フロー情報とストック情報の違いや特徴と情報共有をスムーズにする賢い使い方！

フロー情報とストック情報の違い

ここでは、フロー情報とストック情報の違いについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

フロー情報

フロー型の情報とは、リアルタイムで共有され、時間経過とともに価値が下がるその場限りの一時的な情報のことを指します。

ここでは、フロー情報について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

フロー情報の例

フロー情報の例には、チャットでの会話・社内SNSの投稿・ミーティングでの議論などがあり、スピード感や情報の鮮度が重要視されます。

また、SlackやMicrosoft Teamsといったビジネス向けのチャットツール上のやりとりなども、フロー情報に該当します。

リアルタイムの情報共有を可能にし、迅速な意思決定や円滑なコミュニケーションを促進するために必要な情報です。

メリット・デメリット

フロー情報のメリットは、手軽に情報を即時に発信でき、リアルタイムで情報を共有できることです。

ビジネスでは、チーム内で迅速に意思決定をするときに役立ちます。たとえば、会議中に新しいプロジェクトのアイデアが生まれたときには、その場で議論を進めて具体的なアクションプランを決めたほうが効率的です。

また、チャットツールや電話を使ったやり取りは対面でのコミュニケーションに近いため、メールのように形式張らず、気軽に意見を交換したり相談できる点も魅力です。

フロー情報はスピード感が求められる場面や、アイデアを出し合う場面に適しています。

一方で、フロー情報には、情報が蓄積しにくいというデメリットがあります。

たとえば、チャットツールでのやり取りは、時間が経つと過去のメッセージが埋もれてしまい、重要な情報が簡単に見つからず、探すのに苦労することも珍しくありません。

また、フロー情報はその場での共有が前提のため、整理されずに流れてしまうことが多く、結果として重要な情報を見逃してしまう可能性があります。

特に、会議やディスカッションの内容は、記録しておかなければ「結局、どう決まったのか分からない」という状況になりかねません。 そして、フロー情報は情報の質が一定ではないという課題もあります。

スピードを重視するあまり、十分に検討されていない情報が広がることがあるためです。

そのため、フロー情報を活用するときには、情報の信頼性を適切に判断し、必要に応じて整理や記録を行うことが重要です。

ストック情報

ストック情報とは、長期間にわたって何度も参照される資産となる情報を指します。

ここでは、ストック情報について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ストック情報の例

ストック情報の代表的な例には、業務マニュアル・ミーティング議事録・プロジェクトの進捗管理・顧客データなどが挙げられます。

また、商談内容や顧客情報もストック情報の一例で、過去のやり取りや購買履歴をもとに、より適切なサービスやサポートを提供するために活用されます。ストック情報は、組織の効率的な運営と利益の最大化に不可欠な情報です。

メリット・デメリット

ストック情報の最大のメリットは、情報の蓄積と再利用が可能であることです。

一度整理された情報は繰り返し活用できるため、業務の属人化を防げます。たとえば、新しいプロジェクトや案件を進めるときに、過去の成功事例を参考にすれば、業務の効率化が図れます。

また、マニュアルやタスク管理を共有することで、メンバー間での認識のズレを防ぎ、円滑な業務遂行につなげることが可能です。

一方で、ストック情報のデメリットには、情報の更新や管理の手間がかかることが挙げられます。内容が古くなったまま放置されると、誤った情報をもとに業務が進められるリスクがあるためです。

フロー情報と比べて経緯や結論などの情報を整理する手間がかかるため、素早い対応が必要な場面にはあまり向きません。適度な頻度で情報を見直し、アップデートを繰り返す必要があるでしょう。

▼フロー情報、ストック情報のツールを別々に導入を検討している方は、ぜひ以下の記事を参考にしてみてください。
　複数ツールに情報が分散すると、せっかく導入したツールが業務の足かせになる！？

フロー情報とストック情報の活用方法

フロー情報とストック情報のどちらか一方だけでは不十分で、両者は依存関係にあります。定期的にフロー情報を活用して意見をまとめ、必要に応じてストック情報を改善していくことが大切です。

フロー情報は、リアルタイムで意見交換を行い、新たなアイデアや課題を生み出すときに便利です。

また、ストック情報は業務の標準化やノウハウの蓄積に役立ちますが、状況の変化に合わせて更新していくことは欠かせません。

異なる特性を持つフロー情報とストック情報ですが、企業で活用するためには社員が欲しい情報にすぐにアクセスできる強力な検索機能を備えた情報共有ツールの導入がポイントになります。

仕事を進める上では意識せずに行っているフロー情報とストック情報の両者を適切に活用することで、業務の効率化と円滑なコミュニケーションが実現できます。

フロー情報でリアルタイムのやり取りを行い、ストック情報に蓄積・更新する仕組みを構築し、流れを循環させる運用を行うことで、課題の発見と解決のサイクルが生まれ、組織の成長や業務の最適化につながるでしょう。

関連記事：ノウハウを蓄積して業務に活用！役立つツールの種類は？

▼フロー情報、ストック情報のツールを別々に導入を検討している方は、ぜひ以下の記事を参考にしてみてください。
　複数ツールに情報が分散すると、せっかく導入したツールが業務の足かせになる！？

フロー情報とストック情報を扱うためのツール

ここでは、フロー情報とストック情報を扱うためのツールについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

フロー情報の管理に適したツール

フロー情報の管理には、通知が届きリアルタイムでのやり取りがスムーズに行えるチャットツールや、業務の流れを可視化できるワークフロー管理ツールが有効です。

代表的なツールには、以下があります。

適切なツールを選択することで、情報の流れをスムーズにし、チーム全体の業務効率を向上させられるでしょう。

ストック情報の管理に適したツール

ストック情報の管理には、長期間にわたって情報を整理・蓄積し、必要なときに即座に検索・参照できるナレッジ管理ツールやドキュメント管理システムが有効です。

代表的なツールには、以下があります。

チーム全体での共同編集や技術情報の整理に適したものであれば、業務マニュアルの作成や管理も、スムーズに進められます。

フロー情報とストック情報の両方を扱えるツール「CrewWorks」

フロー情報とストック情報を効率よく管理するには、複合型のツールを活用するのが効果的です。

フロー情報はリアルタイムのやり取りが求められるため、チャット機能やタスク管理機能は欠かせません。一方で、ストック情報は文書の保存やナレッジ共有が重要になり、検索性の高いドキュメント管理機能が求められます。

フローとストックの両方をバランスよく活用し、チームの生産性向上を目指すなら、CrewWorks（クルーワークス）を導入してみませんか。

CrewWorks（クルーワークス）は、フロー情報とストック情報の両方を一元管理し効率的に管理できるオールインワンのビジネスコミュニケーションツールです。

リアルタイムにコミュニケーションが取れるチャット機能が備わっているため、スピーディーに情報を共有できます。

さらに、議事録やファイル共有、ナレッジ共有のためのストック機能も充実しており、チーム全体での情報管理がスムーズに行えます。

従来のチャットツールでは流れてしまう重要な情報も、CrewWorks（クルーワークス）なら適切に整理・蓄積できるため、業務効率化と情報の有効活用が実現できるでしょう。

まとめ

今回は、フロー情報とストック情報の違いや、それぞれのメリット・デメリットと、日常業務で活用する方法を解説しました。

フロー情報とストック情報を適切に使い分けることで、情報の流れを最適化し、業務効率を大幅に向上させられます。

フロー情報は、リアルタイムのコミュニケーションやアイデア出しに活用し、ストック情報は決定事項やナレッジの蓄積に役立てるのが理想的です。

特に、チャットツールやナレッジ管理ツールを組み合わせることで、情報の整理・活用がスムーズになります。

より効率的な情報管理を目指すなら、複合型ツールを導入し、より最適な情報の管理方法を取り入れてみましょう。

▼フロー情報、ストック情報のツールを別々に導入を検討している方は、ぜひ以下の記事を参考にしてみてください。
　複数ツールに情報が分散すると、せっかく導入したツールが業務の足かせになる！？