策定する際は、最初から細かく決めすぎず、現場のフィードバックを受けながら段階的に最適化していくことが成功のポイントです。

運用負担を軽減しながら、誰でも迷わずに発信できる環境を整えましょう。

情報共有を業務プロセスに組み込む

情報共有不足を解消する方法の2つ目は、情報共有を業務プロセスに組み込むことです。

情報共有が「時間の空いた時に行う作業」という認識では、多忙な現場で後回しにされるのを防げません。
確実に共有を継続させるには、日々のルーチンや業務フローのなかに、報告や記録の工程を標準的なタスクとして組み込むことが不可欠です。

例えば、会議の直後に必ず議事録を共有する、あるいは商談が終わったタイミングで進捗をシステムに入力するといった具合に、作業の完了条件として定義します。
このように仕組み化することで、個人の意識や裁量に依存せず、自然にノウハウが蓄積されるようになります。

また、他部署への発信を担う担当者を明確に決めておくことも有効です。役割を固定、あるいは交代制で割り振ることで、情報の停滞を防ぎ、組織全体へスムーズに情報を流通させることができます。

関連記事：【保存版】議事録を共有する手段5選！おすすめツールと注意点も解説

関連記事：ノウハウの蓄積を成功させ、業務に活用！メリットや役立つツールの種類を解説

情報を整理・一元管理する

情報共有不足を解消する方法の3つ目は、情報を整理・一元管理することです。

情報共有不足を解消するためには、点在する情報を集約し、常に整理された状態を維持することが重要です。
チャットツールやメール、個人の端末など、複数の場所に情報が分散していると、最新のデータを探し出すだけで多大な時間を費やすことになります。

まずは情報の保管場所を一つに絞り、誰もがそこにアクセスすれば必要な知見が得られる一元管理の体制を整えてください。
複数のツールを併用している場合は、ツール連携による情報統合も可能ですが、管理の煩雑さを防ぐためには必要な機能が搭載されているオールインワンツールの活用がおすすめです。

情報を整理して見える化することで、ナレッジの埋もれや伝達漏れを最小限に抑えられます。組織全体で情報を資産として活用できる環境を構築しましょう。

関連記事：一元管理のメリットは多数！デメリットやポイントも解説

関連記事：無料の情報一元管理ツールおすすめ12選を目的別に紹介！必要な情報がすぐ見つかる！

情報を検索・再利用できる状態にする

情報共有不足を解消する方法の4つ目は、情報を検索・再利用できる状態にすることです。

情報がただ保存されているだけでは、過去の知見を活かせず、類似資料の作成や調査に無駄な時間を費やすことになります。
必要な時に誰もが素早く目的のデータを探し出せる環境を整えることは、業務効率化の核心といえます。

検索性を高めるためには、フォルダ構成の最適化に加え、ファイル名やタグ付けのルール化を徹底してください。
特定のキーワードで即座に情報へたどり着ける状態にすることで、ナレッジの死蔵を防ぎ、組織の資産として有効活用できます。

また、一度作成した資料やノウハウをテンプレート化し、再利用を促す仕組みも重要です。最近では、AIによる要約機能などを提供しているツールもあるため、積極的に活用してみましょう。
情報の検索と活用を日常の業務サイクルに定着させることで、組織全体の生産性と品質の底上げにつながります。

関連記事：パソコンのフォルダ整理術の決定版！仕事効率を格段にアップさせる方法

関連記事：ナレッジ活用で組織力を最大化！失敗しない進め方とツールの選び方を解説

情報共有の状況を定期的に見直す

情報共有不足を解消する方法の5つ目は、情報共有の状況を定期的に見直すことです。

情報共有の仕組みは、一度構築して終わりではありません。業務内容の変化や組織の拡大に伴い、当初決めたルールやツールの使い勝手が実態に合わなくなることがあるためです。
運用の形骸化を防ぐには、定期的に共有の状況を確認し、改善を図る場を設けることが重要です。

「必要な情報がすぐに見つかるか」「投稿の負担が重すぎないか」といった現場の声を吸い上げ、ルールの微調整や情報の整理を行いましょう。
また、形骸化した古い情報を精査し、最新の状態にメンテナンスする機会を作ることも欠かせません。
常に使いやすい環境を維持し続ける姿勢が、組織全体に情報共有の文化を定着させる鍵となります。

情報共有ツールを導入する

情報共有不足を解消する方法の6つ目は、情報共有ツールを導入することです。

情報共有不足を解消するための最も有効な手段の一つが、専用のITツールの導入です。
これまで解説したルール作りやプロセスの改善は、適切なツールを活用することでよりスムーズに実行できるようになります。
ツールを導入する最大のメリットは、情報の保管場所が一つに集約され、誰でも必要な時に最新の情報へアクセスできる環境が整うことです。

また、検索機能や通知機能を活用すれば、情報の埋もれや伝達漏れを物理的に防ぐことが可能になります。

関連記事：情報共有ツールのおすすめ12選を紹介！比較ポイントも解説

関連記事：労働時間の57%はコミュニケーション！？情報共有を効率化してコミュニケーションコストを削減する方法とは？

以下では、自社の課題に合わせて選べる、情報共有の促進におすすめのツール5選を詳しく紹介します。それぞれの特徴を比較し、最適なものを選定してください。

情報共有不足の解消におすすめのツール5選

ここでは、情報共有不足の解消におすすめのツールについて、以下の5つを解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、プロジェクト管理、Web会議などの機能を備えたビジネスコミュニケーションツールです。複数のツールを使わずに情報を一元管理できるのが魅力です。強力な横断検索機能を備えているため、膨大なデータの中から欲しい情報へ即座にアクセス可能です。さらにAIアシスタント機能が搭載されており、必要な情報を瞬時に要約して回答してくれるため、情報収集の工数を大幅に削減できます。

CrewWorksの特長

1. 誰でも簡単に使える直感的なインターフェース
2. 豊富なサポートコンテンツ提供と充実したサポート体制
3. 最大50ユーザーまでずっと無料のフリープランあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、チャット・ビデオ会議・ファイル共有・タスク管理などが行える多機能コラボレーションツールです。Teams内で直接Office 365のドキュメントを編集・共同作業できるため、ファイル共有や共同作業も効率的に行えます。タスクの割り当てや進捗追跡も行えるため、プロジェクト管理もスムーズに進められるのもポイントです。多くのアプリやサービスと連携でき、要件に応じて柔軟にカスタマイズできるのも魅力です。

Microsoft Teamsの特長

1. 多機能で統合されたプラットフォーム
2. 効率的なコラボレーションで生産性が向上
3. さまざまな規模や業界のニーズに合わせてカスタマイズ可能

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

関連記事：Teamsの会議内容を文字起こし！メリットや操作方法を解説

Chatwork

Chatworkは、情報やファイルの共有に役立つビジネスチャットツールです。メールや電話といった従来のコミュニケーション手段に代わり、迅速かつ簡単にチャットが行えます。特に、テレワークやリモートワークの環境下での利用に最適で、社内外の情報共有を効率化し、生産性を高める効果が期待できます。無料プランも提供されているため、本格的な導入前に試用することも可能です。

Chatworkの特長

1. 初心者でも使いやすい操作性
2. 豊富なサポートコンテンツを提供
3. 無料で利用可能なフリープランあり

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

NotePM

NotePMは、社内の情報共有を効率化するナレッジマネジメントツールです。マニュアル作成・社内Wiki・社内FAQなど多岐にわたる機能が搭載されています。Web上で簡単に文書を作成でき、検索機能を使って必要な情報をすぐに見つけることが可能です。また、活用状況レポート機能により、どのナレッジがよく使われているかなども分析できるため、業務効率化に役立つでしょう。

NotePMの特長

1. 高機能エディタで手軽に文書作成
2. 高度な検索機能で情報にすぐアクセス
3. 活用状況レポートで分析可能

詳細はこちら: https://notepm.jp/

Stock

Stockは、シンプルで直感的に使える情報ストックツールです。業務に関する情報を簡単に管理でき、ツール上でタスク管理やメッセージのやり取りも行えます。スマホやタブレットからもアクセスでき、写真のアップロードもワンクリックで実現できます。自動プレビュー機能を使えば、ダウンロードしなくてもファイルや画像を確認でき、誤削除防止やバックアップデータの保持機能も備えています。セキュリティ対策も講じられているため、社外メンバーとの連携にも向いているでしょう。

Stockの特長

1. シンプルな操作性で誰でも簡単に利用可能
2. 強力なセキュリティと自動バックアップ機能
3. スマホ・タブレット対応で外出先でも手軽に情報を確認・管理可能

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

関連記事：労働時間の57%はコミュニケーション！？情報共有を効率化してコミュニケーションコストを削減する方法とは？

関連記事：無料で使える情報共有アプリ6選！タイプ・目的別に紹介

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情報共有不足に関するよくある質問

ここでは、情報共有不足に関するよくある質問について、以下の5つを解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有不足はなぜ起こるのですか？

主な原因は、重要性の認識不足や責任の所在が曖昧なこと、業務フローに共有作業が組み込まれていないことです。
また、ツールの不統一や整理・更新の体制不足により、情報が散乱して探しにくくなることも要因です。情報の抱え込みや後回しを防ぐ仕組みが必要です。

情報共有ツールを導入しても定着しないのはなぜですか？

主な要因は、ツールの利用目的が不明確であることや、操作が複雑で現場の負担になっていることです。
また、既存の業務フローに共有作業が組み込まれていないと、入力が後回しになり形骸化します。
まずは運用ルールを最小限に絞り、利便性を実感させることが定着の鍵となります。

情報共有を促進するには、具体的に何から始めればよいですか？

まずは、情報共有のルールを明確に定めることから始めてください。

何を、いつ、どこで共有するかという最低限の基準を決めることで、従業員の迷いを払拭できます。
その上で、共有作業を既存の業務フローへ組み込み、特別な作業ではなく日常のタスクとして定着させることが重要です。

あわせて情報の保管場所を一元化し、誰でも必要なデータにすぐアクセスできる環境を整えることも欠かせません。

情報共有ではどのような情報を共有すべきですか？

業務上の進捗や成果だけでなく、個人の持つノウハウや失敗事例、顧客からのフィードバックを優先的に共有しましょう。
これらを可視化することで、組織全体の課題解決スピードが向上し、同様のミスを未然に防ぐことが可能になります。
また、決定事項の背景や経緯も共有すると、メンバーの納得感が高まり、連携がスムーズになります。

情報共有で「聞いていない」「言った・言わない」を防ぐにはどうすればよいですか？

口頭のみの伝達を避け、必ずチャットツールや共有ドキュメントなどの「形に残る媒体」に記録することが重要です。
重要な決定事項や指示は、その場ですぐにテキスト化して履歴を残すルールを徹底しましょう。

情報を一元管理できるツールを活用すれば、誰がいつ発信したかが明確になり、後から振り返ることも容易になります。
また、投稿に対してリアクションや返信を求める運用を加えることで、相互の認識齟齬を確実に防げます。

関連記事：「言った言わない」問題をなくすには？原因と対処法・解決策を徹底解説

まとめ

今回は、情報共有不足で起こる弊害・情報不足になる原因・解消する方法・解消に役立つツール5選を解説しました。

情報共有不足が生じる主な原因は、非効率なコミュニケーション方法と情報のアクセス性の低さにあります。
ビジネスチャットなど適切なツールを活用することで、コミュニケーションの効率化やリアルタイムでの情報共有を促し、重要な情報の見逃しを防止できます。
しかし、どのツールも使いこなすためには、目的にあったツールの選定とチーム全体の協力が欠かせません。

本記事を参考に、自社にあった情報共有ツールを見直し、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

[※1] ■調査概要
調査方法：インターネットによるアンケート／調査対象：従業員20名以上1000人未満の企業のビジネスパーソン／有効回答数：300名／調査期間：2025年7月

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